采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作與供應(yīng)商信息表工具指南一、適用范圍與核心價值本工具適用于企業(yè)采購部門、中小企業(yè)采購團(tuán)隊(duì)、新成立采購組織等場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，通過結(jié)構(gòu)化供應(yīng)商信息表實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商全生命周期管理。其核心價值在于：降低合規(guī)風(fēng)險：統(tǒng)一采購流程，避免因操作隨意性導(dǎo)致的法律糾紛或內(nèi)部審計問題；提升效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要點(diǎn)，減少重復(fù)溝通與流程延誤；優(yōu)化決策：通過供應(yīng)商信息積累與分析，為比價、選型、合作評估提供數(shù)據(jù)支撐；成本控制：通過標(biāo)準(zhǔn)化詢比價、履約驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，擠壓價格水分，保證采購性價比。二、采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟采購流程需遵循“需求驅(qū)動、合規(guī)優(yōu)先、全程留痕”原則，分為以下8個核心步驟，每個步驟明確責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出成果：（一）需求提報與初審責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）、采購專員操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料補(bǔ)充、辦公用品采購）填寫《采購需求申請表》，需明確以下信息：采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；需求數(shù)量、預(yù)算金額（含稅費(fèi)）、交付時間、交付地點(diǎn)；用途說明及特殊要求（如環(huán)保認(rèn)證、定制化需求）。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交采購部門。輸出成果：《采購需求申請表》（需附部門負(fù)責(zé)人簽字掃描件）。（二）供應(yīng)商尋源與篩選責(zé)任主體：采購經(jīng)理、采購專員操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求類型（如標(biāo)準(zhǔn)品、定制品、服務(wù)類）確定尋源方式：公開尋源：通過企業(yè)采購平臺、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站發(fā)布采購公告，邀請符合資質(zhì)的供應(yīng)商報名；定向?qū)ぴ矗横槍Χㄖ苹蚋邔I(yè)度需求，從合格供應(yīng)商庫中篩選3家以上供應(yīng)商發(fā)出邀請；緊急尋源：小額零星采購（如金額低于*元），可通過市場調(diào)研或推薦方式尋源，需記錄推薦理由。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除以下不符合項(xiàng)：無獨(dú)立法人資格或營業(yè)執(zhí)照過期；近3年有重大商業(yè)違法記錄（如失信被執(zhí)行人、重大訴訟）；不滿足采購需求的最低資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需對應(yīng)許可證）。輸出成果：《潛在供應(yīng)商名單》（含篩選理由）。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核責(zé)任主體：采購專員、法務(wù)部（必要時）操作內(nèi)容：向《潛在供應(yīng)商名單》中的供應(yīng)商索取以下資質(zhì)文件（加蓋公章）：基礎(chǔ)資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）；行業(yè)資質(zhì)：如食品經(jīng)營許可證、ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、安全生產(chǎn)許可證等（根據(jù)行業(yè)要求）；合作資質(zhì)：近1年類似項(xiàng)目業(yè)績合同（至少1-2份）、法定代表人授權(quán)委托書（如委托經(jīng)辦人辦理）。采購專員核對資質(zhì)文件的真實(shí)性、有效期及與采購需求的匹配度，法務(wù)部審核合同條款合規(guī)性。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（附資質(zhì)文件掃描件，標(biāo)注“審核通過/不通過”）。（四）詢比價與議價責(zé)任主體：采購經(jīng)理、需求部門代表、財務(wù)部（必要時）操作內(nèi)容：向資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，明確：采購物品/服務(wù)詳細(xì)需求、數(shù)量、交付時間；報價要求（含單價、總價、稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)用、質(zhì)保期等）；報價截止時間（至少預(yù)留*個工作日）。收集供應(yīng)商報價后，組織比價分析：價格對比：對比各供應(yīng)商單價、總價及費(fèi)用構(gòu)成，剔除明顯異常報價（如遠(yuǎn)低于市場平均價或虛高報價）；綜合評估：對價格相近的供應(yīng)商，結(jié)合資質(zhì)、業(yè)績、服務(wù)承諾（如售后響應(yīng)時間）進(jìn)行綜合打分（價格權(quán)重不低于60%）；議價談判：針對報價較高或存在爭議的條款，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取最優(yōu)條件。輸出成果：《詢比價分析報告》（含各供應(yīng)商報價明細(xì)、比價表、議價記錄，需采購經(jīng)理、需求部門代表簽字）。（五）合同簽訂與審批責(zé)任主體：采購經(jīng)理、法務(wù)部、總經(jīng)理（根據(jù)金額分級審批）操作結(jié)果：選中供應(yīng)商后，由采購部門根據(jù)《采購需求申請表》《詢比價分析報告》擬定采購合同，合同需包含以下核心條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人；采購方名稱、地址、聯(lián)系人）；采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、付款方式（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%，質(zhì)保期滿后支付10%”）；交付要求（時間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；質(zhì)量保證（質(zhì)保期、質(zhì)量問題處理流程、違約責(zé)任）；爭議解決方式（如協(xié)商不成，提交采購方所在地法院訴訟）。合同審批流程：采購經(jīng)理審核合同條款與采購需求的一致性；法務(wù)部審核合同合規(guī)性（重點(diǎn)排查法律風(fēng)險條款）；根據(jù)采購金額分級審批（如金額低于萬元由采購總監(jiān)審批，高于萬元由總經(jīng)理審批）。輸出成果：正式采購合同（雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，附審批記錄）。（六）訂單下達(dá)與履約跟蹤責(zé)任主體：采購專員、倉庫管理員/需求部門接收人操作內(nèi)容：合同簽訂后，采購專員向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號、采購物品/服務(wù)信息、交付時間、交付地點(diǎn)、聯(lián)系人及電話（-）。履約跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購專員核對物流信息（如運(yùn)單號、發(fā)貨時間），同步給需求部門；若遇延遲交付（如超過約定時間*個工作日），及時與供應(yīng)商溝通，要求書面說明原因及預(yù)計交付時間，必要時啟動備選方案。輸出成果：《采購訂單》《履約跟蹤記錄》（含物流信息、溝通記錄）。（七）驗(yàn)收與入庫責(zé)任主體：需求部門、倉庫管理員、質(zhì)檢員（必要時）操作內(nèi)容：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，由需求部門（或倉庫管理員）根據(jù)合同約定進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對實(shí)物數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：對照采購需求中的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測（如需第三方檢測，需提前約定檢測機(jī)構(gòu)及費(fèi)用承擔(dān)方）；服務(wù)驗(yàn)收：如為服務(wù)類采購（如設(shè)備安裝），需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容完成情況及滿意度。驗(yàn)收合格后，需求部門、倉庫管理員、采購專員共同在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，要求供應(yīng)商在*個工作日內(nèi)整改或更換，整改后重新驗(yàn)收。輸出成果：《驗(yàn)收單》（或《不合格品處理單》）。（八）付款結(jié)算與供應(yīng)商評估責(zé)任主體：財務(wù)部、采購專員、采購經(jīng)理操作內(nèi)容：付款結(jié)算：采購專員收集《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，提交財務(wù)部；財務(wù)部核對資料無誤后，按合同約定付款方式辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬），保留付款憑證。供應(yīng)商評估：每次合作結(jié)束后，采購專員從“質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)”四個維度對供應(yīng)商進(jìn)行評分（滿分100分，質(zhì)量30分、交期25分、價格25分、服務(wù)20分），填寫《供應(yīng)商評估表》；采購經(jīng)理匯總評估結(jié)果，對評分≥90分的供應(yīng)商評為“優(yōu)秀”，70-89分評為“合格”，＜70分評為“不合格”；評估結(jié)果錄入供應(yīng)商信息表，作為后續(xù)合作（如優(yōu)先選擇、淘汰）的重要依據(jù)。輸出成果：《付款憑證》《供應(yīng)商評估表》。三、核心工具模板（一）供應(yīng)商信息表（模板）說明：用于記錄供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)信息、合作歷史及評估結(jié)果，需動態(tài)更新（建議每季度核對一次資質(zhì)信息）。模塊字段填寫說明示例基本信息供應(yīng)商名稱與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108注冊地址詳細(xì)地址北京市海淀區(qū)路號大廈聯(lián)系人供應(yīng)商對接人姓名（用*代替）*先生聯(lián)系電話供應(yīng)商聯(lián)系電話（用*代替）-成立時間營業(yè)執(zhí)照登記日期2015年3月15日注冊資本萬元（人民幣）1000經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照登記的經(jīng)營范圍研發(fā)、生產(chǎn)、銷售：電子元器件；技術(shù)服務(wù)資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照有效期營業(yè)執(zhí)照截止日期2025年3月14日行業(yè)資質(zhì)證書名稱如ISO9001、安全生產(chǎn)許可證等ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書證書編號資質(zhì)證書編號2020QTRX證書有效期資質(zhì)證書截止日期2023年12月31日發(fā)證機(jī)關(guān)頒發(fā)資質(zhì)證書的機(jī)構(gòu)中國質(zhì)量認(rèn)證中心合作信息合作產(chǎn)品/服務(wù)近1年主要采購的物品/服務(wù)SMT貼片電阻合作歷史首次合作時間、合作次數(shù)2020年6月（第5次合作）合作期限合同約定的合作起止時間2023年1月-2023年12月付款方式合同約定的付款條款驗(yàn)收合格后60天承兌信用評級根據(jù)評估結(jié)果填寫（優(yōu)秀/合格/不合格）合格備注其他說明如供應(yīng)商優(yōu)勢、特殊承諾、歷史違約記錄等交期穩(wěn)定，近1年無質(zhì)量投訴（二）采購流程執(zhí)行記錄表（模板）說明：用于記錄采購各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，保證流程可追溯，建議每個采購項(xiàng)目單獨(dú)填寫。流程步驟執(zhí)行時間負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容附件清單備注需求提報2023-10-08*主管（生產(chǎn)部）填寫《采購需求申請表》，申請采購電阻10萬件，預(yù)算5萬元，交付時間10月20日《采購需求申請表》（簽字版）需求初審2023-10-09*經(jīng)理（生產(chǎn)部）審核需求必要性，簽字確認(rèn)同意采購《采購需求申請表》（審批頁）供應(yīng)商尋源2023-10-10*專員（采購部）通過企業(yè)采購平臺發(fā)布招標(biāo)公告，收到5家供應(yīng)商報名，篩選3家資質(zhì)合格供應(yīng)商《潛在供應(yīng)商名單》剔除2家無ISO9001認(rèn)證供應(yīng)商資質(zhì)審核2023-10-12*專員（采購部）索取3家供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、ISO9001證書，審核均通過《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、資質(zhì)文件掃描件詢比價2023-10-13-15*經(jīng)理（采購部）向3家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，收到報價：A公司4.8萬、B公司5.2萬、C公司4.9萬《詢價單》《詢比價分析報告》B公司報價高于預(yù)算，優(yōu)先A、C公司議價2023-10-16*經(jīng)理（采購部）與C公司談判，最終降至4.85萬，質(zhì)保期從6個月延長至12個月《議價記錄》A公司價格最低但質(zhì)保期短，選擇C公司合同簽訂2023-10-18*經(jīng)理（采購部）擬定合同，經(jīng)法務(wù)部審核、總經(jīng)理審批，與C公司簽訂正式合同《采購合同》（審批頁、簽字蓋章頁）合同金額4.85萬，含稅訂單下達(dá)2023-10-19*專員（采購部）向C公司下達(dá)《采購訂單》，訂單號CG20231019001《采購訂單》預(yù)計交付時間10月25日履約跟蹤2023-10-24*專員（采購部）C公司通知發(fā)貨，運(yùn)單號SF，預(yù)計10月26日到達(dá)《物流跟蹤記錄》驗(yàn)收2023-10-27*主管（倉庫）核對數(shù)量10萬件，檢測質(zhì)量合格，簽署《驗(yàn)收單》《驗(yàn)收單》付款結(jié)算2023-11-15*會計（財務(wù)部）核對合同、驗(yàn)收單、發(fā)票無誤，辦理付款4.85萬《付款憑證》《發(fā)票》供應(yīng)商評估2023-11-20*經(jīng)理（采購部）從質(zhì)量（28分）、交期（24分）、價格（23分）、服務(wù)（19分）評分，總分94分（優(yōu)秀）《供應(yīng)商評估表》納入“優(yōu)秀供應(yīng)商”名錄，優(yōu)先后續(xù)合作四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點(diǎn)（一）合規(guī)性風(fēng)險控制要求：嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)；采購需求、合同條款、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需與需求部門充分溝通，保證無歧義。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、法務(wù)部。（二）信息保密風(fēng)險控制要求：供應(yīng)商資質(zhì)文件、報價信息、合同條款等敏感信息需加密存儲，僅限采購相關(guān)人員查閱；嚴(yán)禁向未授權(quán)人員泄露供應(yīng)商商業(yè)秘密（如成本結(jié)構(gòu)、定價策略）。責(zé)任主體：采購專員、信息部門。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理風(fēng)險控制要求：每季度對供應(yīng)商信息表進(jìn)行更新，重點(diǎn)核查營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書有效期；對“不合格”供應(yīng)商暫停合作，連續(xù)2次評為“不合格”的予以淘汰；對“優(yōu)秀”供應(yīng)商可給予優(yōu)先訂單、付款周期縮短等激勵。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、采購專員。（四）流程留痕風(fēng)險控制要求：采購各環(huán)節(jié)的表單（需求申請、詢比價報告、合同、驗(yàn)收單等）需紙質(zhì)+電子雙檔保存，保存期限不少于3年；保證所有操作記錄可追溯，避免“口