會(huì)計(jì)憑證歸檔與檔案管理制度一、總則會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)，更是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。為規(guī)范我單位會(huì)計(jì)憑證的歸檔與檔案管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)及檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證及其附屬資料的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作。會(huì)計(jì)憑證檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、規(guī)范有序、安全保密、便于利用的原則。二、歸檔責(zé)任與分工會(huì)計(jì)憑證的歸檔管理是財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，各相關(guān)部門及人員應(yīng)明確職責(zé)，密切配合。1.財(cái)務(wù)部門是會(huì)計(jì)憑證歸檔與檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.會(huì)計(jì)人員在日常工作中，應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地收集和審核原始憑證，正確填制記賬憑證，并對(duì)所處理的會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。在賬務(wù)處理完畢后，負(fù)責(zé)將會(huì)計(jì)憑證按規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂。3.檔案管理員（可由財(cái)務(wù)部門指定專人兼任或單位檔案管理部門人員）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證檔案的接收、登記、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、查閱和銷毀等工作，確保檔案的安全與完整。三、會(huì)計(jì)憑證的收集、整理與裝訂（一）收集與初步整理會(huì)計(jì)人員應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時(shí)收集各項(xiàng)原始憑證，并對(duì)其進(jìn)行審核。對(duì)于審核無(wú)誤的原始憑證，應(yīng)作為記賬憑證的附件。記賬憑證填制完成后，應(yīng)連同所附原始憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序或憑證編號(hào)順序，逐日或定期進(jìn)行整理。整理過(guò)程中，應(yīng)檢查憑證及其附件是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)、日期是否完整、簽章是否完備。對(duì)于紙張過(guò)大的附件，應(yīng)按憑證大小折疊整齊；對(duì)于紙張過(guò)小的附件，應(yīng)粘貼在規(guī)定尺寸的粘貼單上。原始憑證若需單獨(dú)保管或數(shù)量過(guò)多，應(yīng)在記賬憑證上注明附件的名稱、數(shù)量及存放地點(diǎn)。（二）裝訂要求會(huì)計(jì)憑證的裝訂是保證檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)符合以下要求：1.裝訂時(shí)機(jī)：一般在每月賬務(wù)處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將本月的記賬憑證連同原始憑證裝訂成冊(cè)。對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的單位，也可按季度或半年度裝訂，但不得跨年度。2.裝訂前準(zhǔn)備：將整理好的憑證左上角對(duì)齊，檢查憑證厚度是否均勻，若厚度差異較大，可適當(dāng)分冊(cè)裝訂，以保證裝訂牢固、整齊美觀。3.裝訂材料：應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的會(huì)計(jì)憑證封面、封底和裝訂線。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類（收款、付款、轉(zhuǎn)賬）、起止日期、憑證起止號(hào)碼、憑證冊(cè)數(shù)、本冊(cè)張數(shù)等信息，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章。4.裝訂方法：采用“三針引線法”或?qū)Ｓ醚b訂機(jī)裝訂，確保憑證裝訂牢固，不易散落。裝訂線應(yīng)位于憑證左上角，裝訂后應(yīng)保證憑證翻閱方便，附件完整無(wú)缺。裝訂完畢后，應(yīng)在憑證包角處粘貼封簽，并加蓋裝訂人員印章。（三）裝訂后檢查裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)檢查封面信息是否填寫完整、準(zhǔn)確，裝訂是否牢固，有無(wú)錯(cuò)頁(yè)、倒頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象。四、會(huì)計(jì)憑證檔案的保管（一）歸檔移交裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部保管一定期限（一般不超過(guò)一年）后，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理員進(jìn)行歸檔管理。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列明移交憑證的年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止號(hào)碼等，并由移交人、接收人及監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)。（二）保管要求1.庫(kù)房條件：會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中。庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。2.排列與存放：會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)按照年度、月份順序排列存放。不同年度的憑證應(yīng)分開存放，同一年度內(nèi)按月份順序排列。存放時(shí)應(yīng)直立放置，便于查閱和管理。3.登記與編號(hào)：檔案管理員應(yīng)對(duì)接收的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行登記，建立《會(huì)計(jì)檔案登記簿》，并按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以方便檢索。（三）保管期限會(huì)計(jì)憑證的保管期限按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定執(zhí)行。原始憑證、記賬憑證及匯總憑證的保管期限為規(guī)定年限。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。五、會(huì)計(jì)憑證檔案的查閱與復(fù)制會(huì)計(jì)憑證檔案屬于單位核心財(cái)務(wù)資料，查閱與復(fù)制必須嚴(yán)格遵守保密制度和審批程序。1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部因工作需要查閱會(huì)計(jì)憑證檔案，須由所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。2.外部查閱：外部單位（如審計(jì)、稅務(wù)、司法機(jī)關(guān)等）因公務(wù)需要查閱，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。3.查閱紀(jì)律：查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁攜帶檔案外出，如有特殊情況確需借出，須經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查有無(wú)損壞或短缺。4.復(fù)制與摘錄：經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需復(fù)制或摘錄，須經(jīng)檔案管理員同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制或摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門印章方為有效。摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。六、會(huì)計(jì)憑證檔案的銷毀會(huì)計(jì)憑證檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：1.鑒定：由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，方可列入銷毀范圍。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案管理部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。2.編制銷毀清冊(cè)：鑒定小組對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)憑證檔案，應(yīng)逐冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明檔案的名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止號(hào)碼、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。3.審批：《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》須報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。單位負(fù)責(zé)人在審批前，應(yīng)聽取鑒定小組的意見。4.監(jiān)銷：銷毀會(huì)計(jì)憑證檔案時(shí)，應(yīng)由單位檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)對(duì)照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。七、電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔管理隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，電子會(huì)計(jì)憑證日益增多。電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔管理應(yīng)符合以下要求：1.真實(shí)性與完整性：電子會(huì)計(jì)憑證的生成、傳輸、接收和存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.備份與存儲(chǔ)：電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用質(zhì)量可靠的存儲(chǔ)載體，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)確保電子憑證的存儲(chǔ)格式符合長(zhǎng)期保存的要求，必要時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移。3.元數(shù)據(jù)管理：電子會(huì)計(jì)憑證歸檔時(shí)，應(yīng)連同其生成的背景信息、元數(shù)據(jù)（如操作員、操作時(shí)間、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等）一并歸檔。4.查閱與利用：電子會(huì)計(jì)憑證的查閱與利用應(yīng)建立嚴(yán)格的授權(quán)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露和篡改。八、監(jiān)督與責(zé)任追究單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證歸檔與檔案管理工作的監(jiān)督檢查。對(duì)于在檔案收集、整理、裝訂、保管、查閱、復(fù)制、