行政文書寫作規(guī)范及示例行政文書作為各類組織內(nèi)部及組織間溝通協(xié)調(diào)、處理公務(wù)、記錄事務(wù)的重要工具，其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到工作效率、決策準(zhǔn)確性乃至組織形象。一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、清晰的行政文書，能夠有效傳遞信息、明確權(quán)責(zé)、規(guī)范流程。因此，掌握行政文書的寫作規(guī)范，對(duì)于提升工作效能具有重要意義。本文將從寫作原則、通用規(guī)范及常用文種示例三個(gè)層面，系統(tǒng)闡述行政文書的寫作要點(diǎn)。一、行政文書寫作的基本原則行政文書的寫作并非隨意為之，需遵循一系列基本原則，以確保其嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性。（一）明確主旨，有的放矢動(dòng)筆之前，首先要明確文書的寫作目的：是為了傳達(dá)指令、匯報(bào)工作、請(qǐng)求指示，還是商洽事宜？受眾是誰？希望通過文書達(dá)到什么效果？只有目的清晰，才能圍繞核心內(nèi)容組織材料，確保文書有的放矢，避免文不對(duì)題或內(nèi)容冗余。（二）內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確規(guī)范行政文書的生命力在于真實(shí)準(zhǔn)確。所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、引語等必須經(jīng)過核實(shí)，確保無誤。觀點(diǎn)要明確，判斷要客觀，避免模棱兩可或主觀臆斷。同時(shí)，文書內(nèi)容需符合法律法規(guī)、政策規(guī)定及組織內(nèi)部的規(guī)章制度，做到規(guī)范合法。（三）結(jié)構(gòu)完整，邏輯清晰行政文書通常有其固定的結(jié)構(gòu)模式，如標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素需齊全。正文部分的邏輯關(guān)系要清晰，層次要分明，做到言之有序。無論是闡述觀點(diǎn)、說明情況還是提出要求，都應(yīng)條理清晰，讓人一目了然。（四）語言精煉，表述恰當(dāng)行政文書的語言應(yīng)力求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、平實(shí)。避免使用口語化、隨意化的表達(dá)，慎用夸張、比喻等修辭手法。用詞要精準(zhǔn)，避免歧義；語句要簡(jiǎn)練，避免冗長(zhǎng)；語氣要得體，符合文種特點(diǎn)和行文對(duì)象。（五）格式標(biāo)準(zhǔn)，符合慣例不同類型的行政文書有其相對(duì)固定的格式要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距、落款位置等。寫作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)慣例，以體現(xiàn)文書的規(guī)范性和專業(yè)性。二、行政文書寫作的通用規(guī)范除上述基本原則外，行政文書寫作還需遵循以下通用規(guī)范，以確保文書的質(zhì)量和效力。（一）材料準(zhǔn)備與信息核實(shí)在動(dòng)筆之前，應(yīng)充分收集和整理相關(guān)材料，全面掌握所需信息。對(duì)于文中涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等，務(wù)必進(jìn)行仔細(xì)核實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。避免因信息不實(shí)或遺漏導(dǎo)致文書內(nèi)容失實(shí)，影響決策或執(zhí)行。（二）標(biāo)題擬定標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文書的核心內(nèi)容，力求簡(jiǎn)潔明了，讓人一看便知文書主旨。通常由發(fā)文機(jī)關(guān)（或單位）、事由和文種三部分構(gòu)成，如“XX公司關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)管理的通知”。有時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如“關(guān)于舉辦員工技能培訓(xùn)的請(qǐng)示”。標(biāo)題中應(yīng)避免使用含糊不清或過于寬泛的詞語。（三）主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指文書的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)文書內(nèi)容和隸屬關(guān)系準(zhǔn)確確定。主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)，如需同時(shí)發(fā)送多個(gè)機(jī)關(guān)，應(yīng)分清主次，主要機(jī)關(guān)列為主送，其他機(jī)關(guān)列為抄送。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，避免濫抄濫送。（四）正文寫作正文是文書的核心部分，應(yīng)圍繞主旨，層次分明、邏輯清晰地展開。1.開頭：通常簡(jiǎn)明扼要地說明發(fā)文的緣由、依據(jù)或目的。如通知的開頭可說明“為貫徹落實(shí)XX會(huì)議精神，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。2.主體：是文書的核心內(nèi)容，應(yīng)具體、明確地闡述事項(xiàng)、提出要求、分析問題或匯報(bào)情況。內(nèi)容較多時(shí)，可分點(diǎn)、分條闡述，使用序數(shù)詞（如一、二、三……或（一）、（二）、（三）……）使層次更清晰。3.結(jié)尾：根據(jù)文種特點(diǎn)和內(nèi)容需要，可有不同的結(jié)尾方式。如通知常用“特此通知”，請(qǐng)示常用“妥否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”，報(bào)告常用“特此報(bào)告”等。（五）語言表達(dá)1.準(zhǔn)確規(guī)范：使用規(guī)范的書面語，避免方言、俚語和生僻詞語。用詞要精準(zhǔn)，避免產(chǎn)生歧義。涉及專業(yè)術(shù)語時(shí)，應(yīng)使用行業(yè)通用的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語。2.簡(jiǎn)明扼要：行文應(yīng)開門見山，直奔主題，避免不必要的客套和空話、套話。力求用最簡(jiǎn)潔的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。3.莊重得體：行政文書具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，語言應(yīng)莊重、平實(shí)、客觀，避免使用夸張、抒情等文學(xué)性語言。根據(jù)行文對(duì)象的不同，語氣應(yīng)有所區(qū)別，對(duì)上恭敬，對(duì)下明確，平行機(jī)關(guān)之間則應(yīng)謙遜有禮。4.平實(shí)易懂：在準(zhǔn)確、莊重的前提下，應(yīng)盡量使用通俗易懂的語言，避免堆砌辭藻或使用過于晦澀的表達(dá)，確保受文者能夠準(zhǔn)確理解文書內(nèi)容。（六）落款與日期落款應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)（或單位）的全稱，并加蓋公章（如需）。成文日期應(yīng)使用規(guī)范的漢字?jǐn)?shù)字或阿拉伯?dāng)?shù)字（根據(jù)規(guī)定），寫明具體的年、月、日。（七）附件處理如文書內(nèi)容較多或有需要附帶說明的材料，可將其作為附件。附件應(yīng)在正文之后、落款之前注明“附件：1.XXXX”等，并將附件材料按順序整理附后。（八）校對(duì)與修改文書初稿完成后，務(wù)必進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)和修改。檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，邏輯是否清晰，語言是否通順、規(guī)范，格式是否符合要求，有無錯(cuò)別字、漏字等。最好進(jìn)行多次校對(duì)，或請(qǐng)他人協(xié)助校對(duì)，以確保文書的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。三、常用行政文書示例以下選取幾種在工作中最為常用的行政文書類型，結(jié)合具體示例進(jìn)行說明，旨在幫助讀者更好地理解和掌握其寫作方法。（一）通知適用范圍：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。特點(diǎn)：廣泛性、周知性、執(zhí)行性。示例：關(guān)于舉辦“高效辦公技能”專題培訓(xùn)的通知公司各部門、各子公司：為進(jìn)一步提升員工的辦公效率和信息化應(yīng)用水平，推動(dòng)公司辦公自動(dòng)化工作向縱深發(fā)展，經(jīng)研究決定，將舉辦“高效辦公技能”專題培訓(xùn)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、培訓(xùn)內(nèi)容1.辦公軟件高級(jí)應(yīng)用技巧（Word、Excel、PowerPoint）；2.公文寫作規(guī)范與常見問題解析；3.網(wǎng)絡(luò)信息安全與保密知識(shí)。二、培訓(xùn)對(duì)象公司全體在職員工（鼓勵(lì)新入職員工積極參加）。三、培訓(xùn)時(shí)間XXXX年X月X日（星期X）下午X:XX-X:XX四、培訓(xùn)地點(diǎn)公司XX會(huì)議室五、相關(guān)要求1.請(qǐng)各部門、各子公司高度重視，認(rèn)真組織本單位員工參加，并于X月X日前將參訓(xùn)人員名單報(bào)至行政部XXX處。2.參訓(xùn)人員請(qǐng)?zhí)崆?0分鐘到達(dá)培訓(xùn)地點(diǎn)，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)。3.鼓勵(lì)參訓(xùn)人員結(jié)合日常工作中遇到的問題，提前做好準(zhǔn)備，以便在互動(dòng)環(huán)節(jié)進(jìn)行交流探討。特此通知。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX公司行政部（印章）XXXX年X月X日說明：此通知標(biāo)題明確了“事由”和“文種”。正文開頭闡明了發(fā)文緣由和目的；主體部分分“培訓(xùn)內(nèi)容”、“培訓(xùn)對(duì)象”、“培訓(xùn)時(shí)間”、“培訓(xùn)地點(diǎn)”、“相關(guān)要求”等條目，清晰列出了培訓(xùn)的各項(xiàng)具體事宜，條理分明；結(jié)尾使用“特此通知”作結(jié)。整體語言簡(jiǎn)潔明了，要求明確，具有較強(qiáng)的執(zhí)行性。（二）報(bào)告適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。特點(diǎn)：陳述性、匯報(bào)性、單向性（無需上級(jí)批復(fù)，但上級(jí)可作批示）。示例：關(guān)于XXXX年度工作總結(jié)的報(bào)告尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：XXXX年，在公司領(lǐng)導(dǎo)的正確指導(dǎo)和大力支持下，我部門全體同仁團(tuán)結(jié)協(xié)作，攻堅(jiān)克難，圍繞公司年度總體工作目標(biāo)，積極開展各項(xiàng)工作，取得了一定的成績(jī)，但也存在一些不足。現(xiàn)將本年度主要工作情況總結(jié)報(bào)告如下：一、主要工作及成效（一）重點(diǎn)工作完成情況1.順利完成了年度XX項(xiàng)目的籌備與實(shí)施工作，項(xiàng)目按時(shí)交付，客戶滿意度達(dá)到XX%。2.優(yōu)化了部門內(nèi)部工作流程，修訂了《XX管理辦法》，提升了工作效率約X%。（二）團(tuán)隊(duì)建設(shè)與人才培養(yǎng)組織部門內(nèi)部技能培訓(xùn)X次，參與人數(shù)XX人次；選派X名骨干員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)，員工專業(yè)素養(yǎng)得到有效提升。（三）存在的主要問題與不足1.部分員工創(chuàng)新意識(shí)有待加強(qiáng)，工作方法較為傳統(tǒng)。2.跨部門溝通協(xié)調(diào)的效率仍有提升空間。二、XXXX年工作計(jì)劃1.持續(xù)推進(jìn)XX重點(diǎn)項(xiàng)目，力爭(zhēng)在X月底前完成階段性目標(biāo)。2.加強(qiáng)員工創(chuàng)新能力培養(yǎng)，計(jì)劃開展“創(chuàng)新工作坊”活動(dòng)X次。3.建立健全跨部門協(xié)作機(jī)制，定期召開協(xié)調(diào)會(huì)議，確保信息暢通。以上報(bào)告，請(qǐng)審閱。XX部門（印章）XXXX年X月X日說明：此報(bào)告正文首先概述了年度工作的總體情況，然后分“主要工作及成效”、“存在的主要問題與不足”和“XXXX年工作計(jì)劃”三個(gè)層次展開，邏輯清晰，內(nèi)容具體。語言客觀平實(shí)，既肯定了成績(jī)，也不回避問題，并對(duì)未來工作進(jìn)行了規(guī)劃，符合報(bào)告的寫作要求。結(jié)尾使用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”。（三）請(qǐng)示適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。特點(diǎn)：呈請(qǐng)性、期復(fù)性、單一性（一文一事）。示例：關(guān)于申請(qǐng)購置辦公設(shè)備的請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)：我部門現(xiàn)有辦公電腦多為XXXX年購置，配置較低，運(yùn)行速度緩慢，時(shí)常出現(xiàn)故障，已難以滿足日常辦公及業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的需求，嚴(yán)重影響了工作效率。為保障各項(xiàng)工作的順利開展，提高辦公效率，擬申請(qǐng)購置一批新的辦公電腦及配套設(shè)備。一、擬購置設(shè)備清單及預(yù)算1.臺(tái)式電腦X臺(tái)，預(yù)計(jì)單價(jià)XXXX元，合計(jì)XXXX元；2.激光打印機(jī)X臺(tái)，預(yù)計(jì)單價(jià)XXXX元，合計(jì)XXXX元；3.多功能一體機(jī)X臺(tái)，預(yù)計(jì)單價(jià)XXXX元，合計(jì)XXXX元。以上設(shè)備總計(jì)預(yù)算約XXXX元。二、購置理由1.現(xiàn)有設(shè)備老化，維修成本高，且維修后性能提升有限。2.新設(shè)備將顯著提升數(shù)據(jù)處理速度和軟件運(yùn)行效率，減少等待時(shí)間。3.部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)硬件配置有新要求，現(xiàn)有設(shè)備無法滿足。鑒于以上實(shí)際情況，懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)我部門購置上述辦公設(shè)備。所需經(jīng)費(fèi)擬從部門年度預(yù)算中列支。妥否，請(qǐng)批示。XX部門（印章）XXXX年X月X日說明：此請(qǐng)示嚴(yán)格遵循“一文一事”原則，僅就“購置辦公設(shè)備”這一事項(xiàng)向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)。正文開頭陳述了申請(qǐng)的緣由和背景（現(xiàn)有設(shè)備狀況及影響），主體部分詳細(xì)列出了擬購置設(shè)備的清單、預(yù)算及購置理由，理由充分，數(shù)據(jù)（此處為示意）具體。結(jié)尾明確提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)和經(jīng)費(fèi)來源，并使用“妥否，請(qǐng)批示”的規(guī)范結(jié)束語。（四）函適用范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。特點(diǎn)：平行性、靈活性、單一性。示例：關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助提供XX項(xiàng)目相關(guān)資料的函XX單位：據(jù)悉貴單位在XX領(lǐng)域擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)和詳實(shí)的資料儲(chǔ)備。我單位目前正在開展“XX項(xiàng)目”的前期調(diào)研工作，其中涉及到XX方面的數(shù)據(jù)與案例，貴單位在該方面有深入研究。為確保調(diào)研工作的全面性和準(zhǔn)確性，特向貴單位商請(qǐng)協(xié)助提供以下資料：1.XX地區(qū)近三年XX行業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；2.XX項(xiàng)目成功案例的具體實(shí)施方案及成效分析報(bào)告。感謝貴單位的大力支持！期待您的回復(fù)。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX單位（印章）XXXX年X月X日說明：此函為商洽函，用于不相隸屬單位之間請(qǐng)求協(xié)助。標(biāo)題明確了“商請(qǐng)協(xié)助提供XX項(xiàng)目相關(guān)資料”這一核心事由。正文首先表明發(fā)函目的和依據(jù)，然后清晰列