機(jī)關(guān)單位會(huì)議管理工作流程規(guī)范為進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)單位會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，確保各項(xiàng)工作部署有效落實(shí)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本流程規(guī)范。本規(guī)范旨在明確會(huì)議組織的各個(gè)環(huán)節(jié)要求，促進(jìn)會(huì)議管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。一、總則（一）適用范圍本規(guī)范適用于機(jī)關(guān)單位各類正式會(huì)議的策劃、組織、實(shí)施及后續(xù)工作。凡以本單位名義召開或承辦的，涉及決策部署、工作協(xié)調(diào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)研討等內(nèi)容的會(huì)議，均應(yīng)遵循本規(guī)范。（二）基本原則會(huì)議管理應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)高效、務(wù)實(shí)管用、節(jié)約成本的原則。嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)，注重解決實(shí)際問題，反對(duì)形式主義和官僚主義。二、會(huì)前準(zhǔn)備（一）會(huì)議動(dòng)議與審批1.會(huì)議提議：根據(jù)工作需要，相關(guān)業(yè)務(wù)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)可提出召開會(huì)議的初步設(shè)想，明確會(huì)議的必要性、主要內(nèi)容和預(yù)期目標(biāo)。2.方案擬定：承辦部門根據(jù)會(huì)議提議，擬定詳細(xì)的會(huì)議方案，內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍及人數(shù)、主要議程、主持人、所需材料、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。3.審批流程：會(huì)議方案按程序報(bào)批。一般會(huì)議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要會(huì)議或涉及全局性的會(huì)議，須報(bào)請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自組織會(huì)議。（二）會(huì)議通知與材料準(zhǔn)備1.印發(fā)通知：會(huì)議方案批準(zhǔn)后，承辦部門應(yīng)及時(shí)印發(fā)會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，明確會(huì)議的各項(xiàng)要素及相關(guān)要求。通知方式可根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和緊急程度，采用書面、電子或口頭等形式。2.材料準(zhǔn)備：承辦部門負(fù)責(zé)組織會(huì)議材料的起草、審核和印制。會(huì)議材料應(yīng)主題突出、內(nèi)容精煉、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。重要材料需按程序報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。材料應(yīng)提前分發(fā)或在會(huì)場(chǎng)提供給參會(huì)人員。（三）會(huì)場(chǎng)及后勤保障1.會(huì)場(chǎng)安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，提前預(yù)訂或布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)應(yīng)整潔、安靜，確保音響、投影、燈光、空調(diào)等設(shè)備正常運(yùn)行。必要時(shí)，準(zhǔn)備好席卡、指示牌、飲用水等。2.人員組織：落實(shí)參會(huì)人員，確認(rèn)參會(huì)情況。對(duì)重要參會(huì)人員，可進(jìn)行電話提醒。如需安排住宿、餐飲，應(yīng)提前做好相關(guān)協(xié)調(diào)工作，嚴(yán)格遵守公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)。三、會(huì)中組織（一）簽到與引導(dǎo)會(huì)議開始前，承辦部門應(yīng)安排人員負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到，準(zhǔn)確掌握出勤情況。對(duì)需要引導(dǎo)的參會(huì)人員，應(yīng)提供清晰指引，確保其順利入場(chǎng)。（二）會(huì)議主持與議程控制主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)材料，把握會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題發(fā)言討論，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，提高議事效率。對(duì)偏離主題或冗長(zhǎng)的發(fā)言，主持人應(yīng)適時(shí)提醒和引導(dǎo)。（三）會(huì)議記錄與信息收集指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員。會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議情況，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、缺席人員及原因、會(huì)議主要議程、討論情況、形成的決議或共識(shí)、待辦事項(xiàng)及責(zé)任單位、責(zé)任人、完成時(shí)限等。對(duì)會(huì)議過程中的重要觀點(diǎn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)也應(yīng)予以記錄。（四）會(huì)議紀(jì)律維護(hù)參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，不遲到、不早退、不無故缺席。會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不隨意走動(dòng)或交頭接耳。四、會(huì)后工作（一）會(huì)議紀(jì)要整理與印發(fā)會(huì)議結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時(shí)組織整理會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要應(yīng)忠實(shí)于會(huì)議原貌，語言簡(jiǎn)潔規(guī)范。紀(jì)要形成后，按程序報(bào)請(qǐng)主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。審簽通過的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)印發(fā)給相關(guān)單位和人員。（二）決議事項(xiàng)督辦與反饋對(duì)會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)職能部門，明確責(zé)任分工，制定落實(shí)措施，跟蹤督辦。定期檢查進(jìn)展情況，并將落實(shí)結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議反饋。（三）會(huì)議材料歸檔會(huì)議結(jié)束后，承辦部門應(yīng)將會(huì)議通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、參會(huì)人員名單、簽到表、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)匯報(bào)材料、決議文件等資料收集齊全，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。（四）總結(jié)評(píng)估承辦部門可對(duì)會(huì)議組織情況進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)評(píng)估，分析經(jīng)驗(yàn)與不足，以便今后改進(jìn)會(huì)議管理工作。五、保障措施（一）組織領(lǐng)導(dǎo)各部門應(yīng)高度重視會(huì)議管理工作，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和承辦人員職責(zé)，確保各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處。（二）能力建設(shè)加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其組織協(xié)調(diào)、文字綜合、應(yīng)急處理等能力，適應(yīng)會(huì)議管理工作的要求。（三）監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)辦公室（或指定的綜合管理部門）負(fù)責(zé)對(duì)本單位會(huì)議管理工作的日常監(jiān)督和檢查，對(duì)違反本規(guī)范的行為及時(shí)予以糾正。六、附則本規(guī)范