公章管理流程及使用規(guī)范手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司各類公章的刻制、保管、使用及廢止流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的所有公章管理與使用活動。公司各類公章（包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章等）的相關(guān)管理行為，均須遵守本手冊規(guī)定。1.3基本原則公章管理與使用遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、嚴(yán)格審批、規(guī)范用印、安全保密”的原則。任何單位和個人不得違反本手冊規(guī)定擅自使用或處置公章。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)2.1管理部門公司綜合管理部（或指定行政部門，下同）是公章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公章的刻制、啟用、保管、使用、廢止等全過程管理工作，并對各部門公章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.2保管責(zé)任人各類公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人需具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)素養(yǎng)，由綜合管理部提名，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后任命。保管人變更時，須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，并由綜合管理部備案。2.3保管人職責(zé)1.妥善保管所負(fù)責(zé)的公章，確保公章完好無損、安全存放。2.嚴(yán)格按照本手冊規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限，審核用印申請，對符合規(guī)定的文件予以用印。3.對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查驗(yàn)。4.發(fā)現(xiàn)公章使用異?；虼嬖诎踩[患時，立即向綜合管理部及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。5.配合綜合管理部進(jìn)行公章管理的監(jiān)督檢查工作。第三章公章的刻制、啟用與廢止3.1公章刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等主要公章的刻制，須由使用部門提出申請，經(jīng)綜合管理部審核，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻制手續(xù)。2.部門章等內(nèi)部用章的刻制，由所在部門提出申請，經(jīng)綜合管理部審核并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一安排刻制。3.嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章。3.2公章啟用1.新公章刻制完成后，由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、留樣備案（可采取印模存檔方式），并發(fā)布啟用通知，明確啟用日期、使用范圍及保管責(zé)任人。2.啟用通知應(yīng)分發(fā)至公司各相關(guān)部門，確保知曉。3.3公章廢止與銷毀1.因單位名稱變更、公章磨損、政策調(diào)整或其他原因不再使用的公章，應(yīng)由保管部門或使用部門及時向綜合管理部提出廢止申請。2.綜合管理部審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理廢止手續(xù)。廢止公章應(yīng)及時交回綜合管理部統(tǒng)一保管。3.對于確定不再使用的廢止公章，由綜合管理部會同相關(guān)部門進(jìn)行清點(diǎn)、登記后，按照規(guī)定程序予以銷毀，并做好銷毀記錄。嚴(yán)禁個人私自留存或處置廢止公章。第四章公章的保管4.1保管要求1.公章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的專用文件柜內(nèi)，做到人離柜鎖，確保安全。2.保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、清潔，防止公章銹蝕、污損。3.公章保管人應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜或文件柜鑰匙，不得隨意交予他人。4.非工作時間，公章必須入柜上鎖，不得隨意放置在辦公桌上或其他不安全位置。4.2保管人行為規(guī)范1.公章保管人應(yīng)恪盡職守，不得擅自將公章帶出保管地點(diǎn)。確因工作需要帶出的，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)（詳見“特殊情況用印處理”）。2.嚴(yán)禁保管人利用職務(wù)之便，私自用印或?yàn)椴环弦?guī)定的文件用印。3.保管人出差、休假或因其他原因暫時無法履行保管職責(zé)時，須提前向綜合管理部報(bào)告，并指定臨時保管人，辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。臨時保管期間，臨時保管人應(yīng)履行同等保管職責(zé)。第五章公章的使用流程5.1使用申請1.公司員工因工作需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》（可根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)計(jì)表格），詳細(xì)注明用印文件名稱、份數(shù)、用印事由、申請部門、申請人及日期等信息。2.提交《公章使用申請表》時，須同時附上待蓋章的文件原件或清晰復(fù)印件，供審批及用印時核對。5.2審批權(quán)限1.公章使用實(shí)行分級審批制度。具體審批權(quán)限由公司根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理需要另行制定并嵌入本手冊作為附件，或在《公章使用申請表》上明確標(biāo)注。2.一般文件用印，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；重要文件（如對外合同、協(xié)議、重要報(bào)告、授權(quán)委托書等）用印，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批人應(yīng)對用印文件的內(nèi)容真實(shí)性、合法性、合規(guī)性及完整性進(jìn)行審核，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。5.3用印操作1.經(jīng)審批同意的用印申請，由申請人將《公章使用申請表》及待蓋章文件交至公章保管人。2.保管人應(yīng)對照《公章使用申請表》及審批意見，仔細(xì)核對待蓋章文件的內(nèi)容、份數(shù)與申請是否一致，確認(rèn)無誤后方可用印。3.用印時應(yīng)確保印跡清晰、端正、完整，位置適當(dāng)（通常為文件指定蓋章處或落款處），不得壓蓋文字、數(shù)字或簽名。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信或內(nèi)容不完整、未經(jīng)審批的文件上加蓋公章。5.同一文件需多頁蓋章的，應(yīng)在各關(guān)鍵頁或騎縫處加蓋公章，確保文件的完整性和嚴(yán)肅性。5.4特殊情況用印處理1.原則上公章不得帶出公司辦公場所使用。確因特殊情況（如緊急簽署重要合同、外出辦理特定政務(wù)等）必須帶出時，須由申請人提出書面申請，詳細(xì)說明事由、帶出時間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)歸還時間及責(zé)任人，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)特批后，由公章保管人或指定專人陪同前往。陪同人員應(yīng)對公章的使用過程全程監(jiān)督，并對用印行為負(fù)責(zé)。2.節(jié)假日或非工作時間緊急用印，須經(jīng)公司值班領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由保管人及至少一名公司指定人員在場方可進(jìn)行，事后須及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第六章用印登記與備案6.1用印登記1.公章保管人須對每一次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《公章使用登記薄》（或在電子化系統(tǒng)中記錄）。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括：用印日期、用印部門、申請人、用印文件名稱/編號、份數(shù)、用印事由、審批人、用印人、保管人及備注等信息。3.《公章使用登記薄》應(yīng)妥善保管，不得涂改、撕毀。6.2備案存檔1.對于重要文件的用印，可根據(jù)需要留存用印文件的復(fù)印件或掃描件，與《公章使用申請表》一并歸檔備查。2.《公章使用登記薄》及相關(guān)用印申請材料、備案文件應(yīng)作為公司重要檔案資料，按規(guī)定期限保存。第七章公章的遺失、被盜與補(bǔ)辦7.1遺失與被盜報(bào)告公章保管人如發(fā)現(xiàn)公章遺失或被盜，應(yīng)立即向綜合管理部及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并同時向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，積極配合調(diào)查。7.2應(yīng)急處理綜合管理部接到報(bào)告后，應(yīng)立即協(xié)助保管人采取應(yīng)急措施，如必要時可發(fā)布公章遺失/作廢聲明，防止他人冒用，最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)。7.3補(bǔ)辦流程公章遺失或被盜后，如需重新刻制，應(yīng)按照本手冊第三章“公章刻制”的相關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。第八章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究8.1監(jiān)督檢查綜合管理部應(yīng)定期或不定期對公司各類公章的保管、使用及登記情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檢查結(jié)果。8.2責(zé)任追究1.對于嚴(yán)格遵守本手冊規(guī)定，認(rèn)真履行保管和使用職責(zé)的人員，公司可給予適當(dāng)表揚(yáng)或獎勵。2.對違反本手冊規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、通報(bào)批評、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（1）未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制、啟用、廢止公章的；（2）未按規(guī)定保管公章，導(dǎo)致公章遺失、被盜、損壞的；（3）擅自使用公章，或在空白文件上蓋章的；（4）超越審批權(quán)限或未經(jīng)審批擅自用印的；（5）用印后未按規(guī)定登記或登記不真實(shí)、不完整的；（6）發(fā)現(xiàn)公章