供應(yīng)商篩選及合同簽訂流程工具一、適用場景與價(jià)值本工具適用于企業(yè)各類采購需求場景，包括但不限于：年度常規(guī)物資采購、項(xiàng)目外包服務(wù)合作、設(shè)備采購與維護(hù)、原材料供應(yīng)等。當(dāng)企業(yè)需要引入新的供應(yīng)商或與現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)簽合同時(shí)可通過本工具規(guī)范篩選流程、明確評估標(biāo)準(zhǔn)，降低合作風(fēng)險(xiǎn)，保證供應(yīng)商資質(zhì)與業(yè)務(wù)需求匹配，同時(shí)為合同簽訂提供清晰指引，保障雙方權(quán)益，提升采購效率與合規(guī)性。二、全流程操作步驟詳解（一）需求確認(rèn)與采購計(jì)劃制定操作目標(biāo)：明確采購需求細(xì)節(jié)，為后續(xù)供應(yīng)商篩選提供依據(jù)。責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）、采購部關(guān)鍵動(dòng)作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展或項(xiàng)目需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、預(yù)算金額、用途及特殊要求（如環(huán)保認(rèn)證、資質(zhì)等級等）。采購部對需求申請進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)核對預(yù)算合理性、需求明確性，保證采購需求符合公司戰(zhàn)略及成本控制要求。復(fù)核通過后，采購部結(jié)合采購品類（如標(biāo)準(zhǔn)品、定制服務(wù)）制定采購計(jì)劃，明確篩選供應(yīng)商的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)算范圍及核心評估維度（如價(jià)格、資質(zhì)、交付能力等）。輸出成果：《采購需求申請表》《采購計(jì)劃表》（二）供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作目標(biāo)：建立候選供應(yīng)商池，排除明顯不符合基本要求的供應(yīng)商。責(zé)任主體：采購部關(guān)鍵動(dòng)作：渠道收集：通過行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商自薦、合作機(jī)構(gòu)推薦、公開招標(biāo)平臺(tái)等渠道，收集潛在供應(yīng)商信息，記錄供應(yīng)商名稱、主營業(yè)務(wù)、聯(lián)系方式、基本資質(zhì)等。初步篩選：根據(jù)采購計(jì)劃中的“基本門檻條件”（如營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍覆蓋采購品類、具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證、無重大失信記錄等），對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案：對通過初步篩選的供應(yīng)商，統(tǒng)一錄入《供應(yīng)商信息登記表》，補(bǔ)充供應(yīng)商簡介、核心產(chǎn)品/服務(wù)、歷史合作記錄（如有）等信息。輸出成果：《供應(yīng)商信息登記表》（初步篩選版）（三）供應(yīng)商資格預(yù)審操作目標(biāo)：驗(yàn)證供應(yīng)商的合法經(jīng)營能力及履約基礎(chǔ)，保證候選供應(yīng)商具備合作資質(zhì)。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部（協(xié)助）關(guān)鍵動(dòng)作：資料提交：要求候選供應(yīng)商提供以下資質(zhì)文件（復(fù)印件加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版）；行業(yè)經(jīng)營許可證（如食品生產(chǎn)需SC認(rèn)證、建筑工程需施工資質(zhì)等）；相關(guān)質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001、ISO14001等，根據(jù)采購品類確定）；近3年同類項(xiàng)目業(yè)績證明（如合同關(guān)鍵頁復(fù)印件、用戶評價(jià)）；財(cái)務(wù)狀況證明（如近1年審計(jì)報(bào)告、銀行資信證明）。資料審核：采購部逐項(xiàng)核對供應(yīng)商資質(zhì)文件的真實(shí)性、有效性和完整性；法務(wù)部重點(diǎn)審核經(jīng)營資質(zhì)是否與采購需求匹配、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如資質(zhì)過期、經(jīng)營范圍不符等）。預(yù)審結(jié)果反饋：對通過資格預(yù)審的供應(yīng)商，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；未通過的，書面說明原因（如資質(zhì)不符、材料不全等），可允許其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充材料，逾期未通過則淘汰。輸出成果：《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（含審核意見）、供應(yīng)商資質(zhì)文件檔案（四）供應(yīng)商實(shí)地考察（必要時(shí)）操作目標(biāo)：驗(yàn)證供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控水平及履約環(huán)境，適用于關(guān)鍵物料、大型設(shè)備或定制服務(wù)采購。責(zé)任主體：采購部、需求部門、質(zhì)檢部（參與）關(guān)鍵動(dòng)作：制定考察計(jì)劃：明確考察目的、時(shí)間、行程、參與人員及考察重點(diǎn)（如生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性、車間管理規(guī)范性、庫存管理能力、質(zhì)量控制流程等）?，F(xiàn)場考察：通過實(shí)地查看、現(xiàn)場訪談（供應(yīng)商生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人等）、查閱記錄（如生產(chǎn)臺(tái)賬、質(zhì)檢報(bào)告）等方式，收集供應(yīng)商實(shí)際運(yùn)營信息?？疾煸u估：考察結(jié)束后，填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察評估表》，對考察內(nèi)容進(jìn)行評分（如生產(chǎn)規(guī)模滿分10分，現(xiàn)場管理滿分10分等），并給出“推薦合作”“暫緩?fù)扑]”“不推薦”明確意見。輸出成果：《供應(yīng)商實(shí)地考察評估表》（含現(xiàn)場照片、訪談?dòng)涗洠ㄎ澹┕?yīng)商綜合評估與選定操作目標(biāo)：通過量化評分，從候選供應(yīng)商中選出最優(yōu)合作方。責(zé)任主體：采購部、需求部門、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部（組成評估小組）關(guān)鍵動(dòng)作：設(shè)定評估指標(biāo)：根據(jù)采購需求特點(diǎn)，確定評估維度及權(quán)重（示例）：價(jià)格競爭力（30%）：對比同行業(yè)價(jià)格水平、報(bào)價(jià)合理性；資質(zhì)與業(yè)績（25%）：資質(zhì)等級、同類項(xiàng)目數(shù)量及客戶評價(jià)；質(zhì)量保障（20%）：質(zhì)量體系認(rèn)證、質(zhì)檢流程、不合格品處理機(jī)制；交付能力（15%）：生產(chǎn)周期、物流配送能力、應(yīng)急交付方案；服務(wù)水平（10%）：售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力、合作意愿。量化評分：評估小組依據(jù)《供應(yīng)商綜合評估打分表》，對通過資格預(yù)審及實(shí)地考察（如有）的供應(yīng)商逐項(xiàng)打分，計(jì)算總分。確定候選供應(yīng)商：按得分從高到低排序，得分最高者為首選供應(yīng)商，次選者為備選（如需）。若得分接近（如分差≤5分），可組織補(bǔ)充談判或增加評估維度。輸出成果：《供應(yīng)商綜合評估打分表》《供應(yīng)商選定報(bào)告》（含評估小組簽字）（六）商務(wù)談判與合同條款擬定操作目標(biāo)：明確合作細(xì)節(jié)，擬定合同文本，保證雙方權(quán)利義務(wù)對等。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部、需求部門關(guān)鍵動(dòng)作：談判準(zhǔn)備：采購部整理談判要點(diǎn)，包括價(jià)格（含折扣、付款方式）、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等，形成《談判議程》。商務(wù)談判：與首選供應(yīng)商進(jìn)行談判，逐項(xiàng)確認(rèn)合作細(xì)節(jié)，記錄談判結(jié)果（如價(jià)格降幅、交付周期調(diào)整等）。合同擬定：法務(wù)部根據(jù)談判結(jié)果及公司《合同管理辦法》，擬定合同文本，重點(diǎn)審核：標(biāo)的物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）是否準(zhǔn)確；價(jià)款及支付方式（如預(yù)付款比例、到貨付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票類型）；履行期限（交付時(shí)間、驗(yàn)收周期、質(zhì)保期）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）。輸出成果：《談判記錄》《合同（草案）》（七）合同內(nèi)部審批操作目標(biāo)：保證合同條款合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控，符合公司管理制度。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、需求部門、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理關(guān)鍵動(dòng)作：部門審核：需求部門：核對合同內(nèi)容是否滿足采購需求，交付標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)是否一致；財(cái)務(wù)部：審核價(jià)格合理性、付款方式對公司現(xiàn)金流的影響，稅費(fèi)計(jì)算是否準(zhǔn)確；法務(wù)部：審核合同法律風(fēng)險(xiǎn)條款（如違約責(zé)任、爭議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等），保證符合《民法典》等法律法規(guī)。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，最終審批通過后形成《合同審批表》。輸出成果：《合同審批表》（含各部門及領(lǐng)導(dǎo)簽字）、合同終稿（八）合同簽訂與歸檔操作目標(biāo)：正式確立合作關(guān)系，完成合同文件存檔，保證后續(xù)可追溯。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部、行政部關(guān)鍵動(dòng)作：合同簽訂：采購部與供應(yīng)商在合同文本上加蓋公章或合同專用章（如為供應(yīng)商，需核實(shí)其授權(quán)委托書及代理人身份），保證“騎縫章”齊全，簽訂一式X份（如雙方各執(zhí)X份，公司存檔X份）。分發(fā)與存檔：合同簽訂后，采購部將合同分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門；行政部將合同原件（含附件、談判記錄、審批表等）統(tǒng)一歸檔，建立《合同管理臺(tái)賬》，記錄合同編號、簽訂日期、供應(yīng)商信息、金額、履行期限等關(guān)鍵信息。輸出成果：簽訂完成的合同文本、《合同管理臺(tái)賬》（九）合同履行與供應(yīng)商績效評估操作目標(biāo)：跟蹤合同履行情況，評估供應(yīng)商合作表現(xiàn)，為后續(xù)合作提供依據(jù)。責(zé)任主體：需求部門、采購部、質(zhì)檢部關(guān)鍵動(dòng)作：履行跟蹤：需求部門按合同約定接收標(biāo)的物，對照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《到貨驗(yàn)收單》；采購部跟蹤交付進(jìn)度，如遇延遲，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決?？冃гu估：合同履行完畢（或質(zhì)保期滿），采購部組織需求部門、質(zhì)檢部對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估維度包括：交付及時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決效率等，填寫《供應(yīng)商績效評估表》，結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“不合格”。結(jié)果應(yīng)用：評估結(jié)果納入供應(yīng)商檔案，優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先納入下一年度合作名單；不合格供應(yīng)商視情節(jié)嚴(yán)重程度暫停合作或永久剔除。輸出成果：《到貨驗(yàn)收單》《供應(yīng)商績效評估表》三、核心工具模板清單模板1：采購需求申請表項(xiàng)目內(nèi)容申請部門申請日期年月日采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或自定義技術(shù)要求）交付時(shí)間年月日前預(yù)算金額元（大寫：）用途說明特殊要求（如環(huán)保認(rèn)證、資質(zhì)等級、產(chǎn)地要求等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期：年月日采購部審核意見采購經(jīng)理*簽字：日期：年月日模板2：供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話主營業(yè)務(wù)預(yù)審項(xiàng)目□營業(yè)執(zhí)照（□符合□不符合，說明：）□行業(yè)經(jīng)營許可證（□符合□不符合，說明：）□質(zhì)量體系認(rèn)證（□符合□不符合，說明：）□近3年業(yè)績證明（□符合□不符合，說明：）□財(cái)務(wù)狀況證明（□符合□不符合，說明：）審核結(jié)論□通過預(yù)審□未通過預(yù)審（原因：）審核人采購專員*簽字：日期：年月日法務(wù)部復(fù)核意見法務(wù)專員*簽字：日期：年月日模板3：供應(yīng)商綜合評估打分表（示例）供應(yīng)商名稱評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）價(jià)格競爭力（30%）同行業(yè)價(jià)格水平≤10%，報(bào)價(jià)合理≥20分，一般≥15分，較差≤10分資質(zhì)與業(yè)績（25%）一級資質(zhì)+3個(gè)以上同類項(xiàng)目≥25分，二級資質(zhì)+2個(gè)項(xiàng)目≥20分，其他≤15分質(zhì)量保障（20%）ISO9001+全流程質(zhì)檢≥20分，部分質(zhì)檢≥15分，無認(rèn)證≤10分交付能力（15%）提前交付≥15分，按時(shí)交付≥10分，延遲風(fēng)險(xiǎn)≥5分服務(wù)水平（10%）24小時(shí)響應(yīng)+主動(dòng)跟進(jìn)≥10分，48小時(shí)響應(yīng)≥5分，響應(yīng)慢≤0分總分評估小組意見□推薦合作□暫緩?fù)扑]□不推薦（簽字：采購經(jīng)理、需求部門主管等）模板4：合同審批表合同名稱《采購合同》合同編號供應(yīng)商名稱合同金額元簽訂日期年月日需求部門審核意見負(fù)責(zé)人*簽字：日期：年月日（確認(rèn)需求匹配）財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)主管*簽字：日期：年月日（確認(rèn)價(jià)格、付款方式）法務(wù)部審核意見法務(wù)專員*簽字：日期：年月日（確認(rèn)法律風(fēng)險(xiǎn)）分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批簽字：日期：年月日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對建議（一）資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)或過期資質(zhì)，導(dǎo)致履約能力不足或法律糾紛。應(yīng)對建議：核對資質(zhì)原件，要求供應(yīng)商在資質(zhì)文件復(fù)印件上加蓋“與原件一致”公章；通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道驗(yàn)證營業(yè)執(zhí)照及信用狀況；對行業(yè)特殊資質(zhì)（如安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證），可要求提供發(fā)證機(jī)關(guān)出具的核實(shí)函。（二）評估維度不全面風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：評估指標(biāo)單一（如僅關(guān)注價(jià)格），忽視供應(yīng)商質(zhì)量、服務(wù)或長期合作潛力，導(dǎo)致后期合作問題頻發(fā)。應(yīng)對建議：根據(jù)采購品類特點(diǎn)動(dòng)態(tài)調(diào)整評估維度（如緊急采購側(cè)重交付能力，長期合作側(cè)重財(cái)務(wù)穩(wěn)定性）；邀請需求部門、質(zhì)檢部等多方參與評估，避免采購部單一決策；對得分接近的供應(yīng)商，增加“現(xiàn)場答辯”或“小批量測試”環(huán)節(jié)，驗(yàn)證實(shí)際能力。（三）合同條款歧義風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款表述模糊（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”），導(dǎo)致雙方對權(quán)利義務(wù)理解不一致，引發(fā)爭議。應(yīng)對建議：使用專業(yè)術(shù)語，避免口語化表述；關(guān)鍵條款量化（如交付時(shí)間精確到“年月日”，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)引用具體國標(biāo)號）；增加“附件”明確技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)，與具有同等法律效力；法務(wù)部需審核合同條款，保證無矛盾、無遺漏，違約責(zé)任明確可執(zhí)行。（四）供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商交付延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或中途違約，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。應(yīng)對建議：合同中明確“履約保證金”條款（通常為合同金額的5%-10%），如供應(yīng)商