房地產(chǎn)公司租賃合同管理規(guī)范模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司房地產(chǎn)租賃合同（以下簡稱“合同”）的管理流程，明確各部門職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司及租賃雙方的合法權(quán)益，提高租賃業(yè)務(wù)運(yùn)營效率，依據(jù)《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各單位（以下統(tǒng)稱“公司”）對(duì)外出租或承租房地產(chǎn)（包括住宅、商業(yè)、辦公、工業(yè)等各類物業(yè)）所涉及的合同洽談、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等全過程管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更和終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.平等自愿、公平誠信原則：合同當(dāng)事人法律地位平等，應(yīng)遵循自愿、公平、誠實(shí)信用的原則確定各方權(quán)利和義務(wù)。3.審慎管理、風(fēng)險(xiǎn)控制原則：對(duì)租賃業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審慎評(píng)估，有效識(shí)別和控制法律風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。4.效益優(yōu)先原則：在合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，追求租賃業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化。二、合同前期管理（一）租賃物業(yè)信息核查1.對(duì)于擬出租的物業(yè)，資產(chǎn)管理部門（或相應(yīng)業(yè)務(wù)部門，下同）應(yīng)首先核實(shí)物業(yè)權(quán)屬證明文件（如房產(chǎn)證、土地證或不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證等）的真實(shí)性、完整性和有效性，確保公司對(duì)該物業(yè)擁有合法出租權(quán)。2.核查物業(yè)是否存在抵押、查封、共有權(quán)益糾紛或其他權(quán)利限制情況，并評(píng)估其對(duì)租賃的影響。3.確認(rèn)物業(yè)的規(guī)劃用途、實(shí)際使用狀況、現(xiàn)有設(shè)施設(shè)備及維護(hù)情況，確保與租賃用途相符，并記錄備案。（二）客戶資質(zhì)審查與需求確認(rèn)1.租戶（或出租方，如為承租業(yè)務(wù)）背景調(diào)查：*對(duì)于企業(yè)客戶，應(yīng)審查其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法人身份證明、相關(guān)資質(zhì)許可（如涉及特種行業(yè)）等，了解其經(jīng)營狀況和信譽(yù)。*對(duì)于個(gè)人客戶，應(yīng)審查其有效身份證件、收入證明（如適用）等。*必要時(shí)，可通過第三方機(jī)構(gòu)或公開信息渠道進(jìn)行信用調(diào)查。2.需求明確與匹配：與客戶充分溝通，明確租賃物業(yè)的具體需求，如面積、戶型、租期、租金預(yù)算、用途、特殊裝修或改造要求等，并進(jìn)行初步匹配。（三）租賃方案制定與審批1.根據(jù)物業(yè)情況和客戶需求，結(jié)合市場行情，資產(chǎn)管理部門擬定初步租賃方案，內(nèi)容包括但不限于：*建議租金標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、押金金額及退還條件。*租賃期限、免租期（如有）。*物業(yè)交付標(biāo)準(zhǔn)、維修保養(yǎng)責(zé)任劃分。*違約責(zé)任初步設(shè)定。*其他重要商務(wù)條款。2.租賃方案需按公司規(guī)定的審批權(quán)限和流程報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大或特殊租賃項(xiàng)目，應(yīng)組織專項(xiàng)評(píng)審。（四）合同文本準(zhǔn)備與談判1.合同文本選用：優(yōu)先使用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)租賃合同文本。標(biāo)準(zhǔn)文本由法務(wù)部門（或外聘法律顧問）審核確認(rèn)，具有規(guī)范性和風(fēng)險(xiǎn)防控作用。2.非標(biāo)準(zhǔn)條款談判：如客戶對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本提出重大修改或有特殊需求，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與客戶進(jìn)行充分談判，并就非標(biāo)準(zhǔn)條款與法務(wù)部門溝通，評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同談判過程中，應(yīng)做好詳細(xì)記錄，重要事項(xiàng)需形成書面紀(jì)要。三、合同簽訂與審批管理（一）合同內(nèi)容審核1.業(yè)務(wù)部門初審：資產(chǎn)管理部門對(duì)擬定的合同草案進(jìn)行業(yè)務(wù)層面審核，確保合同條款與已審批的租賃方案一致，商務(wù)條款清晰、合理。2.法務(wù)部門審核：法務(wù)部門（或外聘法律顧問）對(duì)合同草案的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)關(guān)注：*合同主體資格及簽約權(quán)限。*租賃標(biāo)的物描述的準(zhǔn)確性。*租金、押金、各項(xiàng)費(fèi)用的約定是否明確。*租賃期限、交付與返還條件。*雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、可操作。*爭議解決方式的選擇。*其他可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款。3.財(cái)務(wù)部門審核（如涉及）：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的租金支付方式、稅務(wù)處理、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審核。4.根據(jù)審核意見，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)與客戶協(xié)商修改，直至各方達(dá)成一致。（二）合同審批流程1.合同文本經(jīng)上述審核通過后，資產(chǎn)管理部門填寫合同審批單，附上合同草案、審批通過的租賃方案、客戶資質(zhì)材料等，按公司規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)請(qǐng)審批。2.審批人應(yīng)仔細(xì)審閱合同內(nèi)容，對(duì)合同的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及商業(yè)可行性進(jìn)行判斷并簽署明確意見。3.所有審批環(huán)節(jié)完成后方可正式簽訂合同。（三）合同簽訂1.合同簽訂前，應(yīng)對(duì)簽約對(duì)方的簽約代表授權(quán)委托書（如為企業(yè)）、身份證件等進(jìn)行最后核實(shí)。2.合同文本應(yīng)使用不易褪色的墨水打印或書寫，內(nèi)容應(yīng)清晰、無涂改。如有修改，需雙方在修改處簽字蓋章確認(rèn)。3.合同應(yīng)由雙方法定代表人或其授權(quán)委托的代理人簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。個(gè)人簽約的，應(yīng)由本人親筆簽名并按指?。ㄈ缬斜匾?。4.合同簽訂份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般至少為正本兩份，雙方各執(zhí)一份，副本份數(shù)按需分配給公司相關(guān)部門。四、合同履行管理（一）租賃交接1.合同生效后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交付標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間，組織與租戶進(jìn)行物業(yè)交接。2.交接時(shí)，應(yīng)共同查驗(yàn)物業(yè)狀況、設(shè)施設(shè)備、水電氣表底數(shù)等，填寫《物業(yè)交接確認(rèn)書》，明確交接內(nèi)容、數(shù)量、狀況及存在問題，并由雙方簽字確認(rèn)?！段飿I(yè)交接確認(rèn)書》作為合同附件。3.辦理租戶入駐手續(xù)，提供必要的協(xié)助。（二）租金及其他費(fèi)用收取1.財(cái)務(wù)部門（或資產(chǎn)管理部門指定人員）應(yīng)根據(jù)合同約定，按時(shí)向租戶催收租金及其他各項(xiàng)應(yīng)收費(fèi)用（如物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)等）。2.建立租金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄租金支付情況，包括應(yīng)收日期、實(shí)付日期、金額、付款方式等，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)逾期未支付租金的租戶，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出書面催款通知，并按照合同約定采取相應(yīng)措施，必要時(shí)啟動(dòng)法律程序。（三）租賃物業(yè)維護(hù)與管理1.日常巡查與維護(hù)：資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)租賃物業(yè)進(jìn)行巡查，了解物業(yè)使用狀況，檢查租戶是否按合同約定用途使用物業(yè)，有無擅自改動(dòng)結(jié)構(gòu)、損壞設(shè)施等行為。2.維修責(zé)任履行：根據(jù)合同約定，及時(shí)處理應(yīng)由公司負(fù)責(zé)的物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)工作；對(duì)于租戶負(fù)責(zé)的維修事項(xiàng)，督促其履行義務(wù)。3.安全管理：配合相關(guān)部門，督促租戶遵守消防安全、治安管理等規(guī)定，確保租賃物業(yè)使用安全。4.裝修管理（如適用）：對(duì)于租戶的裝修申請(qǐng)，應(yīng)按合同約定和公司規(guī)定進(jìn)行審核，監(jiān)督裝修過程是否符合規(guī)范，避免對(duì)物業(yè)主體結(jié)構(gòu)和共有設(shè)施造成損害。（四）租戶關(guān)系維護(hù)與溝通1.建立暢通的租戶溝通渠道，及時(shí)響應(yīng)租戶的合理訴求，提供必要的服務(wù)與支持。2.定期進(jìn)行租戶回訪，了解其經(jīng)營或居住狀況，收集意見和建議，提升服務(wù)質(zhì)量。3.妥善處理租戶投訴和糾紛，力求通過協(xié)商方式解決。（五）合同變更、解除與終止管理1.合同變更：如因客觀情況變化需變更合同條款（如租金調(diào)整、租期延長、用途變更等），應(yīng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面《合同變更協(xié)議》，按原合同審批流程進(jìn)行審核批準(zhǔn)。2.合同解除：*雙方協(xié)商一致解除合同的，應(yīng)簽訂書面《合同解除協(xié)議》，明確善后事宜處理。*因一方違約導(dǎo)致另一方有權(quán)解除合同的，應(yīng)按照合同約定的程序和方式行使解除權(quán)，并保留相關(guān)證據(jù)。3.合同終止：*租賃期滿，如雙方不再續(xù)約，應(yīng)提前通知對(duì)方，按合同約定辦理物業(yè)返還、費(fèi)用結(jié)算、押金退還等手續(xù)。*租戶如需續(xù)租，應(yīng)在合同期滿前一定期限內(nèi)提出申請(qǐng)，雙方協(xié)商一致后辦理續(xù)租手續(xù)，重新簽訂合同或簽訂續(xù)租補(bǔ)充協(xié)議。4.合同變更、解除或終止后，相關(guān)文件應(yīng)及時(shí)歸檔。五、合同檔案管理（一）檔案歸集合同簽訂后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)將以下文件資料收集齊全，整理歸檔：1.合同正本及副本。2.合同審批過程中的各類審批文件。3.租賃方案及相關(guān)支持材料。4.客戶資質(zhì)證明文件復(fù)印件（加蓋公章或經(jīng)核對(duì)無異）。5.物業(yè)權(quán)屬證明文件復(fù)印件。6.《物業(yè)交接確認(rèn)書》及相關(guān)記錄。7.合同履行過程中的各類通知、函件、付款憑證、維修記錄、溝通記錄等。8.合同變更、解除、終止的相關(guān)協(xié)議及文件。9.其他與合同相關(guān)的重要文件。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、集中管理。2.檔案保管環(huán)境應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防泄密等要求。3.電子合同及相關(guān)文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱與使用1.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和程序。因工作需要查閱合同檔案的，須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。3.嚴(yán)禁將合同檔案帶離指定查閱地點(diǎn)（經(jīng)特別批準(zhǔn)的除外），嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)不低于合同有效期屆滿后三年，重要或特殊合同的檔案保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.資產(chǎn)管理部門：是租賃合同管理的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)合同前期調(diào)研、方案擬定、文本準(zhǔn)備、談判、履行跟蹤、檔案歸集等全過程管理。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的法律審核、提供法律咨詢、協(xié)助處理合同糾紛、參與重大合同談判等。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)租金等費(fèi)用的收取與核算、相關(guān)票據(jù)管理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提示等。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)職責(zé)分工，配合做好合同管理相關(guān)工作。（二）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期或不定期對(duì)租賃合同管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保本規(guī)范的有效執(zhí)行。2.對(duì)在合同管理工作中出現(xiàn)的失職、瀆職行為，或因管理不當(dāng)造成公司損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)范由公司資產(chǎn)管理部門（或指定部門）負(fù)責(zé)解釋。（二）生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。（三）修訂本規(guī)范根據(jù)國家法律法規(guī)變