商務(wù)合同擬定及審核流程標(biāo)準(zhǔn)一、流程適用范圍與核心目標(biāo)本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司所有對外商務(wù)合同的擬定、審核、簽署及歸檔管理全流程，涵蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃等各類商務(wù)場景。核心目標(biāo)是規(guī)范合同管理流程，降低法律風(fēng)險與運營風(fēng)險，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，保障公司合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、合同擬定及審核全流程操作說明（一）需求發(fā)起與初步溝通操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如新項目合作、采購物資、提供服務(wù)、簽訂租賃協(xié)議等），填寫《合同擬定需求信息表》（詳見模板一），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。業(yè)務(wù)部門與合作方進(jìn)行初步溝通，確認(rèn)合作意向，收集對方主體資格材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，加蓋合作方公章），核實合作方經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如特殊行業(yè)需提供經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等）是否滿足合作要求。對于重大合作（如金額超過萬元、合作期限超過X年或涉及核心業(yè)務(wù)），需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等部門召開預(yù)溝通會，明確風(fēng)險點及合同關(guān)鍵條款方向。輸出成果：《合同擬定需求信息表》（含合作方主體資格材料）、初步溝通記錄。（二）合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*（或法務(wù)部門，根據(jù)公司制度約定）操作內(nèi)容：起草人依據(jù)《合同擬定需求信息表》及合作方提供的材料，優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》《服務(wù)合同模板》等）；無標(biāo)準(zhǔn)化模板時，參照行業(yè)通用模板或根據(jù)實際合作需求起草。合同內(nèi)容需包含以下核心要素，保證完整、清晰、無歧義：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表姓名、注冊地址、聯(lián)系方式；合作標(biāo)的：具體品名/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：雙方主要權(quán)利與義務(wù)（如交付時間、驗收方式、付款條件、保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）；履行期限與地點：合作開始/結(jié)束時間、履行地點（如交貨地、服務(wù)提供地）；價款與支付方式：含稅/不含稅金額、計價單位、支付條件（如預(yù)付款比例、到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）、賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不符、逾期付款等）及對應(yīng)的違約金計算方式、賠償范圍，違約金上限建議不超過合同總額的20%；爭議解決方式：優(yōu)先約定由公司所在地人民法院訴訟管轄，或選擇雙方認(rèn)可的仲裁機(jī)構(gòu)（如仲裁委員會）；不可抗力：定義不可抗力情形（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭等）及免責(zé)條款、通知與證明義務(wù)；合同生效條件：如“雙方簽字蓋章后生效”“自最后一方簽署之日起生效”等；附件：列明所有附件名稱（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)、報價單等），附件與具有同等法律效力。起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，重點核查合作需求匹配度、業(yè)務(wù)條款可行性（如交付周期是否合理、付款方式是否符合公司財務(wù)制度）。輸出成果：合同初稿（含附件）、《合同擬定需求信息表》、合作方主體資格材料、業(yè)務(wù)部門初審意見。（三）內(nèi)部審核操作主體：法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)合同金額、重要性分級審核）審核流程與重點：業(yè)務(wù)部門審核：審核內(nèi)容：合作條款是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限等是否與《合同擬定需求信息表》一致；對方履約能力（如產(chǎn)能、資金、技術(shù)）是否滿足合作要求；審核結(jié)果：在《合同審核意見匯總表》（詳見模板二）中填寫“業(yè)務(wù)審核意見”，確認(rèn)無誤后簽字轉(zhuǎn)交下一環(huán)節(jié)。法務(wù)部門審核：審核內(nèi)容：主體合法性：合作方是否為依法設(shè)立并存續(xù)的企業(yè)，法定代表人/授權(quán)代表是否具備簽約資格（核對授權(quán)委托書授權(quán)范圍與權(quán)限）；條款合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；風(fēng)險點排查：違約責(zé)任是否明確且公平，爭議解決方式是否有利于公司，知識產(chǎn)權(quán)條款是否清晰（如歸屬、使用限制），保密義務(wù)范圍是否合理（如保密期限、泄密責(zé)任）；文規(guī)范性：合同文本有無錯別字、歧義表述，附件是否完整，頁碼、騎縫章是否規(guī)范（正式簽署時要求）；審核結(jié)果：在《合同審核意見匯總表》中填寫“法務(wù)審核意見”，對風(fēng)險點提出修改建議（如“第X條違約責(zé)任需明確‘逾期付款的違約金計算方式為應(yīng)付未付款項的日千分之五’”），審核通過后簽字轉(zhuǎn)交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核：審核內(nèi)容：價格合理性：價款是否符合市場價格或公司預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，是否存在虛高報價；支付方式安全性：預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定（一般不超過30%），質(zhì)保金比例是否合理（一般為5%-10%），賬戶信息是否準(zhǔn)確（避免個人賬戶）；稅費條款：明確稅費承擔(dān)方式（如“含稅價，乙方提供增值稅專用發(fā)票”），發(fā)票類型、開具時間是否符合財務(wù)要求；資金風(fēng)險：大額合同需評估對方資金狀況，避免對方因資金問題導(dǎo)致履約不能；審核結(jié)果：在《合同審核意見匯總表》中填寫“財務(wù)審核意見”，審核通過后簽字轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)審核（合同金額萬元以上或重大合作項目）：審核內(nèi)容：合同是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃，業(yè)務(wù)條款是否與公司年度目標(biāo)一致，審核意見匯總后是否達(dá)成共識；審核結(jié)果：簽署“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”，決定是否批準(zhǔn)合同。輸出成果：《合同審核意見匯總表》（含各部門審核意見）、修改后的合同稿。（四）外部溝通與修訂操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門（必要時）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部審核意見，與合作方溝通合同修訂內(nèi)容，爭取達(dá)成一致；若對方對條款有異議，需及時反饋至法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，評估風(fēng)險后確定是否讓步。對于重大分歧（如核心條款修改、金額調(diào)整），需重新組織內(nèi)部審核會議，確認(rèn)修訂方案的合規(guī)性與可行性。雙方確認(rèn)合同內(nèi)容后，形成合同終稿（一式X份，根據(jù)簽署方數(shù)量確定，至少公司留存3份，合作方留存1份）。輸出成果：合同終稿（雙方確認(rèn)版）、外部溝通記錄。（五）合同簽署操作主體：法定代表人或授權(quán)代表、行政管理部門*操作內(nèi)容：簽署前，由行政管理部門或業(yè)務(wù)部門核實簽署人身份：法定代表人簽署：需提供法定代表人身份證明原件；授權(quán)代表簽署：需提供授權(quán)委托書原件（明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），并核對授權(quán)代表身份證件。合同簽署需遵循“先蓋章后簽字”或“先簽字后蓋章”原則（根據(jù)公司制度約定），保證每頁合同均有簽署方騎縫章（或騎縫簽名），避免單頁替換；簽署完成后，行政管理部門收取公司留存合同原件，并在《合同簽署登記表》（詳見模板三）中登記合同編號、簽署日期、簽署方、份數(shù)、歸檔部門等信息。輸出成果：簽署完成的有效合同原件、《合同簽署登記表》。（六）合同履行與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門、行政管理部門、財務(wù)部門*操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主責(zé)部門，需按合同約定跟蹤對方履約情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗收、付款節(jié)點等），填寫《合同履行記錄表》（含時間、事項、參與人、結(jié)果），發(fā)覺問題及時與對方溝通并上報分管領(lǐng)導(dǎo)。付款管理：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的支付條件，核對業(yè)務(wù)部門提交的履約證明（如驗收報告、發(fā)票、付款申請單），完成資金支付，保留支付憑證（如銀行回單、發(fā)票）。歸檔管理：合同簽署后10個工作日內(nèi)，由行政管理部門將合同原件（含附件、審核意見表、簽署登記表等）統(tǒng)一歸檔，按“合同編號-年份-類別”分類存放（電子版同步存入公司合同管理系統(tǒng)），保證檔案完整、可追溯；合同保管期限一般為合同終止后10年，涉及核心業(yè)務(wù)或重大糾紛的合同需永久保存。輸出成果：《合同履行記錄表》、付款憑證、合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、關(guān)鍵工具模板模板一：合同擬定需求信息表項目名稱合作方名稱合作類型（采購/銷售/服務(wù)等）合作方統(tǒng)一社會信用代碼合作方法定代表人合作方注冊地址合作方聯(lián)系方式（電話/郵箱）業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦人聯(lián)系方式合作內(nèi)容概述（如：采購設(shè)備X臺，用于項目）核心條款需求-標(biāo)的名稱/規(guī)格-數(shù)量/服務(wù)期限-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)-價款（含稅/不含稅）-付款方式（如：預(yù)30%，到貨60%，質(zhì)保10%）-履行期限/交付時間-爭議解決方式（可選）□訴訟□仲裁（機(jī)構(gòu)）附件清單（如：報價單、技術(shù)參數(shù)）業(yè)務(wù)部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注（如：特殊資質(zhì)要求、保密條款等）模板二：合同審核意見匯總表合同名稱合同編號擬定部門合作方名稱業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦人審核環(huán)節(jié)審核部門/人員審核意見業(yè)務(wù)審核業(yè)務(wù)部門*（如：合作期限與項目周期匹配，付款方式符合財務(wù)制度）法務(wù)審核法務(wù)部門*（如：第X條違約責(zé)任需補充“逾期付款按日千分之五計算違約金”；附件技術(shù)協(xié)議需補充知識產(chǎn)權(quán)歸屬條款）財務(wù)審核財務(wù)部門*（如：預(yù)付款比例過高，建議降至20%；賬戶信息需對方加蓋公章確認(rèn)）分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)*（如：同意按法務(wù)、財務(wù)意見修訂，簽署生效）修訂情況說明（如：已根據(jù)法務(wù)意見補充違約金條款，財務(wù)審核通過）最終審核結(jié)論□通過□有條件通過□不通過模板三：合同簽署登記表合同編號合同名稱簽署日期簽署方（甲方/乙方）簽署人職務(wù)合同份數(shù)歸檔部門歸檔日期備注四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與執(zhí)行要點（一）主體資格審核風(fēng)險合作方必須為依法設(shè)立并存續(xù)的企業(yè)，需核實營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證明，授權(quán)代表簽署需提供授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），避免“假章”“假人”簽約風(fēng)險；特殊行業(yè)（如食品、建筑、醫(yī)療器械等）需核實合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)許可（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工總承包資質(zhì)等），無資質(zhì)不得合作。（二）條款合規(guī)性風(fēng)險合同條款不得違反法律強制性規(guī)定（如“不得約定‘造成對方人身損害的免責(zé)條款’”）；違約責(zé)任需明確、具體，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”“賠償損失”等模糊表述，建議量化違約金（如“逾期付款按日萬分之五計算”）或明確賠償范圍（如“直接經(jīng)濟(jì)損失”）；爭議解決方式優(yōu)先選擇“公司所在地人民法院訴訟”，避免約定“由合作方所在地管轄”，增加維權(quán)成本；仲裁需明確具體仲裁機(jī)構(gòu)（如“市仲裁委員會”），避免“仲裁”二字表述模糊。（三）財務(wù)支付風(fēng)險付款節(jié)點與對方履約進(jìn)度掛鉤（如“預(yù)付款對應(yīng)合同簽訂后3天內(nèi)，到貨款對應(yīng)貨物驗收合格后10天內(nèi)”），避免一次性支付全款；賬戶信息必須為合作方對公賬戶，禁止個人賬戶收款，保留付款憑