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企業(yè)合規(guī)管理標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)第一章總則1.1手冊(cè)目的為規(guī)范企業(yè)合規(guī)管理行為,建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的合規(guī)管理體系,有效防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展,依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求,制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于[企業(yè)全稱](以下簡(jiǎn)稱“公司”)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司(以下統(tǒng)稱“各單位”)的合規(guī)管理工作。涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)全流程中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、審查、培訓(xùn)、檢查及整改等環(huán)節(jié),適用于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理、重大決策、業(yè)務(wù)拓展等場(chǎng)景。1.3術(shù)語定義合規(guī):公司及其員工的經(jīng)營(yíng)管理行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則、公司內(nèi)部規(guī)章制度及國(guó)際條約、規(guī)則等要求。合規(guī)風(fēng)險(xiǎn):因違反合規(guī)要求可能面臨法律責(zé)任、監(jiān)管處罰、財(cái)務(wù)損失、聲譽(yù)損害等風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)管理體系:為實(shí)現(xiàn)合規(guī)目標(biāo)而建立的一套包含組織架構(gòu)、制度流程、風(fēng)險(xiǎn)防控、文化培育等要素的管理系統(tǒng)。第二章合規(guī)管理體系搭建與實(shí)施步驟2.1第一步:成立合規(guī)組織架構(gòu)操作說明:設(shè)立合規(guī)決策機(jī)構(gòu):成立合規(guī)管理委員會(huì),作為公司合規(guī)管理最高決策機(jī)構(gòu),由*董事長(zhǎng)(或總經(jīng)理)任主任,分管法務(wù)/風(fēng)控的副總經(jīng)理任副主任,成員包括各部門負(fù)責(zé)人、核心業(yè)務(wù)骨干。主要職責(zé):審定合規(guī)管理戰(zhàn)略、制度體系;審議重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng);統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門合規(guī)工作。設(shè)置合規(guī)管理部門:在法務(wù)部或單獨(dú)設(shè)立合規(guī)管理部,配備專職合規(guī)管理人員(如合規(guī)總監(jiān)經(jīng)理、合規(guī)專員專員)。主要職責(zé):牽頭制定合規(guī)制度;組織開展合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估;組織實(shí)施合規(guī)審查、培訓(xùn)及檢查;跟蹤整改落實(shí);向合規(guī)管理委員會(huì)報(bào)告工作。明確業(yè)務(wù)部門合規(guī)職責(zé):各單位負(fù)責(zé)人為本單位合規(guī)第一責(zé)任人,設(shè)立兼職合規(guī)聯(lián)絡(luò)員(建議由部門骨干兼任),負(fù)責(zé)本部門合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)日常排查、制度宣貫及問題整改反饋。輸出成果:《合規(guī)管理委員會(huì)章程》《合規(guī)管理部門職責(zé)說明書》《業(yè)務(wù)部門合規(guī)職責(zé)清單》。2.2第二步:制定合規(guī)管理制度體系操作說明:梳理合規(guī)依據(jù):收集與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)(如《公司法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《數(shù)據(jù)安全法》等)、監(jiān)管規(guī)定(如行業(yè)主管部門發(fā)布的規(guī)范性文件)、行業(yè)準(zhǔn)則(如行業(yè)協(xié)會(huì)自律公約)及公司內(nèi)部制度(如《公司章程》《內(nèi)部控制手冊(cè)》),形成《合規(guī)依據(jù)清單》。搭建制度框架:基礎(chǔ)制度:《合規(guī)管理辦法》(明確合規(guī)管理總體目標(biāo)、原則、組織架構(gòu)及職責(zé));專項(xiàng)制度:針對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域(如反商業(yè)賄賂、數(shù)據(jù)合規(guī)、勞動(dòng)用工、環(huán)境保護(hù)等)制定《反商業(yè)賄賂合規(guī)指引》《數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范》等;操作指引:細(xì)化具體業(yè)務(wù)流程(如合同合規(guī)審查流程、采購合規(guī)操作指引),明確各環(huán)節(jié)合規(guī)要求。制度審批與發(fā)布:合規(guī)管理部門牽頭起草制度,經(jīng)法務(wù)部審核、合規(guī)管理委員會(huì)審議、總經(jīng)理辦公會(huì)審批后,以公司正式文件發(fā)布實(shí)施,并同步更新《合規(guī)制度臺(tái)賬》。輸出成果:《合規(guī)依據(jù)清單》《合規(guī)制度臺(tái)賬》《合規(guī)管理辦法》及各項(xiàng)專項(xiàng)制度、操作指引。2.3第三步:開展合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估操作說明:風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍:覆蓋企業(yè)全業(yè)務(wù)流程,包括但不限于:公司治理(三會(huì)一層運(yùn)作、關(guān)聯(lián)交易等);市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)(廣告宣傳、招投標(biāo)、客戶管理等);財(cái)務(wù)稅務(wù)(發(fā)票管理、稅務(wù)申報(bào)、資金往來等);勞動(dòng)用工(招聘、勞動(dòng)合同、薪酬福利、解雇等);數(shù)據(jù)信息(數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、使用、跨境傳輸?shù)龋?;其他重點(diǎn)領(lǐng)域(如環(huán)保、安全生產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法:文檔梳理:分析業(yè)務(wù)流程、制度文件、合同模板等,識(shí)別合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);訪談?wù){(diào)研:與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位員工訪談,知曉實(shí)際操作中的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié);案例分析:參考行業(yè)內(nèi)外合規(guī)處罰案例、監(jiān)管通報(bào),排查潛在風(fēng)險(xiǎn);流程穿越:參與重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程,實(shí)地觀察合規(guī)控制執(zhí)行情況。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分級(jí):從“發(fā)生可能性”(高/中/低)和“影響程度”(嚴(yán)重/較重/一般)兩個(gè)維度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估;采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣(可能性×影響程度)確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí):高風(fēng)險(xiǎn)(紅色):可能導(dǎo)致重大處罰、重大損失或聲譽(yù)損害;中風(fēng)險(xiǎn)(黃色):可能導(dǎo)致一般處罰、一定損失或負(fù)面影響;低風(fēng)險(xiǎn)(藍(lán)色):風(fēng)險(xiǎn)輕微,可接受或通過簡(jiǎn)單措施控制。形成風(fēng)險(xiǎn)清單:編制《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估表》,明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、涉及法規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、責(zé)任部門、現(xiàn)有控制措施及建議改進(jìn)方向。輸出成果:《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估表》(示例見表3.1)、《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)清單》。2.4第四步:建立合規(guī)審查與監(jiān)控機(jī)制操作說明:明確審查范圍:對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行合規(guī)審查:重大經(jīng)營(yíng)決策(如并購重組、重大投資、戰(zhàn)略合作等);重要規(guī)章制度(如各部門制定的管理辦法、操作流程);合同及協(xié)議(如采購合同、銷售合同、勞動(dòng)合同、對(duì)外合作協(xié)議等);市場(chǎng)推廣材料(如廣告宣傳冊(cè)、官網(wǎng)內(nèi)容、社交媒體文案等);其他高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)(如數(shù)據(jù)出境、反壟斷申報(bào)等)。規(guī)范審查流程:提交申請(qǐng):業(yè)務(wù)部門填寫《合規(guī)審查申請(qǐng)表》,附相關(guān)材料(如合同草案、決策方案)提交合規(guī)管理部門;審查實(shí)施:合規(guī)管理部門在3-5個(gè)工作日內(nèi)完成審查,重點(diǎn)檢查是否符合合規(guī)依據(jù)、是否存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制措施是否到位;出具意見:出具《合規(guī)審查意見書,明確“同意”“同意但需修改”“有條件同意”“不同意”等結(jié)論,并說明修改建議或風(fēng)險(xiǎn)提示;跟蹤落實(shí):業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見修改完善后,反饋合規(guī)管理部門復(fù)核確認(rèn)。建立監(jiān)控機(jī)制:通過信息化系統(tǒng)(如合同管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng))嵌入合規(guī)控制節(jié)點(diǎn),實(shí)時(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)流程合規(guī)性;定期對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域(如招投標(biāo)、資金支付)進(jìn)行專項(xiàng)檢查,及時(shí)發(fā)覺違規(guī)行為。輸出成果:《合規(guī)審查申請(qǐng)表》《合規(guī)審查意見書》(示例見表3.2)、《合規(guī)審查臺(tái)賬》。2.5第五步:實(shí)施合規(guī)培訓(xùn)與文化建設(shè)操作說明:制定培訓(xùn)計(jì)劃:合規(guī)管理部門每年12月制定下一年度《合規(guī)培訓(xùn)計(jì)劃》,明確培訓(xùn)主題、對(duì)象、時(shí)間、形式及講師。分層培訓(xùn):針對(duì)管理層開展“合規(guī)領(lǐng)導(dǎo)力”培訓(xùn),重點(diǎn)強(qiáng)化合規(guī)決策意識(shí);針對(duì)員工開展“崗位合規(guī)技能”培訓(xùn),重點(diǎn)講解本崗位合規(guī)要求;針對(duì)新員工開展“入職合規(guī)第一課”,保證合規(guī)培訓(xùn)覆蓋率100%。多樣化形式:采用線下授課、線上課程、案例研討、知識(shí)競(jìng)賽、合規(guī)情景劇等方式,提升培訓(xùn)效果。培訓(xùn)實(shí)施與記錄:每季度至少組織1次全員合規(guī)培訓(xùn),每次培訓(xùn)后進(jìn)行簽到考核,記錄參訓(xùn)人員、培訓(xùn)內(nèi)容、考核結(jié)果;對(duì)新頒布的法律法規(guī)、重要制度,及時(shí)組織專項(xiàng)培訓(xùn),保證員工及時(shí)掌握更新內(nèi)容。培育合規(guī)文化:將合規(guī)理念融入企業(yè)價(jià)值觀,通過內(nèi)部宣傳欄、公眾號(hào)、合規(guī)手冊(cè)等渠道宣傳合規(guī)案例及合規(guī)知識(shí);設(shè)立“合規(guī)標(biāo)兵”評(píng)選,對(duì)合規(guī)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰;建立“合規(guī)舉報(bào)渠道”(如合規(guī)郵箱、匿名舉報(bào)),鼓勵(lì)員工舉報(bào)違規(guī)行為,保護(hù)舉報(bào)人信息。輸出成果:《合規(guī)培訓(xùn)計(jì)劃》《合規(guī)培訓(xùn)記錄表》(示例見表3.3)、《合規(guī)文化建設(shè)方案》。2.6第六步:開展合規(guī)檢查與整改操作說明:制定檢查計(jì)劃:合規(guī)管理部門每年制定《年度合規(guī)檢查計(jì)劃》,明確檢查對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、方式及頻次,重點(diǎn)對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域、上次檢查問題較多的部門進(jìn)行抽查。實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)檢查:檢查組由合規(guī)管理部門、內(nèi)審部門及業(yè)務(wù)部門人員組成,采用查閱資料、訪談員工、穿行測(cè)試等方式;現(xiàn)場(chǎng)檢查發(fā)覺的問題,與被檢查部門溝通確認(rèn),填寫《合規(guī)檢查問題記錄表》,明確問題描述、違反條款、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。督促整改落實(shí):檢查結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi),向被檢查部門出具《合規(guī)檢查整改通知書》,明確整改要求、完成時(shí)限及責(zé)任人;被檢查部門在收到通知書后10個(gè)工作日內(nèi)制定整改方案,報(bào)合規(guī)管理部門備案;整改到期后,合規(guī)管理部門組織復(fù)查,確認(rèn)整改是否到位,形成《合規(guī)檢查整改跟蹤表》(示例見表3.4)。責(zé)任追究:對(duì)逾期未整改、整改不到位或重復(fù)發(fā)生的問題,按照公司《員工違規(guī)行為處理辦法》對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。輸出成果:《年度合規(guī)檢查計(jì)劃》《合規(guī)檢查問題記錄表》《合規(guī)檢查整改通知書》《合規(guī)檢查整改跟蹤表》。2.7第七步:合規(guī)報(bào)告與持續(xù)改進(jìn)操作說明:定期合規(guī)報(bào)告:季度報(bào)告:合規(guī)管理部門每季度結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi),向合規(guī)管理委員會(huì)提交《季度合規(guī)工作報(bào)告》,內(nèi)容包括合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)變化情況、審查及檢查情況、問題整改進(jìn)展、下季度工作計(jì)劃;年度報(bào)告:每年1月底前,提交《年度合規(guī)管理報(bào)告》,總結(jié)全年合規(guī)管理工作成效、存在問題及改進(jìn)措施,經(jīng)合規(guī)管理委員會(huì)審議后報(bào)董事會(huì)。重大合規(guī)事項(xiàng)報(bào)告:發(fā)生重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件(如監(jiān)管立案調(diào)查、重大違規(guī)處罰、群體性合規(guī)糾紛等),事發(fā)部門應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)向合規(guī)管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,合規(guī)管理部門立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng),制定應(yīng)對(duì)方案。體系持續(xù)改進(jìn):每年結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化(如法律法規(guī)更新、業(yè)務(wù)模式調(diào)整、監(jiān)管要求變化),對(duì)合規(guī)管理體系進(jìn)行評(píng)審,修訂完善制度流程;定期開展合規(guī)管理有效性評(píng)估,通過問卷調(diào)查、訪談等方式,收集員工對(duì)合規(guī)管理工作的意見建議,持續(xù)優(yōu)化管理機(jī)制。輸出成果:《季度合規(guī)工作報(bào)告》《年度合規(guī)管理報(bào)告》(示例見表3.5)、《重大合規(guī)事項(xiàng)報(bào)告》《合規(guī)管理體系評(píng)審報(bào)告》。第三章配套工具表格模板3.1合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估表風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述涉及法律法規(guī)/制度發(fā)生可能性影響程度風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)現(xiàn)有控制措施責(zé)任部門整改期限市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)廣告宣傳宣傳內(nèi)容含有虛假或引人誤解信息《廣告法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》中較重黃色廣告發(fā)布前法務(wù)審核市場(chǎng)部長(zhǎng)期持續(xù)勞動(dòng)用工員工招聘未核查應(yīng)聘者背景導(dǎo)致用工風(fēng)險(xiǎn)《勞動(dòng)合同法》《就業(yè)服務(wù)與就業(yè)管理規(guī)定》低一般藍(lán)色試用期考核+背景調(diào)查流程人力資源部長(zhǎng)期持續(xù)數(shù)據(jù)信息客戶信息管理未加密存儲(chǔ)客戶敏感信息《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》中嚴(yán)重紅色部署數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)、權(quán)限管控信息技術(shù)部202X年X月X日3.2合規(guī)審查意見書審查事項(xiàng)[項(xiàng)目合作協(xié)議]審查申請(qǐng)部門銷售部提交日期202X年X月X日審查依據(jù)《民法典》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《公司合作協(xié)議管理辦法》審查意見1.協(xié)議第5條“違約責(zé)任”約定過輕,建議增加按日萬分之五支付違約金的條款;2.未明確爭(zhēng)議解決方式,建議補(bǔ)充“提交公司所在地有管轄權(quán)的人民訴訟解決”;3.協(xié)議附件《服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》需經(jīng)法務(wù)部審核后簽署。結(jié)論有條件同意(按上述意見修改后)審查人*合規(guī)專員審核人*合規(guī)總監(jiān)日期202X年X月X日3.3合規(guī)培訓(xùn)計(jì)劃與記錄表培訓(xùn)主題數(shù)據(jù)合規(guī)與個(gè)人信息保護(hù)培訓(xùn)時(shí)間202X年X月X日14:00-16:00培訓(xùn)地點(diǎn)公司總部301會(huì)議室主講人*法務(wù)部經(jīng)理參訓(xùn)部門市場(chǎng)部、銷售部、信息技術(shù)部參訓(xùn)人員(簽到)、……(共25人)培訓(xùn)內(nèi)容摘要1.《個(gè)人信息保護(hù)法》核心要點(diǎn);2.客戶信息收集、使用合規(guī)要求;3.數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急處置流程??己私Y(jié)果現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試合格率96%記錄人*合規(guī)專員日期202X年X月X日3.4合規(guī)檢查整改跟蹤表檢查部門采購部檢查日期202X年X月X日問題描述202X年Q1采購合同中,3份合同未附供應(yīng)商資質(zhì)證明復(fù)印件違反條款《公司采購管理辦法》第12條“采購合同需附供應(yīng)商資質(zhì)證明”風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)黃色整改措施1.立即補(bǔ)充缺失的供應(yīng)商資質(zhì)證明;2.修訂合同模板,增加“資質(zhì)證明作為附件”條款;3.對(duì)采購部開展合同管理培訓(xùn)。責(zé)任人*采購部經(jīng)理計(jì)劃完成時(shí)限202X年X月X日整改結(jié)果已補(bǔ)充全部資質(zhì)證明,合同模板已修訂,培訓(xùn)已完成(附培訓(xùn)記錄)復(fù)查人*合規(guī)管理部經(jīng)理復(fù)查日期202X年X月X日復(fù)查結(jié)論整改到位3.5合規(guī)管理年度報(bào)告模板[202X年度]合規(guī)管理報(bào)告一、年度合規(guī)工作概述202X年,公司圍繞“筑牢合規(guī)防線、支撐業(yè)務(wù)發(fā)展”目標(biāo),完善合規(guī)組織架構(gòu),制定/修訂合規(guī)制度15項(xiàng),開展合規(guī)培訓(xùn)12場(chǎng),覆蓋員工800余人次,完成合規(guī)審查合同300余份,組織合規(guī)檢查4次,整改問題23項(xiàng),整體合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)可控。二、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)情況全年識(shí)別合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)68項(xiàng),其中高風(fēng)險(xiǎn)5項(xiàng)(如數(shù)據(jù)安全、反商業(yè)賄賂),中風(fēng)險(xiǎn)42項(xiàng),低風(fēng)險(xiǎn)21項(xiàng);新增風(fēng)險(xiǎn)8項(xiàng)(主要涉及跨境數(shù)據(jù)傳輸、新業(yè)務(wù)模式),已制定應(yīng)對(duì)措施。三、合規(guī)審查與檢查情況合規(guī)審查:審查重大決策事項(xiàng)5項(xiàng),合同300份,出具審查意見320條,采納率100%;合規(guī)檢查:對(duì)采購、銷售、人力資源等6個(gè)部門進(jìn)行檢查,發(fā)覺問題23項(xiàng),整改完成率95.7%。四、合規(guī)培訓(xùn)與文化開展“合規(guī)月”活動(dòng),組織案例研討、知識(shí)競(jìng)賽等8場(chǎng);發(fā)布《合規(guī)警示案例集》,編制崗位合規(guī)手冊(cè)3本。五、存在問題與改進(jìn)措施問題:部分業(yè)務(wù)部門合規(guī)意識(shí)有待加強(qiáng),新員工培訓(xùn)深度不足;改進(jìn):202X年將開展“合規(guī)深化年”活動(dòng),加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門合規(guī)考核,優(yōu)化新員工培訓(xùn)體系。報(bào)告部門:合規(guī)管理部報(bào)告日期:202X年X月X日第四章使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)4.1合規(guī)制度動(dòng)態(tài)更新合規(guī)管理部門需跟蹤法律法規(guī)、監(jiān)管政策變化,每季度更新《合規(guī)依據(jù)清單》,當(dāng)新規(guī)發(fā)布或舊規(guī)修訂時(shí),及時(shí)啟動(dòng)相關(guān)制度修訂流程,保證制度與最新要求一致。4.2風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別全覆蓋業(yè)務(wù)部門在開展新業(yè)務(wù)、推出新產(chǎn)品前,需主動(dòng)與合規(guī)管理部門溝通,開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,避免因“未識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)”導(dǎo)致合規(guī)漏洞。4.3合規(guī)審查獨(dú)立性合規(guī)審查人員應(yīng)獨(dú)立發(fā)表意見,不得受業(yè)務(wù)部門或其他因素干擾;對(duì)重大或復(fù)雜事項(xiàng),可引入外部律師等專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助審查。4.4培訓(xùn)效果評(píng)估培訓(xùn)后需通過考試、問卷、訪談等方式評(píng)估培訓(xùn)效果,對(duì)考核不合格的員工進(jìn)行補(bǔ)訓(xùn),保證培訓(xùn)內(nèi)容入腦入心。4.5整改閉環(huán)管理合規(guī)檢查發(fā)覺的問題必須明確整改責(zé)任人和時(shí)限,建立“問題
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