職工健康檔案管理及信息采集表模板職工健康檔案管理規(guī)范與信息采集實踐指南一、職工健康檔案管理的重要性與基本原則職工健康檔案是企業(yè)人力資源管理與職業(yè)健康管理體系的重要組成部分，系統(tǒng)記錄職工健康狀況、健康風險及相關干預措施，為保障職工健康、提升勞動生產(chǎn)率、防范職業(yè)健康風險提供科學依據(jù)。其管理工作應遵循以下基本原則：1.客觀真實原則：檔案信息的采集與記錄必須基于事實，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，杜絕主觀臆斷與虛假信息。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：檔案的建立、填寫、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)應遵循統(tǒng)一的制度和標準，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。3.動態(tài)連續(xù)原則：職工健康狀況是動態(tài)變化的，健康檔案應隨職工健康狀況的改變及相關健康事件的發(fā)生進行及時更新，保持檔案的連續(xù)性和時效性。4.安全保密原則：職工健康信息屬于個人敏感隱私，檔案管理部門及相關人員必須嚴格遵守保密制度，采取有效措施保障檔案信息的安全，未經(jīng)授權不得擅自泄露或用于其他目的。5.實用有效原則：健康檔案的建立應以服務職工健康和企業(yè)管理為導向，確保所采集信息具有實際應用價值，能夠為健康評估、疾病預防、健康促進等工作提供有效支持。二、職工健康檔案的組織管理與職責分工企業(yè)應明確職工健康檔案管理的負責部門（通常為人力資源部、行政部或醫(yī)務室/健康管理部門），并配備專（兼）職檔案管理人員，明確各級職責：1.企業(yè)負責人：對本單位職工健康檔案管理工作負總責，保障必要的資源投入。2.檔案管理部門：負責制定和完善健康檔案管理制度及操作流程；組織、指導和監(jiān)督健康信息的采集、錄入、審核、歸檔、保管、更新、利用及銷毀等工作；確保檔案信息系統(tǒng)（若有）的正常運行與數(shù)據(jù)安全。3.各部門/科室：積極配合檔案管理部門，組織本部門職工按時完成健康信息采集與更新，協(xié)助開展健康檔案相關的宣傳教育工作。4.檔案管理人員：嚴格執(zhí)行檔案管理制度，具體承擔健康檔案的日常管理工作，包括信息的接收、整理、編碼、錄入、保管、借閱登記等，確保檔案的完整與安全。5.職工個人：有義務如實提供個人健康信息，并對所提供信息的真實性負責；有權查閱本人的健康檔案信息，并可對不準確信息提出更正申請。三、職工健康信息采集表模板設計與內容說明職工健康信息采集表是建立健康檔案的基礎工具，其設計應兼顧信息的全面性、必要性與職工隱私保護。以下提供一個通用模板框架，企業(yè)可根據(jù)自身行業(yè)特點、規(guī)模及管理需求進行調整和細化。職工健康信息采集表（主表）（一）基本信息*姓名：_______________性別：□男□女*出生日期：____年____月____日民族：_______________*婚姻狀況：□未婚□已婚□離異□喪偶*聯(lián)系電話：_______________緊急聯(lián)系人及電話：_______________*部門/科室：_______________崗位：_______________*入職日期：____年____月____日職工編號（如有）：_______________*戶籍地址：_________________________________________________*現(xiàn)居住地址：_________________________________________________（二）職業(yè)相關信息*主要工作內容：_________________________________________*是否接觸職業(yè)危害因素：□否□是（可多選）*□粉塵□化學毒物（如：_________）□物理因素（如：噪音、高溫、輻射）□生物因素□其他：_________*既往職業(yè)史（如有必要）：_______________（單位/崗位/起止時間）（三）既往健康史*1.既往重大疾病史：□無□有（請注明疾病名稱、診斷時間、治療情況及目前狀況）*_________________________________________________________________*2.手術史：□無□有（請注明手術名稱、原因、時間、醫(yī)療機構）*_________________________________________________________________*3.外傷史：□無□有（請注明受傷原因、部位、時間、治療及后遺癥情況）*_________________________________________________________________*4.輸血史：□無□有（請注明輸血原因、時間、量）*_________________________________________________________________*5.過敏史：□無□有（請注明過敏原及反應）*_________________________________________________________________（四）家族健康史*（主要填寫直系親屬中是否有遺傳性疾病、高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、惡性腫瘤等常見慢性病或精神疾病史）*父親：健康狀況_________（如有疾病請注明：____________________）*母親：健康狀況_________（如有疾病請注明：____________________）*兄弟姐妹（如有）：健康狀況_________（如有疾病請注明：____________________）*子女（如有）：健康狀況_________（如有疾病請注明：____________________）（五）生活方式與健康行為*1.吸煙史：□不吸□已戒（戒煙年限：____年）□偶爾吸□經(jīng)常吸（平均____支/日，煙齡____年）*2.飲酒史：□不飲□已戒（戒酒年限：____年）□偶爾飲□經(jīng)常飲（主要酒類：____，平均____兩/周）*3.飲食偏好：□清淡□偏咸□偏甜□偏油膩□喜辛辣□其他：_________*4.體育鍛煉：□從不鍛煉□偶爾鍛煉（每周____次）□經(jīng)常鍛煉（每周____次，每次____分鐘，主要方式：_________）*5.作息習慣：通常就寢時間：____點，起床時間：____點，平均每日睡眠時間：____小時（六）近期健康狀況與用藥情況*1.目前是否有不適癥狀（如頭暈、乏力、咳嗽等）：□否□是（請注明：____________________）*2.是否正在服用藥物：□否□是（請注明藥名、劑量、用法、原因及用藥時長）*_________________________________________________________________*3.最近一次健康體檢日期：____年____月____日體檢機構：_______________*（可附體檢報告摘要或關鍵異常指標）（七）女性職工專項信息（已婚女性請?zhí)顚懀?末次月經(jīng)日期：____年____月____日*孕產(chǎn)史：孕____次，產(chǎn)____次，流產(chǎn)____次*是否有婦科疾病史：□否□是（請注明：____________________）（八）知情同意與聲明本人鄭重聲明：以上所提供的健康信息均真實、準確、完整，如有隱瞞或虛假，愿意承擔由此產(chǎn)生的一切責任。本人同意企業(yè)為保障職工健康、進行健康管理之目的，收集、存儲、使用和管理本人的健康檔案信息，并知曉企業(yè)將對本人健康信息予以保密。職工簽名：_______________日期：____年____月____日（九）信息采集員審核意見審核人：_______________日期：____年____月____日---專項信息采集附頁（根據(jù)需要選擇或增刪）1.年度健康體檢信息采集附頁：詳細記錄每年體檢的各項指標數(shù)據(jù)、異常發(fā)現(xiàn)、醫(yī)生建議等。2.職業(yè)健康檢查信息采集附頁：針對接觸職業(yè)危害因素的職工，記錄上崗前、在崗期間、離崗時的職業(yè)健康檢查結果。3.常見慢性病管理隨訪附頁：如高血壓、糖尿病等慢性病患者，記錄其病情監(jiān)測、用藥調整、生活方式干預等隨訪信息。4.疫苗接種史附頁：記錄各類疫苗（如流感疫苗、乙肝疫苗等）的接種情況。四、職工健康檔案的建立、更新與管理1.檔案建立：*新入職職工應在試用期內完成健康信息采集表的填寫與提交，檔案管理部門在收到信息后及時審核、編號、建立個人健康檔案。*對于存量職工，應通過集中組織或分期分批的方式完成初始健康信息的采集與檔案建立工作。2.檔案更新：*定期更新：結合年度健康體檢、職業(yè)健康檢查結果，每年對健康檔案進行一次集中更新。*動態(tài)更新：當職工發(fā)生重大疾病、手術、意外傷害、妊娠等重要健康事件，或生活方式、用藥情況等發(fā)生顯著變化時，應及時更新檔案內容。職工本人或其所在部門應主動向檔案管理部門報告。3.檔案保管：*紙質檔案應存放在專用檔案柜中，做到防潮、防火、防蟲、防盜、防高溫、防光。*電子檔案應建立在安全可靠的信息系統(tǒng)中，設置訪問權限，定期備份數(shù)據(jù)，防止信息丟失或泄露。*檔案應有清晰的檢索目錄，便于查閱。4.檔案查閱與使用：*建立嚴格的檔案查閱制度，明確查閱權限和程序。因工作需要查閱檔案時，須經(jīng)相關負責人批準，并履行借閱登記手續(xù)。*查閱者應愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*健康檔案信息主要用于：職工健康評估、健康指導、疾病預防、職業(yè)健康監(jiān)護、醫(yī)療保障服務、企業(yè)健康政策制定等。*除法律法規(guī)規(guī)定的情形外，未經(jīng)職工本人同意，不得將其健康檔案信息泄露給第三方。5.檔案的轉移與銷毀：*職工調離本單位時，其健康檔案可根據(jù)雙方協(xié)議或規(guī)定辦理轉移手續(xù)，或由原單位封存保管。*對于離職、解除勞動合同且無轉移要求的職工，其健康檔案應至少保存至合同解除后若干年限（建議參照相關法規(guī)或企業(yè)規(guī)定，如五年以上）。銷毀檔案時，應嚴格履行審批手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。五、檔案信息的安全與隱私保護企業(yè)應將職工健康檔案信息安全置于重要位置，制定并落實嚴格的安全保密制度：*明確檔案管理人員的保密職責，并與其簽訂保密協(xié)議。*對電子檔案系統(tǒng)進行分級授權管理，確保不同級別人員只能訪問其職責范圍內的信息。*采用加密技術對電子檔案數(shù)據(jù)進行保護，防止非授權訪問和數(shù)據(jù)篡改。*定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全漏洞檢測和維護，防范網(wǎng)絡攻擊。*嚴禁將檔案信息用于與健康管理無關的目的，嚴禁通過非安全渠道傳輸檔案信息。*一旦發(fā)生檔案信息泄露事件，應立即啟動應急預案，采取補救措施，并追究相關人員責任。六、實施與應用建議1.加強宣傳培訓：向全體職工宣傳建立健康檔案的目的、意義和重要性，提高職工的知曉率和配合度；對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，確保其掌握檔案管理的規(guī)范和技能。2.與體檢機構聯(lián)動：若企業(yè)組織職工體檢，可與體檢機構協(xié)商，獲取標準化的體檢數(shù)據(jù)，直接導入或錄入健康檔案系統(tǒng)，提高效率。3.利用信息化手段：有條件的企業(yè)可引入職工健康檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理，提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)利用價值。4.注重數(shù)據(jù)分析與應用：定期對健康檔案數(shù)據(jù)進行匯總、分析，了解職工整體健康