公司會議規(guī)程一、總則

公司會議是促進信息溝通、決策制定和團隊協(xié)作的重要機制。為確保會議高效、有序進行，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

二、會議分類與組織

（一）會議分類

1.董事會會議：由董事長召集，主要討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等。

2.總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理召集，聚焦經(jīng)營管理工作安排。

3.部門例會：由部門負責人組織，用于協(xié)調(diào)內(nèi)部事務、推進項目執(zhí)行。

（二）會議組織要點

1.會議發(fā)起：需提前3個工作日提交會議申請，明確會議主題、時間、地點及參會人員。

2.會議通知：通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議程及需準備的材料。

3.參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)確定參會名單，原則上要求全員出席，特殊情況可請假。

三、會議準備

（一）議題準備

1.提交議題需明確問題、解決方案及預期成果。

2.提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)或報告，確保討論有據(jù)可依。

（二）材料準備

1.提前2天提交會議材料，如PPT、數(shù)據(jù)表等。

2.材料需簡潔明了，重點突出，避免冗長。

（三）場地準備

1.預訂會議室，確保設備（投影儀、麥克風等）正常工作。

2.準備會議所需文具（紙筆、文件夾等）。

四、會議流程

（一）會前檢查

1.確認參會人員是否到齊。

2.檢查設備是否運行正常，材料是否齊全。

（二）會議開始

1.主持人宣布會議開始，說明會議主題及議程。

2.按照預設順序逐一討論議題。

（三）議題討論

1.每個議題由提出人先發(fā)言，隨后開放討論。

2.控制發(fā)言時間，避免單一議題過長占用時間。

（四）會議決議

1.對重要議題進行投票或表決，記錄結(jié)果。

2.明確責任人和完成時限。

（五）會議結(jié)束

1.主持人總結(jié)會議成果，強調(diào)關(guān)鍵事項。

2.發(fā)送會議紀要，內(nèi)容需包括決議事項、責任分工及后續(xù)跟進計劃。

五、會議記錄與跟進

（一）會議記錄

1.指定專人記錄會議內(nèi)容，需完整、準確。

2.記錄要點包括：發(fā)言內(nèi)容、決議事項、待辦任務等。

（二）紀要發(fā)布

1.會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)布紀要，確保參會人員及時查閱。

2.紀要需通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)同步。

（三）跟進落實

1.責任人需在規(guī)定時限內(nèi)完成分配任務。

2.定期檢查任務進度，確保按計劃推進。

六、會議規(guī)范

（一）時間管理

1.嚴格遵守會議時間，準時開始與結(jié)束。

2.如需延長會議，需提前通知參會人員。

（二）行為準則

1.參會人員需專注討論，避免無關(guān)干擾。

2.保持專業(yè)態(tài)度，尊重他人意見。

（三）保密要求

1.涉及公司敏感信息時，需注意保密。

2.會議記錄需妥善保管，未經(jīng)允許不得外傳。

七、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有調(diào)整需另行通知。各部門需嚴格遵守，確保會議效率與質(zhì)量。

一、總則

公司會議是促進信息溝通、決策制定和團隊協(xié)作的重要機制。為確保會議高效、有序進行，提升會議價值，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目啟動會、專題研討會等。旨在規(guī)范會議的發(fā)起、準備、召開、記錄及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)，使會議成為推動工作、解決問題的有效平臺。

二、會議分類與組織

（一）會議分類

1.董事會會議：由董事長或其授權(quán)人召集，通常為最高層級的決策會議。主要討論公司戰(zhàn)略方向、重大投資、年度預算審批、高級管理人員任免等關(guān)鍵事項。會議頻次根據(jù)需要確定，一般按季度或半年度召開。

2.總經(jīng)理辦公會（簡稱“總經(jīng)理會”）：由總經(jīng)理召集，是公司運營管理的核心決策會議。主要議題包括月度/季度經(jīng)營總結(jié)、重點工作部署、跨部門協(xié)調(diào)事項、資源分配等。會議通常每周或每兩周召開一次。

3.部門例會：由部門負責人或其指定代表組織，是部門內(nèi)部及跨部門成員溝通協(xié)作的主要方式。主要議題包括工作進度同步、問題反饋、任務分配、流程優(yōu)化等。會議頻次根據(jù)部門工作性質(zhì)確定，通常每日或每周召開。

4.項目啟動會/項目例會：針對特定項目設立，由項目負責人召集，核心成員參與。主要議題包括項目目標明確、任務分解、時間計劃、風險識別、資源協(xié)調(diào)等。會議頻次根據(jù)項目階段調(diào)整，初期可能密集召開，后期逐步減少。

5.專題研討會：針對特定問題或主題設立，可由相關(guān)部門或第三方專家參與。主要議題包括新技術(shù)研究、市場分析、流程改進方案探討等。會議頻次不固定，根據(jù)實際需求臨時組織。

（二）會議組織要點

1.會議發(fā)起：

-任何部門或個人因工作需要可發(fā)起會議。

-需提前至少3個工作日提交《會議申請表》，通過指定系統(tǒng)（如OA）或郵件發(fā)送至會議組織者的郵箱。

-《會議申請表》應包含以下詳細信息：

(1)會議名稱（明確、具體，如“XX部門2024年Q3工作規(guī)劃會”）；

(2)會議主題（核心議題，如“討論Q3市場推廣策略”）；

(3)會議目的（期望達成的結(jié)果，如“明確Q3推廣預算分配”）；

(4)參會人員（列出必須參會的人員名單及部門，注明是否可帶觀察員）；

(5)會議時間（年/月/日，具體小時/分，持續(xù)時間預估）；

(6)會議地點（指定會議室編號，如無可用會議室需注明原因及備選方案）；

(7)會議議程（按時間順序列出主要討論議題及預計發(fā)言時間分配）；

(8)需準備材料（如PPT、數(shù)據(jù)報告、圖紙等，注明材料提交截止時間及負責人）；

(9)特殊需求（如視頻會議鏈接、投影儀、白板筆等）。

2.會議通知：

-會議組織者收到《會議申請表》審核通過后，需在會議開始前2天完成通知發(fā)送。

-通知需通過公司內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）或郵件發(fā)送給所有參會人員及觀察員。

-通知內(nèi)容應清晰傳達會議的所有關(guān)鍵信息，包括在《會議申請表》中列出的所有項目。

-若需參會人員提前閱讀特定材料，需在通知中明確材料獲取方式及閱讀要求。

3.參會人員：

-主持人根據(jù)會議議題和重要性確定參會名單。

-鼓勵關(guān)鍵相關(guān)方必須參會，以確保信息的充分溝通和決策的廣泛認同。

-允許請假，請假需提前向會議組織者申請，并由其協(xié)調(diào)安排替會人員或重要信息的傳達方式。無特殊原因不得無故缺席。

三、會議準備

（一）議題準備

1.議題提出：

-發(fā)起人需對議題進行充分調(diào)研和準備，確保議題清晰、具體、有討論價值。

-復雜議題應提供多個備選方案或解決方案供討論。

2.數(shù)據(jù)與材料：

-為支持討論，需提前準備相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表、分析報告、背景資料等。

-材料應簡潔、直觀，避免大段文字，重點突出。

-提交的材料需經(jīng)過初步審核，確保信息準確無誤。

3.預期成果：

-明確每個議題希望通過會議達成的具體成果，如“達成XX方案共識”、“明確XX任務負責人及截止日期”等。

-將預期成果作為會議紀要的重要檢查項。

（二）材料準備

1.材料清單：

-根據(jù)議題清單，整理所有需要的材料，并明確每項材料的負責人。

-常用材料包括：會議議程、PPT演示文稿、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、項目進度報告、歷史參考文件等。

2.材料提交流程：

-發(fā)起人負責匯總各議題所需材料，并分配給相應責任人。

-責任人需在會議通知規(guī)定的截止時間前提交材料至會議組織者處。

-會議組織者需對材料進行匯總、檢查，必要時進行補充或修正。

3.材料分發(fā)：

-對于需要現(xiàn)場展示的材料（如PPT），需提前拷貝至會議室設備或通過共享鏈接供參會者提前下載。

-對于僅供參考的補充材料，可在會議開始時分發(fā)，或通過內(nèi)部系統(tǒng)共享。

（三）場地準備

1.會議室預訂：

-根據(jù)會議規(guī)模和所需設備預訂合適的會議室。小型會議可使用標準會議室，大型會議或需要特殊設備（如視頻會議系統(tǒng)、大型投影幕布）的會議需提前預訂多功能廳或?qū)Ｓ脮h室。

-預訂時需確認會議室的可用性、容量及設備狀況。

2.設備檢查與調(diào)試：

-會議組織者或指定人員在會議開始前1天進行設備預檢查，確保投影儀、麥克風、白板、視頻會議終端等正常運行。

-如需演示特定軟件或連接外部設備，需提前測試兼容性。

3.環(huán)境布置：

-準備充足的座位、桌椅，確保擺放合理，便于交流和觀看屏幕。

-準備會議所需文具（筆記本、筆、便利貼、文件夾）、紙杯、飲用水等。

-如需，提前布置白板、便簽墻等，用于記錄想法和討論要點。

4.網(wǎng)絡與電源：

-對于需要視頻會議或使用筆記本電腦的參會者，需提前檢查會議室網(wǎng)絡連接（有線/無線）的穩(wěn)定性，并確保有足夠的電源插座。

四、會議流程

（一）會前檢查（會前15-30分鐘）

1.確認參會人員：

-主持人或助手檢查核心參會人員是否到齊，對于重要缺席者需及時了解情況并調(diào)整會議安排。

2.設備最終檢查：

-再次確認投影儀、麥克風、音響、視頻會議系統(tǒng)等設備是否正常工作，信號是否連接穩(wěn)定。

-如有需要，進行簡單的測試演示（如播放一段視頻或連接一次外部設備）。

3.材料分發(fā)：

-將紙質(zhì)材料分發(fā)給參會者，或提醒參會者登錄共享文檔鏈接。

4.明確主持人與記錄人：

-如有變動，需及時告知參會人員。

5.開場準備：

-主持人檢查議程，準備好開場白，確保流程順暢。

（二）會議開始

1.準時開始：

-主持人宣布會議開始，核對參會人員。

-對于遲到者，提醒其注意后續(xù)發(fā)言安排。

2.介紹與會人員：

-如有新面孔或重要嘉賓，主持人可進行簡要介紹。

3.說明會議目的與議程：

-清晰重申本次會議的核心目的，并按順序逐條介紹會議議程。

-明確各議題的討論時間分配（如有）。

-強調(diào)會議紀律，如發(fā)言時間控制、手機靜音等。

4.進入議題討論：

-按照議程順序，逐一啟動議題討論。

（三）議題討論

1.議題主持：

-每個議題由指定主持人引導，確保討論圍繞主題展開。

-主持人需掌握討論節(jié)奏，避免跑題或冗長討論。

2.提出與闡述議題：

-議題提出人首先進行背景介紹、問題陳述或方案說明。

-控制發(fā)言時間，避免過多細節(jié)鋪墊，聚焦核心要點。

3.開放討論：

-鼓勵所有參會人員參與討論，發(fā)表意見和建議。

-主持人需確保每位有發(fā)言意愿的人員都有機會表達，避免少數(shù)人主導討論。

-對于爭議性議題，引導參與者理性分析，聚焦解決方案，避免情緒化爭論。

4.記錄關(guān)鍵信息：

-記錄員需準確記錄討論中的關(guān)鍵觀點、決策傾向、待辦事項及責任人。

-對于重要數(shù)據(jù)或結(jié)論，需明確記錄來源或計算方式（如適用）。

5.時間控制：

-主持人需密切關(guān)注時間，及時提醒發(fā)言人，并在一個議題時間接近結(jié)束時進行小結(jié)，看是否需要繼續(xù)討論或進入下一個議題。

-如某個議題討論超出預定時間，主持人需評估是否值得繼續(xù)深入，或決定暫時擱置，待會后深入探討，并記錄下來。

（四）會議決議

1.總結(jié)與確認：

-對于需要形成決議的議題，主持人引導總結(jié)討論結(jié)果，明確最終決定或共識。

-確保所有參會人員對決議內(nèi)容理解一致。如有疑問，需當場澄清。

2.形成決議文檔：

-將決議內(nèi)容清晰、簡潔地記錄在會議紀要中，包括：

(1)決議事項的具體內(nèi)容；

(2)決議的依據(jù)或理由（簡要）；

(3)責任人及責任分工；

(4)完成時限；

(5)需要其他部門或人員配合的事項。

3.表決（如需要）：

-對于重大決策或存在分歧的議題，可采取舉手、投票等方式進行表決。

-記錄表決結(jié)果（贊成/反對/棄權(quán)人數(shù)或比例）。

4.達成共識：

-即使未形成正式?jīng)Q議，也應確保所有參會人員對討論結(jié)果和后續(xù)行動方向達成基本共識。

（五）會議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：

-主持人對本次會議的整體成果進行簡要總結(jié)，再次強調(diào)關(guān)鍵決議和待辦事項。

-感謝所有參會人員的貢獻。

2.明確后續(xù)安排：

-再次確認所有待辦事項的責任人和完成時限。

-說明會議紀要的發(fā)送時間和方式。

3.宣布結(jié)束：

-主持人宣布會議正式結(jié)束，提醒參會人員整理個人物品，保持會議室整潔。

4.清理與恢復：

-會議結(jié)束后，指定人員負責關(guān)閉設備電源、清理桌面、回收文具、整理白板內(nèi)容等，恢復會議室原狀。

五、會議記錄與跟進

（一）會議記錄

1.記錄職責：

-指定專人擔任會議記錄員，負責全程記錄會議內(nèi)容。

-對于特別重要的會議，可安排兩名記錄員交叉記錄或進行復核。

2.記錄要點：

-基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員名單、缺席人員名單及原因。

-會議議程：按順序記錄各議題的討論情況。

-發(fā)言摘要：記錄關(guān)鍵發(fā)言人的主要觀點、論據(jù)和提出的建議。

-討論過程：記錄重要爭議點、不同意見及最終如何達成一致或未達成一致。

-決議事項：清晰、準確地記錄所有決議內(nèi)容，包括責任人、時限等。

-待辦事項：單獨列出，包含任務描述、責任人、完成時限、所需資源、跟進人等。

-備注：記錄會議中的特殊事件、氛圍、未決事項等。

3.記錄規(guī)范：

-記錄需客觀、準確、完整，避免個人主觀評價。

-語言簡潔明了，使用專業(yè)術(shù)語要確保準確。

-對于圖表、數(shù)據(jù)等，需簡要描述其核心信息。

4.記錄審核：

-會議結(jié)束后，記錄員需盡快整理會議紀要初稿，并在1個工作日內(nèi)發(fā)送給主持人審閱。

-主持人審閱后，如有需要，可聯(lián)系記錄員進行修改。

-如有主要發(fā)言人確認需補充或修正內(nèi)容，需及時溝通并更新紀要。

（二）紀要發(fā)布

1.發(fā)布時限：

-會議紀要應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)（特殊情況可延長至2個工作日）正式發(fā)布。

2.發(fā)布方式：

-通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或指定的工作協(xié)同平臺（如釘釘、企業(yè)微信公告、共享文檔）發(fā)送給所有參會人員及抄送相關(guān)未參會但需了解情況的部門或人員。

3.紀要內(nèi)容：

-紀要需包含會議記錄的所有要點。

-對于決議和待辦事項，可使用表格形式清晰展示，便于查閱和執(zhí)行。

4.版本管理：

-紀要發(fā)布后，如無修改，視為最終版本。如有修改，需更新版本并注明修改日期和內(nèi)容。

（三）跟進落實

1.責任分配：

-每個待辦事項的責任人需明確知曉自己的任務，并在規(guī)定時限內(nèi)開始執(zhí)行。

-如遇困難或需要資源支持，責任人應及時向主持人或相關(guān)領(lǐng)導匯報。

2.進度跟蹤：

-主持人或指定管理人員負責跟進各項待辦事項的執(zhí)行進度。

-可通過定期檢查、郵件確認、簡短溝通等方式進行跟蹤。

3.檢查與反饋：

-在任務截止日期前，責任人需向主持人或相關(guān)管理人員提交任務完成情況報告（如適用）。

-對于未按時完成的任務，需分析原因，并采取補救措施。

4.閉環(huán)管理：

-待辦事項完成后，責任人需在會議紀要的相應位置更新狀態(tài)（如“已完成”），或通過郵件等方式通知主持人。

-主持人需在后續(xù)的會議中或在適當時候，對已完成事項進行確認，形成管理閉環(huán)。

六、會議規(guī)范

（一）時間管理

1.準時原則：

-主持人必須準時開始和結(jié)束會議，營造守時的會議文化。

-參會人員需準時到達會議室，或提前登錄線上會議系統(tǒng)。

2.議程遵守：

-嚴格按照會議議程進行討論，避免隨意延長討論時間。

-如確需增加議題，需提前與主持人溝通，并評估對會議整體時間的影響。

3.發(fā)言控制：

-主持人需在會前明確每個議題的討論時間，并在討論中適時提醒。

-鼓勵參會人員簡明扼要地表達觀點，避免冗長發(fā)言?？墒褂谩耙蝗税l(fā)言”、“先說再說”等規(guī)則管理發(fā)言秩序。

4.高效利用時間：

-鼓勵提前閱讀會議材料，減少會中解釋背景信息的時間。

-對于可會后討論或研究的問題，可在會中明確擱置，并記錄下來。

（二）行為準則

1.專注投入：

-參會人員需將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，避免接打電話或查看非會議信息。

-避免進行與會議無關(guān)的工作，如處理郵件、回復消息等。

-保持專注，積極參與討論，認真傾聽他人發(fā)言。

2.專業(yè)表達：

-使用專業(yè)、客觀的語言進行交流，避免使用情緒化或攻擊性言辭。

-尊重不同意見，即使不同意，也要以建設性的方式進行辯論。

-提倡換位思考，理解他人觀點背后的邏輯和立場。

3.積極參與：

-鼓勵所有參會人員積極發(fā)言，分享見解和經(jīng)驗。

-對于沉默的參會者，主持人可在適當時機邀請其發(fā)表看法。

-保持開放心態(tài)，樂于接受新觀點和建議。

（三）保密要求

1.敏感信息識別：

-主持人需在會議開始時提醒參會人員注意保密，特別是涉及公司內(nèi)部數(shù)據(jù)、客戶信息、未公開戰(zhàn)略等敏感內(nèi)容。

-對于可能包含敏感信息的議題，可考慮限制參會范圍。

2.信息傳遞控制：

-會議紀要的發(fā)布范圍需嚴格控制，僅限于必要人員。

-對于高度敏感的討論內(nèi)容，可不形成文字紀要，或采用口頭傳達并要求參會者保密的方式。

3.資料管理：

-會議中使用的涉密材料（如打印件、U盤等）需妥善保管，會后按規(guī)定銷毀或回收。

-參會人員需對會議內(nèi)容保密，不在工作場所或公開場合隨意談論。

4.責任意識：

-所有參會人員均有責任遵守保密規(guī)定，保護公司信息安全。

七、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起生效，適用于公司全體員工。各部門需結(jié)合自身實際情況，制定具體的執(zhí)行細則。公司人力資源部負責本規(guī)程的解釋和修訂工作。對于規(guī)程執(zhí)行情況進行定期評估，根據(jù)實際需要進行優(yōu)化調(diào)整，以持續(xù)提升會議效率和價值。

一、總則

公司會議是促進信息溝通、決策制定和團隊協(xié)作的重要機制。為確保會議高效、有序進行，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

二、會議分類與組織

（一）會議分類

1.董事會會議：由董事長召集，主要討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等。

2.總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理召集，聚焦經(jīng)營管理工作安排。

3.部門例會：由部門負責人組織，用于協(xié)調(diào)內(nèi)部事務、推進項目執(zhí)行。

（二）會議組織要點

1.會議發(fā)起：需提前3個工作日提交會議申請，明確會議主題、時間、地點及參會人員。

2.會議通知：通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議程及需準備的材料。

3.參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)確定參會名單，原則上要求全員出席，特殊情況可請假。

三、會議準備

（一）議題準備

1.提交議題需明確問題、解決方案及預期成果。

2.提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)或報告，確保討論有據(jù)可依。

（二）材料準備

1.提前2天提交會議材料，如PPT、數(shù)據(jù)表等。

2.材料需簡潔明了，重點突出，避免冗長。

（三）場地準備

1.預訂會議室，確保設備（投影儀、麥克風等）正常工作。

2.準備會議所需文具（紙筆、文件夾等）。

四、會議流程

（一）會前檢查

1.確認參會人員是否到齊。

2.檢查設備是否運行正常，材料是否齊全。

（二）會議開始

1.主持人宣布會議開始，說明會議主題及議程。

2.按照預設順序逐一討論議題。

（三）議題討論

1.每個議題由提出人先發(fā)言，隨后開放討論。

2.控制發(fā)言時間，避免單一議題過長占用時間。

（四）會議決議

1.對重要議題進行投票或表決，記錄結(jié)果。

2.明確責任人和完成時限。

（五）會議結(jié)束

1.主持人總結(jié)會議成果，強調(diào)關(guān)鍵事項。

2.發(fā)送會議紀要，內(nèi)容需包括決議事項、責任分工及后續(xù)跟進計劃。

五、會議記錄與跟進

（一）會議記錄

1.指定專人記錄會議內(nèi)容，需完整、準確。

2.記錄要點包括：發(fā)言內(nèi)容、決議事項、待辦任務等。

（二）紀要發(fā)布

1.會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)布紀要，確保參會人員及時查閱。

2.紀要需通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)同步。

（三）跟進落實

1.責任人需在規(guī)定時限內(nèi)完成分配任務。

2.定期檢查任務進度，確保按計劃推進。

六、會議規(guī)范

（一）時間管理

1.嚴格遵守會議時間，準時開始與結(jié)束。

2.如需延長會議，需提前通知參會人員。

（二）行為準則

1.參會人員需專注討論，避免無關(guān)干擾。

2.保持專業(yè)態(tài)度，尊重他人意見。

（三）保密要求

1.涉及公司敏感信息時，需注意保密。

2.會議記錄需妥善保管，未經(jīng)允許不得外傳。

七、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有調(diào)整需另行通知。各部門需嚴格遵守，確保會議效率與質(zhì)量。

一、總則

公司會議是促進信息溝通、決策制定和團隊協(xié)作的重要機制。為確保會議高效、有序進行，提升會議價值，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目啟動會、專題研討會等。旨在規(guī)范會議的發(fā)起、準備、召開、記錄及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)，使會議成為推動工作、解決問題的有效平臺。

二、會議分類與組織

（一）會議分類

1.董事會會議：由董事長或其授權(quán)人召集，通常為最高層級的決策會議。主要討論公司戰(zhàn)略方向、重大投資、年度預算審批、高級管理人員任免等關(guān)鍵事項。會議頻次根據(jù)需要確定，一般按季度或半年度召開。

2.總經(jīng)理辦公會（簡稱“總經(jīng)理會”）：由總經(jīng)理召集，是公司運營管理的核心決策會議。主要議題包括月度/季度經(jīng)營總結(jié)、重點工作部署、跨部門協(xié)調(diào)事項、資源分配等。會議通常每周或每兩周召開一次。

3.部門例會：由部門負責人或其指定代表組織，是部門內(nèi)部及跨部門成員溝通協(xié)作的主要方式。主要議題包括工作進度同步、問題反饋、任務分配、流程優(yōu)化等。會議頻次根據(jù)部門工作性質(zhì)確定，通常每日或每周召開。

4.項目啟動會/項目例會：針對特定項目設立，由項目負責人召集，核心成員參與。主要議題包括項目目標明確、任務分解、時間計劃、風險識別、資源協(xié)調(diào)等。會議頻次根據(jù)項目階段調(diào)整，初期可能密集召開，后期逐步減少。

5.專題研討會：針對特定問題或主題設立，可由相關(guān)部門或第三方專家參與。主要議題包括新技術(shù)研究、市場分析、流程改進方案探討等。會議頻次不固定，根據(jù)實際需求臨時組織。

（二）會議組織要點

1.會議發(fā)起：

-任何部門或個人因工作需要可發(fā)起會議。

-需提前至少3個工作日提交《會議申請表》，通過指定系統(tǒng)（如OA）或郵件發(fā)送至會議組織者的郵箱。

-《會議申請表》應包含以下詳細信息：

(1)會議名稱（明確、具體，如“XX部門2024年Q3工作規(guī)劃會”）；

(2)會議主題（核心議題，如“討論Q3市場推廣策略”）；

(3)會議目的（期望達成的結(jié)果，如“明確Q3推廣預算分配”）；

(4)參會人員（列出必須參會的人員名單及部門，注明是否可帶觀察員）；

(5)會議時間（年/月/日，具體小時/分，持續(xù)時間預估）；

(6)會議地點（指定會議室編號，如無可用會議室需注明原因及備選方案）；

(7)會議議程（按時間順序列出主要討論議題及預計發(fā)言時間分配）；

(8)需準備材料（如PPT、數(shù)據(jù)報告、圖紙等，注明材料提交截止時間及負責人）；

(9)特殊需求（如視頻會議鏈接、投影儀、白板筆等）。

2.會議通知：

-會議組織者收到《會議申請表》審核通過后，需在會議開始前2天完成通知發(fā)送。

-通知需通過公司內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）或郵件發(fā)送給所有參會人員及觀察員。

-通知內(nèi)容應清晰傳達會議的所有關(guān)鍵信息，包括在《會議申請表》中列出的所有項目。

-若需參會人員提前閱讀特定材料，需在通知中明確材料獲取方式及閱讀要求。

3.參會人員：

-主持人根據(jù)會議議題和重要性確定參會名單。

-鼓勵關(guān)鍵相關(guān)方必須參會，以確保信息的充分溝通和決策的廣泛認同。

-允許請假，請假需提前向會議組織者申請，并由其協(xié)調(diào)安排替會人員或重要信息的傳達方式。無特殊原因不得無故缺席。

三、會議準備

（一）議題準備

1.議題提出：

-發(fā)起人需對議題進行充分調(diào)研和準備，確保議題清晰、具體、有討論價值。

-復雜議題應提供多個備選方案或解決方案供討論。

2.數(shù)據(jù)與材料：

-為支持討論，需提前準備相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表、分析報告、背景資料等。

-材料應簡潔、直觀，避免大段文字，重點突出。

-提交的材料需經(jīng)過初步審核，確保信息準確無誤。

3.預期成果：

-明確每個議題希望通過會議達成的具體成果，如“達成XX方案共識”、“明確XX任務負責人及截止日期”等。

-將預期成果作為會議紀要的重要檢查項。

（二）材料準備

1.材料清單：

-根據(jù)議題清單，整理所有需要的材料，并明確每項材料的負責人。

-常用材料包括：會議議程、PPT演示文稿、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、項目進度報告、歷史參考文件等。

2.材料提交流程：

-發(fā)起人負責匯總各議題所需材料，并分配給相應責任人。

-責任人需在會議通知規(guī)定的截止時間前提交材料至會議組織者處。

-會議組織者需對材料進行匯總、檢查，必要時進行補充或修正。

3.材料分發(fā)：

-對于需要現(xiàn)場展示的材料（如PPT），需提前拷貝至會議室設備或通過共享鏈接供參會者提前下載。

-對于僅供參考的補充材料，可在會議開始時分發(fā)，或通過內(nèi)部系統(tǒng)共享。

（三）場地準備

1.會議室預訂：

-根據(jù)會議規(guī)模和所需設備預訂合適的會議室。小型會議可使用標準會議室，大型會議或需要特殊設備（如視頻會議系統(tǒng)、大型投影幕布）的會議需提前預訂多功能廳或?qū)Ｓ脮h室。

-預訂時需確認會議室的可用性、容量及設備狀況。

2.設備檢查與調(diào)試：

-會議組織者或指定人員在會議開始前1天進行設備預檢查，確保投影儀、麥克風、白板、視頻會議終端等正常運行。

-如需演示特定軟件或連接外部設備，需提前測試兼容性。

3.環(huán)境布置：

-準備充足的座位、桌椅，確保擺放合理，便于交流和觀看屏幕。

-準備會議所需文具（筆記本、筆、便利貼、文件夾）、紙杯、飲用水等。

-如需，提前布置白板、便簽墻等，用于記錄想法和討論要點。

4.網(wǎng)絡與電源：

-對于需要視頻會議或使用筆記本電腦的參會者，需提前檢查會議室網(wǎng)絡連接（有線/無線）的穩(wěn)定性，并確保有足夠的電源插座。

四、會議流程

（一）會前檢查（會前15-30分鐘）

1.確認參會人員：

-主持人或助手檢查核心參會人員是否到齊，對于重要缺席者需及時了解情況并調(diào)整會議安排。

2.設備最終檢查：

-再次確認投影儀、麥克風、音響、視頻會議系統(tǒng)等設備是否正常工作，信號是否連接穩(wěn)定。

-如有需要，進行簡單的測試演示（如播放一段視頻或連接一次外部設備）。

3.材料分發(fā)：

-將紙質(zhì)材料分發(fā)給參會者，或提醒參會者登錄共享文檔鏈接。

4.明確主持人與記錄人：

-如有變動，需及時告知參會人員。

5.開場準備：

-主持人檢查議程，準備好開場白，確保流程順暢。

（二）會議開始

1.準時開始：

-主持人宣布會議開始，核對參會人員。

-對于遲到者，提醒其注意后續(xù)發(fā)言安排。

2.介紹與會人員：

-如有新面孔或重要嘉賓，主持人可進行簡要介紹。

3.說明會議目的與議程：

-清晰重申本次會議的核心目的，并按順序逐條介紹會議議程。

-明確各議題的討論時間分配（如有）。

-強調(diào)會議紀律，如發(fā)言時間控制、手機靜音等。

4.進入議題討論：

-按照議程順序，逐一啟動議題討論。

（三）議題討論

1.議題主持：

-每個議題由指定主持人引導，確保討論圍繞主題展開。

-主持人需掌握討論節(jié)奏，避免跑題或冗長討論。

2.提出與闡述議題：

-議題提出人首先進行背景介紹、問題陳述或方案說明。

-控制發(fā)言時間，避免過多細節(jié)鋪墊，聚焦核心要點。

3.開放討論：

-鼓勵所有參會人員參與討論，發(fā)表意見和建議。

-主持人需確保每位有發(fā)言意愿的人員都有機會表達，避免少數(shù)人主導討論。

-對于爭議性議題，引導參與者理性分析，聚焦解決方案，避免情緒化爭論。

4.記錄關(guān)鍵信息：

-記錄員需準確記錄討論中的關(guān)鍵觀點、決策傾向、待辦事項及責任人。

-對于重要數(shù)據(jù)或結(jié)論，需明確記錄來源或計算方式（如適用）。

5.時間控制：

-主持人需密切關(guān)注時間，及時提醒發(fā)言人，并在一個議題時間接近結(jié)束時進行小結(jié)，看是否需要繼續(xù)討論或進入下一個議題。

-如某個議題討論超出預定時間，主持人需評估是否值得繼續(xù)深入，或決定暫時擱置，待會后深入探討，并記錄下來。

（四）會議決議

1.總結(jié)與確認：

-對于需要形成決議的議題，主持人引導總結(jié)討論結(jié)果，明確最終決定或共識。

-確保所有參會人員對決議內(nèi)容理解一致。如有疑問，需當場澄清。

2.形成決議文檔：

-將決議內(nèi)容清晰、簡潔地記錄在會議紀要中，包括：

(1)決議事項的具體內(nèi)容；

(2)決議的依據(jù)或理由（簡要）；

(3)責任人及責任分工；

(4)完成時限；

(5)需要其他部門或人員配合的事項。

3.表決（如需要）：

-對于重大決策或存在分歧的議題，可采取舉手、投票等方式進行表決。

-記錄表決結(jié)果（贊成/反對/棄權(quán)人數(shù)或比例）。

4.達成共識：

-即使未形成正式?jīng)Q議，也應確保所有參會人員對討論結(jié)果和后續(xù)行動方向達成基本共識。

（五）會議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：

-主持人對本次會議的整體成果進行簡要總結(jié)，再次強調(diào)關(guān)鍵決議和待辦事項。

-感謝所有參會人員的貢獻。

2.明確后續(xù)安排：

-再次確認所有待辦事項的責任人和完成時限。

-說明會議紀要的發(fā)送時間和方式。

3.宣布結(jié)束：

-主持人宣布會議正式結(jié)束，提醒參會人員整理個人物品，保持會議室整潔。

4.清理與恢復：

-會議結(jié)束后，指定人員負責關(guān)閉設備電源、清理桌面、回收文具、整理白板內(nèi)容等，恢復會議室原狀。

五、會議記錄與跟進

（一）會議記錄

1.記錄職責：

-指定專人擔任會議記錄員，負責全程記錄會議內(nèi)容。

-對于特別重要的會議，可安排兩名記錄員交叉記錄或進行復核。

2.記錄要點：

-基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員名單、缺席人員名單及原因。

-會議議程：按順序記錄各議題的討論情況。

-發(fā)言摘要：記錄關(guān)鍵發(fā)言人的主要觀點、論據(jù)和提出的建議。

-討論過程：記錄重要爭議點、不同意見及最終如何達成一致或未達成一致。

-決議事項：清晰、準確地記錄所有決議內(nèi)容，包括責任人、時限等。

-待辦事項：單獨列出，包含任務描述、責任人、完成時限、所需資源、跟進人等。

-備注：記錄會議中的特殊事件、氛圍、未決事項等。

3.記錄規(guī)范：

-記錄需客觀、準確、完整，避免個人主觀評價。

-語言簡潔明了，使用專業(yè)術(shù)語要確保準確。

-對于圖表、數(shù)據(jù)等，需簡要描述其核心信息。

4.記錄審核：

-會議結(jié)束后，記錄員需盡快整理會議紀要初稿，并在1個工作日內(nèi)發(fā)送給主持人審閱。

-主持人審閱后，如有需要，可聯(lián)系記錄員進行修改。

-如有主要發(fā)言人確認需補充或修正內(nèi)容，需及時溝通并更新紀要。

（二）紀要發(fā)布

1.發(fā)布時限：

-會議紀要應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)（特殊情況可延長至2個工作日）正式發(fā)布。

2.發(fā)布方式：

-通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或指定的工作協(xié)同平臺（如釘釘、企業(yè)微信公告、共享文檔）發(fā)送給所有參會人員及抄送相關(guān)未參會但需了解情況的部門或人員。

3.紀要內(nèi)容：

-紀要需包含會議記錄的所有要點。

-對于決議和待辦事項，可使用表格形式清