公司采購流程管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本模板適用于公司各類采購業(yè)務(wù)管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等場景。具體包括：日常運營采購：如辦公文具、耗材等常規(guī)物資補(bǔ)充；項目專項采購：如新產(chǎn)品研發(fā)所需的原材料、設(shè)備或第三方技術(shù)服務(wù)；緊急采購：因突發(fā)需求（如設(shè)備故障、臨時活動）導(dǎo)致的快速采購；戰(zhàn)略供應(yīng)商合作：長期合作供應(yīng)商的框架協(xié)議采購及履約管理。二、采購流程全步驟操作指南（一）需求提出與初審責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（如李明）、部門負(fù)責(zé)人（如王芳）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望交付時間等信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明（如設(shè)備需提供功率、尺寸等要求）；部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性（是否必要、是否符合部門預(yù)算）進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。輸出成果：《采購申請表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）。（二）采購審批責(zé)任人：采購專員（如張偉）、財務(wù)部（如趙靜）、分管領(lǐng)導(dǎo)（如劉總）操作內(nèi)容：采購部收到《采購申請表》后，審核采購需求的合規(guī)性（是否超預(yù)算、是否符合采購政策），并核對預(yù)算編碼是否準(zhǔn)確；金額≤5000元：由采購部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：需財務(wù)部復(fù)核預(yù)算，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會審批，審批通過后啟動采購流程。輸出成果：審批通過的《采購申請表》（標(biāo)注審批權(quán)限及審批人簽字）。（三）供應(yīng)商選擇與確定責(zé)任人：采購專員（如張偉）、需求部門代表（如李明）、采購部負(fù)責(zé)人（如陳剛）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價（至少3家供應(yīng)商報價）或單一來源采購（如獨家代理）等方式篩選供應(yīng)商；資質(zhì)審核：核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）、過往合作業(yè)績等，保證供應(yīng)商具備履約能力；評估打分：組織需求部門、財務(wù)部、采購部組成評審小組，從價格（40%）、質(zhì)量（30%）、交期（20%）、服務(wù)（10%）四個維度對供應(yīng)商進(jìn)行評分，選擇綜合得分最高者；確定供應(yīng)商：評審結(jié)果經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》。輸出成果：《供應(yīng)商評估表》《詢價記錄表》《中標(biāo)通知書》。（四）采購合同簽訂責(zé)任人：采購專員（如張偉）、法務(wù)部（如周婷）、總經(jīng)理操作內(nèi)容：采購部與供應(yīng)商根據(jù)采購需求擬定采購合同，明確物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決條款等；法務(wù)部審核合同條款的合法性和嚴(yán)謹(jǐn)性，重點檢查權(quán)利義務(wù)對等、風(fēng)險規(guī)避等內(nèi)容；合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章后生效，采購部將合同原件分發(fā)至財務(wù)部、需求部門及供應(yīng)商。輸出成果：《采購合同》（正本、副本各1份）。（五）訂單下達(dá)與跟催責(zé)任人：采購專員（如張偉）、供應(yīng)商對接人操作內(nèi)容：采購部根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號、物資信息、交付地址、聯(lián)系人等；供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購專員需定期跟催生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時間交付；若遇延期風(fēng)險，及時與供應(yīng)商溝通并調(diào)整交付計劃，同步告知需求部門。輸出成果：《采購訂單》《生產(chǎn)/備貨進(jìn)度跟蹤記錄》。（六）物資驗收與入庫責(zé)任人：需求部門驗收人（如李明）、倉庫管理員（如吳強(qiáng)）、采購專員（如張偉）操作內(nèi)容：現(xiàn)場驗收：物資送達(dá)后，需求部門根據(jù)合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀、包裝等是否與訂單一致，并填寫《驗收單》；質(zhì)量檢測：對需檢測的物資（如原材料、設(shè)備），可送至公司質(zhì)檢部門或第三方機(jī)構(gòu)檢測，檢測合格后方可入庫；入庫管理：倉庫管理員核對《驗收單》與實物無誤后，辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將《驗收單》反饋至采購部和財務(wù)部。輸出成果：《驗收單》《入庫單》《質(zhì)檢報告》（如需）。（七）付款結(jié)算責(zé)任人：財務(wù)部（如趙靜）、采購專員（如張偉）操作內(nèi)容：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合法發(fā)票，提交至采購部；采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與合同、訂單、驗收單是否一致，確認(rèn)無誤后提交財務(wù)部；財務(wù)部審核發(fā)票真實性及付款條件（如是否達(dá)到付款節(jié)點、是否存在未結(jié)清款項），按公司付款流程辦理轉(zhuǎn)賬，并保留付款憑證。輸出成果：《付款申請單》《發(fā)票》《銀行轉(zhuǎn)賬憑證》。（八）采購檔案歸檔責(zé)任人：采購專員（如張偉）、檔案管理員（如鄭華）操作內(nèi)容：采購?fù)瓿珊?，采購專員整理本次采購全流程文件（包括《采購申請表》《審批表》《供應(yīng)商評估表》《合同》《訂單》《驗收單》《付款憑證》等），按“一單一檔”原則分類歸檔，電子檔備份至公司服務(wù)器，保存期限不少于3年。輸出成果：采購檔案（紙質(zhì)+電子）。三、核心工具表格模板（一）采購申請表申請部門申請日期采購類型□日?！蹴椖俊蹙o急□戰(zhàn)略物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明（附技術(shù)參數(shù)或需求文檔）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部審核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地址評估項目評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注價格（40分）報價最低者得40分，次低得30分，依次遞減質(zhì)量（30分）歷史合作質(zhì)量合格率≥95%得30分，90%-94%得20分，低于90%不得分交期（20分）按時交付率100%得20分，每延遲1天扣5分服務(wù)（10分）售后響應(yīng)及時性、問題解決效率綜合得分評審小組意見：需求部門：簽字：日期：采購部：簽字：日期：財務(wù)部：簽字：日期：（三）采購訂單訂單編號簽訂日期供應(yīng)商名稱地址序號物資名稱規(guī)格型號單位12合同編號付款方式□預(yù)付□貨到付款□分期□其他備注：如技術(shù)參數(shù)、包裝要求等采購部：簽字：日期：供應(yīng)商：蓋章：日期：（四）驗收單驗收日期驗收地點物資名稱規(guī)格型號訂單編號供應(yīng)商名稱序號應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量外觀檢查質(zhì)量檢測驗收結(jié)果1□合格□不合格□合格□不合格□通過□不通過2□合格□不合格□合格□不合格□通過□不通過需求部門驗收意見：簽字：日期：倉庫管理員意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：（五）付款申請單供應(yīng)商名稱合同編號訂單編號驗收單號申請金額（元）付款方式付款事由：□合同款□預(yù)付款□尾款□其他附件清單：□發(fā)票□驗收單□合同□其他采購部審核：簽字：日期：財務(wù)部審核：簽字：日期：總經(jīng)理審批：簽字：日期：四、執(zhí)行關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項（一）合規(guī)性管理嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)審批或先采購后補(bǔ)手續(xù)；采購過程需留存完整書面記錄（如詢價記錄、評估表、合同等），保證可追溯；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的供應(yīng)商進(jìn)行非公平交易，需定期排查供應(yīng)商關(guān)聯(lián)關(guān)系。（二）成本控制大額采購（＞20000元）原則上需通過公開招標(biāo)方式，保證價格公允；定期分析采購數(shù)據(jù)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，通過集中采購降低采購成本；嚴(yán)格控制緊急采購比例，確需緊急采購的，需經(jīng)總經(jīng)理書面審批并說明原因。（三）風(fēng)險防范供應(yīng)商資質(zhì)需每年度復(fù)核，對存在質(zhì)量違約、交期延遲等問題的供應(yīng)商及時清退；合同條款需明確違約責(zé)任（如逾期交付的違約金、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)退貨條款等），降低履約風(fēng)險；驗收環(huán)節(jié)需需求部門、倉庫、采購部三方共同參與，避免“只簽收不驗收”。（四）特殊情況處理緊急采購：需求部門可先電話報備