公司采購(gòu)應(yīng)付賬款管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購(gòu)應(yīng)付賬款的管理，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有因采購(gòu)原材料、設(shè)備、商品及接受勞務(wù)等形成的應(yīng)付賬款的管理。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、簽訂采購(gòu)合同，并確保合同中關(guān)于采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款的明確和準(zhǔn)確。及時(shí)將采購(gòu)訂單、合同、驗(yàn)收單等相關(guān)采購(gòu)文件傳遞給財(cái)務(wù)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門。跟進(jìn)貨物的到貨情況，協(xié)調(diào)解決供應(yīng)商與公司內(nèi)部相關(guān)部門在采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，如貨物質(zhì)量爭(zhēng)議、交貨延遲等，并及時(shí)將處理結(jié)果通知財(cái)務(wù)部門。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)貨物的驗(yàn)收工作，核對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單和合同一致。驗(yàn)收合格后，及時(shí)填寫入庫(kù)單，并將入庫(kù)單傳遞給財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，并將盤點(diǎn)結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的核算工作，根據(jù)采購(gòu)部門提供的采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單等原始憑證，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄應(yīng)付賬款的發(fā)生、增減變動(dòng)和結(jié)算情況。審核采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)，確保付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，核對(duì)付款金額、付款對(duì)象、付款期限等信息與采購(gòu)合同和相關(guān)賬務(wù)記錄是否一致。定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬工作，編制應(yīng)付賬款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)差異事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，確保公司與供應(yīng)商的往來賬款清晰、準(zhǔn)確。分析應(yīng)付賬款的賬齡情況，及時(shí)向管理層提供應(yīng)付賬款的財(cái)務(wù)信息和分析報(bào)告，為公司的資金安排和決策提供依據(jù)。三、應(yīng)付賬款的確認(rèn)與計(jì)量1.應(yīng)付賬款的確認(rèn)原則公司在采購(gòu)貨物或接受勞務(wù)時(shí)，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，當(dāng)與采購(gòu)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益很可能流入公司且相關(guān)的成本能夠可靠計(jì)量時(shí)，確認(rèn)應(yīng)付賬款。具體來說，當(dāng)公司收到供應(yīng)商提供的貨物并驗(yàn)收合格，或者接受了供應(yīng)商提供的勞務(wù)，同時(shí)取得了合法有效的采購(gòu)發(fā)票或相關(guān)結(jié)算憑證時(shí)，確認(rèn)應(yīng)付賬款的發(fā)生。2.應(yīng)付賬款的計(jì)量應(yīng)付賬款按照采購(gòu)合同或協(xié)議約定的價(jià)格進(jìn)行初始計(jì)量，不考慮可能享有的現(xiàn)金折扣等因素。如果公司在折扣期內(nèi)支付貨款而獲得現(xiàn)金折扣，應(yīng)將現(xiàn)金折扣沖減財(cái)務(wù)費(fèi)用，按照扣除現(xiàn)金折扣后的金額支付應(yīng)付賬款。四、應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理1.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)部門提供的采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單等原始憑證，按照以下會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行賬務(wù)處理：借：原材料/庫(kù)存商品/固定資產(chǎn)/制造費(fèi)用/管理費(fèi)用等（根據(jù)采購(gòu)物資或勞務(wù)的用途確定相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目）應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（如果取得增值稅專用發(fā)票）貸：應(yīng)付賬款——[供應(yīng)商名稱]2.支付應(yīng)付賬款時(shí)當(dāng)公司按照合同約定支付應(yīng)付賬款時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)銀行付款回單和付款申請(qǐng)單，編制如下會(huì)計(jì)分錄：借：應(yīng)付賬款——[供應(yīng)商名稱]貸：銀行存款3.應(yīng)付賬款的調(diào)整如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款的入賬金額或其他信息有誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。如因發(fā)票金額有誤需要調(diào)整應(yīng)付賬款金額時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行如下賬務(wù)處理：若發(fā)票金額調(diào)增：借：原材料/庫(kù)存商品等（調(diào)整增加的金額）應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（如果涉及）貸：應(yīng)付賬款——[供應(yīng)商名稱]（調(diào)整增加的金額）若發(fā)票金額調(diào)減：借：應(yīng)付賬款——[供應(yīng)商名稱]（調(diào)整減少的金額）貸：原材料/庫(kù)存商品等（調(diào)整減少的金額）應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出）（如果涉及）五、應(yīng)付賬款的支付管理1.付款申請(qǐng)流程采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款期限和條件，填寫付款申請(qǐng)單，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單、驗(yàn)收單等相關(guān)原始憑證，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，包括核對(duì)付款金額、付款對(duì)象、付款期限、發(fā)票真?zhèn)?、賬務(wù)處理是否正確等。審核無誤后，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并將付款申請(qǐng)單提交給公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司的資金狀況和付款審批權(quán)限，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見安排付款事宜。2.付款方式選擇公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況、采購(gòu)金額大小、資金狀況等因素，合理選擇付款方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)款項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬等安全可靠的付款方式，確保資金的安全支付。在使用銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照票據(jù)法的規(guī)定進(jìn)行操作，確保票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，并及時(shí)將票據(jù)交付給供應(yīng)商。3.付款期限管理公司應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款期限支付應(yīng)付賬款，避免逾期付款給公司帶來的信譽(yù)損失和潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。如因特殊情況需要延遲付款，采購(gòu)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的書面同意，同時(shí)告知財(cái)務(wù)部門調(diào)整付款計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)付賬款付款期限預(yù)警機(jī)制，定期對(duì)即將到期的應(yīng)付賬款進(jìn)行梳理和提醒，確保公司能夠按時(shí)支付貨款，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。六、應(yīng)付賬款的對(duì)賬管理1.定期對(duì)賬財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月與供應(yīng)商進(jìn)行應(yīng)付賬款的對(duì)賬工作，確保雙方往來賬款的余額一致。對(duì)賬方式可采用函證、電話對(duì)賬、郵件對(duì)賬或面對(duì)面核對(duì)等方式，具體對(duì)賬方式根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況和實(shí)際需要確定。在對(duì)賬過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間、金額、發(fā)票號(hào)碼、付款情況等信息，對(duì)于雙方存在的差異事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，并查明原因。如因公司記賬錯(cuò)誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整；如因供應(yīng)商記賬錯(cuò)誤或其他原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商進(jìn)行更正，并取得供應(yīng)商的書面確認(rèn)。2.編制對(duì)賬報(bào)告財(cái)務(wù)部門在完成與供應(yīng)商的對(duì)賬工作后，應(yīng)編制應(yīng)付賬款對(duì)賬報(bào)告，詳細(xì)說明對(duì)賬的過程、結(jié)果、存在的差異事項(xiàng)及處理情況等信息，并將對(duì)賬報(bào)告提交給公司管理層審閱。對(duì)于對(duì)賬過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題或潛在的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向管理層報(bào)告，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。七、應(yīng)付賬款的賬齡分析與風(fēng)險(xiǎn)控制1.賬齡分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，按照應(yīng)付賬款的發(fā)生時(shí)間和未付期限，將應(yīng)付賬款劃分為不同的賬齡區(qū)間，如1個(gè)月以內(nèi)、1-3個(gè)月、3-6個(gè)月、6個(gè)月-1年、1年以上等，并計(jì)算各賬齡區(qū)間的應(yīng)付賬款余額占總應(yīng)付賬款余額的比例。通過賬齡分析，財(cái)務(wù)部門可以及時(shí)了解公司應(yīng)付賬款的分布情況和資金占用情況，評(píng)估公司的償債壓力和潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為公司的資金安排和決策提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)控制措施對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)付賬款，公司應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，采取積極有效的措施進(jìn)行清理和解決。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取延長(zhǎng)付款期限、分期支付貨款、提供價(jià)格優(yōu)惠等方式緩解公司的資金壓力；對(duì)于確實(shí)無法支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理，如確認(rèn)為營(yíng)業(yè)外收入等。公司應(yīng)建立健全供應(yīng)商信