企業(yè)辦公場地租賃管理辦法模板第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)辦公場地的租賃行為，優(yōu)化資源配置，降低運(yùn)營成本，明確各部門在辦公場地租賃過程中的職責(zé)與流程，保障企業(yè)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本辦法。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，并結(jié)合公司實際情況制定。第二條適用范圍本辦法適用于公司及各下屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）所有辦公場地的租賃活動，包括新租、續(xù)租、退租及租賃期間的日常管理。第三條基本原則辦公場地租賃管理應(yīng)遵循以下原則：（一）必要性與經(jīng)濟(jì)性原則：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求確定租賃面積與標(biāo)準(zhǔn)，力求性價比最優(yōu)，避免資源浪費。（二）合規(guī)性原則：租賃活動需符合國家法律法規(guī)及地方政策要求，合同條款嚴(yán)謹(jǐn)合法。（三）權(quán)責(zé)清晰原則：明確各相關(guān)部門的職責(zé)分工，確保租賃流程順暢，責(zé)任落實到人。（四）審慎性原則：對出租方資質(zhì)、物業(yè)狀況、市場環(huán)境等進(jìn)行充分調(diào)研與評估。第二章組織與職責(zé)第四條行政部門行政部門為本辦法的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定和修訂辦公場地租賃管理相關(guān)制度及流程。（二）統(tǒng)籌辦公場地租賃需求的匯總、分析與初步審核。（三）牽頭組織辦公場地的選址、考察、談判等工作。（四）負(fù)責(zé)租賃合同的擬定、報審、簽訂、歸檔管理。（五）組織辦公場地的交接、驗收及租賃期內(nèi)的日常巡檢與維護(hù)協(xié)調(diào)。（六）負(fù)責(zé)租金、物業(yè)費等相關(guān)費用的申請與支付跟進(jìn)。（七）牽頭處理租賃期內(nèi)的突發(fā)事件及與出租方的溝通協(xié)調(diào)。（八）負(fù)責(zé)租賃到期前的評估、續(xù)租或退租手續(xù)的辦理。第五條使用部門各辦公場地的使用部門主要職責(zé)包括：（一）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時提出辦公場地的租賃、調(diào)整或退租需求，并提供具體的面積、功能、區(qū)位等初步要求。（二）參與辦公場地的選址考察與評估，提供專業(yè)意見。（三）配合行政部門進(jìn)行場地交接與驗收，確認(rèn)是否符合使用需求。（四）負(fù)責(zé)本部門使用區(qū)域內(nèi)的日常管理，包括安全、衛(wèi)生、合理使用等。（五）及時向行政部門反饋場地使用中出現(xiàn)的問題或故障。第六條財務(wù)部門財務(wù)部門主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)辦公場地租賃預(yù)算的審核與控制。（二）參與租賃合同中涉及財務(wù)條款（如租金、支付方式、違約責(zé)任等）的審核。（三）根據(jù)審批后的合同及相關(guān)憑證，辦理租金、押金及其他相關(guān)費用的支付與核算。（四）負(fù)責(zé)租賃相關(guān)票據(jù)的收集、審核與賬務(wù)處理。第七條法務(wù)部門（或指定法務(wù)聯(lián)系人）法務(wù)部門（或指定法務(wù)聯(lián)系人）主要職責(zé)包括：（一）對租賃合同及相關(guān)法律文件進(jìn)行合規(guī)性審核，防范法律風(fēng)險。（二）就租賃過程中涉及的法律問題提供專業(yè)咨詢。（三）協(xié)助處理租賃糾紛的協(xié)商、調(diào)解或仲裁、訴訟事宜。第三章租賃流程管理第八條需求提出與審批（一）使用部門因業(yè)務(wù)發(fā)展需要租賃辦公場地時，應(yīng)填寫《辦公場地租賃需求申請表》，詳細(xì)說明租賃理由、建議區(qū)域、預(yù)估面積、功能要求、期望租期、預(yù)算范圍及其他特殊需求，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部門。（二）行政部門收到需求后，應(yīng)結(jié)合公司整體發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行初步審核。如需新增較大面積或預(yù)算較高的租賃，行政部門應(yīng)進(jìn)行可行性分析，并形成初步方案，按公司審批權(quán)限報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第九條選址與考察（一）行政部門根據(jù)審批通過的租賃需求，牽頭組織選址工作?？赏ㄟ^中介機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)平臺、市場調(diào)研或行業(yè)信息等多種渠道收集房源信息。（二）行政部門會同使用部門、必要時邀請財務(wù)或其他相關(guān)部門人員組成考察小組，對備選場地進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容應(yīng)包括但不限于：地理位置與交通便利性、周邊配套設(shè)施、物業(yè)品質(zhì)與管理水平、房屋結(jié)構(gòu)與面積、朝向與采光、通風(fēng)、水電空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施狀況、消防與安全條件、租賃價格及遞增方式、周邊環(huán)境與未來發(fā)展規(guī)劃等。（三）考察小組應(yīng)對各備選方案進(jìn)行綜合評估比較，形成《辦公場地考察評估報告》，提出傾向性建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條租賃談判與合同簽訂（一）選址方案獲批后，行政部門負(fù)責(zé)與出租方進(jìn)行租賃談判。談判內(nèi)容應(yīng)包括：租金金額、支付方式、支付周期、押金數(shù)額及退還條件、租賃期限、免租期（如有）、租金遞增方式、物業(yè)管理費及其他費用的承擔(dān)方式、房屋修繕責(zé)任、違約責(zé)任、合同解除條件、轉(zhuǎn)租與轉(zhuǎn)讓限制等核心條款。（二）談判達(dá)成一致后，行政部門負(fù)責(zé)擬定《辦公場地租賃合同》（或?qū)徍顺鲎夥教峁┑暮贤谋荆：贤谋緫?yīng)盡可能采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板。（三）《辦公場地租賃合同》擬定后，須按公司合同審批流程，依次提交法務(wù)部門（或指定法務(wù)聯(lián)系人）進(jìn)行法律審核、財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核，最后報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同經(jīng)各方審核批準(zhǔn)后，由公司授權(quán)代表與出租方正式簽署。合同簽訂應(yīng)規(guī)范，加蓋公司公章或合同專用章。第十一條場地交接與驗收（一）合同簽訂生效后，行政部門應(yīng)根據(jù)合同約定，組織使用部門及相關(guān)人員與出租方辦理場地交接手續(xù)。（二）交接驗收時，應(yīng)仔細(xì)核對房屋狀況、附屬設(shè)施設(shè)備清單、水電表底數(shù)等，并對房屋現(xiàn)有瑕疵（如墻面、地面、門窗、固定裝修等）進(jìn)行詳細(xì)記錄，必要時拍照或錄像存檔，雙方簽署《辦公場地交接驗收單》，明確責(zé)任。（三）若涉及裝修改造，應(yīng)在交接后按照公司相關(guān)規(guī)定另行組織實施。裝修方案需考慮消防報批等合規(guī)要求。第四章使用與維護(hù)管理第十二條日常使用與管理（一）使用部門應(yīng)遵守租賃合同及公司相關(guān)規(guī)定，合理、安全使用辦公場地及附屬設(shè)施設(shè)備，保持場地整潔有序。（二）嚴(yán)禁在辦公場地內(nèi)從事違法違規(guī)活動，嚴(yán)禁擅自改變房屋結(jié)構(gòu)、用途或損壞房屋及設(shè)施設(shè)備。確需進(jìn)行裝修、改造或重大調(diào)整的，須事先書面報請行政部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）行政部門應(yīng)建立辦公場地管理檔案，記錄租賃信息、交接驗收資料、合同文本、費用支付憑證、維修記錄等。第十三條設(shè)施設(shè)備維護(hù)（一）租賃期內(nèi)，房屋主體結(jié)構(gòu)及合同約定由出租方負(fù)責(zé)維修的部分，如出現(xiàn)損壞或故障，使用部門應(yīng)立即通知行政部門，由行政部門及時與出租方聯(lián)系，督促其履行維修義務(wù)。（二）合同約定由承租方負(fù)責(zé)的日常維護(hù)及小型維修項目，由行政部門統(tǒng)一安排，費用按公司財務(wù)制度報銷。（三）對于因使用不當(dāng)或人為原因造成的設(shè)施設(shè)備損壞，由責(zé)任部門或責(zé)任人承擔(dān)維修費用。第十四條費用管理（一）行政部門應(yīng)根據(jù)租賃合同約定，按時向財務(wù)部門提交租金、物業(yè)管理費等費用的支付申請，并附上相關(guān)憑證。（二）財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及審批流程，及時足額支付各項費用，并做好賬務(wù)處理。（三）行政部門負(fù)責(zé)跟蹤各項費用的支付情況，確保無逾期支付導(dǎo)致的違約風(fēng)險。第十五條安全與消防管理（一）行政部門與使用部門共同負(fù)責(zé)辦公場地的消防安全管理工作，落實消防安全責(zé)任制，定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效，疏散通道暢通。（二）組織開展消防安全宣傳教育和培訓(xùn)，提高員工消防安全意識和自救能力。（三）嚴(yán)格遵守用電安全規(guī)定，不得私拉亂接電線，不得超負(fù)荷用電。第五章續(xù)租、變更與終止第十六條續(xù)租管理（一）租賃期滿需續(xù)租的，行政部門應(yīng)在租賃期滿前至少三個月（具體可根據(jù)合同約定或市場情況調(diào)整），會同使用部門對是否續(xù)租進(jìn)行評估，并就是否續(xù)租、續(xù)租條件等提出建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）決定續(xù)租的，行政部門應(yīng)提前與出租方協(xié)商續(xù)租條款，參照本辦法第十條相關(guān)流程辦理續(xù)租合同的談判、審批與簽訂手續(xù)。第十七條合同變更租賃期內(nèi)，如因特殊情況需對原租賃合同條款（如租期、租金、面積等）進(jìn)行變更，須由行政部門與出租方協(xié)商一致后，簽訂書面《租賃合同變更協(xié)議》，并按原合同審批流程報請審核批準(zhǔn)。第十八條租賃終止與退租（一）租賃期滿不再續(xù)租或因其他原因需提前終止租賃的，行政部門應(yīng)提前做好規(guī)劃，并按照合同約定提前通知出租方（提前通知期限按合同約定執(zhí)行）。（二）退租前，行政部門應(yīng)組織使用部門對場地進(jìn)行清理、恢復(fù)原狀（如合同約定），并對附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查。（三）行政部門負(fù)責(zé)與出租方辦理正式的退租交接手續(xù)，結(jié)清所有應(yīng)付款項，收回押金，簽署《辦公場地退租交接確認(rèn)書》。（四）退租后，行政部門應(yīng)及時辦理與