項目材料采購管理規(guī)定

目錄

1目的..............................................................1

2范圍..............................................................1

3部門組成............................................................1

4職責(zé)..............................................................1

4.1采購計劃提出人的職責(zé)..................................................1

4.2采購部部長的職責(zé)......................................................1

4.3米購部采購員的職責(zé)..................................................2

4.4赤塔辦事處采購員的職責(zé)................................................3

4.5公司外事行政部采購協(xié)調(diào)員的職責(zé).......................................3

4.6材料管理員的職責(zé)......................................................3

5管理內(nèi)容............................................................4

5.1提出材料計劃的要求....................................................4

5.2米購材料的質(zhì)量保證...................................................4

5.3材料入庫及出庫發(fā)放程序................................................4

5.4材料運輸、清關(guān)、入場..................................................5

5.5關(guān)于發(fā)票..............................................................5

附表1.................................................................................................................................6

附表2.................................................................................................................................7

附表3.................................................................................................................................8

附表4.................................................................................................................................9

1、目的

為了加強建設(shè)項目的對外合作與交流，推進公司國際化進程，規(guī)范公司國內(nèi)、國際

采購管理工作，明確國內(nèi)、外采購工作的管理與內(nèi)容，規(guī)范材料采購流程，使所有相關(guān)

人員進一步明確自己的責(zé)任和義務(wù)，順利完成工作任務(wù)，特制定本管理規(guī)定，

2、范圍

本規(guī)定適用于阿馬扎爾項目材料采購的管理及國內(nèi)、外采購過程的控制，

3、部門組成

阿馬扎爾項目采購工作由采購部、赤塔辦事處以及公司外事行政部協(xié)同完成，赤塔

辦事處委派專職采購員（人名）負(fù)責(zé)采購相關(guān)工作，公司外事行政部也委派采購協(xié)調(diào)員

（人名）負(fù)責(zé)國內(nèi)采購相關(guān)工作。在阿馬扎爾項目采購工作上，阿馬扎爾項目采購部負(fù)

責(zé)現(xiàn)場及周邊地區(qū)的采購工作，赤塔辦事處負(fù)責(zé)赤塔及周邊地區(qū)和國內(nèi)材料的采購工

作，公司外事行政部協(xié)助赤塔辦事處完成國內(nèi)材料的采購工作，公司外事行政部由赤塔

辦事處進行領(lǐng)導(dǎo)，赤塔辦事處以及公司外事行政剖由采購部統(tǒng)一管理。

4、職責(zé)

4.1采購計劃提出人的職責(zé)

4.1.1同現(xiàn)場材料員核查庫存后，根據(jù)實際需要提前提出合理的采購計劃：

4.1.2編制詳實可行的采購計劃，詳細(xì)標(biāo)明材料名稱、規(guī)格、材質(zhì)、單位、數(shù)量、需

求時間等；

4.1.3經(jīng)各負(fù)責(zé)人簽字后，交由文控掃描存檔，發(fā)送至采購部部長及財務(wù)經(jīng)理；

4.1.4協(xié)助對到場材料的確認(rèn)及驗收；

4.1.5負(fù)責(zé)所需材料有關(guān)技術(shù)方面要求的溝通。

4.2采購部部長的職責(zé)

4.2.1負(fù)責(zé)項目材料采購管理相關(guān)規(guī)章制度和程序的制定；

4.2.2負(fù)責(zé)整個項目所有采購計劃的接收、整理及分配工作;

4.2.3負(fù)責(zé)整個項目采購計劃的跟蹤、記錄、統(tǒng)計、存檔及費用統(tǒng)計工作，向技術(shù)經(jīng)

理匯報工作。見附件1;

4.2.4對采購部、赤塔辦事處、公司外事行政部相關(guān)人員的管理；

4.2.5就材料、采購等相關(guān)問題與甲方的溝通、協(xié)調(diào)工作；

4.2.6與公司外事行政部及赤塔辦事處的聯(lián)系溝通；

4.2.7其他需要現(xiàn)場采購部協(xié)調(diào)的相關(guān)事宜。

4.3采購部采購員的職責(zé)

4.3.1負(fù)責(zé)項目材料采購管理相關(guān)規(guī)章制度和程序的補充；

4.3.2負(fù)責(zé)所負(fù)責(zé)區(qū)域和種類采購計劃的接收、整理及具體采購工作,采購過程嚴(yán)格

執(zhí)行詢價、比價原則，貨比三家，擇優(yōu)選擇供貨商；

4.3.3負(fù)責(zé)所負(fù)責(zé)區(qū)域和種類采購計劃的跟蹤、記錄、統(tǒng)計、存檔及費用統(tǒng)計工作，

向采購部部長匯報工作。見附件1；

4.3.4熟悉所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)市場、供應(yīng)商、價格情況，對大宗原材料進行價格分析，提

供采購意見；

4.3.5甲供材料（碎、木材等）的申領(lǐng)、整理.、統(tǒng)計工作；

4.3.6與材料管理員的對接；

4.3.7現(xiàn)場及周邊地區(qū)（莫戈洽等地）材料的采購，在材料到場后完成材料簽證價格

手續(xù)；

4.3.8對所采購材料的質(zhì)量和價格負(fù)責(zé)；

4.3.9就材料、采購等相關(guān)問題與甲方的溝通、協(xié)調(diào)工作；

4.3.10與公司外事行政部及赤塔辦事處的聯(lián)系溝通；

4.3.11每月底組織一次對庫存物資進行盤點，并向相關(guān)管理人員通報盤點情況。

4.3.12采購部部長安排的其他相關(guān)事宜。

2

4.6.3負(fù)責(zé)材料的管理及發(fā)放出庫。見附件3；

4.6.4負(fù)責(zé)庫房的管理。見附件2；

4.6.5向采購部部長匯報工作；

4.6.6負(fù)責(zé)提供對運抵現(xiàn)場的工程材料的質(zhì)保書和產(chǎn)品合格證；

4.6.7負(fù)責(zé)定期進行物資盤點并通報盤點情況；

4.6.8了解庫存中急需采購或需備貨的物資，及時通知材料計劃提出人或采購員進行

短缺物資的補充：

4.6.9了解庫存機械或電動工具的完好情況，及時通報相關(guān)責(zé)任人進行維修，并做好

記錄。

5、管理內(nèi)容

5.1提出材料計劃的要求

5.1.1按實際需要合理編制采購計劃，并報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；

5.1.2主要原材料（鋼材、水泥、碎石、砂子等）及國內(nèi)進口材料至少提前6個月提

出采購計劃，磚要提前至少6個月提出采購計劃，按項目實際情況提出具體時間

要求。（在慎重討論這個時間限制是否實際，滿足采購的需要，也不要讓工程師

為難，不要讓庫管為難。）具體時間根據(jù)現(xiàn)場實際情況定

5.2采購材料的質(zhì)量架證

5.2.1所有工程材料采購時需提供質(zhì)保書和產(chǎn)品合格證；

5.2.2做好供應(yīng)商的登記備案，使采購材料具有可追溯性。

5.3材料入庫及出庫發(fā)放程序

5.3.1所有材料入庫需填寫材料驗收單，一式三份，一份由材料員留存，一份交給財

務(wù)部，一份采購部存檔。見附件4；

5.3.2所有材料出庫需填寫領(lǐng)料單，一式二份，一份由材料員留存，一份交給領(lǐng)料人。

4

見附件3o

5.4材料運輸、清關(guān)、入場

5.4.1國內(nèi)進口的材料，要求由供貨商提供運輸，否則由公司外事行政部采購協(xié)調(diào)員

聯(lián)系物流公司簽訂運輸合同進行運輸，確保材料按要求及時送達指定地點，必要

時要押車運輸。之后交由赤塔辦事處委托的貿(mào)易公司辦理清關(guān)手續(xù)，材料運抵俄

境內(nèi)后由赤塔辦事處接收并聯(lián)系物流公司送到現(xiàn)場，采購協(xié)調(diào)員要全程跟蹤材料

運輸情況。

5.4.2在境內(nèi)采購的材料，運輸方法分為供貨商送貨和采購員自行聯(lián)系物流，必要時

押車運輸，少量材料我方自行組織運輸。

5.4.3對要運往現(xiàn)場的材料，采購員要提前告知現(xiàn)場材料員材料是根據(jù)哪一份材料計

劃采購的并將材料送貨單給材料員一份。材料到場后，由材料員組織相關(guān)人員對

必須要進行檢測的材料進行檢測（如無需質(zhì)檢部門檢測則材料員自行檢測），檢

測合格后，材料員簽收并做好相關(guān)記錄（包括材料所屬計劃名、材料名稱、規(guī)格、

材質(zhì)、單位、數(shù)量、到貨時間等），見附件4,之后辦理入庫。

5.5關(guān)于發(fā)票

5.5.1所有主材的采購，必須完成材料簽證價手續(xù)，并將之送達控制部；

5.5.2所有采購材料必須提供含18%稅金的增值稅發(fā)票；

5.5.3材料發(fā)票在采購中由供應(yīng)商直接開給總承包方（東方建筑裝修有限責(zé)任公司）;

5.5.4機械費因大量從國內(nèi)進口，因此只能向總承包方（東方建筑裝修有限責(zé)任公司）

提供商業(yè)發(fā)票；

5.5.5大型機械向甲方租賃，應(yīng)由甲方給總承包方（東方建筑裝修有限責(zé)任公司）開

具發(fā)票；

5.5.6差旅費需要提供實際憑據(jù)。

5

附表1

材料采購跟蹤記錄

BI計到達通知人

序號采購日期供應(yīng)商采購商品單價單位數(shù)量總價是否付款發(fā)票情況發(fā)貨時間現(xiàn)場接收人聯(lián)系方式采購員備注

現(xiàn)場時間（計劃提出人）

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附表2

材料庫存清單

序號材料名稱規(guī)格數(shù)量單位目前地點備注

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附表3

領(lǐng)料單

領(lǐng)料單編號：年月日

用料工號用途摘要

數(shù)量

序號材料名稱材質(zhì)、型號、規(guī)格單位

請領(lǐng)實發(fā)

現(xiàn)場經(jīng)理保管員領(lǐng)料人

發(fā)料訖

附表4

集團市建設(shè)有限貢任公司

材料驗收單

收料倉庫：隼月日熊號：