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固定資產(chǎn)管理維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與觸發(fā)條件本手冊(cè)適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期的管理維護(hù)工作,具體場(chǎng)景包括:新增資產(chǎn)入庫管理:因采購、捐贈(zèng)、調(diào)撥等方式新增固定資產(chǎn)時(shí),需完成驗(yàn)收、登記、貼標(biāo)等入庫流程。資產(chǎn)日常維護(hù)保養(yǎng):對(duì)在用固定資產(chǎn)(如辦公設(shè)備、生產(chǎn)機(jī)械、儀器儀表等)進(jìn)行定期清潔、檢測(cè)、保養(yǎng),保證正常運(yùn)行。故障維修處置:資產(chǎn)出現(xiàn)功能異?;驌p壞時(shí),發(fā)起維修申請(qǐng)、跟蹤維修進(jìn)度、驗(yàn)收維修結(jié)果。定期盤點(diǎn)與狀態(tài)核查:每半年/年度對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點(diǎn),核對(duì)賬實(shí)一致性,更新資產(chǎn)狀態(tài)(如在用、閑置、維修中、待報(bào)廢等)。資產(chǎn)報(bào)廢與處置:達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰的資產(chǎn),履行報(bào)廢審批、殘值評(píng)估、處置交接流程。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解(一)新增資產(chǎn)入庫管理流程目標(biāo):保證新增資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清晰,納入統(tǒng)一管理。責(zé)任主體:采購部、資產(chǎn)管理員、使用部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部步驟1:采購到貨驗(yàn)收操作內(nèi)容:采購部根據(jù)采購訂單組織到貨,通知資產(chǎn)管理員、使用部門共同參與驗(yàn)收。核對(duì)資產(chǎn)實(shí)物與采購清單的一致性(名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、品牌等),檢查外觀是否完好、配件是否齊全。技術(shù)類資產(chǎn)(如生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表)需由技術(shù)部門通電測(cè)試,確認(rèn)功能參數(shù)是否符合要求。輸出結(jié)果:《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》(需驗(yàn)收人簽字確認(rèn),詳見“表1”)。步驟2:資產(chǎn)信息登記操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員根據(jù)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》,在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息,包括:資產(chǎn)編號(hào)(按規(guī)則自動(dòng))、名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、購置日期、原值、折舊年限、使用部門、責(zé)任人、存放地點(diǎn)等。財(cái)務(wù)部根據(jù)資產(chǎn)信息建立固定資產(chǎn)卡片,同步錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng),保證賬賬一致。輸出結(jié)果:資產(chǎn)臺(tái)賬更新、財(cái)務(wù)卡片。步驟3:資產(chǎn)標(biāo)識(shí)粘貼操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員打印“固定資產(chǎn)標(biāo)簽”(包含資產(chǎn)編號(hào)、名稱、購置日期、責(zé)任人等信息),粘貼于資產(chǎn)明顯位置(如設(shè)備機(jī)身、底部),保證不易磨損、脫落。標(biāo)簽損壞或丟失時(shí),需及時(shí)重新打印并粘貼,同步更新系統(tǒng)中的存放位置信息。輸出結(jié)果:資產(chǎn)實(shí)物與標(biāo)識(shí)一一對(duì)應(yīng)。步驟4:使用部門交接操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員將資產(chǎn)移交給使用部門,雙方簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)交接單》(詳見“表2”)。使用部門負(fù)責(zé)人指定專人作為資產(chǎn)責(zé)任人,負(fù)責(zé)日常保管和維護(hù),明確責(zé)任劃分。輸出結(jié)果:資產(chǎn)責(zé)任落實(shí)到人。(二)資產(chǎn)日常維護(hù)保養(yǎng)流程目標(biāo):延長(zhǎng)資產(chǎn)使用壽命,預(yù)防故障發(fā)生,保障正常運(yùn)行。責(zé)任主體:資產(chǎn)責(zé)任人、使用部門、資產(chǎn)管理員步驟1:制定維護(hù)計(jì)劃操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)類型、使用頻率及廠家建議,于每年初制定《年度固定資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃》(詳見“表3”),明確維護(hù)周期(如月度、季度、年度)、維護(hù)項(xiàng)目、責(zé)任部門等。使用部門根據(jù)計(jì)劃提前3個(gè)工作日通知資產(chǎn)責(zé)任人準(zhǔn)備維護(hù)工具及環(huán)境。輸出結(jié)果:年度維護(hù)計(jì)劃審批通過并下發(fā)。步驟2:執(zhí)行維護(hù)作業(yè)操作內(nèi)容:資產(chǎn)責(zé)任人按計(jì)劃開展維護(hù),包括:清潔:擦拭設(shè)備表面、清理內(nèi)部粉塵(如電腦主機(jī)風(fēng)扇、機(jī)床導(dǎo)軌);檢測(cè):檢查關(guān)鍵部件運(yùn)行狀態(tài)(如電源線路、接口松動(dòng)、指示燈是否正常);保養(yǎng):添加/更換易損件(如打印機(jī)硒鼓、設(shè)備潤滑油)、校準(zhǔn)精度(如測(cè)量?jī)x器)。技術(shù)復(fù)雜或大型設(shè)備維護(hù)(如大型生產(chǎn)機(jī)組),需邀請(qǐng)廠家技術(shù)人員或?qū)I(yè)維保單位協(xié)助,做好過程記錄。輸出結(jié)果:維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)記錄、照片(如有異常需標(biāo)注)。步驟3:記錄與反饋操作內(nèi)容:資產(chǎn)責(zé)任人填寫《日常維護(hù)保養(yǎng)記錄表》(詳見“表4”),記錄維護(hù)時(shí)間、項(xiàng)目、結(jié)果、執(zhí)行人等信息,并由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。若維護(hù)中發(fā)覺重大隱患(如設(shè)備異響、功能下降),需立即上報(bào)資產(chǎn)管理員,啟動(dòng)故障維修流程。輸出結(jié)果:維護(hù)記錄歸檔、異常問題上報(bào)。(三)故障維修處置流程目標(biāo):快速響應(yīng)資產(chǎn)故障,規(guī)范維修過程,及時(shí)恢復(fù)資產(chǎn)使用功能。責(zé)任主體:資產(chǎn)責(zé)任人、使用部門、資產(chǎn)管理員、維修部門/供應(yīng)商步驟1:故障申報(bào)操作內(nèi)容:資產(chǎn)責(zé)任人發(fā)覺資產(chǎn)故障后,立即填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》(詳見“表5”),詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍及緊急程度(一般/緊急)。緊急故障(如服務(wù)器宕機(jī)、生產(chǎn)設(shè)備停機(jī))需同時(shí)電話通知資產(chǎn)管理員及維修部門,保證2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)。輸出結(jié)果:《維修申請(qǐng)單》提交至資產(chǎn)管理員。步驟2:維修審批與派工操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員審核維修申請(qǐng),判斷故障原因(人為損壞/自然老化/外部因素),明確維修責(zé)任(內(nèi)部維修/外部供應(yīng)商)。審批通過后,向維修部門/供應(yīng)商派工,明確維修時(shí)限(一般故障≤3個(gè)工作日,緊急故障≤24小時(shí))。輸出結(jié)果:維修任務(wù)派工單。步驟3:維修過程跟蹤操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員全程跟蹤維修進(jìn)度,協(xié)調(diào)維修所需配件、技術(shù)資料等資源。維修部門/供應(yīng)商維修前需與資產(chǎn)責(zé)任人確認(rèn)故障點(diǎn),維修過程中需更換配件的,需列出清單并由責(zé)任人簽字確認(rèn)。輸出結(jié)果:維修進(jìn)度記錄、配件更換清單。步驟4:維修驗(yàn)收與歸檔操作內(nèi)容:維修完成后,資產(chǎn)責(zé)任人、使用部門負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收,測(cè)試資產(chǎn)功能是否恢復(fù)正常,確認(rèn)無誤后在《維修申請(qǐng)單》簽字。資產(chǎn)管理員更新資產(chǎn)狀態(tài)為“在用”,同步記錄維修歷史(故障原因、維修措施、更換配件、費(fèi)用等),歸檔維修相關(guān)單據(jù)。輸出結(jié)果:驗(yàn)收合格的資產(chǎn)、維修檔案更新。(四)定期盤點(diǎn)與狀態(tài)核查流程目標(biāo):保證資產(chǎn)賬實(shí)一致,掌握資產(chǎn)實(shí)際狀態(tài),及時(shí)發(fā)覺盤盈、盤虧、閑置等問題。責(zé)任主體:資產(chǎn)管理員、使用部門、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部(如需)步驟1:制定盤點(diǎn)方案操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員于每年6月/12月制定《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)方案》,明確盤點(diǎn)范圍(全部/部分)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員分工(盤點(diǎn)小組由資產(chǎn)管理員、使用部門代表、財(cái)務(wù)人員組成)、方法(實(shí)地盤點(diǎn)/掃碼盤點(diǎn))及要求。提前10個(gè)工作日向各部門下發(fā)盤點(diǎn)通知,要求資產(chǎn)責(zé)任人提前核對(duì)本部門資產(chǎn)信息。輸出結(jié)果:盤點(diǎn)方案審批通過、盤點(diǎn)通知下發(fā)。步驟2:實(shí)地盤點(diǎn)執(zhí)行操作內(nèi)容:盤點(diǎn)小組按部門、地點(diǎn)逐項(xiàng)清點(diǎn)資產(chǎn),核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量與系統(tǒng)臺(tái)賬是否一致,檢查資產(chǎn)狀態(tài)(在用/閑置/維修中/待報(bào)廢)、存放地點(diǎn)、責(zé)任人等信息。使用掃碼槍掃描資產(chǎn)標(biāo)簽,系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)盤點(diǎn)數(shù)據(jù),差異項(xiàng)需標(biāo)注并拍照記錄。輸出結(jié)果:盤點(diǎn)表(含差異項(xiàng))、盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)照片。步驟3:差異處理與賬實(shí)調(diào)整操作內(nèi)容:對(duì)盤盈(賬外資產(chǎn))、盤虧(賬有實(shí)無)、毀損資產(chǎn),盤點(diǎn)小組需查明原因,形成《資產(chǎn)盤點(diǎn)差異報(bào)告》(詳見“表6”),經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)管理層審批。財(cái)務(wù)部根據(jù)審批結(jié)果調(diào)整資產(chǎn)賬目:盤盈資產(chǎn)需補(bǔ)錄入庫信息,盤虧/毀損資產(chǎn)需辦理銷賬手續(xù)。輸出結(jié)果:差異報(bào)告審批、賬務(wù)調(diào)整完成。步驟4:結(jié)果分析與改進(jìn)操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員匯總盤點(diǎn)結(jié)果,分析差異原因(如管理漏洞、標(biāo)識(shí)脫落、責(zé)任不清等),提出改進(jìn)措施(如加強(qiáng)標(biāo)簽管理、落實(shí)責(zé)任人制度、增加盤點(diǎn)頻次等)。形成《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)總結(jié)報(bào)告》,報(bào)管理層審閱,作為下一年度管理優(yōu)化的依據(jù)。輸出結(jié)果:盤點(diǎn)總結(jié)報(bào)告、改進(jìn)措施落地。(五)資產(chǎn)報(bào)廢與處置流程目標(biāo):規(guī)范報(bào)廢審批,規(guī)范資產(chǎn)處置,防止國有資產(chǎn)流失。責(zé)任主體:資產(chǎn)責(zé)任人、使用部門、資產(chǎn)管理員、技術(shù)鑒定小組、財(cái)務(wù)部、管理層步驟1:報(bào)廢申請(qǐng)發(fā)起操作內(nèi)容:資產(chǎn)責(zé)任人或使用部門對(duì)達(dá)到報(bào)廢條件的資產(chǎn)(如使用期滿、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰),填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》(詳見“表7”),說明資產(chǎn)信息、報(bào)廢原因、數(shù)量、原值等。提交至資產(chǎn)管理員初步審核,確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件(如是否超過折舊年限、是否具有維修價(jià)值)。輸出結(jié)果:《報(bào)廢申請(qǐng)表》提交至技術(shù)鑒定小組。步驟2:技術(shù)鑒定與價(jià)值評(píng)估操作內(nèi)容:技術(shù)鑒定小組(由技術(shù)部門、資產(chǎn)管理員、使用部門代表組成)對(duì)擬報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定,出具《技術(shù)鑒定意見書》,明確“可報(bào)廢/可維修/降級(jí)使用”結(jié)論。財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行殘值評(píng)估,估算處置價(jià)值(如廢料回收價(jià)值),填寫《資產(chǎn)殘值評(píng)估表》。輸出結(jié)果:技術(shù)鑒定意見書、殘值評(píng)估表。步驟3:報(bào)廢審批操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員匯總《報(bào)廢申請(qǐng)表》《技術(shù)鑒定意見書》《殘值評(píng)估表》,按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批:一般資產(chǎn):使用部門負(fù)責(zé)人→資產(chǎn)管理員→財(cái)務(wù)部→分管副總;重大資產(chǎn)(原值≥10萬元):需增加總經(jīng)理/管理層辦公會(huì)審批。審批通過后,《固定資產(chǎn)報(bào)廢審批單》(詳見“表8”),作為處置依據(jù)。輸出結(jié)果:報(bào)廢審批單生效。步驟4:資產(chǎn)處置與交接操作內(nèi)容:資產(chǎn)管理員根據(jù)審批結(jié)果,聯(lián)系處置部門(如行政部、采購部或外部回收商),按以下方式處置:閑置可再利用:調(diào)撥至其他部門使用,辦理《資產(chǎn)調(diào)撥單》;無利用價(jià)值:公開拍賣/變賣或按廢料回收,簽訂《資產(chǎn)處置協(xié)議》,回收款項(xiàng)交財(cái)務(wù)部入賬。處置完成后,資產(chǎn)與接收方辦理交接手續(xù),雙方簽字確認(rèn)《資產(chǎn)處置交接單》(詳見“表9”),資產(chǎn)實(shí)物轉(zhuǎn)移出管理范圍。輸出結(jié)果:處置交接單、回收款項(xiàng)入賬憑證。步驟5:賬務(wù)核銷與檔案歸檔操作內(nèi)容:財(cái)務(wù)部根據(jù)《報(bào)廢審批單》《處置交接單》在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中核銷資產(chǎn)卡片,停止計(jì)提折舊。資產(chǎn)管理員更新資產(chǎn)臺(tái)賬,標(biāo)注“已報(bào)廢”狀態(tài),將報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定意見、審批單、交接單等資料整理歸檔,保存期限≥15年。輸出結(jié)果:資產(chǎn)賬務(wù)核銷完成、報(bào)廢檔案齊全。三、管理工具與表單模板表1:固定資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)采購訂單號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)生產(chǎn)廠家數(shù)量購置日期原值(元)驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果(合格/不合格)備注外觀完好性配件齊全性技術(shù)參數(shù)符合性(如測(cè)試數(shù)據(jù)、功能指標(biāo))其他驗(yàn)收人簽字:采購部_______技術(shù)部_______使用部門_______資產(chǎn)管理員_______日期:_______表2:固定資產(chǎn)交接單交接單編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)原值(元)使用部門存放地點(diǎn)交接日期交接內(nèi)容數(shù)量狀態(tài)(在用/閑置/維修中)備注移交人簽字:_______接收人簽字:_______監(jiān)交人(資產(chǎn)管理員)簽字:_______日期:_______表3:年度固定資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃(示例)序號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱使用部門責(zé)任人維護(hù)周期維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行時(shí)間完成情況1BG001辦公電腦行政部*華每季度清潔內(nèi)部灰塵、檢測(cè)系統(tǒng)功能2024-03-31□未完成□已完成2SC201數(shù)控機(jī)床生產(chǎn)部*強(qiáng)每月添加導(dǎo)軌潤滑油、檢查電氣線路2024-03-15□未完成□已完成表4:日常維護(hù)保養(yǎng)記錄表記錄編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱維護(hù)日期維護(hù)責(zé)任人維護(hù)周期維護(hù)項(xiàng)目維護(hù)結(jié)果(正常/異常/已處理)備注清潔設(shè)備表面正常檢測(cè)電源接口正常使用部門負(fù)責(zé)人簽字:_______資產(chǎn)管理員審核:_______日期:_______表5:固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單申請(qǐng)單編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱使用部門責(zé)任人申請(qǐng)日期故障發(fā)生時(shí)間故障現(xiàn)象描述:(如:電腦開機(jī)無反應(yīng)、設(shè)備運(yùn)行時(shí)有異響、打印機(jī)卡紙等)緊急程度:□一般□緊急(緊急需注明預(yù)計(jì)影響)|
維修要求:(如:更換主板、調(diào)整精度、清理堵塞等)|審批意見:資產(chǎn)管理員:_______日期:_______維修部門/供應(yīng)商:_______日期:_______驗(yàn)收簽字:責(zé)任人_______使用部門負(fù)責(zé)人_______日期:_______|表6:資產(chǎn)盤點(diǎn)差異報(bào)告報(bào)告編號(hào)盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)范圍差異類型資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異數(shù)量差異原因□盤盈□盤虧□毀損原因分析:(如:標(biāo)簽脫落漏盤、新購未入賬、人為損壞丟失等)處理建議:(如:補(bǔ)錄臺(tái)賬、調(diào)整賬務(wù)、追究責(zé)任人等)|審批意見:使用部門負(fù)責(zé)人_______資產(chǎn)管理員_______財(cái)務(wù)部_______管理層_______日期:_______|表7:固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)單編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱使用部門責(zé)任人報(bào)廢數(shù)量原值(元)已提折舊(元)賬面凈值(元)報(bào)廢原因:□使用期滿(折舊年限已到)□損壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□其他(請(qǐng)注明)技術(shù)鑒定意見:鑒定小組負(fù)責(zé)人:_______日期:_______殘值評(píng)估:評(píng)估值(元):_______處置方式:□拍賣□變賣□回收|審批意見:使用部門負(fù)責(zé)人_______資產(chǎn)管理員_______財(cái)務(wù)部_______分管領(lǐng)導(dǎo)_______總經(jīng)理_______日期:_______|表8:固定資產(chǎn)報(bào)廢審批單審批單編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱報(bào)廢數(shù)量原值(元)賬面凈值(元)技術(shù)鑒定結(jié)論殘值(元)審批權(quán)限□分管副總□總經(jīng)理審批流程:使用部門負(fù)責(zé)人簽字:_______日期:_______資產(chǎn)管理員審核:_______日期:_______財(cái)務(wù)部復(fù)核:_______日期:_______分管副總/總經(jīng)理審批:_______日期:_______|表9:資產(chǎn)處置交接單交接單編號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量處置方式接收單位/個(gè)人交接日期處置資產(chǎn)狀況:(如:已拆解、可正常使用、廢料等)交接內(nèi)容確認(rèn):移交方(資產(chǎn)管理員):_______接收方:_______監(jiān)交人(財(cái)務(wù)部):_______日期:_______|四、執(zhí)行規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避(一)責(zé)任明確原則資產(chǎn)使用部門是資產(chǎn)保管和維護(hù)的第一責(zé)任主體,部門負(fù)責(zé)人需指定專人(資產(chǎn)責(zé)任人)負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)日常管理,保證“賬、物、卡”一致。資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)資產(chǎn)全生命周期管理,包括系統(tǒng)維護(hù)、臺(tái)賬更新、流程監(jiān)督,對(duì)資產(chǎn)信息準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資產(chǎn)賬務(wù)管理,保證財(cái)務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步,定期參與盤點(diǎn)與報(bào)廢審批。(二)流程合規(guī)要求嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自處置資產(chǎn)(如調(diào)撥、報(bào)廢、拆解),所有流程需留存書面記錄或電子審批痕跡,保證可追溯。維修、報(bào)廢處置需至少2人以上共同參與,避免單人操作導(dǎo)致資產(chǎn)流失或違規(guī)行為。盤點(diǎn)差異需在30個(gè)工作日內(nèi)完成處理,逾期未處理的需上報(bào)管理層說明原因。(三)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施信息風(fēng)險(xiǎn):資產(chǎn)信息變更(如責(zé)任人調(diào)整、存放地點(diǎn)轉(zhuǎn)移)需在3個(gè)工作日內(nèi)更新至系統(tǒng),避免信息滯后導(dǎo)致管理混亂。安全風(fēng)險(xiǎn):貴重資產(chǎn)(如服務(wù)器、精密儀器)需存放于指定區(qū)域,配備防盜、防火設(shè)施,維護(hù)時(shí)做好斷電、防護(hù)措施,防止意外損壞。合規(guī)風(fēng)險(xiǎn):報(bào)廢處置需公開透
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