合同審核流程文檔合同管理標準流程版一、適用范圍與核心場景本流程適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協(xié)議等商業(yè)合同類型。核心場景包括：日常業(yè)務合同簽訂：如原材料采購、設備銷售、技術服務外包等；跨部門協(xié)作合同：涉及業(yè)務、法務、財務、行政等多部門參與的合同；重大合同專項審核：金額較大（如超過50萬元）、期限較長（如超過3年）或法律關系復雜的合同；合同變更與續(xù)簽：已履行合同的條款變更、到期續(xù)簽等場景。通過標準化流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權責清晰，降低企業(yè)法律風險與運營成本。二、標準流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與資料準備責任主體：業(yè)務部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理*）操作內(nèi)容：明確合同需求：根據(jù)業(yè)務目標，確定合同主體（甲方/乙方）、標的（貨物/服務/項目）、金額、履行期限等核心要素；起草合同初稿：參考企業(yè)標準合同模板，結合具體業(yè)務需求擬定條款，包括但不限于：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表）；合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款及支付方式；履行期限、地點、方式及驗收標準；雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式；保密條款、知識產(chǎn)權歸屬、合同生效條件等。準備附件材料：如主體資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書）、技術參數(shù)文檔、過往合作記錄、招投標文件（如有）等，保證附件與合同內(nèi)容一致。輸出成果：合同初稿（含簽字蓋章頁）、附件材料清單、合同背景說明（可選）。（二）部門初審：業(yè)務合規(guī)性核查責任主體：業(yè)務部門負責人（如采購部經(jīng)理、銷售總監(jiān)）操作內(nèi)容：審核業(yè)務邏輯：檢查合同內(nèi)容是否與業(yè)務目標一致，如采購合同是否符合采購計劃，銷售合同是否滿足客戶需求；核對基礎條款：確認標的、數(shù)量、價格、履行期限等核心業(yè)務數(shù)據(jù)準確無誤，與前期溝通記錄一致；評估履約風險：分析對方主體履約能力（如過往合作信用、財務狀況），識別業(yè)務執(zhí)行中的潛在風險（如交貨延遲、質(zhì)量不達標等）；提出修改意見：對業(yè)務條款不合理或存在風險的，在合同初稿上標注修改建議，反饋至經(jīng)辦人調(diào)整。時限要求：1-2個工作日內(nèi)完成審核。輸出成果：部門初審意見表（含“通過”“修改后重審”“不通過”結論及具體修改建議）。（三）法務審核：法律合規(guī)性審查責任主體：法務部專員（如法務主管*）操作內(nèi)容：主體資格審查：核實合同雙方主體是否為合法存續(xù)的企業(yè)/組織，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權代表是否具有簽字權限（需提供授權委托書原件）；條款合法性審查：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；審核違約責任是否明確、合理，避免“違約方承擔相應責任”等模糊表述；確認爭議解決方式（訴訟/仲裁）約定明確，如選擇訴訟需明確管轄法院，選擇仲裁需明確仲裁機構；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的，需審查是否符合行業(yè)監(jiān)管要求；權利義務平衡性審查：避免條款過于傾向一方，保證雙方權利義務對等，防止顯失公平；風險提示：對合同中存在的法律風險（如不可抗力范圍界定不清晰、知識產(chǎn)權歸屬不明等），在審核意見中明確標注并給出修改建議。時限要求：2-3個工作日內(nèi)完成審核（復雜合同可延長至5個工作日）。輸出成果：法務審核意見表（含“合法通過”“修改后合法通過”“不合法”結論及法律條款修改建議）。（四）財務審核：財務與資金風險控制責任主體：財務部專員（如財務經(jīng)理、會計主管）操作內(nèi)容：價款與支付條款審核：核對合同金額是否與預算一致，大額合同需附預算審批單；審核支付方式（如預付款、進度款、尾款比例）是否合理，避免全額預付或資金占用風險；明確收款賬戶信息（必須是合同主體對公賬戶），避免個人賬戶收款；稅費與發(fā)票條款審核：確認稅費承擔方式（如含稅/不含稅）、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時限，保證符合稅法規(guī)定；成本與利潤測算：對銷售合同，測算毛利率；對采購合同，評估成本合理性，避免高價采購；財務風險提示：對涉及分期付款、保證金、擔保等條款，分析資金流動性風險，提出控制建議（如要求對方提供履約保函）。時限要求：1-2個工作日內(nèi)完成審核。輸出成果：財務審核意見表（含“財務合規(guī)”“修改后合規(guī)”“財務風險不合規(guī)”結論及資金條款修改建議）。（五）管理層審批：重大事項決策責任主體：根據(jù)合同金額與重要性分級審批：一般合同（金額≤50萬元）：部門負責人+分管副總*審批；重大合同（50萬元＜金額≤200萬元）：分管副總+總經(jīng)理*審批；特殊合同（金額＞200萬元或涉及核心業(yè)務）：總經(jīng)理+董事長*審批。操作內(nèi)容：綜合審核：管理層從戰(zhàn)略目標、資源投入、風險控制等角度，綜合評估合同簽訂的必要性；審批決策：根據(jù)業(yè)務、法務、財務審核意見，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的審批意見；“修改后同意”的，需明確修改內(nèi)容并重新提交審核；“不同意”的，需說明理由，合同終止流程。時限要求：一般合同1個工作日，重大合同2-3個工作日。輸出成果：管理層審批表（含審批意見、簽字及日期）。（六）合同簽署與用印管理責任主體：行政部/綜合管理部（如行政專員*）操作內(nèi)容：核對審批流程：確認合同已完成所有審核環(huán)節(jié)（業(yè)務、法務、財務、管理層），且審批意見均為“通過”或“修改后通過”；定稿與打?。焊鶕?jù)最終審批意見修改合同，打印一式N份（根據(jù)雙方約定，通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，企業(yè)留存1份），保證合同文本清晰、無涂改；用印申請：填寫《合同用印申請表》，附合同審批表、合同終稿，按企業(yè)用印管理規(guī)定報批（如總經(jīng)理*審批）；合同簽署：雙方授權代表在合同簽字頁簽字，并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），保證“騎縫章”齊全（多頁合同需加蓋騎縫章）；簽署后分發(fā)：將簽署完成的合同按份數(shù)分發(fā)給對方，企業(yè)留存原件，同步掃描電子版存檔。時限要求：用印與簽署1個工作日內(nèi)完成。輸出成果：簽署完成的合同原件、電子掃描件、《合同用印申請表》。（七）合同歸檔與履行跟蹤責任主體：行政部/檔案室（如檔案管理員*）、業(yè)務部門操作內(nèi)容：歸檔管理：將合同原件、附件、審批表、簽署記錄等材料整理成冊，按“合同類型-簽訂日期-對方主體”分類編號；錄入合同管理系統(tǒng)（如有），記錄合同關鍵信息（如編號、金額、履行期限、負責人），便于查詢；電子版?zhèn)浞荩杭用艽鎯χ疗髽I(yè)服務器或指定云盤，設置查閱權限，避免信息泄露。履行跟蹤：業(yè)務部門負責人定期跟蹤合同履行進度（如交貨時間、驗收節(jié)點、付款狀態(tài)），填寫《合同履行情況記錄表》；對延遲履行或違約行為，及時與對方溝通，保留溝通記錄（如郵件、函件），必要時啟動法律程序。合同終止與復盤：合同到期或履行完畢后，辦理終止手續(xù)，歸檔履行記錄；對重大合同進行復盤，分析合同管理中的經(jīng)驗與不足，優(yōu)化后續(xù)流程。時限要求：歸檔在簽署后3個工作日內(nèi)完成；履行跟蹤按月/季度進行。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同履行情況記錄表》、合同復盤報告（可選）。三、流程配套工具模板（一）合同審核流程表步驟責任部門/人操作內(nèi)容時限要求輸出成果合同發(fā)起業(yè)務部門經(jīng)辦人*起草初稿、準備附件-合同初稿、附件清單部門初審業(yè)務部門負責人*業(yè)務合規(guī)性核查、提出修改意見1-2個工作日部門初審意見表法務審核法務部專員*法律合規(guī)性審查、風險提示2-3個工作日法務審核意見表財務審核財務部專員*資金條款、稅費審核、風險控制1-2個工作日財務審核意見表管理層審批分管副總/總經(jīng)理戰(zhàn)略與風險決策1-3個工作日管理層審批表合同簽署行政部專員*用印申請、組織簽署、分發(fā)合同1個工作日簽署完成的合同原件合同歸檔檔案管理員*分類整理、電子錄入、備份3個工作日合同檔案（紙質(zhì)+電子）（二）合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期甲方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人）乙方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人）合同類型合同金額（元）履行期限標的物/服務內(nèi)容審批狀態(tài)CG-2024-001原材料采購合同2024-03-15科技有限公司（91110）YY貿(mào)易公司（91310）采購合同120,0002024-04-30至2024-05-30鋼材100噸已審批（三）審核意見表（模板）合同名稱：__________________________合同編號：__________________________審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見修改建議（如有）簽字日期業(yè)務初審采購部經(jīng)理*采購數(shù)量與計劃一致，價格合理，建議補充交貨地點具體地址。增加“交貨地點：市區(qū)倉庫”條款。__________2024-03-16法務審核法務主管*合同主體合法，違約責任明確，爭議解決方式約定清晰。無__________2024-03-18財務審核財務經(jīng)理*支付方式為“30%預付款，70%驗收后付款”，符合財務制度，建議明確發(fā)票開具時限。增加“乙方需在收到預付款后5日內(nèi)開具增值稅專用發(fā)票”。__________2024-03-19管理層審批總經(jīng)理*同意簽訂，按修改意見調(diào)整后執(zhí)行。無__________2024-03-20四、關鍵風險控制與操作提示（一）主體資格風險風險點：對方主體無民事行為能力、超越經(jīng)營范圍或為“空殼公司”，導致合同無效或無法履行?？刂拼胧汉炗喦巴ㄟ^“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對方工商信息，要求提供營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明及授權委托書（如由授權代表簽署），必要時進行實地考察。（二）條款完整性風險風險點：合同條款缺失（如未約定違約責任、爭議解決方式），導致糾紛時無法可依。控制措施：嚴格使用企業(yè)標準合同模板，對“標的、價款、履行期限、違約責任”等核心條款逐一核對，避免遺漏；非標條款需經(jīng)法務審核，保證表述清晰、無歧義。（三）財務風險風險點：支付條款不合理（如全額預付款）、收款賬戶為個人賬戶，導致資金損失或難以追回?？刂拼胧贺攧詹块T審核支付方式時，優(yōu)先采用“預付款+進度款+尾款”的分階段支付模式；收款賬戶必須是合同主體對公賬戶，禁止向個人賬戶轉賬，并要求對方提供賬戶開戶證明。（四）用印管理風險風險點：未經(jīng)審批用印、用印與審批內(nèi)容不一致，導致合同無效或企業(yè)承擔不必要的責任?？刂拼胧簢栏駡?zhí)行“先審批、后用印”原則，《合同用印申請表》需與合同文本核對一致，用印時由行政專員監(jiān)督，保證“騎縫章”“合同專用章”使用規(guī)范。（五）歸檔與保密風險風險點：合同原件丟失、電子版泄露，導致無法證明合同內(nèi)容或商業(yè)秘密外泄?？刂拼胧杭堎|(zhì)合同由檔案室統(tǒng)一保管，電子版加密存儲并設