項(xiàng)目管理七大知識(shí)體系

成本管理

究竟怎樣進(jìn)行項(xiàng)目成本管理呢？簡(jiǎn)樸地說(shuō)，就是通過(guò)開(kāi)源和節(jié)

流兩條腿走路，使項(xiàng)目W、J凈現(xiàn)金流（現(xiàn)金流入減去現(xiàn)金流出）最大化。

開(kāi)源是增大項(xiàng)目日勺現(xiàn)金流入，節(jié)流是控制項(xiàng)目的現(xiàn)金流出。

在項(xiàng)目建設(shè)期，開(kāi)源體現(xiàn)為擴(kuò)大項(xiàng)目融資渠道，保證項(xiàng)目可以

籌集足夠的建設(shè)資金；節(jié)流是使融資成本或代價(jià)最低，最節(jié)省地實(shí)現(xiàn)

項(xiàng)目的必要功能。在項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)期，開(kāi)源體現(xiàn)為增長(zhǎng)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其

他業(yè)務(wù)收入以及投資收益等；節(jié)流就是控制項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)成本。

在我國(guó)，項(xiàng)目向成本管理一直是項(xiàng)目管理的弱項(xiàng)，“開(kāi)源”和“節(jié)

流”總是說(shuō)得多、做得少。例如，在項(xiàng)目前期，由于沒(méi)有深入地調(diào)研,

不能精確估算完畢項(xiàng)目活動(dòng)所需的資源成木，導(dǎo)致開(kāi)源局限性日勺局

面；或者由于項(xiàng)目的資金“源”自政府或股東，花起來(lái)不心疼，更談

不上節(jié)流了。甚至部分項(xiàng)目主線就沒(méi)有預(yù)測(cè)和分析項(xiàng)目現(xiàn)金流和財(cái)務(wù)

執(zhí)行狀況，決策失誤就在所難免了。

成本管理口勺現(xiàn)金流分析采用的數(shù)據(jù)大都來(lái)自估算和預(yù)測(cè)，具有

一定日勺不確定性，也許導(dǎo)致項(xiàng)目的現(xiàn)金流入減少或現(xiàn)金流出增長(zhǎng)C不

確定性成本管理或風(fēng)險(xiǎn)成本管理已成為我國(guó)項(xiàng)目管理中日勺弱項(xiàng)，也

是諸多商業(yè)銀行貸款最關(guān)懷H勺問(wèn)題。雖然是專業(yè)的征詢企業(yè)或項(xiàng)目管

理企業(yè)，大多只停留在簡(jiǎn)樸日勺量本利分析和敏感性分析。本文著重簡(jiǎn)

介概率分析、掙值分析等項(xiàng)目成本管理新措施。

項(xiàng)目成本或投資估算

成本估算（CostEstimating）是為完畢項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)所需要的資

源成本的近似估算。

美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）認(rèn)為，有三種成本估算措施：

類比估算：是一種自上而下的估算形式，一般在項(xiàng)目的初期或

信息局限性時(shí)進(jìn)行。

參數(shù)估算：是一種建模記錄技術(shù)，如回歸分析和學(xué)習(xí)曲線。

自下而上估算:通過(guò)對(duì)項(xiàng)目工作包進(jìn)行詳細(xì)H勺成本估算，然后通

過(guò)成本賬戶和工作分解構(gòu)造（WBS）將成果累加起來(lái)得出項(xiàng)目總成

本。這種措施最為精確。

PMI成本估算日勺概念在我國(guó)常稱作投資估算，即在對(duì)項(xiàng)目的建

設(shè)規(guī)模、技術(shù)方案、設(shè)備方案、工程方案和項(xiàng)目實(shí)行進(jìn)度等進(jìn)行研窕

的基礎(chǔ)上，估算項(xiàng)目的總投資。

項(xiàng)目的現(xiàn)金流分析

項(xiàng)目成本管理日勺基礎(chǔ)是編制財(cái)務(wù)報(bào)表，重要有財(cái)務(wù)現(xiàn)金流量表、

損益表、資金來(lái)源與運(yùn)用表、借款償還計(jì)劃表等。其中，項(xiàng)目的現(xiàn)金

流量分析是最重要的項(xiàng)目管理報(bào)表。

通過(guò)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)現(xiàn)金流分析，可以計(jì)算項(xiàng)目的財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率、

財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值、投資回收期等指標(biāo)，從而對(duì)項(xiàng)目的決策做出判斷。

（1）財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率（FIRR）

它是指項(xiàng)目在整個(gè)計(jì)算期內(nèi)各年凈現(xiàn)金流量現(xiàn)值合計(jì)為零時(shí)H勺

折現(xiàn)率，是評(píng)價(jià)項(xiàng)目盈利能力的相對(duì)指標(biāo)。該指標(biāo)可根據(jù)財(cái)務(wù)現(xiàn)金流

量表中凈現(xiàn)金流量，用插差法計(jì)算，也可以直接運(yùn)用微軟Excel軟件

提供的財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率函數(shù)計(jì)算，計(jì)算得到的項(xiàng)目財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率

與行業(yè)基準(zhǔn)收益率（lc）比較，假如FIRR>lc,即認(rèn)為項(xiàng)目盈利能力

可以滿足規(guī)定。

（2）財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值（FNPV）

它是指項(xiàng)目按基準(zhǔn)收益率lc將各年凈現(xiàn)金流量折現(xiàn)到建設(shè)起點(diǎn)

的現(xiàn)值之和。它是評(píng)價(jià)項(xiàng)目盈利能力的絕對(duì)指標(biāo)，反應(yīng)項(xiàng)目在滿足基

準(zhǔn)收益率規(guī)定日勺盈利之外所獲得的超額盈利的現(xiàn)值。也可直接運(yùn)用微

軟Excel軟件提供的財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值函數(shù)計(jì)算。若得到H勺FNPV20,表

明項(xiàng)目的盈利能力到達(dá)或超過(guò)基準(zhǔn)計(jì)算口勺盈利水平，項(xiàng)目可接受°

（3）投資回收期（Pt）

它是反應(yīng)項(xiàng)目真實(shí)償債能力日勺重要指標(biāo)，是指以項(xiàng)目日勺凈收益

抵償項(xiàng)目所有投資所需要日勺時(shí)間。在現(xiàn)金流量表中，是合計(jì)現(xiàn)金流量

由負(fù)值變?yōu)?時(shí)時(shí)點(diǎn)。

投資回收期越短，表明項(xiàng)目盈利能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力越強(qiáng)。

它是通過(guò)概率預(yù)測(cè)不確定性原因和風(fēng)險(xiǎn)原因?qū)?xiàng)目經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)指

標(biāo)的定量影響。一般是計(jì)算項(xiàng)目評(píng)價(jià)指標(biāo)，如項(xiàng)目財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值的期望

值不小于或等于零時(shí)的合計(jì)概率。合計(jì)概率值越大，項(xiàng)目承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)

越小。

項(xiàng)目掙值管理

掙值管理(EarnedValueManagement,EMV)是綜合了項(xiàng)目范

圍、進(jìn)度計(jì)劃和資源，測(cè)量項(xiàng)目績(jī)效的一種措施。它比較計(jì)劃工作量、

實(shí)際掙得多少與實(shí)際花費(fèi)成本，以決定成本和進(jìn)度績(jī)效與否符合原

定計(jì)劃。

要進(jìn)行掙值管理，必須熟悉與掙值管理親密有關(guān)日勺計(jì)劃成本

(PV)、掙值(EV)和實(shí)際成本(AC)之間的互相關(guān)系，以及竣工預(yù)算

(BAC)、竣工估算(EAC)和竣工尚需估算(ETC)之間互相關(guān)

系O

掙值管理也離不開(kāi)偏差管理。偏差=計(jì)劃-實(shí)際

當(dāng)成本偏差(CV)>0,表明成本節(jié)??；反之，當(dāng)CVvO,表明成

木超支。

當(dāng)進(jìn)度偏差(SV)>0,表明進(jìn)度超前；反之，當(dāng)SVvO,表明進(jìn)

度滯后。

尤其注意的是，這是根據(jù)PMI的偏差含義做出的推斷，與我國(guó)

的工程監(jiān)理投資控制中的偏差定義恰好方向相反。

采購(gòu)管理

眾所周知，企業(yè)日勺主線目日勺是追求利潤(rùn)最大化。增長(zhǎng)利潤(rùn)日勺措施之一

就是增長(zhǎng)銷售額。假設(shè)某企業(yè)購(gòu)進(jìn)50000元的原材料，加工成本為

500007E,若銷售利潤(rùn)為10000元,需實(shí)現(xiàn)銷售額110000元。假如

將銷售利潤(rùn)提高到15000元而利潤(rùn)率不變，那么銷售額就需實(shí)現(xiàn)

165000元。這意味著企業(yè)的銷售能力必須提高50%,這是非常困難

的。尚有一種措施也可實(shí)現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過(guò)有效的采

購(gòu)管理使原材料只花費(fèi)45000元，節(jié)余出J5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤(rùn),

從而在110000元的銷售額上把利潤(rùn)提高到15000元。

上面日勺案例闡明了良好日勺采購(gòu)將直接增長(zhǎng)企業(yè)利潤(rùn)和價(jià)值，有

助于企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。采購(gòu)管理波及內(nèi)容繁雜，本文重要

從制定采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)過(guò)程管理、采購(gòu)成本分析、采購(gòu)安全和保密等

方面對(duì)采購(gòu)管理加以探討。

制定采購(gòu)計(jì)劃

1.制造、采購(gòu)分析

一般而言，在采購(gòu)之前首先要做制造、采購(gòu)分析，以決定與否要

采購(gòu)、怎樣采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少以及何時(shí)采購(gòu)等。

在制造、采購(gòu)分析中，重要對(duì)采購(gòu)也許發(fā)生時(shí)直接成本、間接成

本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定與否從單

一的供應(yīng)商或從多種供應(yīng)商采購(gòu)所需的所有或部分貨品和服務(wù)，或

者不從外部采購(gòu)而自行制造。

2.協(xié)議類型的選擇

當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí)，協(xié)議類型日勺選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn),

由于不一樣的協(xié)議類型決定了風(fēng)險(xiǎn)在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分派。買(mǎi)方口勺目

的是把最大的實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)放在賣(mài)方，同步維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的

獎(jiǎng)勵(lì)；賣(mài)方日勺目W、J是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同步使利潤(rùn)最大化。常見(jiàn)的協(xié)

議可分為如下5種。不一樣協(xié)議類型合用于不一樣W、J情形，買(mǎi)方可根

據(jù)詳細(xì)狀況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō)，其合用狀況如下：

成本加成本比例（CPPC）協(xié)議：由于不利于控制成本，目前很

少采用。

成本加固定費(fèi)用（CPFF）協(xié)議：適合于研發(fā)項(xiàng)目。

成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)（CPIF）協(xié)議：重要用于長(zhǎng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試

驗(yàn)規(guī)定多的協(xié)議。

固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（FPI）協(xié)議：長(zhǎng)期的高價(jià)值協(xié)議。

固定總價(jià)（FFP）協(xié)議：買(mǎi)方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最??；賣(mài)方

風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利河也許最大，因而最常用。

3.采購(gòu)計(jì)劃編制

根據(jù)制造、采購(gòu)分析的成果和所選擇的協(xié)議類型編制采購(gòu)計(jì)劃,

闡明怎樣對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。詳細(xì)包括：協(xié)議類型、組織采購(gòu)的人

員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)原則等。

根據(jù)項(xiàng)目需要，采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非

止式、概括的。

采購(gòu)過(guò)程管理

1.詢價(jià)(Solicitation)

詢價(jià)就是從也許出J賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完畢工作W、J信息，該

過(guò)程H勺專業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)(SourceQualification)。獲取信息

的J渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定

專家確定也許日勺供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢價(jià)獲得供應(yīng)商日勺投標(biāo)提議書(shū)。

2.供方選擇(SourceSelection)

這個(gè)階段根據(jù)既定口勺評(píng)價(jià)原則選擇一種承包商。評(píng)價(jià)措施有如

下幾種：

協(xié)議談判：雙方澄清見(jiàn)解，到達(dá)協(xié)議。這種方式也叫“議

標(biāo)”。

加權(quán)措施：把定性數(shù)據(jù)量化，將人日勺偏見(jiàn)影響降至最低程度。這

種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

篩選措施：為一種或多種評(píng)價(jià)標(biāo)精確定最低程度履行規(guī)定。如最

低價(jià)格法。

獨(dú)立估算：采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣(mài)方的提議比較

的參照點(diǎn)。

一般狀況下，規(guī)定參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后,

經(jīng)談判，買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂協(xié)議。

3.協(xié)議管理

協(xié)議管理是保證買(mǎi)賣(mài)雙方履行協(xié)議規(guī)定的過(guò)程，一般包括如下

幾種層次的集成和協(xié)調(diào)。

1）授權(quán)承包商在合適H勺時(shí)間進(jìn)行工作。

2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

3）檢查和核算分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4）變更控制，以保證變更能得到合適的同意，并保證所有應(yīng)當(dāng)

知情日勺人員獲知變更。

5）根據(jù)協(xié)議條款，建立賣(mài)方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)絡(luò)。

6）采購(gòu)審計(jì)。

7）正式驗(yàn)收和協(xié)議歸檔。

采購(gòu)成本分析

本文開(kāi)始日勺案例揭示了將采購(gòu)成本降到最低對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的增長(zhǎng)

的重要性，但更重要的是，應(yīng)當(dāng)考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購(gòu)

成本。在實(shí)際采購(gòu)工作中，諸多招標(biāo)單位一般只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)

價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購(gòu)

成本。

1.招標(biāo)成本

首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目的、調(diào)查

主題、編寫(xiě)需求提議書(shū)（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授

權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過(guò)程也許需要整個(gè)協(xié)議價(jià)的

2%到5%o

然后，競(jìng)標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方W、J招標(biāo)文獻(xiàn)制定其投標(biāo)提議書(shū)，費(fèi)

時(shí)又費(fèi)錢(qián)，每個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)闡明上都要花費(fèi)協(xié)議價(jià)日勺約1%到

6.7%日勺成本。假如有五個(gè)競(jìng)標(biāo)者，該成本將到達(dá)協(xié)議價(jià)日勺5%到

30%o表面上看來(lái)，這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān)；不過(guò)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招

標(biāo)方承擔(dān)。由于競(jìng)標(biāo)者總把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)的項(xiàng)目

±o

評(píng)標(biāo)程序開(kāi)始后，招標(biāo)方需做包括開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、同

意等事項(xiàng)。這個(gè)總成本也許占協(xié)議價(jià)的2%到5%o假如由于某種原

因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部提成木將大幅增長(zhǎng)。

因此，對(duì)于一般行業(yè)來(lái)說(shuō)，競(jìng)標(biāo)的總成本也許占到協(xié)議價(jià)的

10%到50%。無(wú)論招標(biāo)方處在何種行業(yè)，減少招標(biāo)成本都是一種責(zé)

任。

2.建設(shè)成本

建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的重要根據(jù)，往往是買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的重點(diǎn)。

一般包括如下幾種方面：

前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其他系統(tǒng)W、J集成、授權(quán)、交付

和保險(xiǎn)、有關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理者日勺培一川等。

3.所有權(quán)損耗成本

所有權(quán)損耗成本指長(zhǎng)期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)行成本和處置成

本。項(xiàng)目運(yùn)行成本也許會(huì)持續(xù)數(shù)年，并且也許是前期費(fèi)用的許多倍；

在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理W、J處置成本。

綜合考慮這些成本將有助于以對(duì)W、JH勺觀點(diǎn)看待實(shí)際采購(gòu)價(jià)，協(xié)

助買(mǎi)方選擇最佳日勺方案。

采購(gòu)安全和保密

采購(gòu)過(guò)程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密，不讓任何不應(yīng)外傳的

信息從機(jī)構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)當(dāng)懂得此事的陌生人交談，當(dāng)對(duì)方是

機(jī)構(gòu)中的組員時(shí)也許會(huì)很難，但懂得的人越少越不會(huì)有漏洞。

妥善安頓有關(guān)文獻(xiàn)和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不用時(shí)（包括周末和晚

±）要將其鎖好，不要將評(píng)估的表格展開(kāi)放在桌子上，以免被看見(jiàn),

及時(shí)銷毀那些敏感的文獻(xiàn)而不是隨手扔掉，以免別有專心者發(fā)現(xiàn)它

們。

人力資源管理

天時(shí)、地利、人和一直被認(rèn)為是成功的三大原因。其中，“人和”

是主觀原因，就顯得更為重要。例如，在足球比賽中，主場(chǎng)球迷甚至

可以被視為主隊(duì)乂多了一名隊(duì)員。在項(xiàng)目管理中“人”日勺原因也極為

重要，由于項(xiàng)目中所有活動(dòng)均是由人來(lái)完畢的。怎樣充足發(fā)揮“人”

的作用，對(duì)于項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要日勺作用。

項(xiàng)目人力資源管理中所波及的內(nèi)容就是怎樣發(fā)揮“人”的作用。

它包括組織計(jì)劃編制、人員募集和團(tuán)體建設(shè)三部分。

排兵布陣

組織計(jì)劃編制也可以看作戰(zhàn)場(chǎng)上日勺“排兵布陣"就是確定、分

派項(xiàng)目中的角色、職責(zé)和回報(bào)關(guān)系。在進(jìn)行組織計(jì)劃編制時(shí)，我們需

要參照資源計(jì)劃編制中的人力資源需求子項(xiàng)，還需要參照項(xiàng)目中多

種匯報(bào)關(guān)系（又稱為項(xiàng)目界面），如：組織界面、技術(shù)界面、人際關(guān)

系界面等。一般采用的措施包括：參照類似項(xiàng)目H勺模板、人力資源管

理日勺通例、分析項(xiàng)目干系人H勺需求等。

組織計(jì)劃編制完畢后將明晰如下幾方面任務(wù):

1.角色和職責(zé)分派。項(xiàng)目角色和職責(zé)在項(xiàng)目管理中必須明確，否

則輕易導(dǎo)致同一項(xiàng)工作沒(méi)人負(fù)責(zé)，最終影響項(xiàng)目目的口勺實(shí)現(xiàn)。為了使

每項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，就必須將每項(xiàng)工作分派到詳細(xì)的個(gè)人（或小

組），明確不一樣出J個(gè)人（或小組）在這項(xiàng)工作中H勺職責(zé)，并且每項(xiàng)

工作只能有唯一日勺負(fù)責(zé)人（或小組）。同步由十角色和職責(zé)也許隨時(shí)

間而變化，在成果中也需要明確這層關(guān)系。表達(dá)這部分內(nèi)容最常用日勺

方式為：職責(zé)分派矩陣（RAW）,示例參見(jiàn)圖1o對(duì)于大型項(xiàng)目，可

在不一樣層次上編制職責(zé)分派矩陣（RAW）。

2.人員配置管理計(jì)劃。它重要描述項(xiàng)目組什么時(shí)候需要什么樣出J

人力資源。為了清晰地表明此部分內(nèi)容，我們常常會(huì)使用資源直方圖,

如圖2所示。在此圖中明確了高級(jí)設(shè)計(jì)者在不一樣階段所需要H勺數(shù)

目。

由于在項(xiàng)目工作中人員的需求也許不是很持續(xù)或者不是很平衡,

輕易導(dǎo)致人力資源的揮霍和成本的提高。例如：某項(xiàng)目既有15人，設(shè)

計(jì)階段需要10人；審核階段也許需要1周的時(shí)間，但不需要項(xiàng)目組

組員參與；編碼階段是高峰期，需要20人，但在測(cè)試階段只需要8

人。假如專門(mén)為高峰期提供20人，也許還需要此外招聘5人，并且

這些人在項(xiàng)目編碼階段結(jié)束之后，會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有工作安排的狀況。為了

防止這種狀況的發(fā)生，一般會(huì)采用資源平衡日勺措施，將部分編碼工作

提前到和設(shè)計(jì)并行進(jìn)行，在某部分的設(shè)計(jì)完畢后立即進(jìn)行評(píng)審，然后

進(jìn)行編碼，而不需要等到所有設(shè)計(jì)工作完畢后再執(zhí)行編碼工作。這樣

將工作的次序進(jìn)行合適調(diào)整，削峰填谷，形成人員需求的平衡，會(huì)更

利于減少項(xiàng)目口勺成本，同步可以減少人員的閑置時(shí)間，以防止成本的

揮霍。

3.組織機(jī)構(gòu)圖。它是項(xiàng)目匯報(bào)關(guān)系的圖形表達(dá)，重要描述團(tuán)體組

員之間的工作匯報(bào)關(guān)系。

招兵買(mǎi)馬

在確定了項(xiàng)目組什么時(shí)候需要什么樣W、J人員之后，需要做H勺就

是確定怎樣在合適的時(shí)間獲得這些人員，或者說(shuō)開(kāi)始“招兵買(mǎi)馬二這

就是人員募集要做的工作。人員募集需要根據(jù)人員配置管理計(jì)劃以及

組織目前的人員狀況和招聘日勺通例來(lái)進(jìn)行。項(xiàng)目中有人員是在項(xiàng)目計(jì)

劃前就明確下來(lái)的，但有人員需要和組織進(jìn)行談判才可以獲得，尤其

是對(duì)于某些短缺或特殊的資源，也許每個(gè)項(xiàng)目組中都但愿得到，怎樣

使你日勺項(xiàng)目組可以順利得到，就需要通過(guò)談判來(lái)實(shí)現(xiàn)。談判日勺對(duì)象也

許包括職能經(jīng)理和其他項(xiàng)目組日勺組員。此外有人員也許組織中沒(méi)有或

無(wú)法提供，這種狀況下就需要通過(guò)招聘來(lái)獲得。

結(jié)束這部分工作后，我們就會(huì)得到項(xiàng)目團(tuán)體清單和項(xiàng)目人員分

派。

團(tuán)結(jié)就是力量

項(xiàng)目團(tuán)體是由項(xiàng)目組組員構(gòu)成的、為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目W、J而協(xié)同工作的

組織。項(xiàng)目團(tuán)體工作與否有效也是項(xiàng)目成功日勺關(guān)鍵原因，任何項(xiàng)目要

獲得成功就必須有一種有效日勺項(xiàng)目團(tuán)體。

團(tuán)體建設(shè)波及到諸多方面的工作，如：項(xiàng)目團(tuán)體能力的建設(shè)、團(tuán)

體士氣的鼓勵(lì)、團(tuán)體組員的奉獻(xiàn)精神等。團(tuán)體組員個(gè)人發(fā)展是項(xiàng)目團(tuán)

體建設(shè)W、J基礎(chǔ)。

一般狀況下，項(xiàng)目團(tuán)體組員既對(duì)職能經(jīng)理負(fù)責(zé)，又對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)

責(zé)，這樣項(xiàng)目團(tuán)體組建常常變得很復(fù)雜。對(duì)這種雙重匯報(bào)關(guān)系的有效

管理常常是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵原因，也是項(xiàng)目經(jīng)理日勺重要責(zé)任。

進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)體建設(shè)我們一般會(huì)采用如下幾種方式：

團(tuán)體建設(shè)活動(dòng)團(tuán)體建設(shè)活動(dòng)包括為提高團(tuán)體運(yùn)作水平而進(jìn)行的

管理和采用的專門(mén)的、重要的個(gè)別措施。例如：在計(jì)劃過(guò)程中由非管

理層日勺團(tuán)體組員參與，或建立發(fā)現(xiàn)和處理沖突的基本準(zhǔn)則；盡早明確

項(xiàng)目團(tuán)體的方向、目附和任務(wù)，同步為每個(gè)人明確其職責(zé)和角色；邀

請(qǐng)團(tuán)體組員積極參與處理問(wèn)題和做出決策；積極放權(quán)，使組員進(jìn)行自

我管理和自我鼓勵(lì)；增長(zhǎng)項(xiàng)目團(tuán)體組員日勺非工作溝通和交流的機(jī)會(huì),

如工作之余的聚會(huì)、郊游等，提高團(tuán)體組員之間的理解和交流。這些

措施作為一種間接效應(yīng)，也許會(huì)提高團(tuán)體口勺運(yùn)作水平。團(tuán)體建設(shè)活動(dòng)

沒(méi)有一種確定的定式，重要是根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行詳細(xì)出J分析和組織。

績(jī)效考核與鼓勵(lì)它是人力資源管理中最常用的措施。績(jī)效考核

是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)體組員工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)，來(lái)反應(yīng)組員的實(shí)際能力以

及對(duì)某種工作職位的適應(yīng)程度。鼓勵(lì)則是運(yùn)用有關(guān)行為科學(xué)的理論和

措施，對(duì)組員日勺需要予以滿足或限制，從而激發(fā)組員的行為動(dòng)機(jī)，激

發(fā)組員充足發(fā)揮自己W、J潛能，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目W、J服務(wù)。

集中安排集中安排是把項(xiàng)目團(tuán)體集中在同一地點(diǎn)，以提高其團(tuán)

體運(yùn)作能力。由于溝通在項(xiàng)目中日勺作用非常大，假如團(tuán)體組員不在相

似日勺地點(diǎn)辦公，勢(shì)必會(huì)影響溝通的有效進(jìn)展，影響團(tuán)體目的的實(shí)現(xiàn)。

因此，集中安排被廣泛用于項(xiàng)目管理中。例如，設(shè)置一種“作戰(zhàn)室”，

隊(duì)伍可在其中集合并張貼進(jìn)度計(jì)劃及新信息。在某些項(xiàng)目中，集中安

排也許無(wú)法實(shí)現(xiàn)，這時(shí)可以采用安排頻繁日勺面對(duì)面的會(huì)議形式作為

替代，以鼓勵(lì)互相之間的交流。

培訓(xùn)培訓(xùn)包括意在提高項(xiàng)目團(tuán)體技能的所有活動(dòng)。培訓(xùn)可以是

正式日勺（如教室培訓(xùn)、運(yùn)用計(jì)算機(jī)培訓(xùn)）或非正式的（如其他隊(duì)伍組

員的反饋）。假如項(xiàng)目團(tuán)體缺乏必要的管理技能或技術(shù)技能，那么這

些技能必須作為項(xiàng)目日勺一部分被開(kāi)發(fā)，或必須采用合適的措施為項(xiàng)

目重新分派人員。培訓(xùn)的直接和間接成本一般由執(zhí)行組織支付。

在項(xiàng)目H勺人力資源管理中，團(tuán)體建設(shè)H勺效果會(huì)對(duì)項(xiàng)目出J成敗起

到很大日勺作用，尤其是某些較小的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理也許是由技術(shù)骨干

轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)時(shí)，對(duì)于團(tuán)體建設(shè)和一般管理技能掌握得不是諸多，常常輕

易導(dǎo)致團(tuán)體組員之間的關(guān)系緊張，最終影響項(xiàng)目的實(shí)行。這就愈加需

要掌握更多的管理知識(shí)以適應(yīng)項(xiàng)目管理口勺需要。

時(shí)間管理

“準(zhǔn)時(shí)、保質(zhì)地完畢項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最但愿做到日勺,但

工期托延時(shí)狀況卻時(shí)常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中

一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它口勺目的是保證準(zhǔn)時(shí)完畢項(xiàng)目、合理分派資源、發(fā)揮

最佳工作效率。它的重要工作包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、

每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分派、

監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。

磨刀不誤砍柴功

時(shí)間管理工作開(kāi)始此前應(yīng)當(dāng)先完畢項(xiàng)目管理工作中的范圍管理

部分。假如只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前期工作省略，背面口勺工作必然會(huì)

走彎路，反而會(huì)耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開(kāi)始首先要有明確項(xiàng)目目歐I、可交

付產(chǎn)品W、J范圍定義文檔和項(xiàng)目H勺工作分解溝造(WBS)。由于某些是

明顯日勺、項(xiàng)目所必須的工作，而另某些則具有一定日勺隙蔽性，因此要

以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整日勺完畢項(xiàng)目所必需日勺工作，同步要有專家審

定過(guò)程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)

間管理。

怎樣把時(shí)間“分解”？

1.項(xiàng)目活動(dòng)定義

將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這

些小日勺活動(dòng)應(yīng)當(dāng)是可以保障完畢交付產(chǎn)品的可實(shí)行日勺詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)

目實(shí)行中，要將所有活動(dòng)列成一種明確的活動(dòng)清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)體

的每一種組員可以清晰有多少工作需要處理。活動(dòng)清單應(yīng)當(dāng)采用文檔

形式，以便于項(xiàng)目其他過(guò)程日勺使用和管理。當(dāng)然，伴隨項(xiàng)目活動(dòng)分解

的深入和細(xì)化，工作分解構(gòu)造(WBS)也許會(huì)需要修改，這也會(huì)影響

項(xiàng)目日勺其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本也

許會(huì)有所增長(zhǎng)，因此完畢活動(dòng)定義后，要更新項(xiàng)目工作分解構(gòu)造上的

內(nèi)容。

2.活動(dòng)排序

在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間口勺依賴關(guān)

系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作次序。在這里，既要考慮團(tuán)體內(nèi)部但

愿H勺特殊次序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部W、J

多種依賴關(guān)系以及為完畢項(xiàng)目所要做的某些有關(guān)工作，例如在最終

日勺硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。

設(shè)置項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目

中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目的時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要原因。里程碑事

件是保證完畢項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。例如在開(kāi)發(fā)

項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程

碑。

在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系日勺定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示

法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種措施，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。

其中比較常用日勺措施是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。

3.活動(dòng)工期估算

項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所

需要日勺工期。估算FJ工期應(yīng)當(dāng)現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。因此在估算

工期時(shí)要充足考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力原因以及

環(huán)境原因?qū)?xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)日勺工期估算中應(yīng)充足考慮

風(fēng)險(xiǎn)原因?qū)て谌丈子绊?。?xiàng)目工期估算完畢后，可以得到量化的工期

估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同步完善并更新活動(dòng)清單。

一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采用如下幾種方式：

1）專家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力口勺人員進(jìn)行分析和評(píng)

估。

2）模擬估算。使用此前類似H勺活動(dòng)傳為未來(lái)活動(dòng)工期W、J估算基

礎(chǔ)，計(jì)算評(píng)估工期。

3）定量型的基礎(chǔ)工期。當(dāng)產(chǎn)品可以用定量原則計(jì)算工期時(shí)，則

采用計(jì)量單位為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整體估算。

4）保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定匕例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)

目風(fēng)險(xiǎn)。伴隨項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐漸減少。

4.安排進(jìn)度表

項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃意味著明確定義項(xiàng)目活動(dòng)的I開(kāi)始和結(jié)束日期,

這是一種反復(fù)確認(rèn)的過(guò)程。進(jìn)度表確實(shí)定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算日勺

活動(dòng)工期、資源需求、資源共享狀況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限

制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動(dòng)特性等統(tǒng)一考慮。

進(jìn)度限制即根據(jù)活動(dòng)排序考慮怎樣定義活動(dòng)之間的進(jìn)度關(guān)系。

一般有兩種形式：一種是加強(qiáng)日期形式，以活動(dòng)之間前后關(guān)系限制活

動(dòng)的進(jìn)度，如一項(xiàng)活動(dòng)不早于某活動(dòng)的開(kāi)始或不晚于某活動(dòng)的結(jié)束；

另一種是關(guān)鍵事件或重要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為

規(guī)定日勺時(shí)間進(jìn)度日勺決定性原因，制定對(duì)應(yīng)時(shí)間計(jì)劃。

在制定項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，先以數(shù)學(xué)分析的措施計(jì)算每個(gè)活動(dòng)最早

開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間與最遲開(kāi)始和結(jié)束日期得出時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再通

過(guò)資源原因、活動(dòng)時(shí)間和可冗余原因調(diào)整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最佳活

動(dòng)進(jìn)度表。

關(guān)鍵途徑法（CPM）是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種措施，其工作

原理是：為每個(gè)最小任務(wù)單位計(jì)算工期、定義最早開(kāi)始和結(jié)束日期、

最遲開(kāi)始和結(jié)束日期、按照活動(dòng)日勺關(guān)系形成次序的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖，找出

必須日勺最長(zhǎng)的途徑，即為關(guān)鍵途徑。

時(shí)間壓縮是指針對(duì)關(guān)鍵途徑進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合成本原因、資源原

因、工作時(shí)間原因、活動(dòng)的可行進(jìn)度原因?qū)φ麄€(gè)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，直到

關(guān)鍵途徑所用的時(shí)間不能再壓縮為止，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。

5.進(jìn)度控制

進(jìn)度控制重要是監(jiān)督進(jìn)度H勺執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯(cuò)

誤。在控制中要考慮影響項(xiàng)目進(jìn)度變化日勺原因、項(xiàng)目進(jìn)度變更對(duì)其他

部分日勺影響原因、進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采用日勺實(shí)際措施。在前幾期中曾經(jīng)

對(duì)此進(jìn)行過(guò)探討，在此不再贅述。

巧用工具來(lái)幫忙

目前項(xiàng)目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作中，尤其是

它清晰的體現(xiàn)方式，在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得以便、靈活、高效。在

管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、

參與活動(dòng)的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、

平衡資源分派、成本計(jì)算，并可迅速地處理進(jìn)度交叉問(wèn)題，也可以打

印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具有項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外還具有

較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完畢狀況記錄口勺能力，并

能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。

質(zhì)量管理

提起如今的IT項(xiàng)目，軟件工程倍受關(guān)注。而軟件的質(zhì)量更是眾人關(guān)

注W、J焦點(diǎn)，由于目前還沒(méi)有一套完善W、J評(píng)估原則。甚至有人提出，目

前W、J軟件開(kāi)發(fā)主線提不上是“工程”，由于它太稚嫩了，還沒(méi)有一套

成熟日勺原則來(lái)比照；因而軟件項(xiàng)目極易出現(xiàn)失敗或失誤。大量實(shí)踐證

明，軟件工程項(xiàng)目的成敗，一般是由于管理問(wèn)題(協(xié)同工作的能力)，

而不是技術(shù)上日勺問(wèn)題。要想做一盤(pán)“完美”日勺軟件大餐，質(zhì)量管理的

作用是不言而喻的。

在實(shí)際的項(xiàng)目質(zhì)量管理中，質(zhì)量管理總是圍繞著質(zhì)量保證

(QualityAssurance)過(guò)程和質(zhì)量控制(QualityControl)過(guò)程兩方面。這

兩個(gè)過(guò)程互相作用，在實(shí)際應(yīng)用中還也許會(huì)發(fā)生交叉。正如引言所述,

有關(guān)軟件的質(zhì)量，很難下一種非常明確日勺定義。本文重要針對(duì)軟件工

程中日勺質(zhì)量管理來(lái)進(jìn)行討論。

做軟件“大餐”的工序

軟件質(zhì)量保證（SoftwareQualityAssurance,如下簡(jiǎn)稱SQA）歐|

目的I是驗(yàn)證在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中與否遵照了合適的過(guò)程和原則。軟件質(zhì)

量保證過(guò)程一般包括如下幾項(xiàng)活動(dòng)：

首先是建立SQA組；另一方面是選擇和確定SQA活動(dòng)，即

選擇SQA組所要進(jìn)行的質(zhì)量保證活動(dòng)，這些SQA活動(dòng)將作為SQA

計(jì)劃的輸入；然后是制定和維護(hù)SQA計(jì)戈（這個(gè)計(jì)劃明確了SQA活

動(dòng)與整個(gè)軟件開(kāi)發(fā)生命周期中各個(gè)階段口勺關(guān)系；尚有執(zhí)行SQA計(jì)劃、

對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、選擇與整個(gè)軟件工程環(huán)境相適應(yīng)日勺質(zhì)量保證工

具；最終是不停完善質(zhì)量保證過(guò)程活動(dòng)中存在日勺局限性，改善項(xiàng)目的

質(zhì)量保證過(guò)程。

獨(dú)立的SQA組是衡量軟件開(kāi)發(fā)活動(dòng)優(yōu)劣與否的尺度之一。SQA

組日勺這一獨(dú)立性，使其享有一項(xiàng)關(guān)鍵權(quán)利一一“越級(jí)上報(bào)北當(dāng)SQA

組發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)危機(jī)時(shí)，它有權(quán)向項(xiàng)目組日勺上級(jí)機(jī)構(gòu)直接匯報(bào)

這一危機(jī)。這無(wú)疑對(duì)項(xiàng)目組起到相稱的“威懾”作用，也可以當(dāng)作是

促使項(xiàng)目組重視軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量口勺一種鼓勵(lì)。這一形式使許多問(wèn)題在組

內(nèi)得以處理，提高了軟件開(kāi)發(fā)日勺質(zhì)量和效率。

選擇和確定SQA活動(dòng)這一過(guò)程的目W、J是籌劃在整個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)

程中所需要進(jìn)行日勺質(zhì)量保證活動(dòng)。質(zhì)量保證活動(dòng)應(yīng)與整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)

計(jì)劃和配置管理計(jì)劃相一致。一般把該活動(dòng)分為如下五類：

1）評(píng)審軟件產(chǎn)品、工具與設(shè)施

軟件產(chǎn)品常被稱為“無(wú)形”的產(chǎn)品。評(píng)審時(shí)難度更大。在此要

注意口勺一點(diǎn)是：在評(píng)審時(shí)不能只對(duì)最終的軟件代碼進(jìn)行評(píng)審，還要對(duì)

軟件開(kāi)發(fā)計(jì)劃、原則、過(guò)程、軟件需求、軟件設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)、手冊(cè)以

及測(cè)試信息等進(jìn)行評(píng)審。評(píng)估軟件工具重要是為了保證項(xiàng)目組采用合

適日勺技術(shù)和工具。評(píng)估項(xiàng)目設(shè)施日勺目的是保證項(xiàng)目組有充足設(shè)備和資

源進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)工作。這也為規(guī)劃此后軟件項(xiàng)目的設(shè)備購(gòu)置、資源擴(kuò)

充、資源共享等提供根據(jù)。

2）SQA活動(dòng)審查的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程

SQA活動(dòng)審查的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程重要有：軟件產(chǎn)品H勺評(píng)審過(guò)程、

項(xiàng)目出J計(jì)劃和跟蹤過(guò)程、軟件需求分析過(guò)程、軟件設(shè)計(jì)過(guò)程、軟件實(shí)

現(xiàn)和單元測(cè)試過(guò)程、集成和系統(tǒng)測(cè)試過(guò)程、項(xiàng)目交付過(guò)程、子承包商

控制過(guò)程、配置管理過(guò)程。尤其要強(qiáng)調(diào)的是，為保證軟件質(zhì)量，應(yīng)賦

予SQA制止交付某些不符合項(xiàng)目需求和原則產(chǎn)品的權(quán)利。

3）參與技術(shù)和管理評(píng)審

參與技術(shù)和管理評(píng)審的目的是為了保證此類評(píng)審滿足項(xiàng)目規(guī)定,

便于監(jiān)督問(wèn)題的處理。

4）做SQA匯報(bào)

SQA活動(dòng)的一種重要內(nèi)容就是匯報(bào)對(duì)軟件產(chǎn)品或軟件過(guò)程評(píng)估

的成果，并提出改善提議。SQA應(yīng)將其評(píng)估的成果文檔化

溝通管理

回憶一下你所經(jīng)歷的項(xiàng)目，有無(wú)出現(xiàn)過(guò)如下這樣的狀況：客戶在檢查

項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)規(guī)定的某個(gè)產(chǎn)品特性沒(méi)有包括在其中，并

且埋怨說(shuō)早就以口頭日勺方式反應(yīng)給了項(xiàng)目組的組員，糟糕的是作為

項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無(wú)所知，而那位組員解釋說(shuō)把這點(diǎn)忘掉了；或者,

你手下口勺程序員在設(shè)計(jì)評(píng)審時(shí)描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟

件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，你發(fā)現(xiàn)這和你所理解的構(gòu)造大相徑庭……

也許你碰到W、J狀況比上面談到W、J還要復(fù)雜。問(wèn)題究竟出在哪兒

呢？其實(shí)很簡(jiǎn)樸，就兩個(gè)字一一溝通。以上這些問(wèn)題都是由于溝通

引起日勺，溝通途徑不對(duì)導(dǎo)致信息沒(méi)有抵達(dá)目的地。“心有靈犀一點(diǎn)通”

也許只是一種文學(xué)描繪出日勺美妙境界。在實(shí)際生活中，文化背景、工

作背景、技術(shù)背景可以導(dǎo)致人們對(duì)同一事件理解方式偏差很大。

在項(xiàng)目中，溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是

溝通，一般花在這方面的時(shí)間應(yīng)當(dāng)占到所有工作的75%?90%。良好

的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方

面。

溝通管理日勺體系

一般而言，在一種比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)當(dāng)包括如下

幾方面的內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效匯報(bào)和管理收尾。溝

通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求：誰(shuí)需要什么信息，什么時(shí)候

需要，怎樣獲得。信息公布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人。績(jī)

效匯報(bào)搜集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況匯報(bào)、進(jìn)度匯報(bào)和預(yù)測(cè)。項(xiàng)目

或項(xiàng)目階段在到達(dá)目的或因故終止后，需要進(jìn)行收尾，管理收尾包括

項(xiàng)目成果文檔日勺形成，包括項(xiàng)目記錄搜集、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、

對(duì)項(xiàng)目的效果（成功或教訓(xùn)）進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔（以備

未來(lái)運(yùn)用）。

項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中日勺一部分，它日勺作用非常重要,

也常常輕易被忽視。諸多項(xiàng)目中沒(méi)有完整的溝通計(jì)劃，導(dǎo)致溝通非常

混亂。有H勺項(xiàng)目溝通也尚有效，但完全依托客戶關(guān)系或此前W、J項(xiàng)目經(jīng)

驗(yàn)，或者說(shuō)完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高下。然而，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，一種

高效日勺體系不應(yīng)當(dāng)只在大腦中存在，也不應(yīng)當(dāng)僅僅依托口頭傳授，貫

徹到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而，在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)當(dāng)包括

溝通計(jì)劃。

設(shè)想一下，當(dāng)你被任命接替一種項(xiàng)目經(jīng)理的職位時(shí)，最先做的

應(yīng)當(dāng)是什么呢？召開(kāi)項(xiàng)目組會(huì)議、約見(jiàn)客戶、檢查項(xiàng)目進(jìn)度……都

不是，你要做的第一件事就是檢查整個(gè)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，由于在溝通

計(jì)劃中描述了項(xiàng)目信息的搜集和歸檔構(gòu)造、信息的公布方式、信息日勺

內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生日勺進(jìn)度計(jì)劃、約定日勺溝通方式等等。只有把這些

理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎(chǔ)之上熟悉項(xiàng)目的其他狀

況。

在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要H勺是理解組織構(gòu)造和做好項(xiàng)目

干系人分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織構(gòu)造一般對(duì)溝通需求有較大影響,

例如組織規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析匯報(bào)，那么

溝通計(jì)劃中就必須包括這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影

響，因此他們口勺需求必須予以考慮。最經(jīng)典也最重要的項(xiàng)目干系人是

客戶，而項(xiàng)目組組員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要日勺項(xiàng)目干系

人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段規(guī)定日勺信息與否不

一樣、信息傳遞的方式上有什么偏好\都是需要細(xì)致分析的。例如有

的客戶但愿每周提交進(jìn)度匯報(bào)，有日勺客戶除周報(bào)外還但愿有交流,

也有H勺客戶但愿定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到，分析后W、J

成果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不一樣人員W、J信息需求，這樣建

立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。

語(yǔ)言、文字還是“形象”

項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的，一般分為書(shū)面和口頭兩種形

式。書(shū)面溝通一般在如下?tīng)顩r使用：項(xiàng)目團(tuán)體中使用日勺內(nèi)部備忘錄,

或者對(duì)客戶和非企業(yè)組員使用匯報(bào)H勺方式，如正式的項(xiàng)目匯報(bào)、年

報(bào)、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。書(shū)面溝通大多用來(lái)進(jìn)行告知、確認(rèn)

和規(guī)定等活動(dòng)，一般在描述清晰事情的前提下盡量簡(jiǎn)潔，以免增長(zhǎng)承

擔(dān)而流于形式?？陬^溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、自由討論等。

這一方式簡(jiǎn)樸有效，更輕易被大多數(shù)人接受，不過(guò)不象書(shū)面形式那樣

“白紙黑字”留下記錄，因此不合用于類似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝

通過(guò)程中應(yīng)當(dāng)坦白、明確，防止由于文化背景、民族差異、用詞體現(xiàn)

等原因?qū)е吕斫馍系牟町?，這是尤其需要注意的。溝通的雙方一定不

能帶有想當(dāng)然或模糊W、J心態(tài)，不理解H勺內(nèi)容一定要表達(dá)出來(lái)，以求對(duì)

方日勺深入解釋，直抵到達(dá)共識(shí)。除了這兩種方式，尚有一種作為補(bǔ)充

日勺方式?；貞浺幌麦w育老師講課，除了語(yǔ)言描述某個(gè)動(dòng)作外，他還會(huì)

用原則H勺姿勢(shì)來(lái)教你怎么做練習(xí)，這是經(jīng)典的形體語(yǔ)言體現(xiàn)。像手

勢(shì)、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來(lái)作為補(bǔ)充方式。它口勺長(zhǎng)處是掙脫

了口頭體現(xiàn)時(shí)枯燥，在視覺(jué)上把信息傳遞給接受者，更輕易理解。

兩條關(guān)鍵原則

在項(xiàng)目中，諸多人也懂得去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不

到位，由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要到達(dá)有效的溝通有諸多要

點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、積極溝通就是其中H勺兩個(gè)原則，實(shí)踐

證明它們非常關(guān)鍵。

曾經(jīng)碰到一種項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)體組員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期

快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，后來(lái)H勺工作自然很

被動(dòng)。盡早溝通規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目組員建立溝通,

不僅輕易發(fā)現(xiàn)目前存在的問(wèn)題，諸多潛在問(wèn)題也能暴露出來(lái)。在項(xiàng)目

中出現(xiàn)問(wèn)題并不可怕，可怕日勺是問(wèn)題沒(méi)被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得

越遲，帶來(lái)的損失越大。

溝通是人與人之間交流的方式。積極溝通說(shuō)究竟是對(duì)溝通日勺一

種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們竭力倡導(dǎo)積極溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必

須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)顧客或上級(jí)、團(tuán)體組員面

對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，積極溝通不僅能建立緊密的聯(lián)絡(luò)，更能表明你對(duì)項(xiàng)目

的重視和參與，會(huì)使溝通日勺另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常

有利。

保持暢通的溝通渠道

溝通看似簡(jiǎn)樸，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表目前諸多方面，例如

說(shuō)，當(dāng)溝通W、J人數(shù)漕長(zhǎng)時(shí)，溝通渠道急劇增長(zhǎng)，給互相溝通帶來(lái)困

難。經(jīng)典的問(wèn)題是“過(guò)濾"也就是信息丟失。產(chǎn)生過(guò)濾的原因諸多,

例如語(yǔ)言、文化、語(yǔ)義、知識(shí)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、聲譽(yù)、權(quán)利、

組織狀態(tài)等等，常常碰到由于工作背景不一樣而在溝通過(guò)程中對(duì)某

一問(wèn)題的理解產(chǎn)生差異。

假如深層次剖析溝通，其實(shí)可以用一種模型來(lái)表達(dá)：

從溝通模型中可以看出，假如要想最大程度保障溝通順暢，當(dāng)

信息在媒介中傳播時(shí)要竭力防止多種各樣的干擾，使得信息在傳遞

中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接受到之后，雙方必須對(duì)理解狀況

做檢查和反饋，保證溝通日勺對(duì)的性。

假如結(jié)合項(xiàng)目，那么項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理計(jì)劃中應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目

的實(shí)際明確雙方承認(rèn)的溝通渠道，例如與顧客之間通過(guò)正式的匯報(bào)

溝通，與項(xiàng)目組員之間通過(guò)電子郵件溝通；建立溝通反饋機(jī)制，任何

溝通都要保證到位，沒(méi)有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通狀況，不停加

以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一種難題。

風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)在字典中日勺解釋是“損失或傷害日勺也許性”，一般人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的

理解是“也許發(fā)生的問(wèn)題:風(fēng)險(xiǎn)與許多事物均有關(guān)聯(lián)，例如，一種已

經(jīng)投入使用的存有易燃品的倉(cāng)庫(kù)，隨時(shí)會(huì)有發(fā)生火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)。一種建

設(shè)中日勺項(xiàng)目也會(huì)面臨許多不確定性的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)就像“隱形殺手”同

樣，不知什么時(shí)候會(huì)出現(xiàn)。無(wú)論人們與否喜歡，風(fēng)險(xiǎn)是不以人W、J意志

為轉(zhuǎn)移W、J。但這并不意味著風(fēng)險(xiǎn)是無(wú)法防止出J。例如，人們?yōu)榱朔乐?/p>

“患上重大疾病”，平時(shí)會(huì)積極參與多種健身活動(dòng)，增強(qiáng)體質(zhì)，提高

防病能力?？梢哉f(shuō)，風(fēng)險(xiǎn)日勺存在規(guī)定人們要積極面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，做到有備

無(wú)患，才能將風(fēng)險(xiǎn)的影響減到最小。

揮之不去的“隱形殺手”

項(xiàng)目是為完畢某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。項(xiàng)目

的最終交付成果在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)只是一種書(shū)面日勺規(guī)劃，無(wú)論是項(xiàng)目的

范圍、時(shí)間還是費(fèi)用都無(wú)法完全確定。同步，項(xiàng)目發(fā)明產(chǎn)品或服務(wù)是

i種漸近明細(xì)日勺過(guò)程，這就意味著項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)有諸多日勺不確定性6這

種不確定性就是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)所在。風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，它的影響是多方面

的，如導(dǎo)致項(xiàng)目產(chǎn)品日勺功能無(wú)法滿足客戶的需要、項(xiàng)目費(fèi)用超過(guò)預(yù)

算、項(xiàng)目計(jì)劃遲延或被迫取消、項(xiàng)目客戶不滿等。

可以說(shuō)，風(fēng)險(xiǎn)存在于任何項(xiàng)目中，并往往會(huì)給項(xiàng)目的推進(jìn)和項(xiàng)

目的成功帶來(lái)負(fù)面影響。不過(guò)，人們也不必恐驚風(fēng)險(xiǎn)，只要掌握風(fēng)險(xiǎn)

發(fā)生的因果關(guān)系，風(fēng)險(xiǎn)是完全可以管理的。因此，關(guān)注項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，掌

握風(fēng)險(xiǎn)管理的知識(shí)與技能，從項(xiàng)目組織、職責(zé)、流程與制度上建立一

套風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制是保證項(xiàng)目成功的前提與保障。

“隱形殺手”來(lái)自何方

不一樣類型的項(xiàng)目有不一樣日勺風(fēng)險(xiǎn)，相似類型H勺項(xiàng)目根據(jù)其所

處的環(huán)境、項(xiàng)目客戶與項(xiàng)目團(tuán)體以及所采用的技術(shù)與工具日勺不一樣,

其項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也是各不相似日勺。總的來(lái)說(shuō)，基本可分為如下四類：

1.技術(shù)、性能、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目采用的技術(shù)與工具是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要來(lái)源之一。一般說(shuō)來(lái),

項(xiàng)目中采用新技術(shù)或技術(shù)創(chuàng)新無(wú)疑是提高項(xiàng)目績(jī)效日勺重要手段，但

這樣也會(huì)帶來(lái)某些問(wèn)題，許多新的技術(shù)未經(jīng)證明或并未被充足掌握,

則會(huì)影響項(xiàng)目的成功。尚有，當(dāng)人們出于競(jìng)爭(zhēng)的需要，就會(huì)提高項(xiàng)目

產(chǎn)品性能、質(zhì)量方面日勺規(guī)定，而不切實(shí)際日勺規(guī)定也是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)日勺來(lái)

源。

2.項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)