行政采購申請審批及流程標準化模板一、采購申請適用范圍與場景本模板適用于公司各部門在日常行政辦公中因工作需要發(fā)起的各類采購申請，涵蓋以下典型場景：日常辦公用品采購：如紙張、筆、文件夾、打印機耗材等消耗性物資；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機、辦公家具、投影設(shè)備等價值較高、使用期限長的資產(chǎn)；服務(wù)類采購：如保潔服務(wù)、設(shè)備維修、會議服務(wù)、快遞物流等外部服務(wù)；其他行政采購：如員工福利物資、活動物料、辦公區(qū)域綠植等。二、標準化審批流程操作指南（一）需求發(fā)起與申請執(zhí)行人：部門申請人（實際需求提出人）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H短缺，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估單價、總價；填寫《行政采購申請及審批表》（詳見第三部分模板）：逐項填寫表內(nèi)信息，相關(guān)支撐材料（如報價單、需求說明、previousinventoryrecords等）；提交申請：通過公司OA系統(tǒng)或線下流程將申請表提交至部門負責(zé)人審核。輸出文件：《行政采購申請及審批表》（含附件）時限要求：需求確認后1個工作日內(nèi)完成發(fā)起。（二）部門負責(zé)人審核執(zhí)行人：申請人所在部門負責(zé)人（如行政部經(jīng)理、業(yè)務(wù)部主管）操作內(nèi)容：核查需求合理性：確認采購需求是否與部門工作計劃匹配，是否存在重復(fù)采購或可替代方案；審核預(yù)算準確性：對照部門年度預(yù)算，檢查采購金額是否超預(yù)算，若超需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請；簽署審核意見：在《行政采購申請及審批表》“部門負責(zé)人審核”欄簽署“同意”“不同意需補充說明”或“駁回理由”，并簽字確認。輸出文件：帶審核意見的《行政采購申請及審批表》時限要求：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核。（三）財務(wù)部審核執(zhí)行人：財務(wù)部專員/主管操作內(nèi)容：預(yù)算符合性審核：確認采購項目是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算指標是否充足；價格合理性審核：對申請人提供的報價單進行審核，或通過市場詢價比對價格是否公允（如單價超過[具體金額，如1000元]需提供至少3家供應(yīng)商報價）；付款方式審核：根據(jù)公司財務(wù)制度，確認付款方式（如預(yù)付款比例、分期付款等）是否符合規(guī)定。輸出文件：財務(wù)部審核意見（可在審批表內(nèi)簽署或出具書面意見）時限要求：收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成審核（復(fù)雜詢價可延長至3個工作日）。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批執(zhí)行人：公司分管行政/財務(wù)的副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理操作內(nèi)容：綜合評估：結(jié)合部門需求、財務(wù)審核意見及公司整體資源情況，判斷采購的必要性及優(yōu)先級；權(quán)限審批：根據(jù)采購金額履行審批權(quán)限（示例：5000元以下：部門負責(zé)人+財務(wù)部審核通過后即生效；5000-20000元：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；20000元以上：需提交總經(jīng)理最終審批）；簽署審批意見：在對應(yīng)審批欄簽署“同意”并明確“同意執(zhí)行”或“建議供應(yīng)商”，若不同意需注明原因。輸出文件：帶分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見的《行政采購申請及審批表》時限要求：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可“加急處理”）。（五）采購部執(zhí)行采購執(zhí)行人：采購部專員操作內(nèi)容：接收審批通過申請：確認《行政采購申請及審批表》所有審批流程已完成，且采購需求明確；供應(yīng)商選擇：常規(guī)采購：從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；新供應(yīng)商/大額采購：通過公開詢價、招標或比價流程確定供應(yīng)商（需保留比價記錄）；下達采購訂單：與供應(yīng)商確認交貨期、質(zhì)量標準、付款條款等，簽訂采購合同/下達訂單，并將合同/訂單復(fù)印件反饋至申請人及財務(wù)部；跟蹤進度：實時跟進供應(yīng)商備貨、發(fā)貨情況，保證按期交付。輸出文件：采購合同/訂單、供應(yīng)商比價記錄、發(fā)貨通知單時限要求：常規(guī)采購（現(xiàn)貨）：審批通過后3個工作日內(nèi)完成下單；定制采購：審批通過后按合同約定時間執(zhí)行（需提前與申請人確認交付周期）。（六）入庫/驗收執(zhí)行人：申請人（需求部門）+行政部/采購部（協(xié)助）操作內(nèi)容：收貨核對：收到貨物后，與采購訂單逐一核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否一致，檢查包裝是否完好；質(zhì)量驗收：對于固定資產(chǎn)或?qū)I(yè)設(shè)備，需聯(lián)系技術(shù)部門/供應(yīng)商技術(shù)人員共同驗收，保證功能正常、符合質(zhì)量標準；填寫驗收單：驗收合格后，填寫《采購物品驗收單》（需驗收人簽字），驗收不合格則需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄問題詳情；信息登記：行政部對固定資產(chǎn)進行編號、貼標，更新《固定資產(chǎn)臺賬》；對消耗品進行入庫登記。輸出文件：《采購物品驗收單》（驗收部門、申請人、采購部三方簽字）時限要求：收到貨物后1個工作日內(nèi)完成驗收（緊急物品需當場驗收）。（七）付款結(jié)算執(zhí)行人：財務(wù)部專員操作內(nèi)容：單據(jù)收集：收集《采購申請及審批表》《采購合同》《驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》等全套單據(jù)；單據(jù)審核：核對單據(jù)信息一致性（如合同金額與發(fā)票金額、驗收數(shù)量與訂單數(shù)量），審批流程是否完整；安排付款：根據(jù)合同約定的付款方式，通過銀行轉(zhuǎn)賬或線上支付完成付款，并在OA系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)；資料歸檔：將付款憑證、發(fā)票、驗收單等資料整理歸檔，保證賬實相符。輸出文件：付款憑證、發(fā)票、付款臺賬時限要求：每月[具體日期，如20日]前提交的單據(jù)當月完成付款（緊急付款可隨時申請）。三、行政采購申請及審批表模板基本信息申請部門申請人聯(lián)系電話申請日期年月日采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他（請注明：_________）預(yù)計交付日期年月日采購明細規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明附件清單（可另附頁）1.□報價單□需求說明□其他2.3.合計金額（大寫）合計金額（小寫）審批流程審核意見簽字日期部門負責(zé)人審核年月日財務(wù)部審核年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批年月日總經(jīng)理審批（≥20000元）年月日采購部執(zhí)行意見□已下單□已取消□需協(xié)調(diào)：_________年月日入庫驗收確認驗收數(shù)量：______質(zhì)量評價：□合格□不合格（說明：_________）驗收人：______年月日備注|（可填寫特殊需求、供應(yīng)商偏好、緊急程度等，無則填“無”）|四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)性要求先審批后采購：嚴禁未經(jīng)審批擅自采購，緊急采購需提前通過電話/口頭向分管領(lǐng)導(dǎo)報備，審批通過后24小時內(nèi)補全書面手續(xù)；預(yù)算剛性控制：超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；供應(yīng)商管理：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，新供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）后方可合作。（二）流程時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，若因故，需提前通知申請人并說明原因，最長不超過3個工作日；采購部需主動向申請人反饋采購進度，延遲交付需第一時間告知并協(xié)商解決方案。（三）資料完整性采購申