企業(yè)行政公文標(biāo)準(zhǔn)化撰寫手冊一、行政公文的適用范圍與價值行政公文是企業(yè)內(nèi)部傳遞信息、部署工作、請示匯報、規(guī)范管理的重要載體，其標(biāo)準(zhǔn)化撰寫對提升企業(yè)管理效率、統(tǒng)一對外形象、規(guī)避溝通歧義具有關(guān)鍵作用。本手冊適用于以下場景：日常事務(wù)通知：如會議安排、放假通知、制度宣貫等；工作請示與匯報：如部門預(yù)算申請、項目進(jìn)展匯報、重大事項請示等；跨部門協(xié)作函件：如資源調(diào)配申請、業(yè)務(wù)對接函、征求意見函等；規(guī)章制度與規(guī)范：如管理辦法、實施細(xì)則、操作指引等；對外正式函件：如合作邀請函、投訴回復(fù)函、公函等。通過標(biāo)準(zhǔn)化撰寫，可實現(xiàn)公文格式統(tǒng)一、內(nèi)容邏輯清晰、傳遞效率提升，保證政令暢通、管理規(guī)范。二、行政公文標(biāo)準(zhǔn)化撰寫流程（一）明確發(fā)文目的與受眾確定核心目標(biāo)：清晰界定公文要解決的問題（如“明確會議時間”或“申請項目資金”），避免內(nèi)容發(fā)散。分析受眾對象：區(qū)分內(nèi)部公文（需考慮層級關(guān)系、部門職責(zé)）與外部公文（需注重禮儀規(guī)范、專業(yè)術(shù)語），調(diào)整語言風(fēng)格與內(nèi)容詳略。（二）確定公文類型與文種根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種，常見文種及適用范圍文種適用場景通知發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知》）請示向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示》）報告向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問（如《2023年度部門工作總結(jié)報告》）函不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項（如《關(guān)于協(xié)助開展員工培訓(xùn)的函》）會議紀(jì)要記錄會議主要情況和議定事項（如《項目推進(jìn)會會議紀(jì)要》）（三）收集整理素材與資料收集依據(jù)性材料：如上級文件、政策法規(guī)、會議記錄、數(shù)據(jù)報表等，保證公文內(nèi)容有據(jù)可依。梳理核心信息：提煉關(guān)鍵要素（時間、地點、人物、事件、要求等），避免信息遺漏或冗余。（四）擬定標(biāo)題與主送機(jī)關(guān)標(biāo)題規(guī)范：采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”格式（如“公司行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知”），簡潔明確，不超過50字。主送機(jī)關(guān)：明確公文發(fā)送對象，頂格書寫，多個機(jī)關(guān)用頓號分隔（如“各部門、各子公司：”）。（五）撰寫內(nèi)容1.開頭：闡明發(fā)文依據(jù)與目的通知類：“根據(jù)公司年度工作安排，為保障項目順利推進(jìn)，現(xiàn)將有關(guān)事項通知”請示類：“為提升部門工作效率，擬采購一批辦公設(shè)備，具體情況請示”會議紀(jì)要類：“項目推進(jìn)會于2024年X月X日召開，會議就以下事項達(dá)成一致：”2.主體：分條列項闡述核心內(nèi)容邏輯清晰：按“重要性遞減”或“流程順序”組織內(nèi)容，如“一、會議安排；二、參會人員；三、會議要求”。語言規(guī)范：使用書面語，避免口語化、歧義表述（如“原則上同意”“擬于X月X日前完成”）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及時間、數(shù)量、金額等需反復(fù)核對，保證無誤。3.結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或規(guī)范用語通知類：“請各部門嚴(yán)格落實，于X月X日前將執(zhí)行情況報行政部?！闭埵绢悾骸巴追?，請批示。”報告類：“特此報告。”函類：“專此函達(dá)，盼復(fù)?！保┮?guī)范附件與落款附件：如內(nèi)容包含圖表、清單等，需在后注明附件名稱及數(shù)量（如“附件：1.參會人員名單；2.會議議程”），附件標(biāo)題與格式一致。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期：發(fā)文機(jī)關(guān)：全稱或規(guī)范化簡稱（如“公司人力資源部”），加蓋公章時需清晰居中。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年X月X日”），右空四字編排。（七）審核校對與定稿自審：檢查內(nèi)容是否完整、邏輯是否通順、格式是否規(guī)范、有無錯別字或數(shù)據(jù)錯誤。會審：涉及跨部門事項需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽（如采購類公文需經(jīng)財務(wù)部審核）。終審：按權(quán)限報送領(lǐng)導(dǎo)審批（如公司級公文需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)）。三、常見行政公文模板與填寫說明（一）通知類模板公司關(guān)于[事由]的通知主送機(jī)關(guān)：[各部門/各子公司/全體員工][發(fā)文依據(jù)]根據(jù)[上級文件/會議決議/公司安排]，為[目的]，現(xiàn)就[事項]通知一、[具體內(nèi)容一]（如：會議時間：2024年X月X日9:00；地點：會議室；參會人員：各部門負(fù)責(zé)人）二、[具體內(nèi)容二]（如：會議要求：1.提前10分鐘簽到；2.攜帶材料；3.無故不得缺席）[執(zhí)行要求]請各單位嚴(yán)格落實，于X月X日前將[執(zhí)行情況/反饋意見]報[部門名稱]。發(fā)文機(jī)關(guān)：公司[行政部/綜合管理部]成文日期：2024年X月X日填寫說明：事由部分需簡潔明了，如“2024年端午節(jié)放假安排”；具體內(nèi)容分條列項，每條只說一件事，避免交叉；執(zhí)行要求需明確責(zé)任主體和時間節(jié)點。（二）請示類模板部門關(guān)于[事由]的請示主送機(jī)關(guān)：[公司領(lǐng)導(dǎo)/上級部門][背景與現(xiàn)狀]為[解決問題/提升效率]，目前存在[具體困難，如：現(xiàn)有設(shè)備老化無法滿足工作需求]。[解決方案]擬采取[具體措施，如：采購型號電腦10臺]，具體方案一、[方案詳情一]（如：設(shè)備型號：品牌型；預(yù)算金額：元；資金來源：部門年度預(yù)算）二、[方案詳情二]（如：采購方式：通過公司集中采購平臺實施；預(yù)計到貨時間：X月X日前）[請示事項]懇請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)[具體事項，如：采購上述設(shè)備/撥付元資金]。妥否，請批示。發(fā)文機(jī)關(guān)：[部門名稱]（蓋章）成文日期：2024年X月X日填寫說明：背景部分需說明請示的必要性，避免空泛；解決方案需具體可行，包含預(yù)算、時間、責(zé)任等要素；請示事項需明確單一，一事一請示。（三）會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要會議時間：2024年X月X日X:-X:會議地點：會議室參會人員：[、等，部門+職務(wù)]缺席人員：[趙六，因事請假]記錄人：[*]會議主題：[項目推進(jìn)工作部署]會議內(nèi)容：主持人[]首先通報了[項目當(dāng)前進(jìn)展]，隨后與會人員就[議題1]、[議題2]進(jìn)行討論，達(dá)成一致意見一、[議題一：關(guān)于任務(wù)分工]決議：1.市場部負(fù)責(zé)[X月X日前完成調(diào)研報告]；2.技術(shù)部負(fù)責(zé)[X月X日前完成方案設(shè)計]；責(zé)任部門：市場部、技術(shù)部。二、[議題二：關(guān)于資源調(diào)配]決議：同意申請設(shè)備，由行政部協(xié)調(diào)采購，保證[X月X日前到位]；責(zé)任部門：行政部。三、[議題三：關(guān)于時間節(jié)點]決議：項目整體進(jìn)度分為[X個階段]，各階段成果需于[具體日期]前提交項目管理辦公室；責(zé)任部門：各相關(guān)部門。下一步工作要求：各責(zé)任部門需于X月X日前將工作計劃報項目管理辦公室；項目管理辦公室每周五組織進(jìn)度通報會。分發(fā)范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)、各參會部門、存檔記錄人：[*]審核人：[]日期：2024年X月X日填寫說明：參會人員需標(biāo)注職務(wù)，缺席人員需注明原因；決議部分需明確“事項+責(zé)任部門+時間節(jié)點”，避免模糊表述；分發(fā)范圍需根據(jù)會議性質(zhì)確定，保證信息傳達(dá)到位。四、撰寫行政公文的常見問題與規(guī)避建議（一）格式不規(guī)范問題表現(xiàn)：字體字號不統(tǒng)一（如用宋體而非仿宋GB2312）、行距不符合要求（如單倍行距而非28磅磅值）、頁碼缺失或位置錯誤。規(guī)避建議：嚴(yán)格按照《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）設(shè)置格式，標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”標(biāo)注。（二）內(nèi)容邏輯混亂問題表現(xiàn)：前后矛盾、條理不清、重點不突出（如請示類公文未明確核心請求，通知類公文要求分散）。規(guī)避建議：撰寫前先列提綱，明確“為什么寫—寫什么—怎么執(zhí)行”的邏輯主線；主體內(nèi)容采用“總-分”結(jié)構(gòu)，每部分用“一、”“（一）”“1.”分層，避免層級過多（不超過4級）。（三）表述不嚴(yán)謹(jǐn)問題表現(xiàn)：使用“大概”“可能”等模糊詞匯、口語化表達(dá)（如“領(lǐng)導(dǎo)讓你們趕緊弄”）、數(shù)據(jù)與附件不符。規(guī)避建議：使用規(guī)范公文用語，如“擬”“原則上”“特此通知”；涉及數(shù)據(jù)需與附件、原始記錄核對一致，重要數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)財務(wù)部2024年X月報表”）。（四）審核流程遺漏問題表現(xiàn)：未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人會簽、未按權(quán)限報送領(lǐng)導(dǎo)審批、公章漏蓋或蓋歪。規(guī)避建議：建立公文審核臺賬，明確自審、會審、終審的責(zé)任人；加蓋公章需保證清晰、端正，騎年蓋月（成文日期與公章中心重合）。（五）歸檔管理不當(dāng)問題表現(xiàn)：公文命名混亂（如“通知1.docx”“請示2.docx”）、電子版與紙質(zhì)版不一致、保管期限