采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化表單使用指南一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化表單適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部因生產(chǎn)經(jīng)營、日常辦公、項(xiàng)目實(shí)施等需求發(fā)起的各類采購活動(dòng)，具體包括但不限于：日常辦公采購：如文具耗材、辦公設(shè)備配件、清潔用品等；生產(chǎn)經(jīng)營采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如項(xiàng)目所需設(shè)備、材料、服務(wù)外包等；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、machinery等價(jià)值較高、使用周期長的資產(chǎn)；其他臨時(shí)性采購：如活動(dòng)物資、應(yīng)急用品等。無論采購金額大小、品類差異，凡需通過企業(yè)內(nèi)部流程完成采購申請、預(yù)算審核、審批執(zhí)行的場景，均需使用本表單，保證采購流程規(guī)范、透明、可追溯。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）第一步：采購需求發(fā)起與表單填寫發(fā)起主體：由采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）的經(jīng)辦人發(fā)起，需明確采購的必要性和具體需求。填寫要求：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《采購申請與審批表》，逐項(xiàng)填寫基礎(chǔ)信息，包括但不限于：申請人姓名（某某）、所屬部門、申請日期、采購用途（需注明具體項(xiàng)目或日常使用場景）、預(yù)算來源（如部門年度預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算等）；詳細(xì)填寫采購明細(xì)：按品名、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)（預(yù)估）、總價(jià)（預(yù)估）逐項(xiàng)列明，若為多項(xiàng)物資需分項(xiàng)填寫并匯總總金額；附件：若采購涉及技術(shù)參數(shù)、比價(jià)記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，需一并作為附件（紙質(zhì)版需隨表單一并提交）。關(guān)鍵點(diǎn)：預(yù)估單價(jià)需基于市場調(diào)研或歷史采購數(shù)據(jù)，保證合理；用途描述需清晰，避免模糊表述（如“辦公用品”需具體到“A4紙500張”）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審審核主體：采購需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管等）。審核內(nèi)容：采購需求的合理性：是否符合部門工作計(jì)劃、是否為必要支出（如可替代、非緊急需求可暫緩采購）；采購明細(xì)的準(zhǔn)確性：數(shù)量、規(guī)格是否匹配實(shí)際需求，預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)；附件完整性：是否提供必要的比價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)等支撐材料。操作動(dòng)作：審核通過后在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并注明日期；若審核不通過，需注明原因并退回申請人修改。（三）第三步：財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核審核主體：財(cái)務(wù)部門專員（某某）或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。審核內(nèi)容：預(yù)算匹配性：采購申請金額是否在申請部門對應(yīng)預(yù)算科目內(nèi)，是否有超預(yù)算情況；合規(guī)性：采購項(xiàng)目是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需預(yù)付款等）；金額準(zhǔn)確性：預(yù)估總價(jià)計(jì)算是否正確，附件中的報(bào)價(jià)是否符合企業(yè)采購價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。操作動(dòng)作：預(yù)算充足且合規(guī)的，在“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)；若超預(yù)算，需判斷是否可調(diào)劑預(yù)算或申請追加預(yù)算，并反饋至申請人及部門負(fù)責(zé)人；若不符合財(cái)務(wù)規(guī)定，注明原因退回。（四）第四步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批主體：根據(jù)采購金額或品類，由對應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如行政類采購由行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批，生產(chǎn)類采購由生產(chǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。審批權(quán)限：金額≤5000元：由部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)審核后，分管領(lǐng)導(dǎo)審批即可；5000元＜金額≤20000元：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送總經(jīng)理備案；金額＞20000元：需分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，提交總經(jīng)理最終審批。審批內(nèi)容：重點(diǎn)審核采購事項(xiàng)的必要性、與部門/公司戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性，以及大額采購的性價(jià)比。操作動(dòng)作：審批通過后在“分管領(lǐng)導(dǎo)意見”欄簽字；若未通過，注明原因并退回至上一環(huán)節(jié)。（五）第五步：總經(jīng)理（或授權(quán)人）終審（僅限大額或重要采購）審批主體：企業(yè)總經(jīng)理或其書面授權(quán)人（如常務(wù)副總經(jīng)理）。適用范圍：通常為金額超過20000元的采購、固定資產(chǎn)采購、或涉及公司核心業(yè)務(wù)的專項(xiàng)采購。審批內(nèi)容：從公司整體利益出發(fā)，審核采購事項(xiàng)的合規(guī)性、預(yù)算合理性、以及對經(jīng)營目標(biāo)的影響。操作動(dòng)作：審批通過后在“總經(jīng)理審批意見”欄簽字確認(rèn)；若需進(jìn)一步論證，可要求采購部門補(bǔ)充說明材料。（六）第六步：采購部門執(zhí)行與歸檔執(zhí)行主體：采購部門（如采購部、行政部兼采購職能）。執(zhí)行動(dòng)作：收到審批完成的表單后，根據(jù)采購明細(xì)及要求，通過合格供應(yīng)商名錄進(jìn)行采購（若為新供應(yīng)商需履行資質(zhì)審核流程）；采購?fù)瓿珊?，及時(shí)將供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、實(shí)際采購金額、交付日期等信息反饋至需求部門及財(cái)務(wù)部門；物資送達(dá)后，由需求部門驗(yàn)收并簽署《采購驗(yàn)收單》（作為附件），采購部門將《采購申請與審批表》及所有附件整理歸檔（電子版存檔于系統(tǒng)，紙質(zhì)版按月度裝訂成冊）。三、采購申請與審批表模板采購申請與審批表基礎(chǔ)信息申請人姓名某某所屬部門申請日期2024年X月X日采購用途預(yù)算來源部門年度辦公預(yù)算（編碼：BG-2024-001）預(yù)算總額采購明細(xì)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量1A4復(fù)印紙80g/500張包102簽字筆0.5mm黑色/支支503文件夾A4/2寸個(gè)304抽紙巾3層/10包箱55垃圾袋加厚大號(hào)/只只100合計(jì)審批流程申請人簽字某某日期2024年X月X日部門負(fù)責(zé)人意見需求合理，數(shù)量符合部門月度消耗標(biāo)準(zhǔn)，同意采購。簽字：某某（行政部經(jīng)理）日期：2024年X月X日財(cái)務(wù)審核意見預(yù)算充足（BG-2024-001余額5000元），預(yù)估單價(jià)符合市場價(jià)格，同意報(bào)銷。簽字：某某（財(cái)務(wù)專員）日期：2024年X月X日分管領(lǐng)導(dǎo)意見日常辦公采購，流程合規(guī)，同意執(zhí)行。簽字：某某（行政分管領(lǐng)導(dǎo)）日期：2024年X月X日總經(jīng)理審批意見（金額未達(dá)審批標(biāo)準(zhǔn)，無需簽字）采購部門執(zhí)行情況已于2024年X月X日向“辦公用品商行”下單，合同號(hào)：CG-2024-005，實(shí)際采購金額2980元，預(yù)計(jì)X月X日交付。經(jīng)辦人：某某（采購專員）日期：2024年X月X日驗(yàn)收確認(rèn)物資已送達(dá)，數(shù)量、規(guī)格與申請一致，質(zhì)量合格。驗(yàn)收人：某某（行政部助理）日期：2024年X月X日備注|1.附件：比價(jià)記錄（商行/超市/電商報(bào)價(jià)單）；2.報(bào)銷時(shí)需提供發(fā)票及驗(yàn)收單。|||||四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示信息填寫規(guī)范：所有字段（尤其是采購明細(xì)、用途、預(yù)算）需真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改；若填寫錯(cuò)誤，需在原處劃線更正并加蓋申請人章（或簽字確認(rèn)）。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購，超預(yù)算不審批”原則，確需追加預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后再啟動(dòng)采購流程。審批時(shí)效要求：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，若因特殊情況需延長時(shí)間，需提前通知申請人及相關(guān)部門，避免影響采購進(jìn)度。采購合規(guī)性：優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)采購部門資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）；單次采購金額超過10000元的，必須簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款；禁化采購、拆分采購（將大額采購拆分為小額以規(guī)避審批流程）。歸檔管理：審批完成的表單及附件（比價(jià)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需由采購部門統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年，以備審