未簽采購合同在現(xiàn)代商業(yè)活動中，采購行為是連接供應(yīng)鏈上下游的核心環(huán)節(jié)，而采購合同則是規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)、防范風(fēng)險的法律保障。然而，在實際操作中，部分企業(yè)或個人因急于推進(jìn)項目、信任合作方或流程管理疏漏等原因，常出現(xiàn)“未簽采購合同”的情況。這種看似便捷的做法，實則如同在商業(yè)航船上拆除了救生設(shè)備，一旦遭遇風(fēng)浪，輕則引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，重則導(dǎo)致企業(yè)陷入經(jīng)營危機(jī)。本文將從未簽采購合同的常見成因、潛在風(fēng)險及應(yīng)對策略三個維度，深入剖析這一商業(yè)現(xiàn)象背后的深層問題。一、未簽采購合同的常見成因未簽采購合同的行為并非偶然，其背后往往交織著主觀認(rèn)知偏差與客觀環(huán)境壓力。從實踐案例來看，主要成因可歸納為以下幾類：（一）對“口頭約定”的過度依賴部分市場主體認(rèn)為，長期合作形成的“商業(yè)默契”或簡單的口頭承諾足以替代書面合同。例如，中小企業(yè)與固定供應(yīng)商合作時，常以“老規(guī)矩”“上次那樣辦”等模糊表述確認(rèn)采購細(xì)節(jié)，甚至僅憑微信聊天記錄或電話溝通便啟動備貨、付款流程。這種模式在合作初期可能高效，但隨著交易規(guī)模擴(kuò)大、產(chǎn)品復(fù)雜度提升，口頭約定的模糊性極易引發(fā)歧義。例如，某建材商與施工方口頭約定采購“國標(biāo)鋼筋”，但未明確具體型號（如HRB400E與HRB335的強(qiáng)度差異），最終因材料性能不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致工程返工，雙方卻因“國標(biāo)”定義爭執(zhí)不休，陷入舉證困境。（二）對“流程簡化”的錯誤認(rèn)知部分企業(yè)將合同簽訂視為“冗余環(huán)節(jié)”，認(rèn)為書面條款會束縛靈活性。尤其在緊急采購場景中，如疫情期間的防疫物資采購、生產(chǎn)旺季的原材料補(bǔ)庫等，企業(yè)為搶時間、趕進(jìn)度，常選擇“先執(zhí)行后補(bǔ)簽”。然而，“補(bǔ)簽”流程往往因后續(xù)事務(wù)繁忙被無限期擱置，最終演變?yōu)椤拔春灪贤?。例如，某食品加工廠為應(yīng)對春節(jié)前訂單高峰，口頭向農(nóng)戶采購10噸草莓，約定“按市場價結(jié)算”，但未明確“市場價”的參照標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)地價、批發(fā)價或零售價）。收貨時恰逢市場價格波動，雙方對結(jié)算金額產(chǎn)生分歧，加工廠已投入生產(chǎn)無法退貨，農(nóng)戶則拒絕讓步，導(dǎo)致資金鏈一度斷裂。（三）對“合作方信任”的盲目樂觀在熟人社會或關(guān)聯(lián)交易中，“人情大于合同”的觀念仍普遍存在。企業(yè)負(fù)責(zé)人或采購人員因與合作方存在親友關(guān)系、長期合作積累的信任，或受“面子文化”影響，主動放棄簽訂合同。例如，某服裝品牌創(chuàng)始人與大學(xué)同學(xué)創(chuàng)辦的面料廠合作，認(rèn)為“同學(xué)不會坑我”，未簽訂書面協(xié)議便預(yù)付50萬元貨款。然而，面料廠因經(jīng)營不善瀕臨破產(chǎn)，挪用了預(yù)付款，最終僅交付30%的貨物，創(chuàng)始人礙于情面未及時追責(zé)，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。這種因“信任”忽視風(fēng)險的案例，在家族企業(yè)、區(qū)域性商業(yè)圈中尤為常見。（四）對“法律風(fēng)險”的認(rèn)知不足部分市場主體缺乏基本的法律常識，誤認(rèn)為“只要有送貨單、發(fā)票就能證明交易關(guān)系”。事實上，送貨單、發(fā)票僅能證明“存在交易”，卻無法界定核心權(quán)利義務(wù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等）。例如，某電商平臺向供應(yīng)商采購電子產(chǎn)品，未簽合同但有發(fā)票和物流記錄，后因產(chǎn)品存在安全隱患被消費(fèi)者投訴，平臺要求供應(yīng)商召回并賠償，供應(yīng)商卻以“發(fā)票僅證明收款，不代表質(zhì)量承諾”為由拒絕承擔(dān)責(zé)任。平臺雖可通過訴訟維權(quán)，但需耗費(fèi)大量時間成本證明雙方存在質(zhì)量約定，最終即便勝訴，也因錯過最佳處理時機(jī)導(dǎo)致品牌聲譽(yù)受損。二、未簽采購合同的潛在風(fēng)險未簽采購合同的風(fēng)險如同“隱性債務(wù)”，在交易順利時可能被掩蓋，但一旦出現(xiàn)問題便會集中爆發(fā)。從法律、經(jīng)濟(jì)、經(jīng)營三個層面來看，其危害主要體現(xiàn)在以下方面：（一）法律層面：權(quán)利主張缺乏依據(jù)根據(jù)《民法典》第四百六十九條，“當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式”，但“其他形式”（如行為推定）的舉證難度遠(yuǎn)高于書面合同。未簽采購合同的情況下，一旦發(fā)生糾紛，主張權(quán)利的一方需承擔(dān)“舉證責(zé)任”，證明交易內(nèi)容、履行方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素，而證據(jù)鏈的缺失往往導(dǎo)致敗訴風(fēng)險。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)約定不明：未明確產(chǎn)品規(guī)格、驗收標(biāo)準(zhǔn)時，買方難以證明貨物“不合格”。例如，某餐廳采購海鮮未約定“鮮活度”標(biāo)準(zhǔn)，收貨后發(fā)現(xiàn)部分龍蝦死亡，賣方以“運(yùn)輸途中正常損耗”為由拒絕賠償，餐廳因無法舉證“約定鮮活率”而敗訴。價款支付爭議：未約定付款時間、方式或金額計算依據(jù)時，易引發(fā)“多付”“少付”糾紛。例如，某裝修公司口頭約定向木材商采購“100方木料，800元/方”，但未明確“方”是指“立方米”還是“平方米”，最終因單位差異導(dǎo)致貨款差額達(dá)12萬元，雙方對簿公堂后仍無法達(dá)成和解。違約責(zé)任缺失：未約定違約金比例、賠償范圍時，受損方難以獲得足額補(bǔ)償。例如，某汽車零部件廠未簽合同向模具廠定制生產(chǎn)設(shè)備，約定“30天交貨”，模具廠逾期20天導(dǎo)致整車廠生產(chǎn)線停工，零部件廠因無法依據(jù)合同主張“逾期損失賠償”，最終自行承擔(dān)了整車廠的500萬元索賠。（二）經(jīng)濟(jì)層面：直接與間接損失疊加未簽采購合同的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險不僅包括直接財產(chǎn)損失，還涉及隱性成本的增加，具體表現(xiàn)為：直接損失：如貨款無法追回、貨物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致的返工成本、第三方索賠等。例如，某建筑公司未簽合同采購的防水材料存在滲漏問題，導(dǎo)致已完工的地下室被淹，修復(fù)費(fèi)用達(dá)200萬元，而供應(yīng)商僅退還了10萬元貨款，差額全部由建筑公司承擔(dān)。間接損失：包括維權(quán)產(chǎn)生的律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、保全費(fèi)，以及因糾紛導(dǎo)致的工期延誤、客戶流失、資金占用利息等。某醫(yī)療器械公司因未簽合同采購的設(shè)備無法正常運(yùn)行，導(dǎo)致與醫(yī)院的合作項目延期3個月，不僅支付了50萬元違約金，還失去了后續(xù)3年的合作機(jī)會，間接損失超過千萬元。（三）經(jīng)營層面：企業(yè)管理陷入混亂未簽采購合同的行為本質(zhì)上反映了企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的缺失，長期放任可能導(dǎo)致管理失序：采購流程失控：缺乏合同約束時，采購人員可能利用信息不對稱謀私利，如虛報價格、收受回扣。例如，某零售企業(yè)采購經(jīng)理未簽合同向“關(guān)系戶”采購辦公用品，單價高于市場價30%，因無書面依據(jù)，企業(yè)難以追究責(zé)任。供應(yīng)鏈穩(wěn)定性下降：合作方因缺乏合同保障，可能隨時中斷供應(yīng)或調(diào)整條件。例如，某手機(jī)廠商未與芯片供應(yīng)商簽訂長期協(xié)議，僅口頭約定“優(yōu)先供貨”，但在芯片短缺時，供應(yīng)商為追求更高利潤將產(chǎn)能轉(zhuǎn)向其他客戶，導(dǎo)致該廠商生產(chǎn)線停工兩周，市場份額被競爭對手搶占。三、未簽采購合同的應(yīng)對策略面對未簽采購合同的風(fēng)險，企業(yè)需從事前預(yù)防、事中控制、事后補(bǔ)救三個環(huán)節(jié)構(gòu)建全流程管理體系，將“被動應(yīng)對”轉(zhuǎn)為“主動防控”。（一）事前預(yù)防：建立標(biāo)準(zhǔn)化合同管理機(jī)制企業(yè)應(yīng)將采購合同簽訂納入“紅線制度”，明確“無合同不采購”的基本原則，并通過以下措施降低操作風(fēng)險：制定模板化合同文本：針對高頻采購品類（如原材料、辦公用品、服務(wù)外包等），制定標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款，避免“一事一議”的效率損耗。例如，某制造企業(yè)將鋼材采購合同模板細(xì)化至“每批材料附出廠合格證”“驗收時抽樣送檢”“不合格品3日內(nèi)無條件退換”等具體條款，既保障了權(quán)益，又縮短了談判周期。簡化緊急采購流程：對確需緊急采購的場景，可設(shè)置“綠色通道”，如采用電子合同（通過第三方平臺簽署，具有法律效力）、郵件確認(rèn)（明確“本郵件構(gòu)成采購要約，雙方同意按此執(zhí)行”）等方式，確保“先有約定后執(zhí)行”。例如，某物流公司通過“電子合同+人臉識別”系統(tǒng)，使緊急采購的合同簽署時間從24小時壓縮至2小時，既滿足了時效性，又保留了書面依據(jù)。強(qiáng)化采購人員培訓(xùn)：定期開展法律知識培訓(xùn)，通過案例教學(xué)讓采購人員認(rèn)識到“未簽合同=風(fēng)險敞口”。例如，某集團(tuán)公司組織“合同糾紛復(fù)盤會”，將過往未簽合同導(dǎo)致的損失（如某子公司150萬元貨款無法追回）制成警示材料，要求全員學(xué)習(xí)，從思想根源上杜絕“僥幸心理”。（二）事中控制：留存交易過程中的關(guān)鍵證據(jù)若因特殊原因未能簽訂書面合同，企業(yè)需在交易執(zhí)行中主動留存證據(jù)，為可能的糾紛埋下“伏筆”：固定交易內(nèi)容：通過書面形式（如蓋章的報價單、雙方簽字的訂單確認(rèn)函、郵件往來記錄等）明確核心條款。例如，某超市向供應(yīng)商采購商品時，若未簽合同，可要求對方出具《報價單》并加蓋公章，注明“商品名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、交貨時間”，己方則通過郵件回復(fù)“同意按此報價執(zhí)行”，形成完整的證據(jù)鏈。強(qiáng)化過程留痕：對交貨、驗收、付款等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程記錄，如要求送貨單必須有雙方簽字、驗收時拍攝視頻或照片、付款時備注“采購XX貨物”等。例如，某服裝廠收貨時發(fā)現(xiàn)面料色差，立即拍攝對比照片并由送貨員簽字確認(rèn)“收到異議，待核實”，后續(xù)維權(quán)時該證據(jù)成為認(rèn)定賣方違約的關(guān)鍵。及時補(bǔ)簽合同：若“先執(zhí)行后補(bǔ)簽”不可避免，需設(shè)定嚴(yán)格的補(bǔ)簽時限（如3個工作日內(nèi)），并由法務(wù)部門跟蹤督辦。例如，某上市公司規(guī)定“緊急采購后未在5日內(nèi)補(bǔ)簽合同的，采購負(fù)責(zé)人需向管理層書面說明原因”，通過制度壓力倒逼流程閉環(huán)。（三）事后補(bǔ)救：糾紛發(fā)生后的應(yīng)對技巧一旦因未簽合同陷入糾紛，企業(yè)需冷靜應(yīng)對，通過以下方式降低損失：優(yōu)先協(xié)商解決：糾紛初期可通過談判達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議，明確未約定的條款（如補(bǔ)簽合同、簽署還款計劃等）。例如，某藥店未簽合同向藥企采購藥品，后因效期問題產(chǎn)生爭議，雙方最終簽署《補(bǔ)充協(xié)議》，約定“藥企退換效期不足6個月的藥品，藥店承擔(dān)30%運(yùn)費(fèi)”，避免了訴訟耗時。收集間接證據(jù)鏈：若協(xié)商無果，需盡快整理交易過程中的間接證據(jù)，如聊天記錄（需證明對方身份）、送貨單、發(fā)票、驗收單、雙方過往交易習(xí)慣（如歷史合同、付款憑證）等，形成“高度蓋然性”的證據(jù)鏈。例如，某設(shè)備公司雖未簽合同，但提供了與供應(yīng)商的微信聊天記錄（明確設(shè)備型號、價格）、銀行轉(zhuǎn)賬憑證（附言“采購XX設(shè)備”）、供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票（貨物名稱與聊天記錄一致），法院最終認(rèn)定交易關(guān)系成立，支持了該公司的訴訟請求。通過調(diào)解或仲裁快速維權(quán)：相比訴訟，調(diào)解或仲裁具有程序靈活、耗時短的優(yōu)勢。企業(yè)可在補(bǔ)充協(xié)議中約定“爭議由第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)處理”，或向仲裁機(jī)構(gòu)申請“先行裁決”（如先予執(zhí)行部分貨款），避免資金鏈斷裂。例如，某電子廠未簽合同采購的芯片存在質(zhì)量問題，通過仲裁機(jī)構(gòu)“先行裁決”，供應(yīng)商需在10日內(nèi)退還50%貨款，