采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊手冊概述本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購申請與審批流程，保證采購活動的合規(guī)性、高效性與經(jīng)濟(jì)性。通過明確各環(huán)節(jié)職責(zé)、統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，有效提升采購管理質(zhì)量，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，同時控制采購成本，防范潛在風(fēng)險。適用范圍與情境本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有部門因生產(chǎn)經(jīng)營、辦公需求或特定項目需要而進(jìn)行的各類采購活動。無論是常規(guī)辦公用品、生產(chǎn)原材料，還是固定資產(chǎn)購置、服務(wù)外包等，均需遵循本手冊規(guī)定的流程進(jìn)行申請與審批。當(dāng)部門出現(xiàn)以下情況時，應(yīng)及時啟動采購申請流程：存在新的物資或服務(wù)需求，且無庫存或現(xiàn)有資源無法滿足；庫存物資達(dá)到或低于安全庫存線，需進(jìn)行補(bǔ)充采購；現(xiàn)有設(shè)備、設(shè)施損壞或老化，需要維修、更換或新增；為完成特定項目任務(wù)，需采購專項物資或服務(wù)；其他經(jīng)確認(rèn)需要通過采購方式獲取資源的情況。標(biāo)準(zhǔn)操作流程一、采購需求的識別與初步評估需求提出：各部門根據(jù)實際工作需要，由需求經(jīng)辦人（如部門專員、項目負(fù)責(zé)人等）識別并明確采購需求。需求應(yīng)具體、清晰，包括所需物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、期望到貨日期、用途說明等基本信息。需求核實：需求經(jīng)辦人需核實需求的必要性與合理性，例如：是否為必需品？可否替代或延遲采購？現(xiàn)有庫存是否真的無法滿足？（可通過庫存管理系統(tǒng)查詢或?qū)嵉乇P點確認(rèn)）采購數(shù)量是否合理？是否考慮了經(jīng)濟(jì)采購批量或最小包裝量？預(yù)算初步確認(rèn)：需求經(jīng)辦人需根據(jù)市場行情或歷史采購數(shù)據(jù)，對采購項目進(jìn)行初步的成本估算，確認(rèn)其是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，或是否需要申請額外預(yù)算。二、采購申請單的規(guī)范填寫獲取申請單：需求經(jīng)辦人從公司指定平臺（如OA系統(tǒng)、共享文件夾）或行政/采購部門領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)《采購申請單》。填寫申請信息：需求經(jīng)辦人需認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整地填寫《采購申請單》各項內(nèi)容，主要包括：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期。采購需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)要求、用途說明。預(yù)算信息：預(yù)估單價、預(yù)估總價、資金來源（如部門預(yù)算、項目預(yù)算等）。供應(yīng)商信息：若有推薦供應(yīng)商，需填寫供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（內(nèi)部通訊錄可查）、報價單（如已有）。期望到貨/服務(wù)開始日期。附件：如技術(shù)規(guī)格書、圖紙、比價記錄、相關(guān)審批意見等，需作為申請單附件一并提交。部門內(nèi)部審核：申請單填寫完畢后，需求經(jīng)辦人需提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人需對采購需求的真實性、必要性、合理性以及預(yù)算匹配性進(jìn)行把關(guān)，審核無誤后簽字確認(rèn)。三、審批流程的逐級推進(jìn)根據(jù)采購金額、物品類型及公司規(guī)定，采購申請需經(jīng)過不同層級人員的審批。審批流程應(yīng)自下而上逐級進(jìn)行，不得越級審批（特殊情況需經(jīng)相關(guān)高層特批）。審批層級劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)自身情況調(diào)整）：一級審批（部門負(fù)責(zé)人）：負(fù)責(zé)本部門所有采購申請的初步審核，如上所述。二級審批（分管副總/總監(jiān)）：負(fù)責(zé)一定金額范圍內(nèi)（例如：人民幣5,000元-50,000元）或特定類型采購申請的審核，重點關(guān)注采購的必要性、預(yù)算合理性及是否符合部門工作計劃。三級審批（總經(jīng)理/廠長）：負(fù)責(zé)大額采購（例如：人民幣50,000元以上）或重要資產(chǎn)購置、關(guān)鍵服務(wù)外包等采購申請的最終審批，從公司整體戰(zhàn)略、財務(wù)狀況及風(fēng)險控制角度進(jìn)行綜合評估。專項審批：如涉及固定資產(chǎn)、招投標(biāo)、進(jìn)口采購等特殊事項，可能需additional如財務(wù)部、法務(wù)部、資產(chǎn)管理部等相關(guān)部門會簽或?qū)ｍ棇徟?。審批要點：審批人需仔細(xì)核對《采購申請單》及附件信息的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審批人需確認(rèn)采購需求與公司規(guī)定、部門職責(zé)的相符性。審批人需關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，保證采購支出不超預(yù)算。對于大額或復(fù)雜采購，審批人可要求申請人補(bǔ)充說明或提供比價、議價資料。審批人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，不得無故拖延。審批流轉(zhuǎn)：《采購申請單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按照審批層級依次流轉(zhuǎn)至相應(yīng)審批人?？赏ㄟ^OA系統(tǒng)線上流轉(zhuǎn)，或紙質(zhì)申請單人工傳遞。線上流轉(zhuǎn)應(yīng)保證審批痕跡可追溯。任何一級審批不通過，需注明不通過理由，并退回至上一環(huán)節(jié)或申請人進(jìn)行修改或補(bǔ)充。四、采購任務(wù)的執(zhí)行與反饋審批通過：采購申請獲得所有必需的審批后，申請單流轉(zhuǎn)至采購部門（或指定采購執(zhí)行人）。采購執(zhí)行：采購部門收到審批通過的《采購申請單》后，應(yīng)根據(jù)申請需求進(jìn)行市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇（如需招投標(biāo)或比價，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。與選定的供應(yīng)商洽談價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購合同（如達(dá)到合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)）。向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購細(xì)節(jié)。進(jìn)度跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，保證供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付。入庫與驗收：采購的物品到貨后，需求部門（或倉庫、質(zhì)檢部門）需根據(jù)《采購申請單》和采購訂單對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)（如適用），填寫《入庫單》，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如驗收不合格，應(yīng)及時通知采購部門，并按照合同約定與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退換貨、索賠等）。費用結(jié)算：采購部門根據(jù)驗收合格證明、發(fā)票（如需）等單據(jù)，按公司財務(wù)制度辦理付款申請，經(jīng)財務(wù)部門審核后支付。資料歸檔：采購過程中形成的所有文件資料（如申請單、審批單、合同、訂單、入庫單、發(fā)票等）均由采購部門或檔案管理部門整理歸檔，以備查驗。常用模板表格表1：采購申請單申請單編號：申請日期：年月日申請部門：申請人：聯(lián)系方式：期望到貨日期：年月日資金來源：預(yù)算科目：采購需求明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位123合計預(yù)估總價：（大寫）（小寫）推薦供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價單（如有）附件清單：1.2.3.審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：總經(jīng)理/廠長簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：備注：表2：采購審批權(quán)限表（示例）審批層級適用金額范圍（人民幣）審批人備注（特定物品類型）部門負(fù)責(zé)人≤5,000元部門負(fù)責(zé)人日常辦公用品、低值易耗品等分管副總/總監(jiān)5,000-50,000元分管副總/總監(jiān)原材料、設(shè)備配件、外包服務(wù)等總經(jīng)理/廠長＞50,000元總經(jīng)理/廠長固定資產(chǎn)、大宗物資、重要服務(wù)等專項小組/集體決策特定項目或金額巨大總經(jīng)理/廠長牽頭按專項規(guī)定執(zhí)行操作要點與常見問題提示提前規(guī)劃，預(yù)留時間：采購申請應(yīng)盡可能提前提交，特別是對于需要招標(biāo)、定制或進(jìn)口的采購項目，需為供應(yīng)商選擇、生產(chǎn)、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)留出充足時間，避免影響正常工作。信息準(zhǔn)確，要素齊全：填寫《采購申請單》時務(wù)必保證信息準(zhǔn)確無誤，規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等關(guān)鍵要素應(yīng)清晰、具體，避免因描述不清導(dǎo)致采購錯誤或供應(yīng)商理解偏差。預(yù)算控制，先審批后采購：嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購，超預(yù)算不審批”的原則，所有采購活動必須在預(yù)算額度內(nèi)進(jìn)行。未獲得完整審批前，不得擅自與供應(yīng)商接洽或下單。廉潔自律，規(guī)范行為：參與采購申請、審批及執(zhí)行的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司廉潔從業(yè)規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利，不得收受供應(yīng)商回扣或不正當(dāng)利益。緊急采購處理：如遇突發(fā)緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即搶修），可啟動緊急采購程序。緊急采購需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及更高層級領(lǐng)導(dǎo)口頭或郵件快速審批，事后需補(bǔ)辦正式申請手續(xù)，并在申請單上注明“緊急采購”原因。供應(yīng)商選擇原則：采購部門應(yīng)堅持“質(zhì)優(yōu)價廉、服務(wù)優(yōu)良、誠信合規(guī)”的原則選擇供應(yīng)商，優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。新供應(yīng)商引入需按公司規(guī)定進(jìn)行評估和審批。溝通協(xié)作：需求部門與采購部門應(yīng)保持良好溝通，需求部門應(yīng)及時提供必要的資料和信息，采購部門應(yīng)主動反饋采購進(jìn)度，保證雙方信息對稱。記錄完整，可追溯：采購全過程的各類文件資料應(yīng)妥善保管，保證采購行為有據(jù)可查，責(zé)任可追溯。這對于后續(xù)的財務(wù)審計、質(zhì)量追溯及問題處理都。常見問題：問題：申請單填寫不規(guī)范，信息不全或模糊。提示：仔細(xì)閱讀申請單填寫說明，咨詢采購部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人，保證所有必填項準(zhǔn)確完整。問題：審批流程卡頓，影響采購進(jìn)度。提示：申請人應(yīng)及時跟進(jìn)審批進(jìn)度，對審批中提出的問題及時回應(yīng)和補(bǔ)充。審批人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)盡快處理。問題：到貨物資與申請不符。提示：需求部門在驗收時務(wù)必仔細(xì)核對，發(fā)覺問題立即記錄并與采購部門聯(lián)系，協(xié)商