合同簽訂及審查工作指引模板一、引言為規(guī)范公司合同簽訂及審查流程，防范合同法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款明確完整，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)及公司《合同管理辦法》，特制定本指引。本指引適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)對外簽訂的各類民商事合同（包括但不限于買賣、服務(wù)、合作、租賃、借款等合同），涵蓋合同審查、談判、審批、簽訂及歸檔全流程管理。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本指引適用于以下業(yè)務(wù)場景：對外采購場景：采購原材料、設(shè)備、辦公用品等物資，或采購設(shè)計(jì)、咨詢、勞務(wù)等服務(wù)時，與供應(yīng)商/服務(wù)商簽訂采購合同；銷售場景：向客戶銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)，簽訂銷售合同或服務(wù)合同；合作場景：與合作伙伴開展項(xiàng)目合作、技術(shù)開發(fā)、市場推廣等，簽訂合作協(xié)議或聯(lián)合開發(fā)協(xié)議；資產(chǎn)處置場景：轉(zhuǎn)讓、租賃公司固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等，簽訂資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同或租賃合同；其他場景：借款、擔(dān)保、保險、委托等需簽訂合同的業(yè)務(wù)。三、合同簽訂及審查全流程操作指引（一）合同啟動與初步審查合同啟動業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定合同相對方（以下簡稱“對方”）及合作核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限等），填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見附件1），部門負(fù)責(zé)人*審批通過后啟動合同簽訂流程。若涉及重大或復(fù)雜合同（如金額超100萬元、涉外合同、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)合同），需提前向法務(wù)部*預(yù)溝通，明確審查重點(diǎn)。對方主體資格審查業(yè)務(wù)部門需核實(shí)對方主體資格，保證對方具備簽訂及履行合同的合法資質(zhì)，重點(diǎn)審查：（1）企業(yè)法人：核查《營業(yè)執(zhí)照》（最新年檢版本）、經(jīng)營范圍、注冊資本、法定代表人身份證明；若對方為特殊行業(yè)（如建筑、食品、醫(yī)藥等），需核查行業(yè)許可證（如《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》《食品經(jīng)營許可證》）；（2）其他組織：核查《營業(yè)執(zhí)照》或登記證書、主要負(fù)責(zé)人身份證明；（3）自然人：核查身份證原件，確認(rèn)其完全民事行為能力；（4）授權(quán)代表：若對方由授權(quán)代表簽訂合同，需核查《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）、授權(quán)代表身份證及與對方的勞動關(guān)系證明（如勞動合同、社保繳納證明）。主體資格審查通過后，將相關(guān)資質(zhì)文件復(fù)印件作為合同附件。（二）合同文本起草與內(nèi)部審查合同文本起草優(yōu)先使用公司制定的《合同示范文本》（如《采購合同示范文本》《銷售合同示范文本》），無示范文本的，可參考國家市場監(jiān)管總局等部委發(fā)布的示范文本，或由業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部*起草。合同文本應(yīng)包含以下核心條款：（1）合同主體信息（名稱、住所、法定代表人/負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式）；（2）合同標(biāo)的（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；（3）價款或報酬（金額、計(jì)價方式、支付方式、賬戶信息、票據(jù)類型）；（4）履行期限、地點(diǎn)和方式（交貨/服務(wù)時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程）；（5）權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、義務(wù)及協(xié)作事項(xiàng)）；（6）違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍）；（7）爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟，明確管轄機(jī)構(gòu)）；（8）生效條件（簽字蓋章后生效、附條件生效等）；（9）附件（技術(shù)參數(shù)、圖紙、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。內(nèi)部審查流程業(yè)務(wù)部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*組織對合同內(nèi)容進(jìn)行完整性、合理性審查，重點(diǎn)核對標(biāo)的、數(shù)量、價款等與業(yè)務(wù)需求是否一致，履行能力是否可行，形成《業(yè)務(wù)部門審查意見表》（見附件2）。法務(wù)部審查：法務(wù)部*對合同合法性、合規(guī)性、條款嚴(yán)密性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查：（1）主體資格是否合法有效；（2）條款是否違反法律法規(guī)、公司規(guī)章制度；（3）違約責(zé)任是否明確、公平，爭議解決方式是否約定明確；（4）是否存在重大法律漏洞（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力等）。法務(wù)部*在收到合同文本后3個工作日內(nèi)出具《合同審查意見書》（見附件3），提出修改意見或?qū)彶榻Y(jié)論。財(cái)務(wù)部審查：財(cái)務(wù)部*對合同價款支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、資金安排等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，保證資金安全及財(cái)務(wù)合規(guī)。其他部門會簽：若合同涉及技術(shù)、人力資源、安全生產(chǎn)等特殊事項(xiàng)，需由技術(shù)部、人力資源部、安全生產(chǎn)部*等部門會簽，出具專業(yè)意見。（三）合同談判與修訂合同談判業(yè)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部審查意見，與對方就合同條款進(jìn)行談判，重點(diǎn)協(xié)商價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款。談判過程中需形成《談判紀(jì)要》（見附件4），明確雙方分歧點(diǎn)及一致意見，作為合同修訂依據(jù)。合同修訂業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果及各部門審查意見，修訂合同文本，保證所有修改內(nèi)容經(jīng)對方確認(rèn)（通過書面函件、郵件等可追溯方式）。修訂后的合同文本需再次提交法務(wù)部*及相關(guān)審查部門確認(rèn)，直至無重大法律風(fēng)險及合規(guī)問題。（四）合同審批與簽訂合同審批修訂后的合同文本按審批權(quán)限報批：（1）一般合同：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總；（2）重大合同（金額超500萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理*→董事會（如需）。審批人需在《合同審批表》（見附件5）中明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，不得空白或涂改。合同簽訂合同審批通過后，由法定代表人*或其授權(quán)的簽訂人（需持有《授權(quán)委托書》）在合同文本上簽字并加蓋公司合同專用章（嚴(yán)禁以公章代替合同章）。合同簽訂份數(shù)：正本2-3份（雙方各執(zhí)1份，公司1份存檔），副本按需份數(shù)；若為電子合同，需符合《電子簽名法》規(guī)定，使用可靠的電子簽名。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在2個工作日內(nèi)將合同正本原件移交至檔案管理部門*存檔。（五）合同履行與歸檔管理合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款等），建立《合同履行臺賬》（見附件6），記錄履行情況及存在問題。若對方違約或出現(xiàn)可能影響合同履行的情形（如經(jīng)營異常、不可抗力等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向分管副總及法務(wù)部報告，采取協(xié)商、解除合同、索賠等措施。合同變更與解除合同履行過程中需變更或解除的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，履行內(nèi)部審批程序（原審批流程）。變更/解除協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門需評估對公司權(quán)益的影響，法務(wù)部*審核法律風(fēng)險。合同歸檔檔案管理部門*負(fù)責(zé)合同歸檔，歸檔內(nèi)容包括：合同正本、審批文件（立項(xiàng)表、審查意見書、審批表）、談判紀(jì)要、對方資質(zhì)文件、附件等。合同歸檔后，檔案管理部門*應(yīng)建立《合同檔案臺賬》（見附件7），便于查詢和管理。四、常用配套表格模板附件1：合同立項(xiàng)申請表合同名稱編號合同類型□買賣□服務(wù)□合作□租賃□其他對方當(dāng)事人名稱：_________________________住所：_________________________業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人：*聯(lián)系方式：*合同標(biāo)的______________________________合同金額大寫：_________________________小寫：_________________________履行期限自_年_月_日至_年_月_日立項(xiàng)理由______________________________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：____年_月_日法務(wù)部意見簽字：*日期：____年_月_日分管副總意見簽字：*日期：____年_月_日附件2：業(yè)務(wù)部門審查意見表審查環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)部門審查內(nèi)容審查意見（√符合□需修改）修改建議審查人/日期合同主體對方資質(zhì)、經(jīng)營范圍是否匹配業(yè)務(wù)□√□需修改______________________*/____年__月__日合同標(biāo)的標(biāo)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量是否明確□√□需修改______________________*/____年__月__日價款報酬金額、支付方式是否合理□√□需修改______________________*/____年__月__日履行條款履行期限、地點(diǎn)、方式是否可行□√□需修改______________________*/____年__月__日其他______________________________□√□需修改______________________*/____年__月__日附件3：合同審查意見書合同名稱編號審查部門法務(wù)部*審查人*審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過審查意見1.合法性審查：_________________________2.合規(guī)性審查：_________________________3.條款嚴(yán)密性審查：_________________________4.其他風(fēng)險提示：_________________________整改要求1.______________________________2.______________________________業(yè)務(wù)部門確認(rèn)經(jīng)辦人：*日期：____年_月_日附件4：談判紀(jì)要談判時間____年_月_日____時____分談判地點(diǎn)________________________________我方參與人員（業(yè)務(wù)部門）、（法務(wù)部）對方參與人員（法定代表人）、（授權(quán)代表）談判主題________________________________主要分歧點(diǎn)1.______________________________2.______________________________一致意見1.______________________________2.______________________________后續(xù)工作1.我方負(fù)責(zé)：__________________2.對方負(fù)責(zé)：__________________雙方簽字確認(rèn)我方：（簽字）對方：（簽字）附件5：合同審批表合同名稱編號審批流程業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理（如需）業(yè)務(wù)部門意見簽字：*日期：____年_月_日法務(wù)部意見簽字：*日期：____年_月_日財(cái)務(wù)部意見簽字：*日期：____年_月_日分管副總意見簽字：*日期：____年_月_日總經(jīng)理意見簽字：*日期：____年_月_日董事會意見（如需）簽字：*日期：____年_月_日附件6：合同履行臺賬合同編號合同名稱對方當(dāng)事人簽訂日期履行期限履行狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□違約）履行進(jìn)展描述責(zé)任人**附件7：合同檔案臺賬歸檔日期合同編號合同名稱存檔份數(shù)檔案編號查閱登記（查閱人、日期、事由）____年__月__日____年__月__日五、關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項(xiàng)主體資格風(fēng)險：嚴(yán)禁與無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營或處于吊銷、注銷狀態(tài)的主體簽訂合同；授權(quán)代表簽訂合同時需嚴(yán)格核查授權(quán)權(quán)限，避免越權(quán)代理。條款完整性風(fēng)險：合同核心條款（如標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等）不得遺漏，避免因條款模糊導(dǎo)致爭議（如“驗(yàn)收合格”需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程）。法律合規(guī)風(fēng)險：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，不得損害社會公共利益；格式條款需遵循《民法典》關(guān)于格式條款的規(guī)定，避免“霸王條款”。審批流程風(fēng)險：嚴(yán)禁越權(quán)審批或倒簽合同（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*特批，并說明原因）；合同簽訂前需