合同審核標(biāo)準(zhǔn)化流程及工具包一、應(yīng)用場景與適用范圍本工具包適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同審核工作，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等常見類型。無論是法務(wù)部門專職審核、業(yè)務(wù)部門初步自查，還是跨部門協(xié)作審核，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升審核效率、降低法律風(fēng)險，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。特別適用于需要規(guī)范化合同管理的中大型企業(yè)，以及合同數(shù)量較多、審核頻次較高的中小企業(yè)。二、標(biāo)準(zhǔn)化審核操作步驟步驟1：合同接收與初步登記操作內(nèi)容：接收方式：通過郵件、OA系統(tǒng)、紙質(zhì)提交等方式接收合同文本，同步記錄合同基本信息。登記信息：在《合同審核流程跟蹤表》（見表1）中錄入合同編號、合同名稱、對方方（全稱）、合同類型、提交部門/人（*）、提交日期、合同金額（大寫/小寫）、合同版本號等基礎(chǔ)信息，保證每份合同有唯一標(biāo)識。完整性檢查：初步審核合同文本是否齊全，包括但不限于合同、附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單、資質(zhì)文件等）、對方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等），避免缺少關(guān)鍵材料導(dǎo)致后續(xù)審核延誤。輸出成果：《合同審核流程跟蹤表》初始登記，合同材料完整性確認(rèn)。步驟2：業(yè)務(wù)部門初審（業(yè)務(wù)合規(guī)性審查）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/業(yè)務(wù)專員（*）審核重點：業(yè)務(wù)真實性：核對合同背景是否真實，合作項目是否符合公司經(jīng)營范圍及戰(zhàn)略規(guī)劃，是否有對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求支撐（如采購訂單、項目立項書等）。商業(yè)條款合理性：審核合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款/報酬、履行期限、交付方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等核心商業(yè)條款是否與業(yè)務(wù)談判一致，是否存在明顯對己方不利的商業(yè)風(fēng)險（如價格偏離市場水平、履約周期過短等）。內(nèi)部審批流程：確認(rèn)合同是否履行了公司內(nèi)部審批流程（如小額合同部門負(fù)責(zé)人審批、大額合同需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批），附件中是否包含完整的審批依據(jù)（如比價記錄、供應(yīng)商評估報告等）。輸出成果：業(yè)務(wù)部門《合同初審意見表》（見表2），明確“通過”“補充材料后通過”“不通過”的結(jié)論，并針對問題提出具體修改建議。步驟3：法務(wù)部門復(fù)審（法律風(fēng)險審查）責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理（*）審核重點：主體資格合法性：核查對方方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)）、授權(quán)委托書（如簽約人為代理人，需核對授權(quán)范圍是否包含本合同簽署事項、授權(quán)期限是否有效），避免無簽約資格或超越權(quán)限簽署。條款合法性與完整性：核心條款：合同標(biāo)的描述是否清晰、無歧義；數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（可引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或附件約定）；價款/報酬是否包含稅費、運費等附加費用，支付方式、節(jié)點是否與財務(wù)制度匹配；履行期限、地點、方式是否具體（如“收到貨物后30日內(nèi)驗收”而非“及時驗收”）。權(quán)利義務(wù)條款：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在單方面限制己方權(quán)利、加重己方責(zé)任的“霸王條款”（如“對方逾期付款，己方仍需按時交付”）。違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確（如逾期付款的違約金計算標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量不符的整改措施），違約金是否過高（一般不超過實際損失的30%），是否約定了爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）。免責(zé)條款：是否存在不合理免責(zé)情形（如因?qū)Ψ竭^錯導(dǎo)致合同無法履行，對方仍可免責(zé)），是否符合《民法典》等法律規(guī)定。合規(guī)性審查：合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如金融行業(yè)需符合銀保監(jiān)會要求、建筑工程需符合《建筑法》）、公司內(nèi)部制度（如合同審批權(quán)限、印章管理規(guī)定等）。輸出成果：法務(wù)部門《合同法務(wù)審核意見表》（見表3），針對法律風(fēng)險點逐條說明，提出修改建議，并標(biāo)注“審核通過”“需補充材料”“重大風(fēng)險不建議簽署”等結(jié)論。步驟4：財務(wù)部門審核（財務(wù)條款與資金風(fēng)險審查）責(zé)任主體：財務(wù)專員/財務(wù)經(jīng)理（*）審核重點：付款條款：支付方式（轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）是否符合公司資金管理規(guī)定，是否存在提前付款、大額現(xiàn)金支付等風(fēng)險。稅費承擔(dān)：合同中是否明確稅費種類（增值稅、附加稅等）及承擔(dān)方，是否符合稅法規(guī)定（如“價稅分離”條款是否清晰）。財務(wù)數(shù)據(jù)一致性：合同金額與財務(wù)預(yù)算、訂單金額是否一致，是否存在超預(yù)算、無預(yù)算合同。履約能力評估：對于大額或長期合同，可結(jié)合對方財務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流）評估其履約能力，必要時要求對方提供擔(dān)保。輸出成果：財務(wù)部門《合同財務(wù)審核意見表》（見表4），明確財務(wù)條款是否合規(guī)，提出資金風(fēng)險防控建議。步驟5：終審與簽署確認(rèn)責(zé)任主體：公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理、分管副總，根據(jù)合同金額及重要性確定審批權(quán)限）操作內(nèi)容：匯總審核意見：法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門的審核意見由行政部門（或指定對接人）匯總，形成《合同審核意見匯總表》（見表5），提交終審人。終審決策：終審人基于各部門意見，結(jié)合合同重要性及公司利益，做出“簽署”“修改后簽署”“不簽署”的最終決策。簽署授權(quán)：對批準(zhǔn)簽署的合同，由授權(quán)簽署人（*）在合同文本上簽字并加蓋公司公章（或合同專用章），保證簽署人權(quán)限與《公司印章管理辦法》一致。輸出成果：終審審批意見，簽署完成的合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。步驟6：合同歸檔與執(zhí)行跟蹤責(zé)任主體：行政部門/檔案管理員（*）操作內(nèi)容：歸檔管理：簽署完成的合同正本、附件、審核意見表等材料，在3個工作日內(nèi)完成歸檔，建立《合同歸檔登記表》（見表6），記錄合同編號、歸檔日期、存放位置、借閱記錄等。執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進度、付款節(jié)點），發(fā)覺對方違約或履行異常時，及時反饋法務(wù)部門，必要時啟動爭議解決程序。電子備份：重要合同需進行電子備份（如掃描存檔至公司服務(wù)器或云端系統(tǒng)），備份期限不少于合同履行期滿后5年。輸出成果：規(guī)范化歸檔的合同檔案，合同履行跟蹤記錄。三、核心工具表格模板表1：合同審核流程跟蹤表合同編號合同名稱對方方（全稱）合同類型提交部門/人（*）提交日期合同金額（大寫/小寫）當(dāng)前環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人預(yù)計完成時間審核意見備注表2：合同業(yè)務(wù)初審意見表合同編號合同名稱初審部門/人（*）初審日期初審內(nèi)容審核情況問題描述修改建議業(yè)務(wù)真實性□符合□部分符合□不符合商業(yè)條款合理性□符合□部分符合□不符合內(nèi)部審批流程□符合□部分符合□不符合初審結(jié)論：□通過□補充材料后通過□不通過（請說明理由）初審人簽字：*部門負(fù)責(zé)人簽字：*表3：合同法務(wù)審核意見表合同編號合同名稱審核法務(wù)（*）審核日期審核條款審核情況風(fēng)險點修改建議主體資格□合法□需核實□不合法標(biāo)的條款□清晰□模糊□無效權(quán)利義務(wù)□對等□不對等□缺失違約責(zé)任□明確□模糊□過重爭議解決□明確□不明□無效審核結(jié)論：□審核通過□需補充材料□重大風(fēng)險不建議簽署法務(wù)簽字：*法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：*表4：合同財務(wù)審核意見表合同編號合同名稱審核財務(wù)（*）審核日期審核項目審核情況問題描述修改建議付款條款□合規(guī)□部分合規(guī)□不合規(guī)稅費承擔(dān)□明確□不明□違法預(yù)算匹配度□符合□超預(yù)算□無預(yù)算履約能力評估（如有）□良好□一般□較差財務(wù)意見：□條款合規(guī)，建議簽署□需修改付款方式□存在資金風(fēng)險，不建議簽署財務(wù)簽字：*財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：*表5：合同審核意見匯總表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)意見摘要（核心問題及修改建議）責(zé)任部門/人（*）審核日期業(yè)務(wù)初審法務(wù)復(fù)審財務(wù)審核匯總結(jié)論：□各部門無重大異議，建議簽署□需修改后再次審核□存在重大分歧，暫不簽署匯總?cè)撕炞郑?終審人簽字：*終審日期：表6：合同歸檔登記表合同編號合同名稱歸檔日期存放位置（檔案柜/電子路徑）歸檔人（*）借閱記錄（借閱人、日期、事由）保管期限四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）合同完整性審核要點材料齊全性：保證合同文本、附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單、資質(zhì)文件）、對方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）等材料同步提交，避免因缺少附件導(dǎo)致條款理解偏差。版本一致性：核對合同版本號是否為最終確認(rèn)版本，防止出現(xiàn)“舊版合同簽署、新版條款執(zhí)行”的矛盾情況。（二）主體資格審查核心事項企業(yè)法人：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查對方營業(yè)執(zhí)照狀態(tài)（是否存續(xù)、吊銷、注銷）、經(jīng)營范圍、是否有行政處罰記錄，避免與“僵尸企業(yè)”或無資質(zhì)企業(yè)合作。分支機構(gòu)/代理人：對方為分支機構(gòu)的，需核查其總公司授權(quán)文件；簽約人為代理人的，必須提供加蓋企業(yè)公章及法定代表人簽字的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限。（三）條款表述避免歧義量化約定：關(guān)鍵條款盡量使用量化指標(biāo)，如“交貨時間為2024年12月31日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T19001-2016要求”，避免使用“盡快”“合理時間”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述。責(zé)任明確：違約責(zé)任、爭議解決條款需具體，如“逾期付款違約金以應(yīng)付未付金額為基數(shù)，按日萬分之五計算”“爭議提交仲裁委員會仲裁”。（四）跨部門協(xié)作溝通機制意見反饋及時性：業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核（緊急合同可約定時限），逾期未反饋視為無異議。爭議協(xié)調(diào)：對審核中出現(xiàn)的分歧（如業(yè)務(wù)部門認(rèn)為條款可接受、法務(wù)部門認(rèn)為風(fēng)險過高），由行政部門牽頭組織協(xié)調(diào)會，必要時提交分管領(lǐng)導(dǎo)