采購申請(qǐng)與審批過程標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡稱“單位”）內(nèi)部采購活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，涵蓋辦公用品、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包、原材料等各類采購需求。具體場景包括：日常辦公耗材（如紙張、文具）的零星采購；儀器設(shè)備、電子設(shè)備等固定資產(chǎn)的新購或升級(jí)；外部服務(wù)（如咨詢、維修、保潔）的采購；生產(chǎn)原材料、營銷物料等業(yè)務(wù)相關(guān)物資的采購。無論采購金額大小，均可通過本模板規(guī)范申請(qǐng)與審批流程，保證采購需求合理、審批流程透明、責(zé)任追溯清晰。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）第一步：采購需求提出與初審需求發(fā)起：申請(qǐng)人（部門員工或需求負(fù)責(zé)人）根據(jù)實(shí)際工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及預(yù)算金額，填寫《采購申請(qǐng)單》（見模板1）。部門初審：申請(qǐng)人將《采購申請(qǐng)單》提交至部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管），部門負(fù)責(zé)人需審核采購需求的必要性（是否為工作必需）、合理性（數(shù)量與規(guī)格是否匹配實(shí)際需求）及預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算計(jì)劃，審核無誤后簽字確認(rèn)。（二）第二步：采購申請(qǐng)?zhí)峤慌c復(fù)核提交申請(qǐng)：部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)人將簽字后的《采購申請(qǐng)單》及附件（如技術(shù)參數(shù)表、比價(jià)報(bào)價(jià)單、需求說明文檔等）提交至采購管理部門（或行政部、綜合管理部，根據(jù)單位實(shí)際架構(gòu)確定）。采購復(fù)核：采購管理部門收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核：核對(duì)采購物品/服務(wù)是否符合單位采購目錄（如是否有禁止/限制采購的品類）；檢查規(guī)格、數(shù)量是否清晰，預(yù)算金額是否合理（參考?xì)v史采購價(jià)或市場均價(jià)）；確認(rèn)附件是否齊全（如大額采購需提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單）。復(fù)核通過后，進(jìn)入審批流程；復(fù)核不通過的，注明原因并退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：分級(jí)審批與決策根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批（具體權(quán)限見模板2《采購審批權(quán)限表》）：小額采購（如金額≤5000元）：由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；中額采購（如5000元＜金額≤50000元）：由采購管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交分管副總（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審批；大額采購（如金額＞50000元）：需經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理（或單位最高負(fù)責(zé)人）審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策。審批人需在《采購申請(qǐng)單》上明確簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”意見，若“不同意”，需注明理由并退回申請(qǐng)人。（四）第四步：采購執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤任務(wù)分配：審批通過后，采購管理部門根據(jù)采購類型制定采購方案：標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品）可從長期合作供應(yīng)商處采購；非標(biāo)準(zhǔn)化物品或大額采購需組織詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。合同簽訂：采購金額較大（如≥10000元）需簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，合同需由采購管理部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)（如有）審核簽字。進(jìn)度跟蹤：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商備貨、發(fā)貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；若遇延遲，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并反饋給需求部門。（五）第五步：驗(yàn)收與付款確認(rèn)物品/服務(wù)驗(yàn)收：物品到貨或服務(wù)完成后，由需求部門、采購管理部門共同驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否符合申請(qǐng)要求；檢查供應(yīng)商資質(zhì)（如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告）是否齊全；服務(wù)類項(xiàng)目需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容、成果是否符合合同約定。驗(yàn)收合格后，三方在《采購驗(yàn)收單》（可作為《采購申請(qǐng)單》附件或單獨(dú)制表）上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，由采購管理部門聯(lián)系退換貨或整改。付款審批：驗(yàn)收合格后，采購管理部門整理發(fā)票、《采購申請(qǐng)單》《采購驗(yàn)收單》等憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核；財(cái)務(wù)部門核對(duì)無誤后，按單位財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)。（六）第六步：資料歸檔與復(fù)盤資料歸檔：采購管理部門將《采購申請(qǐng)單》《審批表》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（重要固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于5年）。復(fù)盤優(yōu)化：每季度末，采購管理部門可組織需求部門、財(cái)務(wù)部門復(fù)盤采購流程，分析采購效率、成本控制等問題，持續(xù)優(yōu)化采購管理策略。三、核心模板工具包模板1：采購申請(qǐng)單基本信息申請(qǐng)部門*事業(yè)部/行政部/財(cái)務(wù)部等申請(qǐng)人*明聯(lián)系電話（內(nèi)部分機(jī)號(hào)，無需填寫真實(shí)手機(jī)號(hào)）申請(qǐng)日期年月日采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱1A4打印紙2筆記本電腦預(yù)算信息申請(qǐng)預(yù)算總額（元）4750.00預(yù)算科目辦公費(fèi)/固定資產(chǎn)購置費(fèi)審批流程部門負(fù)責(zé)人審核簽字：__________日期：__________采購管理部門復(fù)核簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________備注（如：需提供3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)、特殊質(zhì)量要求等）模板2：采購審批權(quán)限表采購金額（元）審批人審批說明≤5000采購管理部門負(fù)責(zé)人直接審批，3個(gè)工作日內(nèi)完成5000-20000分管副總需采購管理部門復(fù)核意見，5個(gè)工作日內(nèi)完成20001-50000分管副總+總經(jīng)理分管副總初審后，總經(jīng)理終審，7個(gè)工作日內(nèi)完成＞50000總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策需提前3天提交會(huì)議議程，10個(gè)工作日內(nèi)完成四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算剛性約束：采購申請(qǐng)需嚴(yán)格控制在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起。附件要求：大額采購（≥10000元）需提供至少3家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)單（或電子截圖，需注明供應(yīng)商聯(lián)系方式及聯(lián)系人）；專業(yè)設(shè)備采購需附技術(shù)參數(shù)說明或需求部門出具的《技術(shù)規(guī)格確認(rèn)書》；服務(wù)類采購需附《服務(wù)需求說明書》（明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、周期等）。審批時(shí)限：各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可標(biāo)注“加急”，審批時(shí)限縮短至1個(gè)工作日），避免因?qū)徟舆t影響工作進(jìn)度。特殊情況處理：緊急采購（如突發(fā)故障需立即更換的設(shè)備），可先電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后采購，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全《采購申請(qǐng)單》