研究資料保存與歸檔指南表格（紙質(zhì)版）序號(hào)項(xiàng)目名稱描述歸檔類別保存時(shí)間備注1文檔標(biāo)題研究報(bào)告、論文、總結(jié)等完整文檔永久按時(shí)間排序2附件資料圖片、數(shù)據(jù)表格、代碼等附件文件永久按項(xiàng)目名稱分類3項(xiàng)目計(jì)劃書項(xiàng)目啟動(dòng)、實(shí)施、驗(yàn)收等計(jì)劃項(xiàng)目文件5年按項(xiàng)目階段歸檔4項(xiàng)目合同項(xiàng)目合作方簽訂的合同文件合同文件永久按合同類型分類5項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目驗(yàn)收的文檔，包括驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等驗(yàn)收文件永久按項(xiàng)目名稱歸檔6項(xiàng)目變更申請(qǐng)項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生的變更申請(qǐng)變更文件5年按變更類型歸檔7項(xiàng)目溝通記錄項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的郵件、會(huì)議記錄等溝通文件5年按溝通主題歸檔8項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目會(huì)議討論的記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等會(huì)議文件3年按會(huì)議主題歸檔9項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的進(jìn)度情況進(jìn)度文件3年按進(jìn)度階段歸檔10項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求標(biāo)準(zhǔn)文件永久按驗(yàn)收類別歸檔11項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)生的預(yù)算調(diào)整預(yù)算文件3年按調(diào)整原因歸檔12項(xiàng)目其他資料項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的其他資料，如獎(jiǎng)狀、證書等其他文件按需保留按資料類型歸檔表格說(shuō)明：表格按項(xiàng)目類型劃分，便于分類管理；“保存時(shí)間”一欄根據(jù)資料的重要性和歸檔要求填寫，如永久、5年、3年等；“備注”一欄可填寫相關(guān)說(shuō)明，如按時(shí)間排序、按項(xiàng)目名稱分類等；留白部分可記錄資料編號(hào)、檔案存放位置等信息。項(xiàng)目類別資料名稱保存要求存檔期限備注1.完整文檔研究報(bào)告、論文總結(jié)不可缺失長(zhǎng)期保留按年份或主題排列，編號(hào)歸檔2.項(xiàng)目文件項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案必需10年包括項(xiàng)目提案、中期報(bào)告、結(jié)項(xiàng)報(bào)告等，按項(xiàng)目編號(hào)分類3.合同文件合作合同、合作協(xié)議核對(duì)保存永久根據(jù)合同類別（如采購(gòu)、服務(wù)、合作等）分類存檔4.驗(yàn)收文件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書必需永久包含驗(yàn)收結(jié)果和評(píng)估，按項(xiàng)目編號(hào)和時(shí)間順序存放5.數(shù)據(jù)集研究數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)必需5年包括電子版和紙質(zhì)備份，按數(shù)據(jù)類型和項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行分類6.研究記錄研究日志、會(huì)議記錄推薦保存3年包括實(shí)驗(yàn)記錄、觀察筆記、會(huì)議紀(jì)要，按研究主題或項(xiàng)目編號(hào)存放7.法律文件許可證、協(xié)議、規(guī)范必需長(zhǎng)期保留根據(jù)法律文件類別（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合規(guī)性等）分類存檔8.支付憑證發(fā)票、收據(jù)、支付單核對(duì)保存7年包括現(xiàn)金支付、轉(zhuǎn)賬記錄等，按支付類型和日期排序9.通訊記錄郵件、短信、即時(shí)通訊推薦保存1年可選電子存檔或紙質(zhì)備份，按溝通對(duì)象或項(xiàng)目分組10.媒體資料圖片、視頻、音頻推薦保存根據(jù)內(nèi)容重要性按項(xiàng)目、事件或時(shí)間序列存檔，必要時(shí)進(jìn)行數(shù)字化備份預(yù)留欄多種資料根據(jù)資料性質(zhì)不固定適用于臨時(shí)或特殊資料，如臨時(shí)報(bào)告、會(huì)議速記等，隨項(xiàng)目進(jìn)展更新序號(hào)資料類型文件名稱規(guī)范保存期限歸檔位置索引關(guān)鍵字備注信息1研究報(bào)告“YYYYMMDD研究報(bào)告主題”永久保存研究報(bào)告檔案區(qū)主題，作者，日期包含研究方法與結(jié)果2實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)“YYYYMMDD實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)項(xiàng)目”5年實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)檔案區(qū)項(xiàng)目代碼，實(shí)驗(yàn)日期數(shù)據(jù)文件和實(shí)驗(yàn)記錄3會(huì)議記錄“YYYYMMDD會(huì)議記錄主題”3年會(huì)議檔案區(qū)會(huì)議主題，日期討論要點(diǎn)和行動(dòng)方案4合同協(xié)議“YYYYMMDD合同協(xié)議編號(hào)”15年合同檔案區(qū)合同編號(hào)，對(duì)方單位合同條款和附件5法律法規(guī)“YYYYMMDD法規(guī)類別”長(zhǎng)期保存法規(guī)檔案區(qū)法規(guī)名稱，發(fā)布機(jī)構(gòu)相關(guān)解讀和應(yīng)用指南6項(xiàng)目文件“YYYYMMDD項(xiàng)目文件編號(hào)”按項(xiàng)目規(guī)定項(xiàng)目檔案區(qū)項(xiàng)目名稱，項(xiàng)目階段項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等7研究手冊(cè)“YYYYMMDD手冊(cè)主題”5年手冊(cè)檔案區(qū)主題，出版年份研究方法和技術(shù)指南8數(shù)據(jù)分析報(bào)告“YYYYMMDD分析報(bào)告主題”5年分析報(bào)告檔案區(qū)主題，分析方法分析結(jié)果和圖表9項(xiàng)目驗(yàn)收資料“YYYYMMDD驗(yàn)收編號(hào)”10年驗(yàn)收檔案區(qū)項(xiàng)目名稱，驗(yàn)