企業(yè)內(nèi)部文件歸檔管理規(guī)范模板前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件歸檔管理工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高信息利用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的文件歸檔管理，涵蓋文件從形成到歸檔、保管、利用及銷毀的全流程管理。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各類紙質(zhì)文件、電子文件的歸檔管理，包括但不限于：行政管理類文件：通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議等；人力資源類文件：?jiǎn)T工花名冊(cè)、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等；財(cái)務(wù)管理類文件：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告等；業(yè)務(wù)管理類文件：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、合同執(zhí)行記錄、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等；技術(shù)管理類文件：研發(fā)報(bào)告、技術(shù)圖紙、專利申請(qǐng)材料、設(shè)備說(shuō)明書等；其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）應(yīng)用場(chǎng)景新成立部門/項(xiàng)目組：需建立初始文件歸檔體系時(shí)，依據(jù)本規(guī)范設(shè)計(jì)分類規(guī)則和流程；日常辦公管理：各部門在處理常規(guī)業(yè)務(wù)時(shí)，按規(guī)范要求對(duì)文件進(jìn)行分類、整理和歸檔；專項(xiàng)工作結(jié)束：如項(xiàng)目結(jié)題、年度審計(jì)等工作完成后，相關(guān)文件需及時(shí)移交歸檔；檔案優(yōu)化升級(jí)：企業(yè)對(duì)現(xiàn)有檔案管理體系進(jìn)行完善或數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)，可參考本規(guī)范調(diào)整管理標(biāo)準(zhǔn)。二、文件歸檔管理操作流程（一）第一步：文件分類與編號(hào)文件分類按部門分類：如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“市場(chǎng)部”等一級(jí)分類；按文件性質(zhì)分類：如“行政管理”“財(cái)務(wù)管理”“業(yè)務(wù)管理”等二級(jí)分類；按文件類型分類：如“通知”“報(bào)告”“合同”“圖紙”等三級(jí)分類；按年度分類：以文件形成自然年度為分類依據(jù)，如“2024年”。示例：行政部2024年通知文件分類編號(hào)為“XZ-GL-TZ-2024”（XZ：行政部；GL：管理；TZ：通知；2024：年度）。文件編號(hào)采用“部門代碼-文件性質(zhì)代碼-文件類型代碼-年度-流水號(hào)”的編碼規(guī)則；部門代碼、文件性質(zhì)代碼、文件類型代碼需統(tǒng)一制定（可參考附件1《企業(yè)文件分類代碼表》）；流水號(hào)按文件形成順序從“001”開始編制，每年重新編號(hào)。（二）第二步：文件收集與整理文件收集責(zé)任主體：各部門指定專人（如部門助理）為文件收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門形成文件的日常收集；收集范圍：包括正本文件、附件、審批單、電子版文件及必要副本；收集時(shí)限：日常文件：每月最后一個(gè)工作日完成當(dāng)月文件收集；專項(xiàng)文件（如項(xiàng)目文件）：專項(xiàng)工作結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件匯總收集。文件整理檢查核對(duì)：檢查文件是否完整（如審批手續(xù)是否齊全、附件是否缺失）、字跡是否清晰、用紙是否規(guī)范；排序裝訂：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排序，紙質(zhì)文件使用不銹鋼夾或線裝裝訂（膠裝頁(yè)數(shù)較多的文件），禁止使用金屬訂書釘；編制目錄：按文件分類編號(hào)順序編制《文件歸檔目錄》（見(jiàn)附件2），包含文件編號(hào)、文件名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等字段。（三）第三步：文件移交與歸檔移交準(zhǔn)備整理部門需填寫《文件歸檔移交清單》（見(jiàn)附件3），一式兩份，注明移交文件數(shù)量、類別、編號(hào)及移交人；電子文件需刻錄光盤或存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器，并填寫《電子文件歸檔登記表》（見(jiàn)附件4），注明存儲(chǔ)路徑、文件格式、病毒檢測(cè)情況等。移交驗(yàn)收檔案管理員*（或企業(yè)檔案管理部門）負(fù)責(zé)接收歸檔文件，對(duì)照《文件歸檔移交清單》逐項(xiàng)核對(duì)文件數(shù)量、完整性、編號(hào)準(zhǔn)確性；驗(yàn)收合格后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，一份留存檔案管理部門，一份退回移交部門；驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)退回移交部門重新整理，并再次提交驗(yàn)收。入庫(kù)上架紙質(zhì)文件：按分類編號(hào)順序裝入檔案盒，在檔案盒脊面標(biāo)注分類編號(hào)、部門名稱、年度及文件起止頁(yè)碼，然后存入檔案柜；電子文件：存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器，設(shè)置讀取權(quán)限，定期進(jìn)行備份（每月一次增量備份，每季度一次全量備份）。（四）第四步：檔案保管與維護(hù)保管環(huán)境紙質(zhì)檔案庫(kù)房要求：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施；電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境：服務(wù)器需放置在專用機(jī)房，配備UPS不間斷電源、溫濕度控制系統(tǒng)及防火墻，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。定期檢查檔案管理員*每季度對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查檔案有無(wú)霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；每半年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次數(shù)據(jù)讀取測(cè)試，保證文件可正常打開，同時(shí)檢查備份數(shù)據(jù)的完整性。保管期限根據(jù)文件價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年以上）、短期（10-30年）、臨時(shí)（10年以下）四類；具體保管期限參照《企業(yè)文件保管期限表》（見(jiàn)附件5）執(zhí)行，期滿需銷毀的檔案需按規(guī)定程序?qū)徟＃ㄎ澹┑谖宀剑簷n案利用與借閱利用申請(qǐng)企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件6），注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、用途及借閱期限；涉及密級(jí)的檔案（如財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)圖紙等），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；絕密級(jí)檔案需經(jīng)總經(jīng)理*審批。借閱管理檔案管理員*審核申請(qǐng)表無(wú)誤后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需續(xù)借需提前2個(gè)工作日申請(qǐng)；借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；借閱歸還時(shí)，檔案管理員*需檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期。電子檔案利用電子檔案通過(guò)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在線查閱，借閱人需使用企業(yè)賬號(hào)登錄，系統(tǒng)自動(dòng)記錄查閱日志（包括查閱人、查閱時(shí)間、文件名稱等）；涉密電子檔案需經(jīng)審批后，由檔案管理員*提供查閱權(quán)限，禁止或?qū)С觯ń?jīng)批準(zhǔn)的特殊用途除外）。（六）第六步：檔案鑒定與銷毀到期鑒定保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組（由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員等組成）進(jìn)行鑒定；鑒定結(jié)果分為：繼續(xù)保存（延長(zhǎng)保管期限）、銷毀、部分銷毀（保留部分重要內(nèi)容）。銷毀審批鑒定小組需填寫《檔案銷毀審批表》（見(jiàn)附件7），注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、鑒定意見(jiàn)及銷毀原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理*審批后，方可銷毀。銷毀執(zhí)行紙質(zhì)檔案：由檔案管理員和監(jiān)銷人（一般為部門負(fù)責(zé)人*或其指定人員）共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)銷毀或指定機(jī)構(gòu)回收，保證信息無(wú)法恢復(fù)；電子檔案：由信息技術(shù)部門*協(xié)助刪除存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并進(jìn)行低級(jí)格式化處理，保證數(shù)據(jù)徹底銷毀；銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件8）上簽字確認(rèn)，檔案管理部門留存銷毀清冊(cè)備查。三、常用管理表格模板附件1：企業(yè)文件分類代碼表一級(jí)分類（部門）代碼二級(jí)分類（性質(zhì)）代碼三級(jí)分類（類型）代碼行政部XZ行政管理GL通知TZ財(cái)務(wù)部CW財(cái)務(wù)管理CW報(bào)表BB市場(chǎng)部SC業(yè)務(wù)管理YW合同HT研發(fā)部YF技術(shù)管理JS圖紙TZ附件2：文件歸檔目錄序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成日期頁(yè)數(shù)保管期限備注1XZ-GL-TZ-2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-15210年2CW-CW-BB-2024-0012024年第一季度財(cái)務(wù)報(bào)表2024-04-051530年附件3：文件歸檔移交清單移交部門移交人接收人移交日期行政部*助理*檔案員2024-01-30序號(hào)文件編號(hào)文件名稱頁(yè)數(shù)—————-————————1XZ-GL-TZ-2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知22XZ-GL-BG-2024-0022023年度工作總結(jié)報(bào)告8移交部門（蓋章）：接收部門（蓋章）：負(fù)責(zé)人簽字：*負(fù)責(zé)人簽字：*附件4：電子文件歸檔登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱存儲(chǔ)路徑文件格式大小病毒檢測(cè)結(jié)果歸檔日期1YF-JS-TZ-2024-001設(shè)備技術(shù)圖紙.dwgD:\2024.dwg50MB安全2024-05-10附件5：企業(yè)文件保管期限表文件類型保管期限備注企業(yè)章程、股東會(huì)決議永久年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表30年日常通知、會(huì)議紀(jì)要10年員工勞動(dòng)合同、花名冊(cè)永久員工離職后繼續(xù)保管10年項(xiàng)目立項(xiàng)文件、合同合同終止后30年附件6：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期*員工市場(chǎng)部2024-05-20借閱檔案名稱文件編號(hào)用途2023年度市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告SC-YW-DY-2023-001制定2024年市場(chǎng)計(jì)劃部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：簽字：*日期：2024-05-20檔案管理員審批意見(jiàn)：簽字：*日期：2024-05-20附件7：檔案銷毀審批表銷毀檔案名稱數(shù)量保管期限銷毀原因2014年臨時(shí)文件50份10年保管期限已屆滿鑒定小組意見(jiàn)：經(jīng)鑒定，上述檔案無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷毀。簽字：（組長(zhǎng)）、、*日期：2024-05-15總經(jīng)理審批意見(jiàn)：簽字：*日期：2024-05-18附件8：檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)檔案名稱文件編號(hào)銷毀日期監(jiān)銷人備注12014年臨時(shí)文件XZ-GL-TZ-2014-0012024-05-25、四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）責(zé)任到人，避免推諉各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需指定專人負(fù)責(zé)文件收集、整理和移交工作；檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任落實(shí)到人。（二）及時(shí)歸檔，杜絕積壓文件需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成歸檔，不得拖延或積壓；專項(xiàng)工作文件應(yīng)在工作結(jié)束后第一時(shí)間整理歸檔，避免文件散失或損壞。（三）保密管理，嚴(yán)控權(quán)限涉密檔案需單獨(dú)存放，設(shè)置專門借閱審批流程，借閱人需簽訂《保密承諾書》；電子檔案需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。（四）定期培訓(xùn)，提升能力檔案管理部門每年組織1-2次文件歸檔培訓(xùn)，內(nèi)容包括分類標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、保密要求等，提升各部門文件管理人員的專業(yè)能力。（五）監(jiān)督檢查，保證落實(shí)企業(yè)審計(jì)部門每半年對(duì)文件歸檔管理工作進(jìn)行一次抽查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性及保管情況，對(duì)發(fā)覺(jué)的問(wèn)題及時(shí)通報(bào)并督促