采購成本控制及審批流程管理模板一、模板適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的采購部門、財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門，用于規(guī)范采購全流程中的成本控制節(jié)點(diǎn)與審批權(quán)限管理。核心價值在于：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程降低采購成本、避免超預(yù)算支出、提高審批效率，同時保證采購活動的合規(guī)性與可追溯性，尤其適用于物料采購、服務(wù)采購、固定資產(chǎn)采購等場景。二、采購成本控制及審批全流程操作指引（一）需求發(fā)起與預(yù)算核查操作步驟：需求部門提出申請：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》（見表1），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)計(jì)單價、預(yù)算金額、需求用途及到貨日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購部。采購部初審：采購部核對需求內(nèi)容的合理性（如數(shù)量是否與業(yè)務(wù)匹配、規(guī)格是否明確），并查詢歷史采購數(shù)據(jù)，初步評估預(yù)算可行性。財(cái)務(wù)部預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部根據(jù)《年度采購預(yù)算表》，核查申請金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)；若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因（如市場價格波動、業(yè)務(wù)量增加等），經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)*審批后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。輸出文檔：《采購需求申請表》《預(yù)算調(diào)整申請表》（如適用）（二）供應(yīng)商選擇與成本分析操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購部通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價（至少3家合格供應(yīng)商）等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作良好、價格優(yōu)、服務(wù)穩(wěn)定的合作方，新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（見表2）。成本分析：采購部匯總供應(yīng)商報(bào)價，結(jié)合市場價格行情、歷史采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等因素，編制《采購成本分析表》（見表3），重點(diǎn)分析單價差異、總價浮動原因，提出成本控制建議（如批量采購折扣、替代方案等）。確定供應(yīng)商：根據(jù)成本分析結(jié)果及公司《供應(yīng)商管理辦法》，選定最優(yōu)供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商選定報(bào)告》，經(jīng)采購經(jīng)理*審批后通知供應(yīng)商。輸出文檔：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《采購成本分析表》《供應(yīng)商選定報(bào)告》（三）采購審批與合同簽訂操作步驟：提交采購申請：采購部根據(jù)選定結(jié)果，填寫《采購審批表》（見表4），附《采購需求申請表》《供應(yīng)商選定報(bào)告》《采購成本分析表》，按審批權(quán)限逐級報(bào)批（審批權(quán)限見表5）。審批流程執(zhí)行：各級審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查采購必要性、預(yù)算合規(guī)性、供應(yīng)商資質(zhì)及價格合理性；對金額較大或特殊采購，需組織采購委員會集體審議。合同簽訂：審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》（模板略），合同需明確價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)部*（或指定授權(quán)人）審核蓋章后生效。輸出文檔：《采購審批表》《采購合同》（四）采購執(zhí)行與成本監(jiān)控操作步驟：訂單下達(dá)：采購部根據(jù)合同《采購訂單》，發(fā)送至供應(yīng)商并確認(rèn)交貨期，同步抄送倉庫、財(cái)務(wù)部門。到貨驗(yàn)收：貨物送達(dá)后，需求部門、倉庫、采購部共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《到貨驗(yàn)收單》（見表6）；服務(wù)類采購需由需求部門出具《驗(yàn)收合格證明》。成本差異分析：財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量、合同價格與采購成本分析表對比，編制《采購成本差異分析表》（見表7），分析差異原因（如市場價格變動、數(shù)量增減、運(yùn)費(fèi)調(diào)整等），反饋至采購部及需求部門，提出改進(jìn)措施。輸出文檔：《采購訂單》《到貨驗(yàn)收單》《采購成本差異分析表》（五）付款結(jié)算與檔案歸檔操作步驟：付款申請：采購部憑《采購合同》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》，填寫《付款申請表》（見表8），按審批流程提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部核對單據(jù)一致性（合同條款、驗(yàn)收數(shù)量、發(fā)票金額），確認(rèn)無誤后安排付款，付款方式需與合同約定一致。檔案歸檔：采購部將采購全流程文檔（需求申請、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于3年，保證后續(xù)可追溯。輸出文檔：《付款申請表》、付款憑證、采購檔案三、核心流程配套表格模板表1：采購需求申請表序號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)計(jì)單價（元）預(yù)計(jì)總價（元）需求用途到貨日期預(yù)算科目需求部門申請人聯(lián)系電話申請日期備注1表2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊資本成立時間主營業(yè)務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系電話地址提供資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、認(rèn)證證書等）審核意見（合格/不合格）審核人審核日期表3：采購成本分析表采購項(xiàng)目物料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量供應(yīng)商A報(bào)價（元）供應(yīng)商B報(bào)價（元）供應(yīng)商C報(bào)價（元）歷史采購單價（元）市場均價（元）成本差異分析推薦供應(yīng)商分析人日期表4：采購審批表采購部門申請人采購項(xiàng)目物料名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)算金額（元）供應(yīng)商名稱合同金額（元）到貨日期附件清單（需求表、成本分析表、供應(yīng)商報(bào)告等）部門經(jīng)理意見采購經(jīng)理意見財(cái)務(wù)總監(jiān)意見分管副總意見總經(jīng)理意見表5：采購審批權(quán)限表采購金額（元）審批層級＜5000部門經(jīng)理*5000-50000部門經(jīng)理→采購經(jīng)理50000-200000部門經(jīng)理→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)*≥200000部門經(jīng)理→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→分管副總→總經(jīng)理*表6：到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收日期采購訂單號物料名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量質(zhì)量描述（合格/不合格，具體問題）驗(yàn)收人需求部門簽字倉庫簽字采購部簽字表7：采購成本差異分析表采購項(xiàng)目合同金額（元）實(shí)際采購金額（元）差異金額（元）差異率差異原因分析（價格/數(shù)量/其他）改進(jìn)措施分析人日期表8：付款申請表供應(yīng)商名稱采購合同號物料名稱驗(yàn)收單號合同金額（元）已付金額（元）本次申請金額（元）付款方式開票信息申請人財(cái)務(wù)審核意見總經(jīng)理審批付款日期四、使用過程中的關(guān)鍵風(fēng)險控制點(diǎn)（一）預(yù)算剛性控制嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，特殊情況需履行預(yù)算調(diào)整審批流程；月度/季度末采購部需向財(cái)務(wù)部提交《預(yù)算執(zhí)行情況表》，監(jiān)控預(yù)算使用進(jìn)度，避免年底突擊采購。（二）供應(yīng)商管理規(guī)范定期對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評估（每季度1次），評估內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等，評估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)；關(guān)鍵物料采購需建立合格供應(yīng)商名錄，新供應(yīng)商引入需通過資質(zhì)審核、樣品測試、小批量試用等環(huán)節(jié)。（三）審批權(quán)限合規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限表，嚴(yán)禁越級審批或代簽；對金額異常、供應(yīng)商單一的采購，需額外說明合理性并附支撐材料。（四）成本動態(tài)監(jiān)控財(cái)務(wù)部每月編制《采購成本分析報(bào)告》，對比實(shí)際成