合同信息收集與合規(guī)性檢查標(biāo)準(zhǔn)化表單工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與價(jià)值本標(biāo)準(zhǔn)化表單工具適用于企業(yè)法務(wù)、采購(gòu)、銷售、審計(jì)等各部門在合同全生命周期管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體場(chǎng)景包括：合同簽訂前：與合作方接洽時(shí)，統(tǒng)一收集基礎(chǔ)資質(zhì)與合同條款信息，保證信息完整度；合規(guī)審查階段：法務(wù)部門依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化清單對(duì)合同條款、主體資質(zhì)、法律風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行系統(tǒng)性核查，避免遺漏關(guān)鍵合規(guī)點(diǎn)；審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)排查：內(nèi)部審計(jì)或合規(guī)檢查時(shí)，快速調(diào)取合同信息與合規(guī)記錄，驗(yàn)證合同管理的規(guī)范性；跨部門協(xié)作：采購(gòu)、業(yè)務(wù)與法務(wù)部門通過(guò)統(tǒng)一表單傳遞信息，減少溝通成本，提升審批效率。通過(guò)使用本工具，可實(shí)現(xiàn)合同信息收集的“標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化”，合規(guī)檢查的“清單化、可追溯”，降低因信息不全或條款疏漏導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)糾紛。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）準(zhǔn)備階段：明確合同類型與收集范圍確定合同分類：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)將合同分為“采購(gòu)合同”“服務(wù)合同”“銷售合同”“租賃合同”等類型，不同類型合同的收集重點(diǎn)略有差異（如采購(gòu)合同需突出供應(yīng)商資質(zhì)、交付標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)合同需明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收條款）。制定收集清單：參照本工具“模板表格”部分，結(jié)合合同類型調(diào)整需收集的信息項(xiàng)（如涉外合同需增加“適用法律”“爭(zhēng)議解決地”等字段），提前向業(yè)務(wù)部門或合作方發(fā)送清單。（二）信息收集階段：全面覆蓋關(guān)鍵要素基礎(chǔ)信息采集：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人填寫合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同總金額、幣種、合同期限等基礎(chǔ)字段，保證信息與合同文本一致（避免“暫估金額”“待定期限”等模糊表述，確需暫填的需備注說(shuō)明）。主體信息核實(shí)：收集合作方的全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式，并同步要求對(duì)方提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明書（或授權(quán)委托書）等資質(zhì)文件，核實(shí)其“存續(xù)狀態(tài)”（通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，保證未吊銷、注銷）。核心條款梳理：提取合同中的關(guān)鍵條款信息，包括但不限于：標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容（需明確名稱、規(guī)格、數(shù)量等具體描述）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的具體參數(shù)）；履行期限（分階段履行的需列明各階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、結(jié)算周期、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟及管轄機(jī)構(gòu)））。（三）合規(guī)性檢查階段：逐項(xiàng)核對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)法務(wù)部門或合規(guī)專員依據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的信息及合同條款進(jìn)行審查，并在“合規(guī)性檢查結(jié)果”欄標(biāo)注“通過(guò)/不通過(guò)/需調(diào)整”，注明具體問(wèn)題：主體資質(zhì)合規(guī)性：合作方是否具備簽約主體資格（如特殊行業(yè)需提供許可證，如建筑施工企業(yè)需具備“建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書”）；授權(quán)代表是否持有有效的《授權(quán)委托書》，授權(quán)范圍是否涵蓋合同簽訂事項(xiàng)。條款內(nèi)容合法性：合同條款是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“合同約定‘爭(zhēng)議解決方式為雙方友好協(xié)商，協(xié)商不成提交甲方所在地法院管轄’，若甲方為非注冊(cè)地法院所在地企業(yè)，需調(diào)整約定為‘合同簽訂地’或‘被告住所地’法院）；格式條款是否公平（是否存在“乙方承擔(dān)全部違約責(zé)任”“甲方單方解除合同無(wú)需賠償”等加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的條款）。業(yè)務(wù)邏輯合理性：合同金額與標(biāo)的物/服務(wù)數(shù)量、單價(jià)是否匹配，是否存在明顯偏離市場(chǎng)價(jià)格的異常情況；履行期限與業(yè)務(wù)需求是否匹配，是否存在因期限過(guò)短導(dǎo)致無(wú)法履約或過(guò)長(zhǎng)占用資金的風(fēng)險(xiǎn)；付款條件與交付/驗(yàn)收條款是否對(duì)等（如“未經(jīng)驗(yàn)收即付款”需增加“驗(yàn)收合格后日內(nèi)支付”的約束條件）。（四）復(fù)核與確認(rèn)階段：保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤交叉復(fù)核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與法務(wù)專員共同檢查“信息收集表”與合同文本的一致性，保證填寫信息無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤（如合同編號(hào)是否重復(fù)、金額大小寫是否一致）。簽字確認(rèn)：復(fù)核無(wú)誤后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理）、法務(wù)專員（如法務(wù)）、部門負(fù)責(zé)人（如*總監(jiān)）依次簽字，并注明日期，形成閉環(huán)管理。（五）歸檔管理階段：留存完整記錄資料歸檔：將簽字確認(rèn)的“合同信息收集與合規(guī)檢查表”、合同文本、合作方資質(zhì)文件、補(bǔ)充協(xié)議等資料統(tǒng)一整理，按“合同編號(hào)”分類歸檔（電子檔備份至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存入檔案盒）。動(dòng)態(tài)更新：對(duì)于合同履行過(guò)程中的變更（如金額調(diào)整、期限延長(zhǎng)），需重新填寫“變更信息補(bǔ)充表”并履行合規(guī)檢查流程，歸檔時(shí)與原合同一并存放。三、合同信息收集與合規(guī)檢查表模板模塊項(xiàng)目名稱填寫內(nèi)容合規(guī)性檢查項(xiàng)檢查結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)/需調(diào)整）檢查人備注一、基礎(chǔ)信息合同編號(hào)例：CG-2024-001唯一性檢查（不得重復(fù)）合同名稱例：設(shè)備采購(gòu)合同與合同文本標(biāo)題一致簽訂日期YYYY-MM-DD?早于合同生效日期（如有生效條件需注明）合同總金額大寫：人民幣萬(wàn)元整；小寫：￥,X.金額大小寫一致，符合公司審批權(quán)限（如超過(guò)萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）幣種□人民幣□美元□歐元（其他請(qǐng)注明）涉外合同需明確匯率約定合同期限自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止不超過(guò)法定最長(zhǎng)期限（如租賃合同不超過(guò)20年）二、主體信息甲方信息名稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位編碼，有效性驗(yàn)證法定代表人與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致注冊(cè)地址詳細(xì)到省市區(qū)街道聯(lián)系人/電話電話格式正確（非隱私號(hào)，如138–）資質(zhì)文件□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□許可證□授權(quán)委托書（請(qǐng)勾選并附復(fù)印件）資質(zhì)在有效期內(nèi)，復(fù)印件加蓋公章文件編號(hào)：乙方信息（同甲方信息結(jié)構(gòu)，此處略）（同甲方信息檢查項(xiàng)）三、核心條款標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容例：采購(gòu)型號(hào)打印機(jī)10臺(tái)，含安裝調(diào)試（詳見(jiàn)附件一《技術(shù)規(guī)格書》）描述具體、無(wú)歧義，與附件一致質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)例：符合GB/T9706.1-2020國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)可執(zhí)行、可驗(yàn)證（避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述）履行期限乙方需于合同簽訂后15日內(nèi)交付，甲方驗(yàn)收合格后5個(gè)工作日內(nèi)付款節(jié)點(diǎn)明確，符合業(yè)務(wù)周期付款方式預(yù)付款30%（合同簽訂后3日內(nèi)），到貨驗(yàn)收合格后付65%，質(zhì)保期滿后付5%付款條件與履約成果掛鉤，避免全款預(yù)付賬戶信息：違約責(zé)任逾期交貨：按日支付合同總額0.1%違約金；逾期付款：按日支付應(yīng)付金額0.05%違約金違約金比例合理（一般不超過(guò)LPR的4倍）爭(zhēng)議解決□仲裁（機(jī)構(gòu)：仲裁委員會(huì)）□訴訟（法院：甲方所在地有管轄權(quán)法院）爭(zhēng)議解決方式唯一，管轄明確四、附件清單附件名稱1.甲方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.乙方授權(quán)委托書3.技術(shù)規(guī)格書附件齊全，編號(hào)連續(xù)五、審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________信息真實(shí)性、業(yè)務(wù)合理性確認(rèn)法務(wù)專員簽字：_________日期：_________合規(guī)性審查意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：_________日期：_________最終審批意見(jiàn)四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題提示（一）信息完整性控制必填項(xiàng)標(biāo)記：模板中“合同編號(hào)”“合同名稱”“雙方主體信息”“合同金額”“核心條款”等字段為必填項(xiàng)，未填寫完整不得進(jìn)入下一流程；附件核驗(yàn)：資質(zhì)文件、技術(shù)規(guī)格書等附件需與“附件清單”一一對(duì)應(yīng)，缺失關(guān)鍵附件（如合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照）的合同不得簽訂。（二）合規(guī)性審查重點(diǎn)法律紅線條款：重點(diǎn)排查“名為實(shí)為”“陰陽(yáng)合同”“違法分包”等規(guī)避法律的行為，如“采購(gòu)合同約定服務(wù)實(shí)為貨物采購(gòu)”需重新分類并調(diào)整稅率；格式條款提示：對(duì)使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板的，需核查是否已履行“提示說(shuō)明義務(wù)”（如加粗、下劃線標(biāo)注免除己方責(zé)任條款），避免被認(rèn)定為“未履行提示義務(wù)”導(dǎo)致條款無(wú)效。（三）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避信息不一致：避免“合同金額與審批金額不符”“聯(lián)系人信息與公章留存信息不符”等問(wèn)題，需在收集階段通過(guò)“交叉比對(duì)”核實(shí)；時(shí)效性忽略：資質(zhì)文件（如許可證、授權(quán)委托書）需在有效期內(nèi)，臨近到期（如剩余有效期不足1個(gè)月）的需要求合作方更新后簽訂合同；特殊行業(yè)合規(guī)：涉及金融、醫(yī)療、教育等特殊行業(yè)的，需額外關(guān)注行業(yè)監(jiān)管要求（如醫(yī)