文學(xué)社期刊存檔細(xì)則第一章總則文學(xué)社期刊作為記錄社員創(chuàng)作成果、傳播文學(xué)價(jià)值、承載文化記憶的重要載體，其規(guī)范化存檔管理對(duì)于文學(xué)社的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。為保障期刊資料的完整性、安全性及可追溯性，提升文獻(xiàn)資源的利用效率，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于文學(xué)社全體員工及參與期刊編撰、審校、發(fā)行等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員，涵蓋期刊從創(chuàng)刊、編輯、印刷到歸檔的全流程管理。所有參與人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本細(xì)則，確保存檔工作符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及文學(xué)社內(nèi)部管理要求。第二章存檔范圍與分類2.1存檔范圍文學(xué)社期刊存檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：-期刊創(chuàng)刊號(hào)及后續(xù)各期原稿、終稿；-期刊審校記錄、編輯意見；-期刊封面、版式設(shè)計(jì)圖及電子文件；-期刊發(fā)行數(shù)據(jù)（如印數(shù)、發(fā)行量、讀者反饋）；-期刊相關(guān)宣傳材料（如海報(bào)、征稿啟事、媒體報(bào)道）；-期刊獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)文件；-期刊數(shù)字化版本（如電子期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)備份）。2.2分類標(biāo)準(zhǔn)期刊存檔按以下標(biāo)準(zhǔn)分類：-按時(shí)間分類：以出版年份及期次為維度，如“2023年第一期”“2023年第二期”；-按內(nèi)容分類：分為“原稿類”“印刷類”“數(shù)字化類”“衍生資料類”；-按管理需求分類：分為“永久保存”“長(zhǎng)期保存”“短期保存”，具體保存期限由檔案管理部根據(jù)資料價(jià)值評(píng)估后確定。第三章存檔流程3.1原稿管理-收集與整理：每期期刊終審?fù)ㄟ^后，編輯部應(yīng)將手寫或電子原稿統(tǒng)一收集，標(biāo)注作者姓名、稿件編號(hào)、期號(hào)等信息；-數(shù)字化備份：原稿提交檔案管理部前，需進(jìn)行電子掃描，生成PDF或JPEG格式文件，并上傳至文學(xué)社內(nèi)部云存儲(chǔ)系統(tǒng)；-原件歸檔：紙質(zhì)原稿需按順序編號(hào)，貼上檔案標(biāo)簽，存放在恒溫恒濕檔案柜中，避免陽(yáng)光直射及潮濕環(huán)境。3.2印刷資料管理-樣本留存：每期期刊印刷完成后，需留存至少三份完整樣本，一份歸檔，其余用于質(zhì)量檢查；-發(fā)行數(shù)據(jù)記錄：發(fā)行部應(yīng)統(tǒng)計(jì)每期期刊的實(shí)發(fā)數(shù)量、回收反饋，并形成電子臺(tái)賬，與紙質(zhì)樣本一同存檔；-印刷瑕疵處理：如發(fā)現(xiàn)印刷錯(cuò)誤，需拍照記錄并附上整改說明，與期刊樣本一并存檔。3.3數(shù)字化資料管理-電子期刊制作：編輯部負(fù)責(zé)將期刊內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子版，格式統(tǒng)一為HTML或EPUB，并嵌入目錄、圖片等附件；-數(shù)據(jù)庫(kù)錄入：數(shù)字化資料需錄入文學(xué)社期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，標(biāo)注關(guān)鍵詞、作者、期號(hào)等元數(shù)據(jù)，便于檢索；-定期備份：電子期刊數(shù)據(jù)需每月備份一次，備份文件存儲(chǔ)在獨(dú)立服務(wù)器，并定期檢測(cè)數(shù)據(jù)完整性。第四章存檔保管與安全4.1保管條件-紙質(zhì)檔案：存放在符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)的恒溫恒濕檔案室，溫度控制在14℃—24℃，濕度控制在45%—60%；-電子檔案：存儲(chǔ)在防火、防磁的專用服務(wù)器中，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)及數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試；-定期檢查：檔案管理部每季度對(duì)存檔資料進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保資料無缺失、損壞。4.2安全措施-訪問權(quán)限控制：紙質(zhì)檔案室需設(shè)置門禁系統(tǒng)，僅檔案管理部及授權(quán)人員可進(jìn)入；-電子檔案加密：所有數(shù)字化資料需進(jìn)行加密處理，訪問需通過二次驗(yàn)證；-災(zāi)害防范：檔案室配備消防器材、防水設(shè)備，并定期演練火災(zāi)、水災(zāi)應(yīng)急預(yù)案。第五章檔案利用與銷毀5.1檔案利用-內(nèi)部查閱：文學(xué)社員工因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部審批后領(lǐng)??；-外部提供：如需向外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供檔案，需經(jīng)文學(xué)社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議；-數(shù)字化共享：部分公開期刊可通過文學(xué)社官網(wǎng)或數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)外提供電子版閱覽，但需限制下載權(quán)限。5.2檔案銷毀-銷毀條件：保存期限屆滿或資料失去利用價(jià)值的檔案，需按以下程序銷毀：1.檔案管理部提出銷毀申請(qǐng)，附上銷毀清單；2.學(xué)術(shù)委員會(huì)及社務(wù)委員會(huì)審批；3.由兩名以上檔案管理人員監(jiān)督，使用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)檔案，并記錄銷毀時(shí)間、人員；-電子檔案銷毀：電子檔案需通過專業(yè)軟件徹底刪除，并記錄銷毀日志。第六章責(zé)任與考核6.1職責(zé)分工-檔案管理部：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀全流程管理；-編輯部：負(fù)責(zé)期刊原稿、電子稿的初步整理及數(shù)字化備份；-發(fā)行部：負(fù)責(zé)期刊發(fā)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)及樣本留存；-社務(wù)委員會(huì)：監(jiān)督檔案管理工作，審批檔案銷毀申請(qǐng)。6.2績(jī)效考核-檔案管理部工作納入績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括：1.檔案完整率（缺失、損壞率低于1%）；2.檔案利用效率（查閱響應(yīng)時(shí)間不超過24小時(shí)）；3.數(shù)據(jù)安全達(dá)標(biāo)（無數(shù)據(jù)泄露事件）；-考核結(jié)果與部門及個(gè)人績(jī)效掛鉤，連續(xù)兩次不合格者需進(jìn)行崗位調(diào)整。第七章附則本細(xì)則