企業(yè)印信管理制度一、總則為加強(qiáng)公司印信管理，確保印信的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。本制度適用于公司各類印章（包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章等）及介紹信、證明信等信證的管理和使用。二、印章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)：公司印章的刻制由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由行政部門統(tǒng)一安排刻制。印章刻制應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的專業(yè)刻章機(jī)構(gòu)，并留存?zhèn)浒纲Y料。2.印章備案：新刻制的印章應(yīng)在公安機(jī)關(guān)指定的印章治安管理信息系統(tǒng)中備案，同時(shí)在公司內(nèi)部進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章的名稱、樣式、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間、使用范圍、保管部門及責(zé)任人等信息。3.啟用通知：印章啟用前，行政部門應(yīng)發(fā)布正式的啟用通知，明確啟用日期，并附上印章印模樣本，通知公司各部門及相關(guān)外部單位，確保印章的啟用得到廣泛知曉和認(rèn)可，避免因信息不暢導(dǎo)致的印章使用混亂或風(fēng)險(xiǎn)。三、印章的保管1.專人負(fù)責(zé)：公司各類印章應(yīng)指定專人保管，公章、合同專用章由行政部門專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法定代表人印章由法定代表人指定專人保管或由法定代表人自行保管，其他專用印章由使用部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，確保印章的安全存放和正確使用。2.保管設(shè)施：印章應(yīng)存放在專門配備的保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮等基本安全條件，確保印章在任何情況下都不會(huì)遭受損壞或丟失。3.印章交接：印章保管人員因工作變動(dòng)或其他原因需要移交印章時(shí)，應(yīng)提前辦理交接手續(xù)，由行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)交，交接雙方應(yīng)在印章交接登記表上詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、完好狀況、交接時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。交接過程應(yīng)確保印章的安全和完整，防止印章在交接期間出現(xiàn)遺失或被濫用的情況。四、印章的使用1.使用審批：使用公司印章必須履行嚴(yán)格的審批程序，填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印部門、申請(qǐng)人、審批人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可用印。一般情況下，常規(guī)業(yè)務(wù)文件用印由部門負(fù)責(zé)人審批，重要合同、協(xié)議、文件等用印需經(jīng)公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)仔細(xì)審核用印文件的內(nèi)容和用途，確保印章使用的必要性和合法性，防止印章被濫用或用于不當(dāng)目的。2.使用登記：印章保管人員在用印時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄印章的使用日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、使用人、審批人等信息，使用人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)妥善保存，以便追溯印章的使用情況和責(zé)任人員，確保印章使用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的記錄和可查性。3.蓋章規(guī)范：蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、重影或歪斜。印章應(yīng)加蓋在文件的指定位置，一般應(yīng)騎年壓月，覆蓋文件的重要條款和簽署日期等關(guān)鍵信息，以確保印章的法律效力和文件的真實(shí)性、完整性。對(duì)于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，防止文件被篡改或替換。五、介紹信、證明信的管理1.開具審批：公司介紹信、證明信由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)開具，使用部門或個(gè)人需填寫《介紹信/證明信開具申請(qǐng)表》，說明開具的事由、用途、有效期、前往單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批后方可開具。審批人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保開具的介紹信、證明信內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，且符合公司的利益和規(guī)定，避免因虛假或不當(dāng)?shù)慕榻B信、證明信給公司帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)和損失。2.編號(hào)登記：介紹信、證明信應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，開具時(shí)應(yīng)在存根聯(lián)上詳細(xì)記錄編號(hào)、開具日期、使用人、事由、有效期、前往單位等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。存根聯(lián)應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和核對(duì)，確保介紹信、證明信的開具和使用具有可追溯性和規(guī)范性，防止出現(xiàn)未登記或亂開具的情況。3.使用規(guī)范：使用介紹信、證明信的人員應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改或偽造，使用完畢后應(yīng)及時(shí)交回行政部門注銷。如因特殊情況需要延長(zhǎng)有效期或更改內(nèi)容，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)，并在原介紹信、證明信上注明“作廢”字樣，另行開具新的介紹信、證明信，以保證介紹信、證明信的使用始終處于公司的有效監(jiān)管之下，避免出現(xiàn)失控或被濫用的風(fēng)險(xiǎn)。六、印信的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)：當(dāng)印章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞或其他原因需要停用，或介紹信、證明信因格式更新或其他原因不再使用時(shí)，使用部門或保管部門應(yīng)及時(shí)提出停用申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，發(fā)布停用通知，明確停用日期和停用原因，通知公司各部門及相關(guān)外部單位，防止在停用期間印章或信證被誤使用而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。2.印章封存：停用的印章應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下進(jìn)行封存，封存時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄印章的名稱、編號(hào)、封存時(shí)間、封存原因等信息，并將印章妥善保管在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保印章在封存期間的安全和完整性，防止印章被盜用或損壞。3.銷毀處理：對(duì)于需要銷毀的印章和介紹信、證明信存根，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，經(jīng)公示無異議后，由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄，記錄銷毀的時(shí)間、方式、參與人員等信息，確保銷毀過程的合法性、規(guī)范性和安全性，防止已停用的印信資料被非法利用或泄露，給公司造成潛在的風(fēng)險(xiǎn)和損失。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印信管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，檢查內(nèi)容包括印章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，介紹信、證明信的開具和使用是否規(guī)范、合法，印信管理的相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確等，通過內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)印信管理中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)隱患，并提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改落實(shí)，確保印信管理工作始終處于有效的內(nèi)部控制之下。2.責(zé)任追究：對(duì)于違反本制度規(guī)定，私自刻制、使用、轉(zhuǎn)借、涂改、偽造印章或介紹信、證明信，以及因保管不善導(dǎo)致印章或信證丟失、被盜用等行為，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)教育，并給予相應(yīng)的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰；如給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的，將依法追究其法律責(zé)任，通過明確的責(zé)任追究機(jī)制，強(qiáng)化全體員工對(duì)印信管理工作的重視和責(zé)任意識(shí)，保障公司印信的安全和正常使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常的經(jīng)營(yíng)秩序。八、附則1.本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)相抵觸的，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)，并及時(shí)對(duì)本制度進(jìn)行相應(yīng)的