醫(yī)院采購部門檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強醫(yī)院采購部門檔案管理，確保采購業(yè)務相關文件資料的完整性、準確性和安全性，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，為醫(yī)院采購決策提供可靠依據(jù)，保障醫(yī)院采購活動的順利進行，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院采購部門涉及的所有檔案管理工作，包括但不限于采購計劃、采購合同、供應商資料、采購招投標文件、采購驗收報告等各類與采購業(yè)務相關的紙質和電子檔案。第三條管理原則采購部門檔案管理應遵循集中管理、分類歸檔、便于查閱、安全保密的原則，確保檔案資料的有效管理和合理利用。第二章檔案管理職責第四條采購部門負責人職責采購部門負責人是檔案管理的第一責任人，負責制定檔案管理工作計劃，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，定期檢查檔案管理工作的開展情況。第五條檔案管理員職責1.負責采購部門檔案的收集、整理、裝訂、編目、保管和統(tǒng)計工作。2.按照規(guī)定對檔案進行分類、編號和上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.負責檔案的借閱、歸還登記工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案的安全和完整。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.負責檔案的數(shù)字化工作，將紙質檔案轉化為電子檔案，提高檔案的利用效率。6.按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定和銷毀工作，確保檔案銷毀符合相關法律法規(guī)的要求。第六條采購人員職責1.在采購業(yè)務活動中，及時收集、整理和提交與采購業(yè)務相關的文件資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.按照檔案管理要求，對自己經(jīng)手的采購業(yè)務檔案進行初步整理，并及時移交檔案管理員。3.協(xié)助檔案管理員做好檔案的收集、整理和保管工作，提供必要的信息和支持。第三章檔案的收集與整理第七條檔案收集范圍1.采購計劃類：包括年度采購計劃、月度采購計劃、臨時采購計劃等，以及采購計劃的審批文件、調(diào)整記錄等。2.采購合同類：包括采購合同、補充協(xié)議、合同變更文件等，以及合同的審批文件、授權委托書等。3.供應商資料類：包括供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品質量認證等相關資料，以及供應商的考察報告、評估記錄等。4.采購招投標文件類：包括招標文件、投標文件、開標記錄、評標報告、中標通知書等。5.采購驗收報告類：包括采購產(chǎn)品或服務的驗收報告、檢驗報告、質量反饋記錄等。6.采購付款憑證類：包括采購發(fā)票、付款申請單、銀行轉賬憑證等。7.其他類：包括與采購業(yè)務相關的會議紀要、請示報告、上級文件、統(tǒng)計報表等。第八條檔案收集要求1.采購人員應在采購業(yè)務活動結束后及時收集相關文件資料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理員。一般情況下，采購合同簽訂后5個工作日內(nèi)、采購驗收完成后3個工作日內(nèi)、采購付款完成后2個工作日內(nèi)，將相關資料移交檔案管理員。2.收集的文件資料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。如有復印件，應注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對重要的文件資料，應同時收集紙質版和電子版，電子版文件應采用通用格式存儲，并注明文件的創(chuàng)建時間、修改時間和版本號。第九條檔案整理方法1.檔案管理員收到采購人員移交的文件資料后，應及時進行整理。首先對文件資料進行分類，按照采購計劃、采購合同、供應商資料等類別進行區(qū)分。2.對每一類檔案進行裝訂，裝訂時應去除文件上的金屬物，對紙張大小不一的文件進行折疊或粘貼，確保裝訂整齊、牢固。3.對裝訂好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息。檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。4.將編目后的檔案放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標注檔案類別、編號和起止日期等信息。第四章檔案的保管第十條保管環(huán)境要求1.醫(yī)院應設立專門的采購部門檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥劑等，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案的安全。第十一條檔案存儲方式1.紙質檔案應采用檔案盒或檔案柜進行存儲，檔案盒應按照檔案類別和編號順序排列，檔案柜應標注清晰的索引標簽，便于查找。2.電子檔案應采用光盤、硬盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以確保數(shù)據(jù)的安全性。第十二條檔案保管期限1.采購部門檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括采購合同、重要的采購計劃、供應商資質證明等；長期保管的檔案期限為1650年，主要包括采購招投標文件、采購驗收報告等；短期保管的檔案期限為115年，主要包括采購付款憑證、一般性的采購計劃等。2.具體保管期限按照國家相關法律法規(guī)和醫(yī)院的有關規(guī)定執(zhí)行。第十三條檔案安全保密1.檔案管理員應嚴格遵守檔案安全保密制度，對涉及醫(yī)院機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。3.對電子檔案應設置訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和查閱相關檔案資料。第五章檔案的利用第十四條檔案查閱流程1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱采購部門檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)采購部門負責人批準后，到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或人員因特殊原因需要查閱采購部門檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)醫(yī)院相關領導批準后，在檔案管理員的陪同下進行查閱。3.檔案管理員應根據(jù)查閱申請，及時提供相關檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。第十五條檔案借閱流程1.如因工作需要借閱采購部門檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)采購部門負責人批準后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過15天，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得損壞、涂改、丟失或轉借他人。借閱期滿后，應及時歸還檔案資料，檔案管理員應進行檢查和驗收。第十六條檔案復制規(guī)定1.因工作需要復制采購部門檔案，復制人應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、編號、用途、復制份數(shù)等信息，經(jīng)采購部門負責人批準后，到檔案管理員處辦理復制手續(xù)。2.檔案管理員應按照批準的復制份數(shù)進行復制，并在復制件上加蓋“復制件”印章。3.復制的檔案資料應按照檔案管理要求進行妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。第六章檔案的鑒定與銷毀第十七條檔案鑒定1.醫(yī)院應成立檔案鑒定小組，定期對采購部門檔案進行鑒定。鑒定小組由采購部門負責人、檔案管理員、財務人員等相關人員組成。2.檔案鑒定小組應按照檔案保管期限和國家相關法律法規(guī)的要求，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對已無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。第十八條檔案銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理員應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)采購部門負責人審核、醫(yī)院相關領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案資料應及時進行清理，確保銷毀徹底。第七章監(jiān)督與考核第十九條監(jiān)督檢查1.醫(yī)院應定期對采購部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作的開展情況。2.監(jiān)督檢查應采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。第二十條考核評價1.醫(yī)院應將采購部門檔案管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表