審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items一、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items概述

審計(jì)數(shù)據(jù)記錄（Items）是指在審計(jì)過(guò)程中收集、整理和記錄的關(guān)鍵信息，用于支持審計(jì)結(jié)論、跟蹤審計(jì)發(fā)現(xiàn)以及確保審計(jì)工作的系統(tǒng)性和可追溯性。這些記錄是審計(jì)證據(jù)的重要組成部分，需要按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和歸檔。

二、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的構(gòu)成要素

（一）基本信息

1.記錄編號(hào)：唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)審計(jì)數(shù)據(jù)記錄的編號(hào)，便于管理和檢索。

2.審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)：明確該項(xiàng)記錄所屬的審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)。

3.記錄日期：記錄創(chuàng)建或更新的具體日期。

4.審計(jì)人員：負(fù)責(zé)該項(xiàng)記錄的審計(jì)人員姓名或代號(hào)。

（二）數(shù)據(jù)內(nèi)容

1.審計(jì)對(duì)象：記錄所涉及的具體業(yè)務(wù)對(duì)象或流程。

2.數(shù)據(jù)來(lái)源：明確數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道，如系統(tǒng)生成、人工錄入或其他外部來(lái)源。

3.數(shù)據(jù)摘要：對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)要描述或關(guān)鍵指標(biāo)。

4.異常標(biāo)記：標(biāo)示數(shù)據(jù)中是否存在異?；蛐枰攸c(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

（三）驗(yàn)證信息

1.驗(yàn)證方法：記錄驗(yàn)證數(shù)據(jù)時(shí)所采用的方法或工具。

2.驗(yàn)證結(jié)果：驗(yàn)證過(guò)程的結(jié)論，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存在偏差等。

3.驗(yàn)證日期：完成驗(yàn)證的具體日期。

三、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的管理流程

（一）記錄創(chuàng)建

1.確定審計(jì)需求：明確需要記錄的數(shù)據(jù)類(lèi)型和目的。

2.收集原始數(shù)據(jù)：從相關(guān)系統(tǒng)或文檔中提取所需數(shù)據(jù)。

3.填寫(xiě)記錄表單：按照規(guī)定的格式填寫(xiě)基本信息、數(shù)據(jù)內(nèi)容和驗(yàn)證信息。

4.提交審核：由審計(jì)主管或指定人員對(duì)記錄進(jìn)行初步審核。

（二）記錄更新

1.識(shí)別變更：發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容或驗(yàn)證結(jié)果發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)更新記錄。

2.修改記錄：在原記錄基礎(chǔ)上添加或修改相關(guān)內(nèi)容。

3.重新審核：更新后的記錄需重新提交審核。

（三）記錄歸檔

1.確定歸檔標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目或數(shù)據(jù)重要性設(shè)定歸檔條件。

2.刪除冗余數(shù)據(jù)：清理不再需要的臨時(shí)記錄或重復(fù)數(shù)據(jù)。

3.存檔管理：將歸檔記錄存儲(chǔ)在安全的環(huán)境中，確?？勺匪菪?。

四、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的最佳實(shí)踐

（一）標(biāo)準(zhǔn)化格式

1.統(tǒng)一表單模板：制定標(biāo)準(zhǔn)化的記錄表單，確保信息完整性和一致性。

2.規(guī)范術(shù)語(yǔ)使用：采用行業(yè)通用術(shù)語(yǔ)，避免歧義。

（二）自動(dòng)化工具

1.使用審計(jì)軟件：利用專(zhuān)業(yè)的審計(jì)管理軟件提高記錄效率和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：支持從系統(tǒng)直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)，減少手動(dòng)錄入錯(cuò)誤。

（三）定期審核

1.定期檢查：每月或每季度對(duì)記錄進(jìn)行抽樣檢查，確保質(zhì)量。

2.誤差修正：發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)修正并記錄修正過(guò)程。

一、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items概述

審計(jì)數(shù)據(jù)記錄（Items）是指在審計(jì)過(guò)程中收集、整理和記錄的關(guān)鍵信息，用于支持審計(jì)結(jié)論、跟蹤審計(jì)發(fā)現(xiàn)以及確保審計(jì)工作的系統(tǒng)性和可追溯性。這些記錄是審計(jì)證據(jù)的重要組成部分，需要按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和歸檔。它們不僅是審計(jì)人員執(zhí)行工作痕跡的體現(xiàn)，也是后續(xù)問(wèn)題整改、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和知識(shí)傳承的基礎(chǔ)。有效的審計(jì)數(shù)據(jù)記錄能夠顯著提升審計(jì)效率，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，并為被審計(jì)對(duì)象提供明確的改進(jìn)方向。記錄的完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到審計(jì)質(zhì)量的成敗。

二、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的構(gòu)成要素

（一）基本信息

1.記錄編號(hào)：唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)審計(jì)數(shù)據(jù)記錄的編號(hào)，便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，例如結(jié)合審計(jì)項(xiàng)目代號(hào)、流水號(hào)和年份（如：XM-2024-001），確保其唯一性和順序性。

2.審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)：明確該項(xiàng)記錄所屬的審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)，例如“XX公司2024年第二季度財(cái)務(wù)收支審計(jì)”或“XX部門(mén)流程合規(guī)性審計(jì)”。

3.記錄日期：記錄創(chuàng)建或更新的具體日期，精確到年月日，有時(shí)甚至需要精確到小時(shí)。這有助于追蹤信息的時(shí)效性。

4.審計(jì)人員：負(fù)責(zé)該項(xiàng)記錄的審計(jì)人員姓名或代號(hào)。如果涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作，可記錄主要參與人員。

（二）數(shù)據(jù)內(nèi)容

1.審計(jì)對(duì)象：記錄所涉及的具體業(yè)務(wù)對(duì)象或流程。描述應(yīng)清晰、具體，例如“應(yīng)收賬款賬齡分析”、“采購(gòu)審批流程執(zhí)行情況”、“固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)記錄”。

2.數(shù)據(jù)來(lái)源：明確數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道，如系統(tǒng)生成（如ERP、CRM系統(tǒng)）、人工錄入（如紙質(zhì)表單、訪談?dòng)涗洠?、外部?lái)源（如供應(yīng)商提供的文件、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)）。需注明數(shù)據(jù)提取的時(shí)間點(diǎn)和方式（如：從財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出2024年5月31日的數(shù)據(jù)）。

3.數(shù)據(jù)摘要：對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)要描述或關(guān)鍵指標(biāo)。例如，用數(shù)字量化發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如“發(fā)現(xiàn)預(yù)付款項(xiàng)余額超過(guò)合同金額15%”、“記錄中存在3筆未經(jīng)授權(quán)的審批”、“盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)5臺(tái)設(shè)備賬實(shí)不符”。

4.異常標(biāo)記：標(biāo)示數(shù)據(jù)中是否存在異?；蛐枰攸c(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題?？梢允褂么a或文字描述，如“異常”、“風(fēng)險(xiǎn)”、“需核實(shí)”、“符合要求”等，并簡(jiǎn)要說(shuō)明異常的性質(zhì)。

（三）驗(yàn)證信息

1.驗(yàn)證方法：記錄驗(yàn)證數(shù)據(jù)時(shí)所采用的方法或工具。常見(jiàn)的驗(yàn)證方法包括：核對(duì)法（與原始憑證、系統(tǒng)記錄對(duì)比）、穿行測(cè)試（追蹤業(yè)務(wù)流程）、抽樣審計(jì)（選取樣本進(jìn)行測(cè)試）、重新執(zhí)行（模擬執(zhí)行業(yè)務(wù)流程）、訪談（與相關(guān)人員溝通確認(rèn)）。使用的工具可能是審計(jì)軟件、Excel、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)功能等。

2.驗(yàn)證結(jié)果：驗(yàn)證過(guò)程的結(jié)論，詳細(xì)說(shuō)明驗(yàn)證是否支持記錄中的初步發(fā)現(xiàn)。例如，“核對(duì)憑證與系統(tǒng)記錄一致”、“穿行測(cè)試發(fā)現(xiàn)審批環(huán)節(jié)缺失”、“抽樣測(cè)試樣本均符合標(biāo)準(zhǔn)”、“重新執(zhí)行確認(rèn)操作錯(cuò)誤”、“訪談結(jié)果證實(shí)員工對(duì)政策理解不清”。

3.驗(yàn)證日期：完成驗(yàn)證的具體日期，應(yīng)與記錄日期或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的日期相匹配。

（四）關(guān)聯(lián)信息

1.參考文件/證據(jù)：列出支持該記錄的相關(guān)附件或證據(jù)，如憑證編號(hào)、合同條款、系統(tǒng)日志截圖、訪談?dòng)涗浘幪?hào)等。

2.問(wèn)題編號(hào)（如有）：如果審計(jì)項(xiàng)目使用問(wèn)題管理系統(tǒng)，應(yīng)關(guān)聯(lián)相應(yīng)的問(wèn)題編號(hào)。

3.整改措施鏈接（后續(xù)）：指向后續(xù)針對(duì)該問(wèn)題制定的整改措施或跟蹤記錄（如果適用）。

三、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的管理流程

（一）記錄創(chuàng)建

1.確定審計(jì)需求：審計(jì)計(jì)劃階段，明確需要收集和記錄哪些類(lèi)型的數(shù)據(jù)以支持審計(jì)目標(biāo)。例如，審計(jì)收入確認(rèn)時(shí)，需明確記錄銷(xiāo)售合同、發(fā)貨單、客戶(hù)簽收單等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

2.收集原始數(shù)據(jù)：按照計(jì)劃從指定來(lái)源獲取數(shù)據(jù)。這可能涉及系統(tǒng)查詢(xún)、文件調(diào)閱、訪談?dòng)涗浀?。確保數(shù)據(jù)的完整性和初步準(zhǔn)確性。

(1)系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集：使用系統(tǒng)權(quán)限或API接口導(dǎo)出數(shù)據(jù)，注意時(shí)間范圍、過(guò)濾條件等參數(shù)設(shè)置。

(2)文件調(diào)閱：獲取紙質(zhì)或電子文檔，做好簽收和版本控制。

(3)訪談?dòng)涗洠赫碓L談要點(diǎn)，確保關(guān)鍵信息被準(zhǔn)確記錄。

3.填寫(xiě)記錄表單：使用標(biāo)準(zhǔn)化的審計(jì)工作底稿或電子記錄模板，按照“基本信息”、“數(shù)據(jù)內(nèi)容”、“驗(yàn)證信息”等模塊逐項(xiàng)填寫(xiě)。要求描述清晰、客觀、簡(jiǎn)潔，避免主觀臆斷。

(1)填寫(xiě)基本信息：準(zhǔn)確填寫(xiě)編號(hào)、項(xiàng)目、日期、人員等。

(2)填寫(xiě)數(shù)據(jù)內(nèi)容：清晰描述對(duì)象、來(lái)源、摘要，明確標(biāo)記異常。

(3)執(zhí)行驗(yàn)證：選擇合適的驗(yàn)證方法，執(zhí)行驗(yàn)證過(guò)程，并如實(shí)記錄結(jié)果。

4.提交審核：完成初稿后，提交給審計(jì)主管或指定審核人進(jìn)行復(fù)核。審核內(nèi)容包括：信息是否完整、邏輯是否清晰、證據(jù)是否支持結(jié)論、格式是否規(guī)范等。根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改。

（二）記錄更新

1.識(shí)別變更：在審計(jì)過(guò)程中或后續(xù)跟進(jìn)中，發(fā)現(xiàn)原始記錄信息有誤、遺漏或需要補(bǔ)充時(shí)，必須及時(shí)更新。

(1)信息錯(cuò)誤：如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、日期誤填等。

(2)信息遺漏：如遺漏了關(guān)鍵驗(yàn)證步驟、相關(guān)證據(jù)等。

(3)現(xiàn)狀變化：如被審計(jì)對(duì)象對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了初步整改，需要更新記錄以反映最新情況。

2.修改記錄：在原記錄上進(jìn)行修訂。注意：

(1)標(biāo)明修改日期和修改人。

(2)對(duì)于重要的修改，可能需要重新獲得審核批準(zhǔn)。

(3)保持記錄的原始性和修改歷史的可追溯性。

3.重新審核：更新后的記錄應(yīng)重新提交審核，確保修改的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

（三）記錄歸檔

1.確定歸檔標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的重要性、周期、法規(guī)要求（如行業(yè)規(guī)范）以及未來(lái)可能的查閱需求，設(shè)定歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，重要的審計(jì)項(xiàng)目、涉及重大風(fēng)險(xiǎn)的記錄、按規(guī)定需長(zhǎng)期保存的記錄等。

2.刪除冗余數(shù)據(jù)：在歸檔前，仔細(xì)檢查記錄，刪除不再需要、重復(fù)或無(wú)關(guān)的信息，優(yōu)化存儲(chǔ)空間，但需確保核心審計(jì)證據(jù)不被刪除。

3.存檔管理：將歸檔記錄存儲(chǔ)在安全、可靠的環(huán)境中。

(1)硬件存儲(chǔ)：使用防塵、防火、防水的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備。

(2)軟件存儲(chǔ)：采用穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)或文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置合適的訪問(wèn)權(quán)限。

(3)備份機(jī)制：建立定期備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。

(4)保管期限：根據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定保管期限，到期后按規(guī)定進(jìn)行處置（銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)移）。

四、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的最佳實(shí)踐

（一）標(biāo)準(zhǔn)化格式

1.統(tǒng)一表單模板：制定標(biāo)準(zhǔn)化的審計(jì)工作底稿電子模板或紙質(zhì)表單樣式，涵蓋所有必要的構(gòu)成要素。模板應(yīng)包含清晰的填寫(xiě)說(shuō)明和示例。

2.規(guī)范術(shù)語(yǔ)使用：在整個(gè)審計(jì)項(xiàng)目中使用統(tǒng)一、規(guī)范的術(shù)語(yǔ)和定義，避免因理解差異導(dǎo)致記錄偏差?？芍贫ㄐg(shù)語(yǔ)表。

3.圖文并茂：對(duì)于復(fù)雜的流程或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，適當(dāng)使用流程圖、圖表、截圖等可視化方式輔助說(shuō)明，增強(qiáng)記錄的可讀性和直觀性。

（二）自動(dòng)化工具

1.使用審計(jì)軟件：利用專(zhuān)業(yè)的審計(jì)管理軟件（如CAATs工具、審計(jì)信息系統(tǒng)）進(jìn)行記錄管理。這些工具通常提供：

(1)結(jié)構(gòu)化錄入界面：引導(dǎo)審計(jì)人員按規(guī)范填寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容。

(2)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能：方便將不同記錄、證據(jù)、問(wèn)題關(guān)聯(lián)起來(lái)。

(3)自動(dòng)計(jì)算和匯總：減少重復(fù)性計(jì)算，提高效率。

(4)報(bào)表生成：自動(dòng)生成審計(jì)報(bào)告所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表。

2.數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：支持從業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子表格等來(lái)源導(dǎo)入原始數(shù)據(jù)，減少手動(dòng)錄入的工作量和錯(cuò)誤率。導(dǎo)入前需進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗和格式轉(zhuǎn)換。

（三）定期審核

1.定期檢查：審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人或質(zhì)量控制人員應(yīng)定期（如每月或每季度）對(duì)審計(jì)記錄進(jìn)行抽查或全量檢查，重點(diǎn)關(guān)注記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

2.誤差修正：發(fā)現(xiàn)記錄錯(cuò)誤或不符合規(guī)范時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)審計(jì)人員修正，并記錄修正過(guò)程和原因。建立錯(cuò)誤反饋和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。

3.質(zhì)量培訓(xùn)：定期組織審計(jì)人員培訓(xùn)，強(qiáng)化記錄規(guī)范的重要性，分享優(yōu)秀實(shí)踐案例，提升整體記錄質(zhì)量意識(shí)和能力。

（四）權(quán)限與安全

1.訪問(wèn)控制：確保只有授權(quán)的審計(jì)人員和相關(guān)管理人員才能訪問(wèn)和修改審計(jì)記錄。根據(jù)角色分配不同的操作權(quán)限。

2.操作日志：系統(tǒng)應(yīng)記錄所有對(duì)審計(jì)記錄的訪問(wèn)、創(chuàng)建、修改、刪除等操作，形成可追溯的操作日志，用于審計(jì)追蹤和安全監(jiān)控。

3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)的審計(jì)記錄進(jìn)行加密處理，保護(hù)敏感信息不被未授權(quán)訪問(wèn)。

一、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items概述

審計(jì)數(shù)據(jù)記錄（Items）是指在審計(jì)過(guò)程中收集、整理和記錄的關(guān)鍵信息，用于支持審計(jì)結(jié)論、跟蹤審計(jì)發(fā)現(xiàn)以及確保審計(jì)工作的系統(tǒng)性和可追溯性。這些記錄是審計(jì)證據(jù)的重要組成部分，需要按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和歸檔。

二、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的構(gòu)成要素

（一）基本信息

1.記錄編號(hào)：唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)審計(jì)數(shù)據(jù)記錄的編號(hào)，便于管理和檢索。

2.審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)：明確該項(xiàng)記錄所屬的審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)。

3.記錄日期：記錄創(chuàng)建或更新的具體日期。

4.審計(jì)人員：負(fù)責(zé)該項(xiàng)記錄的審計(jì)人員姓名或代號(hào)。

（二）數(shù)據(jù)內(nèi)容

1.審計(jì)對(duì)象：記錄所涉及的具體業(yè)務(wù)對(duì)象或流程。

2.數(shù)據(jù)來(lái)源：明確數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道，如系統(tǒng)生成、人工錄入或其他外部來(lái)源。

3.數(shù)據(jù)摘要：對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)要描述或關(guān)鍵指標(biāo)。

4.異常標(biāo)記：標(biāo)示數(shù)據(jù)中是否存在異?；蛐枰攸c(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

（三）驗(yàn)證信息

1.驗(yàn)證方法：記錄驗(yàn)證數(shù)據(jù)時(shí)所采用的方法或工具。

2.驗(yàn)證結(jié)果：驗(yàn)證過(guò)程的結(jié)論，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存在偏差等。

3.驗(yàn)證日期：完成驗(yàn)證的具體日期。

三、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的管理流程

（一）記錄創(chuàng)建

1.確定審計(jì)需求：明確需要記錄的數(shù)據(jù)類(lèi)型和目的。

2.收集原始數(shù)據(jù)：從相關(guān)系統(tǒng)或文檔中提取所需數(shù)據(jù)。

3.填寫(xiě)記錄表單：按照規(guī)定的格式填寫(xiě)基本信息、數(shù)據(jù)內(nèi)容和驗(yàn)證信息。

4.提交審核：由審計(jì)主管或指定人員對(duì)記錄進(jìn)行初步審核。

（二）記錄更新

1.識(shí)別變更：發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容或驗(yàn)證結(jié)果發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)更新記錄。

2.修改記錄：在原記錄基礎(chǔ)上添加或修改相關(guān)內(nèi)容。

3.重新審核：更新后的記錄需重新提交審核。

（三）記錄歸檔

1.確定歸檔標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目或數(shù)據(jù)重要性設(shè)定歸檔條件。

2.刪除冗余數(shù)據(jù)：清理不再需要的臨時(shí)記錄或重復(fù)數(shù)據(jù)。

3.存檔管理：將歸檔記錄存儲(chǔ)在安全的環(huán)境中，確保可追溯性。

四、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的最佳實(shí)踐

（一）標(biāo)準(zhǔn)化格式

1.統(tǒng)一表單模板：制定標(biāo)準(zhǔn)化的記錄表單，確保信息完整性和一致性。

2.規(guī)范術(shù)語(yǔ)使用：采用行業(yè)通用術(shù)語(yǔ)，避免歧義。

（二）自動(dòng)化工具

1.使用審計(jì)軟件：利用專(zhuān)業(yè)的審計(jì)管理軟件提高記錄效率和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：支持從系統(tǒng)直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)，減少手動(dòng)錄入錯(cuò)誤。

（三）定期審核

1.定期檢查：每月或每季度對(duì)記錄進(jìn)行抽樣檢查，確保質(zhì)量。

2.誤差修正：發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)修正并記錄修正過(guò)程。

一、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items概述

審計(jì)數(shù)據(jù)記錄（Items）是指在審計(jì)過(guò)程中收集、整理和記錄的關(guān)鍵信息，用于支持審計(jì)結(jié)論、跟蹤審計(jì)發(fā)現(xiàn)以及確保審計(jì)工作的系統(tǒng)性和可追溯性。這些記錄是審計(jì)證據(jù)的重要組成部分，需要按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和歸檔。它們不僅是審計(jì)人員執(zhí)行工作痕跡的體現(xiàn)，也是后續(xù)問(wèn)題整改、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和知識(shí)傳承的基礎(chǔ)。有效的審計(jì)數(shù)據(jù)記錄能夠顯著提升審計(jì)效率，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，并為被審計(jì)對(duì)象提供明確的改進(jìn)方向。記錄的完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到審計(jì)質(zhì)量的成敗。

二、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的構(gòu)成要素

（一）基本信息

1.記錄編號(hào)：唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)審計(jì)數(shù)據(jù)記錄的編號(hào)，便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，例如結(jié)合審計(jì)項(xiàng)目代號(hào)、流水號(hào)和年份（如：XM-2024-001），確保其唯一性和順序性。

2.審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)：明確該項(xiàng)記錄所屬的審計(jì)項(xiàng)目名稱(chēng)，例如“XX公司2024年第二季度財(cái)務(wù)收支審計(jì)”或“XX部門(mén)流程合規(guī)性審計(jì)”。

3.記錄日期：記錄創(chuàng)建或更新的具體日期，精確到年月日，有時(shí)甚至需要精確到小時(shí)。這有助于追蹤信息的時(shí)效性。

4.審計(jì)人員：負(fù)責(zé)該項(xiàng)記錄的審計(jì)人員姓名或代號(hào)。如果涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作，可記錄主要參與人員。

（二）數(shù)據(jù)內(nèi)容

1.審計(jì)對(duì)象：記錄所涉及的具體業(yè)務(wù)對(duì)象或流程。描述應(yīng)清晰、具體，例如“應(yīng)收賬款賬齡分析”、“采購(gòu)審批流程執(zhí)行情況”、“固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)記錄”。

2.數(shù)據(jù)來(lái)源：明確數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道，如系統(tǒng)生成（如ERP、CRM系統(tǒng)）、人工錄入（如紙質(zhì)表單、訪談?dòng)涗洠?、外部?lái)源（如供應(yīng)商提供的文件、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)）。需注明數(shù)據(jù)提取的時(shí)間點(diǎn)和方式（如：從財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出2024年5月31日的數(shù)據(jù)）。

3.數(shù)據(jù)摘要：對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)要描述或關(guān)鍵指標(biāo)。例如，用數(shù)字量化發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如“發(fā)現(xiàn)預(yù)付款項(xiàng)余額超過(guò)合同金額15%”、“記錄中存在3筆未經(jīng)授權(quán)的審批”、“盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)5臺(tái)設(shè)備賬實(shí)不符”。

4.異常標(biāo)記：標(biāo)示數(shù)據(jù)中是否存在異?；蛐枰攸c(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。可以使用代碼或文字描述，如“異?！?、“風(fēng)險(xiǎn)”、“需核實(shí)”、“符合要求”等，并簡(jiǎn)要說(shuō)明異常的性質(zhì)。

（三）驗(yàn)證信息

1.驗(yàn)證方法：記錄驗(yàn)證數(shù)據(jù)時(shí)所采用的方法或工具。常見(jiàn)的驗(yàn)證方法包括：核對(duì)法（與原始憑證、系統(tǒng)記錄對(duì)比）、穿行測(cè)試（追蹤業(yè)務(wù)流程）、抽樣審計(jì)（選取樣本進(jìn)行測(cè)試）、重新執(zhí)行（模擬執(zhí)行業(yè)務(wù)流程）、訪談（與相關(guān)人員溝通確認(rèn)）。使用的工具可能是審計(jì)軟件、Excel、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)功能等。

2.驗(yàn)證結(jié)果：驗(yàn)證過(guò)程的結(jié)論，詳細(xì)說(shuō)明驗(yàn)證是否支持記錄中的初步發(fā)現(xiàn)。例如，“核對(duì)憑證與系統(tǒng)記錄一致”、“穿行測(cè)試發(fā)現(xiàn)審批環(huán)節(jié)缺失”、“抽樣測(cè)試樣本均符合標(biāo)準(zhǔn)”、“重新執(zhí)行確認(rèn)操作錯(cuò)誤”、“訪談結(jié)果證實(shí)員工對(duì)政策理解不清”。

3.驗(yàn)證日期：完成驗(yàn)證的具體日期，應(yīng)與記錄日期或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的日期相匹配。

（四）關(guān)聯(lián)信息

1.參考文件/證據(jù)：列出支持該記錄的相關(guān)附件或證據(jù)，如憑證編號(hào)、合同條款、系統(tǒng)日志截圖、訪談?dòng)涗浘幪?hào)等。

2.問(wèn)題編號(hào)（如有）：如果審計(jì)項(xiàng)目使用問(wèn)題管理系統(tǒng)，應(yīng)關(guān)聯(lián)相應(yīng)的問(wèn)題編號(hào)。

3.整改措施鏈接（后續(xù)）：指向后續(xù)針對(duì)該問(wèn)題制定的整改措施或跟蹤記錄（如果適用）。

三、審計(jì)數(shù)據(jù)記錄items的管理流程

（一）記錄創(chuàng)建

1.確定審計(jì)需求：審計(jì)計(jì)劃階段，明確需要收集和記錄哪些類(lèi)型的數(shù)據(jù)以支持審計(jì)目標(biāo)。例如，審計(jì)收入確認(rèn)時(shí)，需明確記錄銷(xiāo)售合同、發(fā)貨單、客戶(hù)簽收單等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

2.收集原始數(shù)據(jù)：按照計(jì)劃從指定來(lái)源獲取數(shù)據(jù)。這可能涉及系統(tǒng)查詢(xún)、文件調(diào)閱、訪談?dòng)涗浀?。確保數(shù)據(jù)的完整性和初步準(zhǔn)確性。

(1)系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集：使用系統(tǒng)權(quán)限或API接口導(dǎo)出數(shù)據(jù)，注意時(shí)間范圍、過(guò)濾條件等參數(shù)設(shè)置。

(2)文件調(diào)閱：獲取紙質(zhì)或電子文檔，做好簽收和版本控制。

(3)訪談?dòng)涗洠赫碓L談要點(diǎn)，確保關(guān)鍵信息被準(zhǔn)確記錄。

3.填寫(xiě)記錄表單：使用標(biāo)準(zhǔn)化的審計(jì)工作底稿或電子記錄模板，按照“基本信息”、“數(shù)據(jù)內(nèi)容”、“驗(yàn)證信息”等模塊逐項(xiàng)填寫(xiě)。要求描述清晰、客觀、簡(jiǎn)潔，避免主觀臆斷。

(1)填寫(xiě)基本信息：準(zhǔn)確填寫(xiě)編號(hào)、項(xiàng)目、日期、人員等。

(2)填寫(xiě)數(shù)據(jù)內(nèi)容：清晰描述對(duì)象、來(lái)源、摘要，明確標(biāo)記異常。

(3)執(zhí)行驗(yàn)證：選擇合適的驗(yàn)證方法，執(zhí)行驗(yàn)證過(guò)程，并如實(shí)記錄結(jié)果。

4.提交審核：完成初稿后，提交給審計(jì)主管或指定審核人進(jìn)行復(fù)核。審核內(nèi)容包括：信息是否完整、邏輯是否清晰、證據(jù)是否支持結(jié)論、格式是否規(guī)范等。根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改。

（二）記錄更新

1.識(shí)別變更：在審計(jì)過(guò)程中或后續(xù)跟進(jìn)中，發(fā)現(xiàn)原始記錄信息有誤、遺漏或需要補(bǔ)充時(shí)，必須及時(shí)更新。

(1)信息錯(cuò)誤：如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、日期誤填等。

(2)信息遺漏：如遺漏了關(guān)鍵驗(yàn)證步驟、相關(guān)證據(jù)等。

(3)現(xiàn)狀變化：如被審計(jì)對(duì)象對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了初步整改，需要更新記錄以反映最新情況。

2.修改記錄：在原記錄上進(jìn)行修訂。注意：

(1)標(biāo)明修改日期和修改人。

(2)對(duì)于重要的修改，可能需要重新獲得審核批準(zhǔn)。

(3)保持記錄的原始性和修改歷史的可追溯性。

3.重新審核：更新后的記錄應(yīng)重新提交審核，確保修改的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

（三）記錄歸檔

1.確定歸檔標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的重要性、周期、法規(guī)要求（如行業(yè)規(guī)范）以及未來(lái)可能的查閱需求，設(shè)定歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，重要的審計(jì)項(xiàng)目、涉及重大風(fēng)險(xiǎn)的記錄、按規(guī)定需長(zhǎng)期保存的記錄等。

2.刪除冗余數(shù)據(jù)：在歸檔前，仔細(xì)檢查記錄，刪除不再需要、重復(fù)或無(wú)關(guān)的信息，優(yōu)化存儲(chǔ)空間，但需確保核心審計(jì)證據(jù)不被刪除。

3.存檔管理：將歸檔記錄存儲(chǔ)在安全、可靠的環(huán)境中。

(1)硬件存儲(chǔ)：使用防塵、防火、防水的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備。

(2)軟件存儲(chǔ)：采用穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)或文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置合適的訪問(wèn)權(quán)限。

(3)備份機(jī)制：建立定期備份制度，防