企業(yè)合同管理制度化一、總則：制度目的與基本準(zhǔn)則為規(guī)范企業(yè)合同管理行為，防范合同法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際經(jīng)營需求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在簽訂、履行、變更、解除及歸檔各類合同過程中的管理活動，覆蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃等所有業(yè)務(wù)場景。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組由企業(yè)總經(jīng)理任組長，分管法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理任副組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：審定合同管理制度；審批重大合同（標(biāo)的金額超500萬元或涉及核心業(yè)務(wù)的合同）；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。（二）法務(wù)部作為合同管理的歸口部門，職責(zé)包括：制定和完善合同標(biāo)準(zhǔn)模板；審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性；指導(dǎo)各單位開展合同風(fēng)險防控；參與重大合同談判及糾紛處理；監(jiān)督合同履行情況。（三）業(yè)務(wù)部門作為合同承辦部門，職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同；核實合同對方當(dāng)事人的主體資格、履約能力；跟蹤合同履行進(jìn)度，及時上報履行異常；收集、整理合同履行相關(guān)的證據(jù)材料。（四）財務(wù)部職責(zé)包括：審核合同中的付款條款、稅務(wù)條款及財務(wù)合規(guī)性；按合同約定辦理資金結(jié)算；監(jiān)控合同履行中的資金風(fēng)險，對逾期付款等情況預(yù)警。（五）行政部職責(zé)包括：統(tǒng)一管理合同印章（合同專用章、公章等）；監(jiān)督合同用印流程；負(fù)責(zé)合同檔案的集中歸檔、保管及查閱登記。三、合同簽訂全流程管理規(guī)范（一）合同起草階段啟動條件：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)立項結(jié)果或客戶需求，確定需簽訂合同，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限等核心要素。模板選用：優(yōu)先使用法務(wù)部制定的《合同標(biāo)準(zhǔn)模板》（見附件1）。無標(biāo)準(zhǔn)模板的，由業(yè)務(wù)部門起草草案，法務(wù)部提供格式支持。內(nèi)容要求：合同應(yīng)包含以下基本條款：各方當(dāng)事人名稱、住所、法定代表人（或授權(quán)代表人）信息；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式；違約責(zé)任、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟或仲裁）；簽訂時間、地點；法律法規(guī)規(guī)定的其他必備條款。材料附件：需附對方當(dāng)事人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書（如由授權(quán)代表簽訂）、資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊許可）等材料。（二）合同審核階段審核流程：業(yè)務(wù)部門起草完成后，依次提交部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財務(wù)部審核，重大合同需經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審核時限：一般合同不超過3個工作日，重大合同不超過5個工作日。審核要點：業(yè)務(wù)部門：核對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性，保證標(biāo)的、數(shù)量、價款等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤。法務(wù)部：重點審核合同合法性（如是否存在違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定）、完整性（如是否遺漏核心條款）、公平性（如是否存在單方免責(zé)條款）、風(fēng)險點（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否有效）。財務(wù)部：審核付款條件、支付方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）是否符合財務(wù)制度，資金安排是否合理。修改完善：審核部門提出修改意見后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成修改并重新提交，直至通過審核。（三）合同簽署階段用印申請：審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（見附件2），附合同文本及審核材料，提交行政部。用印管理：行政部核對合同內(nèi)容與審核材料一致后，加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁在空白合同或未審核合同上蓋章）。用印記錄需登記《合同用印臺賬》（見附件3），注明合同編號、用印日期、用印人、份數(shù)等信息。文本交付：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付合同正本（一般一式兩份，雙方各執(zhí)一份），同時留存副本及電子檔歸檔。四、合同履行與風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制（一）履行跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門為合同履行的第一責(zé)任部門，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤履行進(jìn)度，建立《合同履行跟蹤臺賬》（見附件4），記錄合同履行節(jié)點（如交貨期、驗收期、付款期）、實際履行情況、存在問題及處理措施。進(jìn)度反饋：業(yè)務(wù)部門每月25日前向法務(wù)部、財務(wù)部報送當(dāng)月合同履行情況，重大合同需每周報送。（二）風(fēng)險預(yù)警預(yù)警情形：出現(xiàn)以下情況時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組及法務(wù)部報告：對方當(dāng)事人未按約定履行義務(wù)（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、拖欠款項）；對方當(dāng)事人經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化（如破產(chǎn)、被吊銷營業(yè)執(zhí)照）；合同履行中出現(xiàn)不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）或其他可能影響合同履行的風(fēng)險。應(yīng)對措施：法務(wù)部收到風(fēng)險報告后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)組織相關(guān)部門制定應(yīng)對方案（如協(xié)商變更合同、解除合同、追究違約責(zé)任等），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實施。（三）驗收與結(jié)算驗收管理：合同標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按約定組織驗收（可邀請技術(shù)部門、質(zhì)檢部門參與），形成書面《驗收報告》（見附件5），明確驗收結(jié)果、不合格處理方式及責(zé)任劃分。結(jié)算管理：財務(wù)部憑《驗收報告》、合同發(fā)票及付款申請，按合同約定辦理資金結(jié)算。需分期付款的，應(yīng)確認(rèn)前期款項已足額支付且履行無異常后，支付下一期款項。五、合同變更、解除與終止管理（一）合同變更變更情形：因客觀情況變化需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的物數(shù)量、價款、履行期限等），需由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（見附件6），明確變更事項、責(zé)任及生效條件。審核流程：變更協(xié)議需按原合同審核流程履行審批手續(xù)，重大變更需經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）合同解除約定解除：合同中約定解除條件的，條件成就時，享有解除權(quán)的一方應(yīng)書面通知對方，通知中應(yīng)說明解除理由及依據(jù)。法定解除：出現(xiàn)《民法典》規(guī)定的法定解除情形（如對方當(dāng)事人根本違約、因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的）時，有權(quán)通知對方解除合同。后續(xù)處理：合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織雙方清理債權(quán)債務(wù)，形成《合同解除結(jié)算單》（見附件7），明確已履行部分的結(jié)算方式、未履行部分的終止責(zé)任及賠償事宜。（三）合同終止合同權(quán)利義務(wù)終止后（如債務(wù)已履行、相互抵銷等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)將相關(guān)證明材料（如還款憑證、結(jié)算協(xié)議）移交行政部歸檔，同時通知法務(wù)部注銷合同臺賬。六、合同檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理（一）歸檔范圍所有合同在履行完畢（或終止、解除）后，均需納入檔案管理，包括但不限于：合同文本、審批材料、用印申請表、履行跟蹤記錄、驗收報告、變更/解除協(xié)議、結(jié)算憑證、往來函件等。（二）歸檔流程整理組卷：業(yè)務(wù)部門在合同終止后10個工作日內(nèi)，將合同相關(guān)材料整理成冊，編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄，保證材料完整、有序。移交歸檔：業(yè)務(wù)部門向行政部提交檔案，填寫《合同檔案移交清單》（見附件8），雙方簽字確認(rèn)。行政部在接收后3個工作日內(nèi)完成分類、編號、入庫登記。保管期限：合同檔案保管期限一般為10年，重大合同（如涉及核心資產(chǎn)、長期合作）保管期限為20年，保管期限屆滿后按規(guī)定銷毀。（三）檔案查閱查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同檔案的，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意，法務(wù)部備案；查閱重大合同檔案的，需經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。查閱流程：查閱人填寫《合同檔案查閱申請表》（見附件9），注明查閱事由、檔案編號，在行政部指定地點查閱，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料。七、責(zé)任追究與違規(guī)處理（一）責(zé)任情形各部門及人員在合同管理中存在以下行為，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險的，需追究責(zé)任：未按規(guī)定進(jìn)行合同審核、用印，導(dǎo)致合同無效或被撤銷；未跟蹤合同履行，未及時上報風(fēng)險，導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損；泄露合同商業(yè)秘密，給企業(yè)造成損失；超越權(quán)限簽訂合同或擅自變更、解除合同；偽造、變造、隱匿、銷毀合同檔案材料。（二）處理措施輕微違規(guī)：給予批評教育、通報批評，扣減當(dāng)月績效的10%-30%；一般違規(guī)：給予警告、記過處分，扣減當(dāng)月績效的30%-50，調(diào)離崗位；重大違規(guī)：給予降職、撤職處分，扣減年度績效的50%-100%，解除勞動合同；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。八、附則：制度生效與解釋本制度自發(fā)布之日起施行，由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。各單位可根據(jù)本制度結(jié)合實際制定實施細(xì)則，但不得與本制度相抵觸。本制度未盡事宜，按國家法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附件清單附件1：《企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)模板》（可根據(jù)業(yè)務(wù)類型分采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等）附件2：《合同用印申請表》附件3：《合同用印臺賬》附件4：《合同履行跟蹤臺賬》附件5：《驗收報告》附件6：《合同變更協(xié)議》附件7：《合同解除結(jié)算單》附件8：《合同檔案移交清單》附件9：《合同檔案查閱申請表》附件2：合同用印申請表合同編號合同名稱簽訂方合同金額（元）用印日期業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：*日期：法務(wù)部意見審核人簽字：*日期：財務(wù)部意見審核人簽字：*日期：行政部意見用印人簽字：*日期：備注附件3：合同用印臺賬序號合同編號合同名稱用印日期用印份數(shù)領(lǐng)取部門領(lǐng)取人保管責(zé)任人歸檔日期1**2**附件4：合同履行跟蹤臺賬合同編號合同名稱履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況（正常/異常）異常描述責(zé)任人處理措施**附件5：驗收報告合同編號合同名稱標(biāo)的物名稱驗收日期驗收地點驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果□合格□不合格不合格處理意見驗收小組簽字業(yè)務(wù)：*技術(shù)：*質(zhì)檢：*日期：附件6：合同變更協(xié)議原合同編號原合同簽訂日期變更事由變更內(nèi)容（可附變