員工離職審批制度一、概述

員工離職審批制度是企業(yè)人力資源管理體系的重要組成部分，旨在規(guī)范離職流程、保障員工權益、維護企業(yè)秩序。通過建立科學、合理的離職審批機制，可以確保離職過程有序進行，降低潛在風險，并為員工離職后的交接工作提供清晰指引。本制度涵蓋離職申請、審批流程、工作交接、離職結算等核心環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)全體員工。

二、離職申請與審批流程

（一）離職申請

1.員工需提前向直接上級提交書面或電子離職申請，明確離職意向及預計離職日期。

2.申請時間要求：

-正式員工需提前30日提交申請；

-合同約定的提前期或特殊情況按公司規(guī)定執(zhí)行。

3.申請材料：

(1)離職申請書（注明離職原因、時間等）；

(2)如需休假至離職日期，需同時提交休假申請。

（二）審批流程

1.直接上級審批：

-審核離職原因、工作交接安排等，并在申請表上簽字確認；

-異議情況需上報人力資源部協(xié)調解決。

2.人力資源部審核：

-核實離職是否符合公司制度，并協(xié)調各部門交接事宜；

-重點關注未完成工作、未結清款項等風險點。

3.高管審批（如適用）：

-涉及核心崗位或高層人員離職，需經(jīng)公司管理層最終審批。

三、離職工作交接

（一）交接內容

1.文件資料：

(1)工作文檔、報告、會議記錄等紙質文件；

(2)電子數(shù)據(jù)備份及權限移交（如需）。

2.項目進展：

(1)當前項目狀態(tài)說明；

(2)下一步計劃及注意事項。

3.聯(lián)系人安排：

(1)交接期間指定臨時對接人；

(2)重大事項需經(jīng)雙方共同確認。

（二）交接步驟

1.員工準備交接清單，經(jīng)直接上級確認后執(zhí)行；

2.人力資源部組織交接會議，確保雙方簽字確認；

3.交接完成后提交《工作交接確認表》，存檔備查。

四、離職結算與手續(xù)

（一）離職結算

1.工資結算：

-按實際工作日計算當月工資，未休年假需按規(guī)定折算；

-示例：月工資5000元，離職日為當月20日，則當月工資為4167元（按20/30比例折算）。

2.績效獎金：

-已發(fā)放或應發(fā)獎金按合同約定結算；

-未完成部分根據(jù)實際貢獻酌情處理。

（二）離職手續(xù)

1.辦理物品歸還：

-辦公設備、鑰匙、資料等需全部歸還公司；

-損壞或遺失需按價賠償。

2.賬戶注銷：

-企業(yè)郵箱、系統(tǒng)權限等及時停用；

-銀行卡、門禁卡等統(tǒng)一回收。

3.離職證明：

-人力資源部開具《離職證明》，注明離職日期及崗位信息。

五、注意事項

1.離職員工需在規(guī)定時間內完成所有交接工作，逾期可能影響評價；

2.公司保留對離職原因及交接情況的記錄，作為后續(xù)參考；

3.特殊崗位（如財務、涉密等）需加強離職管控，確保合規(guī)。

四、離職結算與手續(xù)（續(xù)）

（一）離職結算（續(xù)）

1.工資結算（續(xù)）：

加班費結算：依據(jù)員工提交的經(jīng)審批的加班申請記錄，或符合公司規(guī)定的加班打卡數(shù)據(jù)，計算并結算加班費。結算標準需明確區(qū)分不同類型的加班（如平日加班、周末加班、法定節(jié)假日加班）及其對應的計算方法（如1.5倍、2倍、3倍工資）。例如，員工月基本工資為5000元，當月正常工作日加班10小時，周末加班8小時，法定節(jié)假日加班4小時。假設平日加班系數(shù)為1.5，周末為2，節(jié)假日為3，則加班費計算需先確認日/小時工資基數(shù)（通常為基本工資除以當月計薪天數(shù)21.75天），再分別乘以對應小時數(shù)和系數(shù)，最后匯總。

扣款項結算：在最終工資中扣除應繳的個人所得稅、公司代扣的社保公積金個人部分、以及其他經(jīng)員工書面同意的合法扣款（如借款、賠償金等）。需向員工提供工資明細清單，確?？劭钜罁?jù)充分且透明。

未休年假折算：按照國家及地方相關規(guī)定（需遵守當?shù)刈顕栏竦膱?zhí)行標準）及公司《考勤休假管理制度》，將員工離職前未休完的帶薪年休假按日工資的相應比例折算并結清。計算公式通常為：未休年假天數(shù)×當月日工資。當月日工資一般按（月基本工資+當月崗位津貼等固定構成部分）/當月計薪天數(shù)計算。需明確折算上限，通常不超過法定標準（如每年20天）。

2.績效獎金/提成結算（續(xù)）：

年終獎/季度獎：根據(jù)公司《獎金發(fā)放制度》的具體規(guī)定執(zhí)行。需明確獎金的計算基數(shù)、發(fā)放比例與員工離職時間、績效考核結果、項目完成情況等的關聯(lián)規(guī)則。例如，若規(guī)定按實際工作月份比例折算年終獎，則離職員工當月應得獎金=年終獎總額×(當月實際工作月數(shù)/12個月)。若獎金與當期業(yè)績強相關，需由直接上級與員工共同確認截至離職日的業(yè)績達成情況。

項目提成：對于未完成或正在進行中的項目，其提成結算方式需在項目合同或內部規(guī)定中明確?？赡苁前幢壤Ц兑淹瓿刹糠值奶岢?，或根據(jù)項目整體完成情況約定后續(xù)支付方案，或一次性結清已實現(xiàn)的提成。需確保方案公平合理，并經(jīng)員工理解確認。

（二）離職手續(xù)（續(xù)）

1.辦理物品歸還（續(xù)）：

詳細清單：人力資源部或行政部應提前提供《員工離職物品歸還清單》，列明需歸還的物品名稱、型號、數(shù)量等。例如：筆記本電腦（型號XXX）、顯示器（數(shù)量1）、鍵盤鼠標套裝、工牌、門禁卡、U盤、文件柜鑰匙、印泥、訂書機等。

歸還流程：員工在離職當日或指定時間內，攜帶物品到行政部或指定接口人處進行核對。接口人逐一檢查物品狀態(tài)（如外觀、配件完整性），并記錄歸還情況。

狀態(tài)確認與賠償：

正常狀態(tài)：在《物品歸還確認單》上簽字確認。

異常狀態(tài)：對于遺失、損壞、配件缺失等情況，需在確認單上詳細注明，并由員工簽字確認。涉及賠償?shù)?，需依?jù)公司《資產(chǎn)損壞賠償管理規(guī)定》執(zhí)行，明確賠償標準（如按原價、折舊價賠償），并可能需要員工提供相關證明（如購買憑證），賠償事宜可在工資結算中扣除或另行協(xié)商。

2.賬戶注銷與權限停用（續(xù)）：

系統(tǒng)賬戶：

IT系統(tǒng)：包括但不限于內部辦公系統(tǒng)（OA）、郵件系統(tǒng)、即時通訊軟件（如企業(yè)微信/釘釘）、財務系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等。需在員工離職當天或下一個工作日，由IT部門執(zhí)行賬戶停用或刪除操作。對于涉及敏感數(shù)據(jù)或高級權限的賬戶，需進行特別處理，如強制下線、數(shù)據(jù)導出審計等。

外部賬戶：如公司官方網(wǎng)站后臺管理權限、第三方平臺（如設計工具、云存儲）的授權等，需聯(lián)系相關平臺提供商進行權限回收。

物理權限：

門禁系統(tǒng)：由行政部在系統(tǒng)中禁用員工門禁卡權限，并回收卡片。對于高級別權限（如機房、服務器室），需執(zhí)行額外的物理鎖具回收或禁用操作。

車輛權限：如員工享有公司車輛使用權限，需按規(guī)定歸還車輛鑰匙、行駛證等，并停止相關系統(tǒng)授權。

郵箱與通訊錄：確保員工個人郵箱中不再包含公司敏感信息，并按公司規(guī)定處理與員工的聯(lián)系記錄。

3.離職證明開具（續(xù)）：

內容規(guī)范：離職證明應包含但不限于：員工姓名、身份證號碼、入司日期、最后擔任的崗位、離職日期、離職原因（可按“個人原因”等中性表述）、以及證明其已辦理完離職手續(xù)（如物品歸還、賬戶注銷等）的說明。需加蓋公司公章或人力資源部章。

開具時效：在員工正式離職并完成所有手續(xù)后，人力資源部應在合理時間內（如3個工作日）開具離職證明。

用途說明：告知員工該證明的常見用途，如辦理社保關系轉移、公積金提取、求職等，并提醒其妥善保管。

五、注意事項（續(xù)）

1.工作交接的最終確認：強調《工作交接確認表》需由交接雙方（員工與接任者/直接上級）及人力資源部代表共同簽字確認。此文件不僅是交接完成的憑證，也作為評估員工離職表現(xiàn)和后續(xù)可能的法律風險防范依據(jù)。對于關鍵崗位或復雜項目，交接過程可能需要人力資源部組織協(xié)調或參與審核。

2.離職審計（可選，但建議）：對于特定崗位（如財務、采購、核心技術等），可在離職前進行必要的審計或工作檢查，確保公司資產(chǎn)、數(shù)據(jù)安全和業(yè)務連續(xù)性。審計范圍和方式應在制度中明確，并需提前告知員工。

3.離職關懷（建議性內容）：在制度中可體現(xiàn)對員工離職的尊重。例如，提供友好的離職面談機會，聽取員工反饋（非強制），并確保所有離職手續(xù)順暢辦理，避免不必要的沖突。良好的離職體驗有助于維護公司雇主品牌形象。

4.檔案管理：所有與離職相關的文件（申請表、審批記錄、交接清單、歸還確認單、離職證明、結算單據(jù)等）均需按檔案管理規(guī)定整理歸檔，保存期限遵照公司檔案管理制度執(zhí)行，以備后續(xù)查閱。

5.直接上級職責強調：再次明確直接上級在離職過程中的核心職責，不僅是審批環(huán)節(jié)的負責人，更是確保本部門工作順利交接、團隊穩(wěn)定的關鍵人物。人力資源部會對直接上級的執(zhí)行情況進行適當跟進。

一、概述

員工離職審批制度是企業(yè)人力資源管理體系的重要組成部分，旨在規(guī)范離職流程、保障員工權益、維護企業(yè)秩序。通過建立科學、合理的離職審批機制，可以確保離職過程有序進行，降低潛在風險，并為員工離職后的交接工作提供清晰指引。本制度涵蓋離職申請、審批流程、工作交接、離職結算等核心環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)全體員工。

二、離職申請與審批流程

（一）離職申請

1.員工需提前向直接上級提交書面或電子離職申請，明確離職意向及預計離職日期。

2.申請時間要求：

-正式員工需提前30日提交申請；

-合同約定的提前期或特殊情況按公司規(guī)定執(zhí)行。

3.申請材料：

(1)離職申請書（注明離職原因、時間等）；

(2)如需休假至離職日期，需同時提交休假申請。

（二）審批流程

1.直接上級審批：

-審核離職原因、工作交接安排等，并在申請表上簽字確認；

-異議情況需上報人力資源部協(xié)調解決。

2.人力資源部審核：

-核實離職是否符合公司制度，并協(xié)調各部門交接事宜；

-重點關注未完成工作、未結清款項等風險點。

3.高管審批（如適用）：

-涉及核心崗位或高層人員離職，需經(jīng)公司管理層最終審批。

三、離職工作交接

（一）交接內容

1.文件資料：

(1)工作文檔、報告、會議記錄等紙質文件；

(2)電子數(shù)據(jù)備份及權限移交（如需）。

2.項目進展：

(1)當前項目狀態(tài)說明；

(2)下一步計劃及注意事項。

3.聯(lián)系人安排：

(1)交接期間指定臨時對接人；

(2)重大事項需經(jīng)雙方共同確認。

（二）交接步驟

1.員工準備交接清單，經(jīng)直接上級確認后執(zhí)行；

2.人力資源部組織交接會議，確保雙方簽字確認；

3.交接完成后提交《工作交接確認表》，存檔備查。

四、離職結算與手續(xù)

（一）離職結算

1.工資結算：

-按實際工作日計算當月工資，未休年假需按規(guī)定折算；

-示例：月工資5000元，離職日為當月20日，則當月工資為4167元（按20/30比例折算）。

2.績效獎金：

-已發(fā)放或應發(fā)獎金按合同約定結算；

-未完成部分根據(jù)實際貢獻酌情處理。

（二）離職手續(xù)

1.辦理物品歸還：

-辦公設備、鑰匙、資料等需全部歸還公司；

-損壞或遺失需按價賠償。

2.賬戶注銷：

-企業(yè)郵箱、系統(tǒng)權限等及時停用；

-銀行卡、門禁卡等統(tǒng)一回收。

3.離職證明：

-人力資源部開具《離職證明》，注明離職日期及崗位信息。

五、注意事項

1.離職員工需在規(guī)定時間內完成所有交接工作，逾期可能影響評價；

2.公司保留對離職原因及交接情況的記錄，作為后續(xù)參考；

3.特殊崗位（如財務、涉密等）需加強離職管控，確保合規(guī)。

四、離職結算與手續(xù)（續(xù)）

（一）離職結算（續(xù)）

1.工資結算（續(xù)）：

加班費結算：依據(jù)員工提交的經(jīng)審批的加班申請記錄，或符合公司規(guī)定的加班打卡數(shù)據(jù)，計算并結算加班費。結算標準需明確區(qū)分不同類型的加班（如平日加班、周末加班、法定節(jié)假日加班）及其對應的計算方法（如1.5倍、2倍、3倍工資）。例如，員工月基本工資為5000元，當月正常工作日加班10小時，周末加班8小時，法定節(jié)假日加班4小時。假設平日加班系數(shù)為1.5，周末為2，節(jié)假日為3，則加班費計算需先確認日/小時工資基數(shù)（通常為基本工資除以當月計薪天數(shù)21.75天），再分別乘以對應小時數(shù)和系數(shù)，最后匯總。

扣款項結算：在最終工資中扣除應繳的個人所得稅、公司代扣的社保公積金個人部分、以及其他經(jīng)員工書面同意的合法扣款（如借款、賠償金等）。需向員工提供工資明細清單，確保扣款依據(jù)充分且透明。

未休年假折算：按照國家及地方相關規(guī)定（需遵守當?shù)刈顕栏竦膱?zhí)行標準）及公司《考勤休假管理制度》，將員工離職前未休完的帶薪年休假按日工資的相應比例折算并結清。計算公式通常為：未休年假天數(shù)×當月日工資。當月日工資一般按（月基本工資+當月崗位津貼等固定構成部分）/當月計薪天數(shù)計算。需明確折算上限，通常不超過法定標準（如每年20天）。

2.績效獎金/提成結算（續(xù)）：

年終獎/季度獎：根據(jù)公司《獎金發(fā)放制度》的具體規(guī)定執(zhí)行。需明確獎金的計算基數(shù)、發(fā)放比例與員工離職時間、績效考核結果、項目完成情況等的關聯(lián)規(guī)則。例如，若規(guī)定按實際工作月份比例折算年終獎，則離職員工當月應得獎金=年終獎總額×(當月實際工作月數(shù)/12個月)。若獎金與當期業(yè)績強相關，需由直接上級與員工共同確認截至離職日的業(yè)績達成情況。

項目提成：對于未完成或正在進行中的項目，其提成結算方式需在項目合同或內部規(guī)定中明確?？赡苁前幢壤Ц兑淹瓿刹糠值奶岢?，或根據(jù)項目整體完成情況約定后續(xù)支付方案，或一次性結清已實現(xiàn)的提成。需確保方案公平合理，并經(jīng)員工理解確認。

（二）離職手續(xù)（續(xù)）

1.辦理物品歸還（續(xù)）：

詳細清單：人力資源部或行政部應提前提供《員工離職物品歸還清單》，列明需歸還的物品名稱、型號、數(shù)量等。例如：筆記本電腦（型號XXX）、顯示器（數(shù)量1）、鍵盤鼠標套裝、工牌、門禁卡、U盤、文件柜鑰匙、印泥、訂書機等。

歸還流程：員工在離職當日或指定時間內，攜帶物品到行政部或指定接口人處進行核對。接口人逐一檢查物品狀態(tài)（如外觀、配件完整性），并記錄歸還情況。

狀態(tài)確認與賠償：

正常狀態(tài)：在《物品歸還確認單》上簽字確認。

異常狀態(tài)：對于遺失、損壞、配件缺失等情況，需在確認單上詳細注明，并由員工簽字確認。涉及賠償?shù)?，需依?jù)公司《資產(chǎn)損壞賠償管理規(guī)定》執(zhí)行，明確賠償標準（如按原價、折舊價賠償），并可能需要員工提供相關證明（如購買憑證），賠償事宜可在工資結算中扣除或另行協(xié)商。

2.賬戶注銷與權限停用（續(xù)）：

系統(tǒng)賬戶：

IT系統(tǒng)：包括但不限于內部辦公系統(tǒng)（OA）、郵件系統(tǒng)、即時通訊軟件（如企業(yè)微信/釘釘）、財務系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等。需在員工離職當天或下一個工作日，由IT部門執(zhí)行賬戶停用或刪除操作。對于涉及敏感數(shù)據(jù)或高級權限的賬戶，需進行特別處理，如強制下線、數(shù)據(jù)導出審計等。

外部賬戶：如公司官方網(wǎng)站后臺管理權限、第三方平臺（如設計工具、云存儲）的授權等，需聯(lián)系相關平臺提供商進行權限回收。

物理權限：

門禁系統(tǒng)：由行政部在系統(tǒng)中禁用員工門禁卡權限，并回收卡片。對于高級別權限（如機房、服務器室），需執(zhí)行額外的物理鎖具回收或禁用操作。

車輛權限：如員工享有公司車輛使用權限，需按規(guī)定歸還車輛鑰匙、行駛證等，并停止相關系統(tǒng)授權。

郵箱與通訊錄：確保員工個人郵箱中不再包含公司敏感信息，并按公司規(guī)定處理與員工的聯(lián)系記錄。

3.離職證明開具（續(xù)）：

內容規(guī)范：離職證明應包含但不限于：員工姓名、身份證號碼、入司日期、最后擔任的崗位、離職