企業(yè)行政文件歸檔與管理制度一、制度適用范圍與場景說明本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文件的規(guī)范化管理，覆蓋文件從形成到歸檔、保管、借閱、銷毀的全生命周期管理。具體場景包括但不限于：日常辦公文件處理：如紅頭文件、會議紀(jì)要、通知公告、工作計劃與總結(jié)等；專項事務(wù)文件管理：如合同協(xié)議、項目資料、審計報告、人事檔案（除員工個人檔案外）、固定資產(chǎn)文件等；年度歸檔工作：每年年末對全年形成的行政文件進(jìn)行系統(tǒng)性整理與歸檔；部門交接與調(diào)崗：員工離職或崗位變動時，需完成所持文件的清點與交接；審計、檢查或法律事務(wù)：應(yīng)對外部審計、內(nèi)部檢查或法律糾紛時，提供文件查閱支持。二、行政文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件收集：明確范圍，保證完整操作目標(biāo)：全面收集應(yīng)歸檔的行政文件，避免遺漏。具體步驟：界定收集范圍：企業(yè)層面：上級單位來文、企業(yè)發(fā)文（含紅頭文件、會議紀(jì)要、請示批復(fù)等）、年度工作計劃與總結(jié)、財務(wù)決算報告（行政類）；部門層面：部門工作計劃與總結(jié)、會議記錄、請示報告、專項活動資料（如培訓(xùn)、團(tuán)建）；專項事務(wù)：合同協(xié)議（含審批單、附件）、項目立項與驗收文件、審計報告、固定資產(chǎn)采購與報廢文件、涉密文件（按密級單獨管理）。明確責(zé)任主體：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件收集第一責(zé)任人，需指定專人（如兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件日常整理與提交；行政部統(tǒng)籌全局文件歸檔工作，定期對各部門文件收集情況進(jìn)行督促。收集時限要求：日常文件：應(yīng)在文件形成后5個工作日內(nèi)提交至行政部；專項文件（如項目、合同）：應(yīng)在事項結(jié)束后10個工作日內(nèi)提交；年度文件：每年12月20日前完成本年度文件收集。（二）文件分類：科學(xué)劃分，邏輯清晰操作目標(biāo)：通過統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，保證文件有序管理，便于后續(xù)檢索。具體步驟：一級分類（按部門/職能）：企業(yè)級文件（如“總經(jīng)辦”“人力資源部”“財務(wù)部”等跨部門文件歸入“總經(jīng)辦”）；部門級文件（按部門名稱劃分，如“市場部”“研發(fā)部”“行政部”）。二級分類（按文件類型）：一級分類下按“收文”“發(fā)文”“會議紀(jì)要”“合同協(xié)議”“專項資料”“其他”等類型劃分；示例：“總經(jīng)辦-收文”“行政部-會議紀(jì)要”“市場部-合同協(xié)議”。三級分類（按年份/事項）：二級分類下按年份或具體事項細(xì)分，如“2024年度”“項目立項資料”“會議記錄”。（三）文件整理：規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于歸檔操作目標(biāo)：對收集的文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，保證內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一。具體步驟：文件排序：按文件形成時間先后順序排列；同一事項的文件按“請示-審批-執(zhí)行-結(jié)果”邏輯排序。檢查完整性：核對文件是否齊全（如合同需含審批單、正本、附件；會議紀(jì)要需含簽到表、會議材料）；對缺失部分，由原經(jīng)辦部門*負(fù)責(zé)補(bǔ)充（無法補(bǔ)充的需在文件上注明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。去除無關(guān)材料：剔除文件中的草稿、重復(fù)件、空白頁及與主題無關(guān)的附件（需保留的草稿可在右上角標(biāo)注“草稿”字樣）。裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，對大于A4的文件按A4規(guī)格折疊，小于A4的用A4紙托底；裝訂時避開文件內(nèi)容，保證字跡清晰、頁面平整；涉密文件需使用專用檔案盒并加鎖保管。（四）文件編號：統(tǒng)一規(guī)則，唯一標(biāo)識操作目標(biāo)：通過唯一編號實現(xiàn)文件精準(zhǔn)定位，避免重復(fù)或混淆。具體步驟：編號規(guī)則：格式：“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”；示例：“ZB-FA-2024-001”（總經(jīng)辦-發(fā)文-2024-第1號）、“XZ-HY-2024-015”（行政部-會議紀(jì)要-2024-第15號）。代碼說明：一級分類代碼：總經(jīng)辦（ZB）、行政部（XZ）、人力資源部（RL）、市場部（SC）、研發(fā)部（FY）、財務(wù)部（CW）等；二級分類代碼：收文（SW）、發(fā)文（FA）、會議紀(jì)要（HY）、合同協(xié)議（HT）、專項資料（ZX）、其他（QT）。編號標(biāo)注：編號打印在文件首頁右上角（紙質(zhì)文件）或電子文件名首部（電子文件）；同一事項的多個文件共用一個編號，后綴“-1、-2”區(qū)分（如“ZB-FA-2024-001-1”“ZB-FA-2024-001-2”）。（五）文件歸檔：及時入庫，規(guī)范存放操作目標(biāo)：將整理完畢的文件移交至檔案庫房（或電子檔案系統(tǒng)），實現(xiàn)集中管理。具體步驟：紙質(zhì)文件歸檔：按編號順序裝入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（尺寸：300mm×220mm×50mm）；檔案盒正面標(biāo)注“一級分類-二級分類-年份”（如“總經(jīng)辦-發(fā)文-2024”），側(cè)面標(biāo)注編號范圍；填寫《文件歸檔目錄表》（見模板1），一式兩份（行政部留存一份，部門備案一份），隨文件一并移交。電子文件歸檔：按分類路徑存儲至企業(yè)電子檔案系統(tǒng)（如“OA-檔案管理-行政檔案-2024-總經(jīng)辦-發(fā)文”）；電子文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編號一致，后綴“.pdf”或.docx（涉密文件加密存儲）；電子文件需同時保存?zhèn)浞荩啼浌獗P或存儲至專用服務(wù)器），備份介質(zhì)標(biāo)注編號與日期。歸檔交接：交接雙方（移交部門經(jīng)辦人、行政部檔案員）共同核對文件數(shù)量與編號，在《文件歸檔交接登記表》（見模板2）上簽字確認(rèn)。（六）文件保管：安全存儲，定期檢查操作目標(biāo)：保證文件實體（或電子數(shù)據(jù)）安全，防止損壞、丟失或泄露。具體步驟：庫房管理（紙質(zhì)文件）：檔案庫房需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案盒按分類順序整齊存放，嚴(yán)禁堆放重物；每季度對庫房環(huán)境與文件狀況進(jìn)行檢查，做好《檔案庫房檢查記錄表》。電子文件管理：定期對電子檔案進(jìn)行備份（每月一次），備份數(shù)據(jù)異地存放；每半年對電子文件進(jìn)行病毒查殺與格式兼容性檢查，保證可讀性；涉密電子文件需訪問權(quán)限控制，僅授權(quán)人員可查閱。保管期限劃分：永久保存：企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結(jié)、重要合同協(xié)議、審計報告等；長期保存（10-30年）：會議紀(jì)要、部門工作計劃、固定資產(chǎn)文件等；短期保存（3-10年）：日常通知、請示報告、臨時活動資料等。（七）文件借閱：規(guī)范流程，全程追溯操作目標(biāo)：在保障文件安全的前提下，滿足查閱需求，保證借閱可追溯。具體步驟：借閱申請：借閱人填寫《文件借閱申請表》（見模板3），注明文件名稱、編號、借閱原因、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。審批流程：普通文件：由行政部負(fù)責(zé)人審批；涉密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位借閱：需加蓋單位公章，經(jīng)總經(jīng)理審批。借閱與歸還：行政部檔案員核對申請表與文件無誤后，辦理借閱登記（紙質(zhì)文件借閱需在《文件借閱登記表》簽字，電子文件借閱需開通臨時訪問權(quán)限）；借閱期限：普通文件不超過7個工作日，涉密文件不超過3個工作日，如需延長需提前申請；歸還時，檔案員需檢查文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。（八）文件銷毀：到期鑒定，合規(guī)處置操作目標(biāo)：對超過保管期限的文件進(jìn)行規(guī)范銷毀，避免無效占用存儲空間。具體步驟：鑒定與審批：每年12月，行政部會同各部門對到期文件進(jìn)行鑒定，填寫《文件銷毀審批表》（見模板4），列出銷毀文件清單、編號、數(shù)量、保管期限及銷毀原因；審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核→行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核→總經(jīng)理審批。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀（涉密文件需送至指定保密銷毀機(jī)構(gòu)），由行政部雙人監(jiān)銷；電子文件：使用專業(yè)軟件徹底刪除（或格式化存儲介質(zhì)），防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。記錄存檔：銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《文件銷毀審批表》上簽字，并將審批表、銷毀清單存檔保存2年。三、常用管理模板清單及填寫說明模板1：文件歸檔目錄表序號文件編號文件名稱形成部門形成日期密級保管期限存放位置（檔案盒號）備注1ZB-FA-2024-0012024年度工作計劃總經(jīng)辦2024-01-05普通長期ZB-FA-2024-001正本2XZ-HY-2024-0152024年第一次行政例會紀(jì)要行政部2024-03-10普通10年XZ-HY-2024-015含簽到表模板2：文件歸檔交接登記表日期移交部門移交人接收人文件總數(shù)（份）檔案盒數(shù)量（盒）備注2024-03-15市場部*李*253合同類文件2024-03-20研發(fā)部*王*182項目資料模板3：文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*市場部1382024-04-10文件信息文件編號文件名稱借閱原因歸還期限ZB-FA-2024-0012024年度工作計劃項目匯報2024-04-17審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-04-10行政部負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-04-10模板4：文件銷毀審批表申請部門行政部申請日期2024-12-10銷毀文件清單序號文件編號文件名稱數(shù)量（份）1XZ-QT-2020-0052020年臨時活動通知502RL-FA-2021-0082021年招聘啟事30鑒定意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-12-15行政部負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-12-16總經(jīng)理審批：*日期：2024-12-18銷毀執(zhí)行情況監(jiān)銷人：李、王銷毀方式：碎紙機(jī)銷毀日期：2024-12-20四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示與規(guī)范要求（一）文件及時性風(fēng)險風(fēng)險點：文件未在規(guī)定時限內(nèi)提交歸檔，導(dǎo)致資料散失或整理滯后；規(guī)范要求：各部門需指定專人負(fù)責(zé)文件跟蹤，行政部每月5日前發(fā)布《文件催收通知單》，對逾期未提交部門進(jìn)行通報。（二）文件完整性風(fēng)險風(fēng)險點：關(guān)鍵文件缺失（如合同未附審批單、會議紀(jì)要無簽到表），影響文件法律效力或追溯性；規(guī)范要求：文件形成部門需建立“文件預(yù)審”機(jī)制，提交前由部門負(fù)責(zé)人審核完整性，行政部在接收時進(jìn)行抽查，發(fā)覺缺失退回補(bǔ)充。（三）保密管理風(fēng)險風(fēng)險點：涉密文件未單獨管理、借閱審批不嚴(yán)，導(dǎo)致信息泄露；規(guī)范要求：涉密文件需標(biāo)注“秘密”字樣，存放于帶鎖檔案柜，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱后由檔案員當(dāng)日收回；嚴(yán)禁復(fù)印或通過普通通訊工具傳輸涉密文件。（四）電子文件安全風(fēng)險風(fēng)險點：電子文件備份不及時、病毒感染導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；規(guī)范要求：電子檔案管理員需每月檢查備份狀態(tài)，定期更新殺毒軟件庫；禁止在電子檔案終端使用非授權(quán)U