2025年XXX公司合同履約保證管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)XXX公司合同履約的管理，確保合同的全面、正確履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益和信譽(yù)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，特制定本合同履約保證管理制度。2.適用范圍本制度適用于XXX公司及下屬各部門、分公司、子公司簽訂的各類合同的履約管理活動。3.基本原則合同履約管理應(yīng)遵循誠實(shí)信用、全面履行、及時協(xié)調(diào)、嚴(yán)格監(jiān)督的原則。各部門應(yīng)密切配合，確保合同約定的各項義務(wù)得到有效履行。二、合同履約管理的組織與職責(zé)1.合同履約管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由公司高層管理人員組成，組長由公司總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由分管副總經(jīng)理擔(dān)任，成員包括各部門負(fù)責(zé)人。-職責(zé)：負(fù)責(zé)審定公司合同履約管理的重大事項；協(xié)調(diào)解決合同履約過程中涉及公司整體利益的重大問題；對合同履約管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一登記、歸檔和保管；跟蹤合同的履行情況，建立合同履約臺賬；及時向合同履約管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報合同履約過程中的重大問題；組織合同糾紛的處理和解決。3.業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：作為合同的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的具體履行工作；按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求，組織生產(chǎn)、采購、銷售等活動；及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)收集、整理與合同履行相關(guān)的各種資料和證據(jù)。4.財務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)按照合同約定的付款方式和時間，辦理款項的支付和結(jié)算；對合同履行過程中的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理；參與合同糾紛的財務(wù)處理工作。5.法務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查；為合同的簽訂和履行提供法律咨詢和支持；參與合同糾紛的處理和訴訟工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益。三、合同簽訂階段的履約保證措施1.合同主體資格審查-業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等相關(guān)證件的真實(shí)性、有效性和合法性。-法務(wù)部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門對合同對方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查，了解其商業(yè)信譽(yù)、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等情況，評估其履約能力。2.合同條款的擬定與審核-合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或容易引起糾紛的表述。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行期限、履行地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等重要內(nèi)容。-業(yè)務(wù)部門在擬定合同條款時，應(yīng)充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的各種情況，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。合同條款擬定完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-合同管理部門應(yīng)對合同的格式、內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同的規(guī)范性和完整性。審核通過后，合同應(yīng)提交合同履約管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審定。3.擔(dān)保措施的設(shè)定-對于涉及金額較大、履行期限較長或風(fēng)險較高的合同，公司可以要求合同對方提供適當(dāng)?shù)膿?dān)保措施，如保證、抵押、質(zhì)押等。-法務(wù)部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門對擔(dān)保措施的合法性、有效性進(jìn)行審查，確保擔(dān)保措施能夠切實(shí)保障公司的合法權(quán)益。-合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理擔(dān)保手續(xù)，確保擔(dān)保合同的簽訂和履行符合法律規(guī)定。四、合同履行階段的管理1.合同交底-合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行合同交底，向各部門介紹合同的主要內(nèi)容、履行要求和注意事項。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同交底的內(nèi)容，制定詳細(xì)的合同履行計劃，并將責(zé)任落實(shí)到具體的崗位和人員。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)控-業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對合同的履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。-合同管理部門應(yīng)通過合同履約臺賬等方式，對合同的履行情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，及時掌握合同的履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況。發(fā)現(xiàn)異常情況時，應(yīng)及時向合同履約管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.變更與解除管理-在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同進(jìn)行變更或解除的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。-變更或解除協(xié)議應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保變更或解除協(xié)議的簽訂符合法律規(guī)定。-合同管理部門應(yīng)及時對合同履約臺賬進(jìn)行更新，記錄合同變更或解除的情況。4.證據(jù)的收集與保存-業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)注意收集和保存與合同履行相關(guān)的各種證據(jù)，如合同文本、發(fā)票、送貨單、驗收單、往來函件等。-證據(jù)的收集應(yīng)及時、全面、準(zhǔn)確，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。證據(jù)應(yīng)妥善保管，以備在合同糾紛處理過程中使用。五、合同結(jié)算與驗收階段的管理1.結(jié)算管理-財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項的支付和結(jié)算。在辦理結(jié)算時，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)的票據(jù)和憑證，確保結(jié)算金額的準(zhǔn)確性和合法性。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后，及時與合同對方進(jìn)行結(jié)算，并提供相關(guān)的結(jié)算資料。結(jié)算資料應(yīng)包括合同履行情況說明、發(fā)票、驗收單等。2.驗收管理-業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的驗收期限內(nèi)，組織相關(guān)部門對合同標(biāo)的進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容應(yīng)包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等方面。-驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)合同標(biāo)的存在質(zhì)量問題或不符合合同約定的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行溝通，要求其采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。-驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)出具驗收報告，并將驗收報告提交合同管理部門備案。六、合同糾紛的處理1.糾紛的預(yù)防-各部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，避免因自身違約行為引發(fā)合同糾紛。-合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.糾紛的處理程序-當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)的資料和證據(jù)。-法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門對糾紛的情況進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、程度和實(shí)際情況，選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式進(jìn)行處理。-如選擇協(xié)商或調(diào)解方式處理糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在法務(wù)部門的指導(dǎo)下，與合同對方進(jìn)行溝通和協(xié)商，爭取達(dá)成和解協(xié)議。-如協(xié)商或調(diào)解不成，需要通過仲裁或訴訟方式處理糾紛的，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理相關(guān)的仲裁或訴訟手續(xù)，并代表公司參加仲裁或訴訟活動。3.糾紛處理的跟蹤與反饋-在糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時向合同履約管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報糾紛處理的進(jìn)展情況，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)小組的指示調(diào)整糾紛處理方案。-糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)將處理結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門，并對糾紛處理過程中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。七、合同履約的考核與獎懲1.考核指標(biāo)-公司應(yīng)建立合同履約考核制度，對各部門和相關(guān)人員的合同履約情況進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括合同履行的及時性、質(zhì)量、數(shù)量、付款情況、糾紛處理情況等方面。2.考核方式-合同履約考核應(yīng)定期進(jìn)行，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次?？己朔绞綉?yīng)采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，綜合評價各部門和相關(guān)人員的合同履約情況。3.獎懲措施-對于合同履約情況良好的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升等。-對于合同履約情況較差的部門和個人，公司應(yīng)給予批評和處罰，如警告、罰款、降職等。同時，應(yīng)要求其限期整改，確保合同的順利履行。八、合同檔案管理1.檔案的收集與整理-合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集和整理工作。合同檔案應(yīng)包括合同文本、附件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗收報告、結(jié)算資料等相關(guān)文件和資料。-合同檔案應(yīng)按照合同的類別、簽訂時間、履行情況等進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，便于查詢和管理。2.檔案的保管與借閱-合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。合同管理部門應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任人和保管要求。-公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，不得損壞或丟失檔案。3.檔案的銷毀-對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門應(yīng)按照公司的檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)進(jìn)行清理和登記，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。九、附則1.本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起施行。公司以往發(fā)布的相關(guān)制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。在實(shí)際操作中，可根據(jù)公司的具體情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對本制度進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化和完善，確保合同履約保證管理制度的有效實(shí)施。同時，應(yīng)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和教育，提高員工的合同意識和履約能力，為公司的健康發(fā)展提供有力保障。通過建立健全合同履約保證管理制度，規(guī)范合同簽訂、履行、結(jié)算、糾紛處理等各個環(huán)節(jié)的管理，有助于降低公司的經(jīng)營風(fēng)險，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。此外，公司還應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)合同履約管理工作，以適應(yīng)市場環(huán)境的變化和公司發(fā)展的需要。在合同履約管理過程中，公司應(yīng)注重信息化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)合同管理的數(shù)字化、智能化和精細(xì)化。例如，建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的在線簽訂、審批、履行跟蹤、結(jié)算等功能，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。同時，通過對合同數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為公司的決策提供有力支持。另外，公司還應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商、客戶等合作伙伴的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系。在合同履行過程中，及時了解合作伙伴的需求和意見，共同解決遇到的問題，實(shí)現(xiàn)互利共贏。例如，定期組織與合作伙伴的交流會議，加強(qiáng)信息共享和溝通協(xié)調(diào)，共同推動合同的順利履行。同時，公司應(yīng)積極關(guān)注國家法律法規(guī)和政策的變化，及時調(diào)整合同履約保證管理制度，確保制度的合法性和有效性。加強(qiáng)對合同管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)