工程合同文檔信息全流程跟蹤表使用指南一、適用范圍與應用場景本工具適用于各類工程項目（如建筑工程、市政工程、水利工程、機電安裝工程等）的合同全生命周期管理，尤其適合項目業(yè)主方、總包單位、監(jiān)理單位及分包單位使用。在工程實踐中，合同涉及多方協(xié)作、環(huán)節(jié)繁雜（從招標、談判、簽訂到執(zhí)行、變更、驗收、結算、歸檔），易出現(xiàn)信息分散、進度滯后、責任不清等問題。通過本跟蹤表，可集中記錄合同關鍵信息、實時追蹤各節(jié)點狀態(tài)、明確責任主體，保證合同管理規(guī)范化、可視化，有效規(guī)避履約風險，提高項目協(xié)同效率。二、全流程操作步驟詳解（一）合同信息初始化登記操作目標：建立合同基礎檔案，保證核心信息完整準確。操作步驟：獲取合同文本后，由合同管理部門（或項目專職合同員）對照原件，逐項填寫《工程合同文檔信息全流程跟蹤表》中“合同基本信息”模塊，包括：合同編號（按公司/項目規(guī)則統(tǒng)一編制，如“-ZY-2024-001”）；合同名稱（需與原件一致，如“市高新區(qū)辦公樓施工總承包合同”）；合同類型（如施工合同、監(jiān)理合同、采購合同、分包合同等）；簽約主體（甲方：全稱、統(tǒng)一社會信用代碼；乙方：全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）；合同金額（含大寫、小寫，幣種）；簽訂日期、合同生效日期、合同工期（或服務期限）；主要工程內(nèi)容/服務范圍（簡述，如“建筑面積1.2萬㎡，包含土建、安裝、裝飾裝修工程”）；附件清單（如招投標文件、技術規(guī)范、圖紙清單等，注明份數(shù)及存放位置）。初始化信息填寫完畢后，需由合同負責人（如項目經(jīng)理、法務專員）復核簽字確認，保證與原件一致，避免信息遺漏或錯誤。（二）關鍵節(jié)點劃分與計劃設定操作目標：明確合同履約全流程的核心節(jié)點，設定各節(jié)點的計劃完成時間與責任主體。操作步驟：根據(jù)合同類型及項目特點，拆解合同履約流程的關鍵節(jié)點。例如：施工合同：合同評審→談判修訂→正式簽訂→合同交底→開工準備→進度款支付申請→質量驗收→變更簽證→竣工結算→保修服務→合同歸檔；監(jiān)理合同：合同評審→簽訂→監(jiān)理規(guī)劃交底→過程監(jiān)理（旁站、巡視、平行檢驗）→階段驗收→監(jiān)理資料移交→合同歸檔。針對每個節(jié)點，明確“責任部門/人”（如“合同評審”由法務部、項目部共同負責，“進度款支付申請”由成本部、項目部負責）、“計劃完成時間”（根據(jù)合同約定或項目進度倒推設定）、“輸出成果”（如“合同評審”需輸出《合同評審表》，“變更簽證”需輸出《工程變更單》）。將劃分的節(jié)點及計劃信息錄入跟蹤表“關鍵節(jié)點計劃”模塊，形成合同履約“路線圖”。（三）節(jié)點執(zhí)行狀態(tài)跟蹤與更新操作目標：實時監(jiān)控各節(jié)點執(zhí)行進度，及時發(fā)覺并處理延期、異常等問題。操作步驟：責任部門/人在節(jié)點啟動時，及時在跟蹤表中更新節(jié)點狀態(tài)（初始狀態(tài)設為“待啟動”）。節(jié)點執(zhí)行過程中，責任需動態(tài)記錄進展：若按計劃推進，記錄“當前進展”（如“合同評審已完成3條意見修改，剩余1條待法務確認”）；若出現(xiàn)延期，需填寫“延期原因”（如“甲方圖紙未提供，導致開工準備延期”）、“預計完成時間”，并上報項目負責人*審批；若節(jié)點執(zhí)行中發(fā)生問題（如合同糾紛、乙方違約），需在“問題記錄”欄詳細描述事件經(jīng)過、涉及金額、影響范圍，并同步相關證明材料掃描件（如函件、照片、會議紀要等）。節(jié)點完成后，責任部門/人需提交輸出成果，經(jīng)相關負責人（如項目經(jīng)理、部門經(jīng)理）簽字確認后，在跟蹤表中更新節(jié)點狀態(tài)為“已完成”，并記錄“實際完成時間”。（四）合同變更與補充管理操作目標：規(guī)范合同變更流程，保證變更信息可追溯，避免履約爭議。操作步驟：當發(fā)生合同價款調整、工期順延、范圍增減等變更時，由發(fā)起方（如甲方、乙方、監(jiān)理單位*）提交《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容、對合同金額/工期的影響。合同管理部門收到申請后，組織相關部門（如技術部、成本部、法務部*）對變更的合規(guī)性、必要性進行評審，評審通過后簽訂《合同補充協(xié)議》或《變更簽證單》。將變更信息及時錄入跟蹤表“合同變更記錄”模塊，包括：變更編號、變更日期、變更內(nèi)容摘要、變更后金額/工期、協(xié)議編號、相關附件等，并同步更新對應節(jié)點的計劃與實際完成時間（如“工期順延30天”，需調整“竣工結算”節(jié)點的計劃時間）。（五）合同歸檔與數(shù)據(jù)復盤操作目標：實現(xiàn)合同資料集中歸檔，為后續(xù)項目提供數(shù)據(jù)支持。操作步驟：合同所有節(jié)點完成后（如結算完成、保修期滿），由合同管理部門牽頭，收集合同原件、補充協(xié)議、變更簽證、支付憑證、驗收報告等全套資料，按公司檔案管理要求分類整理（如按合同編號、時間順序、項目階段等）。在跟蹤表中更新合同狀態(tài)為“已歸檔”，并記錄“歸檔日期”“檔案編號”“資料存放位置”（如“公司檔案室-2024年-工程類-001”）。定期（如每季度、每年）對跟蹤表數(shù)據(jù)進行復盤，分析合同履約中的高頻問題（如延期節(jié)點、變更原因）、各類型合同的平均履約周期、成本偏差率等，形成《合同管理分析報告》，為后續(xù)項目合同管理優(yōu)化提供依據(jù)。三、工程合同文檔信息全流程跟蹤表（模板）合同基本信息合同編號合同名稱合同類型□施工合同□監(jiān)理合同□采購合同□分包合同□其他：__________甲方信息全稱：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：_____________聯(lián)系人：________聯(lián)系電話：______乙方信息全稱：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：_____________聯(lián)系人：________聯(lián)系電話：______合同金額大寫：________________________小寫：￥__________幣種：_________簽訂日期______年_月_日合同生效日期______年_月_日合同工期/服務期限自______年_月_日至______年_月_日，共____天/月主要工程內(nèi)容/服務范圍附件清單1.________________________2.________________________責任部門/人合同負責人：_____________項目負責人：_________________________關鍵節(jié)點計劃與執(zhí)行跟蹤序號關鍵節(jié)點名稱—————————-—————————-1合同評審2合同簽訂3合同交底4開工準備/服務啟動5進度款/服務費支付申請6質量驗收/階段成果確認7合同變更（若有）8竣工結算/最終服務驗收9合同歸檔合同變更記錄變更編號變更日期__________________________—————-問題與風險記錄日期問題描述（事件經(jīng)過、影響范圍、涉及金額等）————————————————————–歸檔信息歸檔日期______年_月_日檔案編號資料存放位置□公司檔案室□項目部□電子檔案系統(tǒng)（路徑：_________________）歸檔人_____________接收人_____________四、使用規(guī)范與注意事項（一）信息填寫規(guī)范準確性：所有信息需以合同原件、正式函件或審批文件為依據(jù)，嚴禁憑空填寫或擅自修改，如需更正需經(jīng)合同負責人簽字確認并備注原因。及時性：節(jié)點狀態(tài)、實際完成時間、變更記錄等信息需在事件發(fā)生后2個工作日內(nèi)更新，保證數(shù)據(jù)實時反映合同履約情況。完整性：合同基本信息、節(jié)點責任、輸出成果等關鍵字段不得遺漏，尤其涉及金額、工期、責任主體的信息需完整準確。（二）權限與責任管理明確分工：合同負責人統(tǒng)籌跟蹤表管理，各節(jié)點責任部門/人需指定專人負責信息更新與進度跟蹤，避免責任不清。權限分級：跟蹤表建議設置“查看權限”與“編輯權限”，編輯權限僅開放給合同負責人、節(jié)點責任部門/人，保證數(shù)據(jù)安全；項目管理層擁有查看權限，便于實時監(jiān)控。（三）問題處理與風險預警延期管理：節(jié)點延期超過3個工作日的，責任部門/人需提交《延期申請》，說明原因及補救措施，經(jīng)項目負責人審批后調整計劃，并跟蹤后續(xù)進展。風險上報：對于可能影響合同履約的重大風險（如乙方違約、甲方資金支付逾期、重大變更導致成本超支等），需在24小時內(nèi)上報公