銷售合同簽訂及履行記錄表使用指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，銷售合同是明確買賣雙方權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件。銷售合同簽訂及履行記錄表作為系統(tǒng)化管理工具，適用于以下場(chǎng)景：多項(xiàng)目并行管理：當(dāng)企業(yè)同時(shí)與多個(gè)客戶簽訂不同類型銷售合同時(shí)可通過表格集中跟蹤各合同的簽訂進(jìn)度、履行節(jié)點(diǎn)，避免遺漏關(guān)鍵事項(xiàng)；新業(yè)務(wù)拓展期：在新客戶開發(fā)或新產(chǎn)品推廣階段，記錄合同談判要點(diǎn)、特殊條款約定，為后續(xù)合作提供歷史依據(jù)；履約風(fēng)險(xiǎn)防控：實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行中的交貨、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)覺履約異常（如延遲交貨、質(zhì)量爭(zhēng)議），提前介入處理；財(cái)務(wù)與法務(wù)協(xié)同：為財(cái)務(wù)部門提供收款依據(jù)，為法務(wù)部門留存履約證據(jù)，支持合同糾紛解決及審計(jì)需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄，該工具能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同全生命周期可視化、流程化管控，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、全流程操作指引（一）合同簽訂前：準(zhǔn)備與洽談階段明確合作意向銷售代表與客戶就產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等核心條款達(dá)成初步共識(shí)，記錄客戶具體需求（如“需提供產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告”“交付地點(diǎn)為甲方倉庫”）。示例：客戶*華提出采購(gòu)A型號(hào)設(shè)備10臺(tái)，單價(jià)5萬元，要求7月15日前交付，并提供3年質(zhì)保。核實(shí)對(duì)方主體資格通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺(tái)查詢客戶工商信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等），確認(rèn)其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)正常（未吊銷、未注銷），避免與無資質(zhì)主體簽約。記錄客戶基本信息：客戶名稱“科技有限公司”，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼“91110X”，法定代表人“強(qiáng)”。起草合同文本使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，填寫雙方主體信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。注意：金額大小寫一致，交付時(shí)間明確到“日”，付款方式注明“轉(zhuǎn)賬”或“承兌匯票”，違約責(zé)任量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）。（二）合同簽訂：審批與簽署階段內(nèi)部審核將合同文本提交銷售部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）、法務(wù)部門（專員）、財(cái)務(wù)部門（*會(huì)計(jì)）依次審核：銷售負(fù)責(zé)人審核條款是否符合業(yè)務(wù)目標(biāo)；法務(wù)審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款是否公平、爭(zhēng)議解決約定是否明確）；財(cái)務(wù)審核金額、付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度。審核通過后，各部門在“合同審批表”簽字確認(rèn)，記錄審核日期及意見。與客戶最終確認(rèn)將審核后的合同文本發(fā)送給客戶，確認(rèn)無誤后約定簽署方式（線下簽署或電子簽章）。線下簽署需準(zhǔn)備合同一式兩份（或三份），雙方加蓋公章或合同專用章；電子簽章通過合法平臺(tái)（如e簽寶、法大大）完成，保證簽署過程可追溯。合同編號(hào)與歸檔按企業(yè)規(guī)則編制合同編號(hào)（如“2024銷字-部門-001號(hào)”），登記“合同臺(tái)賬”（可另建表格），掃描合同文本留存電子檔，原件由檔案室（*管理員）統(tǒng)一保管。（三）合同履行：過程跟蹤與記錄階段履行節(jié)點(diǎn)提醒根據(jù)合同約定設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒（如交貨前3天、付款前5天），由銷售代表或履約專員（*助理）負(fù)責(zé)跟蹤：交貨環(huán)節(jié)：記錄實(shí)際交貨日期、物流單號(hào)、收貨人簽字（如“7月14日交貨，物流單號(hào)SF，收貨人*磊”）；驗(yàn)收環(huán)節(jié)：客戶驗(yàn)收后，獲取驗(yàn)收合格證明（書面或郵件），記錄驗(yàn)收日期、結(jié)果（如“7月16日驗(yàn)收合格，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)YS2024071601”）；付款環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)部門確認(rèn)收款后，登記收款日期、金額、方式（如“7月20日收款50萬元，轉(zhuǎn)賬到賬，尾款10萬元質(zhì)保期后支付”）。異常情況處理若出現(xiàn)履行異常（如延遲交貨、質(zhì)量爭(zhēng)議），需記錄異常詳情、原因分析及處理措施：示例：因物流延遲，7月18日才完成交貨，已向客戶說明情況并承諾減免1萬元貨款，客戶書面確認(rèn)。變更與補(bǔ)充協(xié)議合同履行中需變更條款時(shí)，雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，記錄變更內(nèi)容（如“交貨時(shí)間延長(zhǎng)至7月25日”）、協(xié)議編號(hào)及簽訂日期，作為原合同附件同步記錄。（四）合同履行完成：歸檔與復(fù)盤階段履約總結(jié)合同全部履行完畢（如質(zhì)保期屆滿、尾款結(jié)清），銷售代表填寫“履約總結(jié)”，說明整體履約情況、客戶滿意度、存在問題及改進(jìn)建議。檔案移交將合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收證明、付款憑證、溝通記錄等資料整理成冊(cè)，移交檔案室（*管理員）歸檔，保存期限不少于合同履行完畢后5年。數(shù)據(jù)復(fù)盤每季度/年度匯總合同數(shù)據(jù)，分析簽訂量、履約率、回款周期、爭(zhēng)議率等指標(biāo)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如某類產(chǎn)品交貨延遲率較高），優(yōu)化合同模板及管理流程。三、標(biāo)準(zhǔn)模板表格銷售合同簽訂及履行記錄表合同基本信息合同編號(hào)2024銷字-銷售一部-003號(hào)合同名稱A型號(hào)設(shè)備采購(gòu)合同簽訂日期2024年6月20日合同期限自簽訂之日起至2027年6月19日（含質(zhì)保期）甲方（采購(gòu)方）單位名稱*科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110X地址市區(qū)路號(hào)法定代表人*強(qiáng)聯(lián)系人*華（銷售總監(jiān)）聯(lián)系電話1385678乙方（銷售方）單位名稱*實(shí)業(yè)有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91111Y地址市區(qū)街號(hào)法定代表人*偉聯(lián)系人*明（銷售代表）聯(lián)系電話1399012合同主要條款標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量A型號(hào)設(shè)備10臺(tái)，規(guī)格：參數(shù)（略）合同總價(jià)（大寫）人民幣伍拾萬元整（￥500,000.00）交付時(shí)間2024年7月15日前交付地點(diǎn)甲方倉庫（市區(qū)路號(hào)）付款方式簽訂合同后3日內(nèi)預(yù)付30%（￥150,000），交付驗(yàn)收合格后支付60%（￥300,000），質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付10%（￥50,000）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)要求，質(zhì)保期3年違約責(zé)任逾期交貨按日萬分之五支付違約金；質(zhì)量問題負(fù)責(zé)退換貨并賠償損失爭(zhēng)議解決方式協(xié)商不成，提交乙方所在地人民法院訴訟解決履行記錄履行環(huán)節(jié)日期—————————————-合同簽訂2024-06-20預(yù)付款支付2024-06-23交貨2024-07-14驗(yàn)收2024-07-16尾款支付（60%）2024-07-20質(zhì)保期啟動(dòng)2024-07-16質(zhì)保金支付（10%）2027-07-18變更記錄變更事項(xiàng)日期交貨時(shí)間2024-07-10備注無履約爭(zhēng)議，客戶滿意度高歸檔信息歸檔日期四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等核心條款需明確具體，避免模糊表述（如“盡快”“大約”）；違約責(zé)任應(yīng)量化，既體現(xiàn)約束力又避免顯失公平。信息真實(shí)準(zhǔn)確雙方主體信息（名稱、社會(huì)信用代碼、法定代表人）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，合同編號(hào)需唯一，避免重復(fù)或遺漏；金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息填寫后需復(fù)核，防止筆誤。履行過程留痕所有溝通（如郵件、）涉及合同變更或異常處理的，建議書面確認(rèn)（如簽署《補(bǔ)充協(xié)議》或《情況說明》），避免口頭約定導(dǎo)致糾紛時(shí)無據(jù)可查。風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控對(duì)逾期交貨、未按期付款等異常情況，需在發(fā)覺后24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)內(nèi)部預(yù)警流程，由銷售部門牽頭聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)制定應(yīng)對(duì)方案，及時(shí)與客戶溝通解決。檔案管理規(guī)范合同原件、附件、憑證等資料需集中存放，電子檔與紙質(zhì)檔同步備份，保證查閱便捷；檔案移交需辦理簽收手續(xù)，明保證