采購申請與審批流程模板化系統(tǒng)使用指南一、適用場景與價值本模板化系統(tǒng)適用于各類企業(yè)（尤其是中小型制造、服務、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購管理場景，旨在規(guī)范采購申請與審批全流程，提升效率、控制風險。具體包括：多部門協(xié)同采購：當行政部、生產(chǎn)部、市場部等不同部門有物料、設備或服務采購需求時，通過統(tǒng)一流程實現(xiàn)跨部門協(xié)作；分層級審批管理：根據(jù)采購金額（如5000元以下、5000-20000元、20000元以上）匹配不同審批權限，保證小額采購快速響應、大額采購嚴謹把控；全流程留痕追溯：從申請發(fā)起至最終采購執(zhí)行，每個環(huán)節(jié)的操作人、時間、意見均被記錄，滿足審計與合規(guī)要求；標準化采購信息管理：通過固定模板收集采購需求細節(jié)（如規(guī)格、數(shù)量、供應商等），避免信息遺漏或表述模糊，減少后續(xù)溝通成本。二、全流程操作步驟詳解（一）第一步：采購申請發(fā)起操作人：需求部門員工（申請人*）操作內(nèi)容：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或標準化申請表），填寫《采購申請單》基本信息（詳見第三部分模板表格），包括：申請單號（系統(tǒng)自動或按規(guī)則編號，如“CG-20241001-001”）；申請人信息：姓名、所屬部門、聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）；采購需求明細：物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預估單價、總價*、用途說明（需清晰描述使用場景，如“生產(chǎn)部A線設備維修備件”）；供應商信息：首選供應商（如有）及報價單（附件）、備選供應商（至少1家，保證比價空間）；期望到貨日期（根據(jù)業(yè)務需求合理填寫，緊急需求需標注“加急”并說明原因）。必要附件：如技術圖紙、比價記錄、歷史采購合同（參考用）、上級部門審批文件（如固定資產(chǎn)采購需資產(chǎn)管理部門預審）等。提交申請：系統(tǒng)自動流轉至下一環(huán)節(jié)（部門審核），或根據(jù)企業(yè)流程打印紙質(zhì)版提交部門負責人。關鍵點：預估金額需參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場行情，誤差不超過±10%；技術參數(shù)需明確可量化（如“電源220V±10%，50Hz”），避免“高質(zhì)量”“性價比高”等模糊表述。（二）第二步：部門審核操作人：需求部門負責人（部門審核人*）操作內(nèi)容：接收申請后，重點審核：采購需求的合理性：是否符合部門年度預算、是否為業(yè)務必需（如非緊急可提出替代方案）；數(shù)量與規(guī)格的準確性：是否與實際工作需求匹配，是否存在過量采購；預算余額：確認部門剩余預算是否覆蓋本次采購（系統(tǒng)自動校驗或人工查詢財務報表）。審核結果處理：通過：在系統(tǒng)中“同意”，流轉至財務復核；駁回：填寫駁回理由（如“超出年度預算”“規(guī)格不符標準”），退回申請人修改后重新提交。特殊情況處理：若需求緊急且部門負責人不在崗，可由指定代理人（如部門副職）代為審核，事后需補簽確認。關鍵點：部門負責人需對采購需求的真實性負責，禁止為規(guī)避審批而拆分大額采購（如將20000元采購拆分為兩筆9999元）。（三）第三步：財務復核操作人：財務部專員（財務審核人*）操作內(nèi)容：接收申請后，重點審核：預算合規(guī)性：采購項目是否納入年度預算，預算指標是否充足（跨部門采購需確認分攤比例）；價格合理性：對比歷史采購價、市場均價（或提供至少3家供應商比價記錄），預估單價是否虛高；成本效益：對于大額采購（如20000元以上），需評估投入產(chǎn)出比（如生產(chǎn)設備采購需測算產(chǎn)能提升數(shù)據(jù)）。復核結果處理：通過：在系統(tǒng)中“復核通過”，流轉至對應層級領導審批；駁回：填寫駁回理由（如“預算不足”“價格高于市場價15%”），退回申請人或部門調(diào)整。附件要求：若采購涉及固定資產(chǎn)（如設備、車輛），需同步審核資產(chǎn)入賬信息（如折舊年限、殘值率）。關鍵點：財務部需定期更新《常用物料采購價格參考庫》，作為價格復核依據(jù)；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件）可先口頭溝通，事后24小時內(nèi)補全手續(xù)。（四）第四步：領導審批操作人：根據(jù)采購金額匹配審批權限（審批領導*）審批權限劃分（示例）：5000元以下：部門負責人審批（已通過部門審核，此環(huán)節(jié)可簡化為“確認”）；5000-20000元：分管副總（如運營副總）審批；20000元以上：總經(jīng)理審批；單次采購超50000元或涉及重大資本支出：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。操作內(nèi)容：接收申請后，重點審核：戰(zhàn)略匹配性：是否符合公司年度經(jīng)營目標（如新市場拓展需采購的營銷物料）；風險控制：供應商資質(zhì)是否齊全（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證），合同條款是否合規(guī)（如付款方式、質(zhì)保期）；特殊事項：如采購獨家供應商產(chǎn)品，需說明原因并附獨家供應商證明文件。審批結果處理：同意：在系統(tǒng)中“審批通過”，流轉至采購部執(zhí)行；駁回：填寫駁回理由（如“不符合戰(zhàn)略方向”“供應商資質(zhì)不全”），退回財務或需求部門調(diào)整；暫緩：標注“暫緩審批”并說明原因（如需進一步調(diào)研），明確后續(xù)處理時限（不超過3個工作日）。關鍵點：領導審批需在2個工作日內(nèi)完成，避免流程拖延；集體審議需提前2天將申請材料分發(fā)至參會人員。（五）第五步：采購執(zhí)行操作人：采購部專員（采購負責人*）操作內(nèi)容：接到審批通過的申請后，1個工作日內(nèi)聯(lián)系申請人確認需求細節(jié)（如到貨地址、特殊包裝要求）；供應商選擇與下單：從合格供應商名錄中篩選（優(yōu)先選擇歷史合作良好、性價比高的供應商）；若無合格供應商，需啟動供應商尋源流程（至少3家比價、資質(zhì)審核），結果反饋至申請人確認；下達采購訂單（PO），明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準等條款，雙方簽字蓋章（電子章或紙質(zhì)章）后生效。進度跟蹤：定期跟進供應商生產(chǎn)/備貨進度，大額采購（如20000元以上）需每周向申請人反饋進展；若遇可能延期情況，提前2天告知申請人，協(xié)商解決方案（如更換供應商、調(diào)整到貨日期）。關鍵點：采購訂單需與申請單信息一致，嚴禁擅自變更規(guī)格、數(shù)量或供應商；緊急采購訂單可先電話確認，后補書面訂單。（六）第六步：結果反饋與歸檔操作人：采購部專員（采購負責人）、需求部門員工（申請人）操作內(nèi)容：貨物/服務到貨后，需求部門組織驗收（需2人以上參與）：核對實物與采購訂單的規(guī)格、數(shù)量、品牌是否一致；測試功能參數(shù)是否符合要求（如設備需通電試運行、物料需送檢）；填寫《驗收單》，驗收人簽字確認（驗收合格/不合格，不合格需注明具體問題并附照片）。采購部收集驗收單、發(fā)票（與訂單信息一致），提交財務部辦理付款；系統(tǒng)自動更新采購狀態(tài)為“已完成”，關聯(lián)申請單、訂單、驗收單、發(fā)票等資料，形成電子檔案；申請人可在系統(tǒng)中查詢采購全流程記錄，如有疑問聯(lián)系采購負責人反饋。關鍵點：驗收需在到貨后3個工作日內(nèi)完成，逾期未驗收視為默認合格；發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號準確無誤。三、標準化采購申請單模板采購申請單申請基本信息申請單號CG-_____________（由系統(tǒng)自動或按“部門-年月-序號”規(guī)則填寫）申請人姓名*_________________所屬部門聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）*_________________申請日期采購需求明細序號物品/服務名稱*1示例：A4復印紙2示例：生產(chǎn)線傳感器供應商信息首選供應商*_________________（名稱）聯(lián)系人首選供應商報價（附件）□報價單□合同掃描件□其他：_________________備選供應商1*_________________（名稱）預估單價（元）備選供應商2*_________________（名稱）預估單價（元）其他信息采購用途*_______________________________________________________________（如：行政部日常辦公使用/生產(chǎn)部B線設備維修）期望到貨日期_____________年_____________月*_____________日附件清單□技術圖紙□比價記錄□歷史合同□其他：_________________審批流程環(huán)節(jié)審核人/審批人部門審核*_________________部門負責人財務復核*_________________財務部專員領導審批（金額：____元）*______________________________采購執(zhí)行*_________________采購部負責人驗收確認*_________________需求部門驗收人四、關鍵操作注意事項與風險提示（一）填寫規(guī)范與信息準確性申請單中“*”標注項為必填項，信息需真實、完整，不得漏填或虛構；規(guī)格型號、技術參數(shù)等需明確標準，避免使用“好一點”“類似”等模糊表述，防止后續(xù)交付爭議；預估金額需與實際采購價偏差控制在±10%以內(nèi)，若因市場波動導致超支，需提前向財務部說明并補辦預算調(diào)整手續(xù)。（二）審批時效與流程銜接各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個工作日內(nèi)完成審核/審批，緊急采購（如生產(chǎn)停工待料）需標注“加急”，審批人需優(yōu)先處理，最長不超過4小時；流程駁回后，申請人需根據(jù)駁回原因修改完善，重新提交時需附修改說明，避免同一問題反復退回；跨部門采購（如市場部采購廣告服務）需提前與使用部門（如設計部）確認需求，避免信息不對稱導致采購內(nèi)容不符實際。（三）供應商與合同管理供應商需在《合格供應商名錄》內(nèi)選擇，名錄外供應商需經(jīng)采購部、財務部聯(lián)合資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、信用報告等）；采購合同需由法務部（或指定專人）審核條款，明確質(zhì)量標準、交貨期、違約責任（如逾期交貨按日收取貨款0.5%違約金）、質(zhì)保期（至少1年）等核心內(nèi)容；禁止向供應商或其關聯(lián)人員支付“回扣”“好處費”，一經(jīng)發(fā)覺將追究相關人員法律責任。（四）特殊情況處理預算外采購：因突發(fā)業(yè)務需求（如客戶臨時追加訂單導致物料短缺）需進行預算外采購，需提交《預算外申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后追加預算，方可啟動流程；分批采購：同一項目因供應商產(chǎn)能限制需分批到貨的，需在申請單中注明“分批采購計劃”，明確每批數(shù)量、到貨日期，避免審批后擅自變更；采購