采購申請審批單通用物資采購模板一、適用范圍與使用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在日常運(yùn)營中發(fā)生的通用物資采購需求，涵蓋辦公用品（如紙張、筆、文件夾）、生產(chǎn)輔料（如潤滑油、包裝材料）、維修配件（如電器元件、五金工具）、勞保用品（如工作服、防護(hù)手套）等非專項(xiàng)、非固定資產(chǎn)類物資。使用場景包括：部門日常運(yùn)營物資補(bǔ)充、臨時(shí)性活動物資采購、庫存常規(guī)物資補(bǔ)貨、小型維修項(xiàng)目所需物資采購等。當(dāng)部門需采購上述通用物資時(shí)，均需通過此模板發(fā)起申請，保證采購流程規(guī)范、有據(jù)可查。二、采購申請審批全流程操作指南（一）需求確認(rèn)與申請單填寫需求發(fā)起：由物資使用部門（如行政部、生產(chǎn)部、市場部）指定人員（如小明、李華）作為申請人，根據(jù)部門實(shí)際需求（如辦公用品庫存不足、生產(chǎn)耗材即將用完）確認(rèn)采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)單價(jià)。填寫申請單：申請人登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《采購申請審批單》，準(zhǔn)確填寫以下信息：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系電話、申請日期；物資明細(xì)：物資名稱（需具體，如“A4復(fù)印紙”而非“紙張”）、規(guī)格型號（如“80g/500張/包”）、單位（包/個(gè)/件等）、數(shù)量（需結(jié)合實(shí)際需求，避免過量采購）、單價(jià)（參考?xì)v史采購價(jià)或市場均價(jià)，注明“預(yù)估”或“實(shí)際”）、總價(jià)（數(shù)量×單價(jià)）；補(bǔ)充說明：物資用途（如“行政部日常辦公打印”）、預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)-辦公用品”）、緊急程度（普通/緊急，緊急需標(biāo)注原因，如“客戶會議急需”）。附件：若需提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)、物資技術(shù)參數(shù)或使用說明，需將相關(guān)掃描件作為附件一并（紙質(zhì)版需隨申請單附后）。（二）部門負(fù)責(zé)人審核審核內(nèi)容：申請部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管王芳）需對申請的必要性、合理性及數(shù)量準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：采購物資是否為部門必需，是否存在替代方案（如現(xiàn)有物資可復(fù)用）；數(shù)量是否符合實(shí)際需求，是否存在過度采購；用途是否與部門職能匹配，預(yù)算科目是否正確。審核結(jié)果：審核通過后，在審批單“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并注明日期；若需修改，需明確修改意見（如“數(shù)量調(diào)整為50包”），退回申請人重新填寫。（三）采購部門審核審核內(nèi)容：采購部門（如采購部）收到申請后，由采購專員（如*趙強(qiáng)）對以下內(nèi)容進(jìn)行審核：物資規(guī)格型號是否明確，避免模糊描述（如“通用工具”需注明具體規(guī)格）；預(yù)算金額是否在部門采購權(quán)限內(nèi)（如單次采購≤5000元由采購部審批，＞5000元需轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部）；供應(yīng)商選擇：通用物資優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商庫中選擇，若需新增供應(yīng)商，需提供供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）。供應(yīng)商詢價(jià)：對于未明確供應(yīng)商的物資，采購專員需向至少3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，獲取書面報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章），作為審批單附件。審核結(jié)果：審核通過后，在“采購部意見”欄簽字，并附詢價(jià)記錄；若需調(diào)整（如建議更換性價(jià)比更高的供應(yīng)商），需與申請人溝通后修改。（四）財(cái)務(wù)部門審核審核內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)部）由會計(jì)（如*劉敏）對預(yù)算合規(guī)性及資金安排進(jìn)行審核：采購金額是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提供預(yù)算調(diào)整說明；單價(jià)、總價(jià)計(jì)算是否準(zhǔn)確，大額采購（如≥10000元）需復(fù)核供應(yīng)商報(bào)價(jià)合理性；付款方式是否符合企業(yè)規(guī)定（如“貨到付款”“30天賬期”）。審核結(jié)果：審核通過后，在“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字確認(rèn)；若預(yù)算不足或費(fèi)用不合規(guī)，退回申請部門調(diào)整。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批審批權(quán)限：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限：金額≤5000元：由分管采購/行政的副總經(jīng)理（如*陳總）審批；5000元＜金額≤20000元：由總經(jīng)理（如*周總）審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審批。審批內(nèi)容：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理重點(diǎn)審核采購項(xiàng)目的整體必要性、預(yù)算合理性及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。審批通過后，在“分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見”欄簽字，并注明日期。（六）采購執(zhí)行與物資驗(yàn)收采購下單：審批通過后，采購專員根據(jù)審批單信息向選定供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、付款方式等條款，并簽訂采購合同（金額較大時(shí)）。物資交付：供應(yīng)商按約定時(shí)間將物資送達(dá)指定地點(diǎn)（如公司倉庫或使用部門），申請人或倉庫管理員需核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，并檢查外觀質(zhì)量（如無破損、過期）。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，使用部門/倉庫管理員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并反饋至采購部和財(cái)務(wù)部；若不合格，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄原因。（七）單據(jù)歸檔采購?fù)瓿珊?，采購專員將《采購申請審批單》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》《采購合同》《物資驗(yàn)收單》等單據(jù)整理成冊，按月度歸檔保存（電子版存檔于企業(yè)采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版交檔案室保管），保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。三、采購申請審批單模板（示例）采購申請審批單申請編號CG-2024-X申請部門行政部申請人*小明聯(lián)系電話138申請日期2024年X月X日預(yù)計(jì)交付日期2024年X月X日物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）A4復(fù)印紙80g/500張/包包10025.002500.00黑色簽字筆0.5mm/支支502.00100.00合計(jì)金額（大寫）人民幣叁仟元整小計(jì)2600.00用途行政部日常辦公打印、文件記錄預(yù)算科目行政辦公費(fèi)-辦公用品供應(yīng)商信息名稱：辦公用品有限公司聯(lián)系人：*報(bào)價(jià)日期：2024年X月X日電話：010-報(bào)價(jià)金額：2600元審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人意見：同意采購，數(shù)量符合需求。*2024年X月X日采購部意見：已詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)合理，從合格供應(yīng)商庫采購。*趙強(qiáng)2024年X月X日財(cái)務(wù)部意見：預(yù)算充足，付款方式“貨到付款”。*劉敏2024年X月X日分管領(lǐng)導(dǎo)意見：同意。*陳總2024年X月X日備注1.物資需送至行政部倉庫；2.驗(yàn)收時(shí)需檢查生產(chǎn)日期（要求近3個(gè)月內(nèi)）。四、使用規(guī)范與常見問題提示（一）填寫規(guī)范信息完整準(zhǔn)確：申請單中“物資名稱”“規(guī)格型號”“數(shù)量”等核心信息不得遺漏或模糊填寫（如“辦公用品”需明確為“A4復(fù)印紙80g”），避免因信息不全導(dǎo)致采購延誤。字跡清晰（紙質(zhì)版）/信息無誤（電子版）：紙質(zhì)申請單需用黑色簽字筆填寫，字跡工整；電子版需核對系統(tǒng)自動的編號、日期等信息，避免手動輸入錯(cuò)誤。附件齊全：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等附件需與申請單內(nèi)容一致，且標(biāo)注清晰的“附件”字樣，方便審批人查閱。（二）審批時(shí)效各環(huán)節(jié)時(shí)限：部門負(fù)責(zé)人審核需在1個(gè)工作日內(nèi)完成；采購部審核（含詢價(jià)）需在2個(gè)工作日內(nèi)完成；財(cái)務(wù)部審核需在1個(gè)工作日內(nèi)完成；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批需在1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可適當(dāng)縮短，但需注明“急件”）。超時(shí)處理：若某個(gè)環(huán)節(jié)因故無法按時(shí)審批，需提前告知申請人及后續(xù)審批人，說明原因并明確完成時(shí)間，避免流程卡頓。（三）特殊情況處理緊急采購：如因突發(fā)情況（如設(shè)備搶修、臨時(shí)活動）需緊急采購，申請人需在申請單頂部標(biāo)注“緊急采購”，并說明緊急原因，審批流程可“并行處理”（如同步發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人），但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)。預(yù)算調(diào)整：若采購金額超預(yù)算，需提前向財(cái)務(wù)部提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因及資金來源，待預(yù)算調(diào)整審批通過后再啟動采購流程。（四）信息真實(shí)性要求申請人需對申請信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，不得虛