采購合同審核與執(zhí)行情況跟蹤記錄表使用指南一、適用場景：企業(yè)采購全流程規(guī)范化管理需求在企業(yè)采購管理中，合同是明確供需雙方權(quán)責(zé)的核心法律文件，從合同簽訂前的審核到執(zhí)行中的履約跟蹤，再到付款結(jié)算，涉及采購、法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等多個部門協(xié)同。為避免合同條款漏洞、執(zhí)行進度滯后、付款異常等問題，需通過標(biāo)準(zhǔn)化跟蹤記錄表實現(xiàn)：合同審核流程留痕，保證條款合規(guī)、風(fēng)險可控；執(zhí)行進度實時監(jiān)控，保障供應(yīng)商按時交付、企業(yè)按約履約；付款節(jié)點與執(zhí)行情況聯(lián)動，防范超付、遲付風(fēng)險；異常情況及時預(yù)警與處理，降低采購糾紛。本工具適用于各類企業(yè)（生產(chǎn)型、貿(mào)易型、服務(wù)型）的采購合同管理場景，涵蓋原材料、設(shè)備、服務(wù)、工程等各類采購類型。二、操作步驟：從合同簽訂到執(zhí)行閉環(huán)的全流程指引（一）合同信息錄入：建立基礎(chǔ)檔案操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：收到供應(yīng)商提交的合同草案后，首先核對合同基本信息，包括：合同編號（按企業(yè)規(guī)則編碼，如“CG-2024-X”）；合同名稱（需體現(xiàn)采購標(biāo)的，如“型號生產(chǎn)設(shè)備采購合同”）；供需雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人及電話；采購標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價、合同總價（大寫及小寫）；履約期限（分批次交付的需明確各批次時間）、交付地點、運輸方式；付款方式（如“預(yù)付款30%到貨驗收后60%質(zhì)保金10%”）、收款賬戶信息；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。將上述信息完整錄入“采購合同執(zhí)行跟蹤表”（見第三部分），掃描合同原件作為附件至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)歸檔），保證信息與合同文本一致。（二）合同審核發(fā)起：多部門合規(guī)把關(guān)操作主體：采購專員發(fā)起，法務(wù)專員、財務(wù)專員、部門負責(zé)人逐級審核操作內(nèi)容：采購部門初審：重點審核采購需求的匹配性（如數(shù)量、規(guī)格是否與申購單一致）、供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)是否在有效期內(nèi)）、價格合理性（比價記錄是否完整）。法務(wù)部門審核：重點審核合同條款的合法性（如是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)）、完整性（是否缺少違約責(zé)任、爭議解決等關(guān)鍵條款）、嚴(yán)謹(jǐn)性（如用詞是否歧義、權(quán)責(zé)是否對等）。法務(wù)專員*需在“審核意見”欄明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改理由。財務(wù)部門審核：重點審核付款條款的合理性（如預(yù)付款比例是否符合企業(yè)規(guī)定、質(zhì)保金比例是否適當(dāng)）、發(fā)票要求（如是否約定“全額增值稅專用發(fā)票”）、資金支付計劃（是否與企業(yè)現(xiàn)金流匹配）。部門負責(zé)人終審：采購部門負責(zé)人*結(jié)合業(yè)務(wù)需求及各部門意見，最終確認合同是否可簽訂，簽字確認后流轉(zhuǎn)至供應(yīng)商蓋章。注意：審核環(huán)節(jié)需在3個工作日內(nèi)完成（特殊情況除外），所有審核意見需書面記錄（電子或紙質(zhì)），保證責(zé)任可追溯。（三）合同簽訂與歸檔：固化法律效力操作主體：采購專員、行政專員操作內(nèi)容：供應(yīng)商審核通過后，由采購專員*負責(zé)與供應(yīng)商溝通蓋章事宜，保證合同文本雙方簽字蓋章頁完整（企業(yè)蓋合同章或公章，供應(yīng)商蓋公章或合同章）。收到供應(yīng)商蓋章的合同原件后，采購專員需再次核對與草案內(nèi)容是否一致，無差異后1個工作日內(nèi)將原件移交行政專員歸檔。行政專員*在合同管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽訂”，并將掃描件與“采購合同執(zhí)行跟蹤表”關(guān)聯(lián)，保證合同信息可隨時查詢。（四）執(zhí)行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控履約進度操作主體：采購專員（主導(dǎo)）、倉庫管理員、使用部門負責(zé)人*操作內(nèi)容：交付階段跟蹤：供應(yīng)商按合同約定時間交付時，倉庫管理員*需核對到貨數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量，并在“交付記錄”欄填寫實際到貨時間、數(shù)量、驗收結(jié)果（如“合格”“部分不合格”“待檢”）。如需第三方檢測（如特種設(shè)備、原材料），檢測合格后由使用部門負責(zé)人*在“驗收意見”欄簽字確認。出現(xiàn)延遲交付、數(shù)量不符或質(zhì)量問題，采購專員需立即記錄異常情況（包括問題描述、供應(yīng)商回復(fù)、處理方案），并同步法務(wù)專員評估是否追究違約責(zé)任。付款階段跟蹤：財務(wù)專員*根據(jù)合同約定的付款節(jié)點（如“到貨驗收后60天內(nèi)”），在“付款計劃”欄標(biāo)注應(yīng)付款日期、金額。采購專員*提前3個工作日提醒財務(wù)部門準(zhǔn)備付款，并提交付款申請（附驗收單、發(fā)票等憑證）。財務(wù)部門付款后，在“付款記錄”欄填寫實際付款日期、金額、支付方式，更新合同剩余應(yīng)付金額。質(zhì)保階段跟蹤：質(zhì)保期內(nèi)，使用部門負責(zé)人需跟蹤采購標(biāo)的的使用情況，發(fā)覺質(zhì)量問題及時反饋至采購專員，由采購專員*聯(lián)系供應(yīng)商維修、更換或退款，并在“質(zhì)保期記錄”欄登記處理結(jié)果。（五）異常處理：建立閉環(huán)管理機制操作主體：采購專員牽頭，法務(wù)專員、財務(wù)專員、部門負責(zé)人協(xié)同操作內(nèi)容：異常分類：包括延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)、數(shù)量短缺、付款延遲、供應(yīng)商違約等。處理流程：發(fā)覺異常后，采購專員*需在24小時內(nèi)填寫“異常情況說明”，包括異常發(fā)生時間、問題描述、影響分析（如是否影響生產(chǎn)進度）。組織相關(guān)部門（如使用部門、法務(wù)部門）召開異常處理會議，制定解決方案（如“要求供應(yīng)商3日內(nèi)補交貨物”“扣除違約金元”）。跟蹤解決方案執(zhí)行情況，直至問題解決后，在“異常處理結(jié)果”欄記錄處理過程、責(zé)任人及完成時間，關(guān)閉異常項。（六）合同關(guān)閉與復(fù)盤：總結(jié)優(yōu)化經(jīng)驗操作主體：采購專員、采購部門負責(zé)人操作內(nèi)容：合同全部履行完畢（包括交付、驗收、付款、質(zhì)保金返還），采購專員*在“執(zhí)行總結(jié)”欄填寫履約總體評價（如“供應(yīng)商履約良好，無重大異?！薄按嬖谘舆t交付，已通過違約條款約束”），更新合同狀態(tài)為“已關(guān)閉”。采購部門負責(zé)人*組織季度或年度合同復(fù)盤，分析常見問題（如法務(wù)審核條款漏洞、跟蹤不及時導(dǎo)致逾期），提出優(yōu)化建議（如完善合同模板、增加跟蹤頻次），持續(xù)提升采購管理水平。三、記錄模板：采購合同執(zhí)行跟蹤表（標(biāo)準(zhǔn)版）合同基本信息合同編號CG-2024-X合同名稱型號生產(chǎn)設(shè)備采購合同供應(yīng)商全稱科技有限公司供應(yīng)商統(tǒng)一社會信用代碼X供應(yīng)商聯(lián)系人及電話張*，138采購部門生產(chǎn)采購部采購專員李*合同簽訂日期2024年3月15日合同總金額（元）500,000.00（大寫：伍拾萬元整）履約期限2024年4月1日至2024年6月30日（分3批交付，每批間隔30天）付款方式預(yù)付款30%（合同簽訂后5日內(nèi)）、到貨驗收后60%、質(zhì)保金10%（1年后無質(zhì)量問題返還）質(zhì)保期12個月（自最終驗收合格之日起計算）審核記錄審核環(huán)節(jié)審核人采購初審?fù)?（采購經(jīng)理）法務(wù)審核趙*（法務(wù)專員）財務(wù)審核劉*（財務(wù)經(jīng)理）負責(zé)人終審?fù)?（采購經(jīng)理）執(zhí)行跟蹤記錄批次計劃交付日期第一批2024-04-01第二批2024-05-01第三批2024-06-30異常記錄異常發(fā)生時間異常類型2024-05-02延遲交付質(zhì)保期記錄質(zhì)保期起止時間異常情況描述2024-07-01至2025-06-30無質(zhì)量反饋執(zhí)行總結(jié)履約總體評價供應(yīng)商履約基本及時，雖出現(xiàn)一次延遲交付，但已按合同約定承擔(dān)違約金，整體可接受。建議后續(xù)合作中加強交付進度溝通。采購專員簽字李*部門負責(zé)人簽字王*四、使用要點：保證跟蹤管理實效的關(guān)鍵事項（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：信息錄入“零差錯”合同編號、金額、日期等關(guān)鍵信息需與合同原件嚴(yán)格一致，避免因筆誤導(dǎo)致跟蹤混亂；交付數(shù)量、驗收結(jié)果、付款金額等執(zhí)行數(shù)據(jù)需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認，保證真實可追溯；異常情況需具體描述（如“延遲3天”“規(guī)格不符型號為”），模糊記錄（如“有問題”“需處理”）會影響后續(xù)處理效率。（二）及時更新：動態(tài)跟蹤“無滯后”合同簽訂后24小時內(nèi)完成信息錄入；交付、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點發(fā)生后1個工作日內(nèi)更新跟蹤表；異常情況發(fā)生后立即啟動處理流程，并在24小時內(nèi)記錄異常信息，避免問題擴大化。（三）責(zé)任分工：權(quán)責(zé)清晰“不推諉”明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人：采購專員牽頭整體跟蹤，倉庫管理員負責(zé)交付驗收，財務(wù)專員負責(zé)付款執(zhí)行，法務(wù)專員負責(zé)異常處理中的法律支持；部門負責(zé)人需對本環(huán)節(jié)審核結(jié)果或執(zhí)行結(jié)果負管理責(zé)任，保證各環(huán)節(jié)高效協(xié)同。（四）保密管理：敏感信息“嚴(yán)防護”合同跟蹤表中涉及供應(yīng)商信息、價格數(shù)據(jù)等內(nèi)容為企業(yè)商業(yè)秘密，