企業(yè)辦公物品與固定資產(chǎn)管理制度表一、制度概述與適用范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公物品與固定資產(chǎn)的全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全、完整，提高使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。適用于企業(yè)各部門(mén)、所有員工，涵蓋辦公物品（如文具、耗材、低值易耗品等）和固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、家具、設(shè)備等，單位價(jià)值≥2000元或使用年限≥2年）的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維護(hù)、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等全流程管理。二、管理流程詳解（一）采購(gòu)與入庫(kù)管理需求提報(bào)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板一），注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及預(yù)算明細(xì)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*華審核后，提交至行政部（或資產(chǎn)管理部）。審批立項(xiàng)行政部匯總各部門(mén)需求，核對(duì)庫(kù)存情況，避免重復(fù)采購(gòu)。對(duì)于單次采購(gòu)金額≤5000元的，由行政部負(fù)責(zé)人明審批；單次采購(gòu)金額＞5000元的，需報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)審批，重大項(xiàng)目需經(jīng)總經(jīng)理*總審批。審批通過(guò)后，啟動(dòng)采購(gòu)流程。執(zhí)行采購(gòu)采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，選擇合格供應(yīng)商（至少比價(jià)3家，優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商），簽訂采購(gòu)合同，明確質(zhì)量、價(jià)格、交付時(shí)間及售后條款。采購(gòu)?fù)瓿珊?，將合同、發(fā)票及送貨單提交至行政部。驗(yàn)收入庫(kù)（1）物品送達(dá)后，行政部資產(chǎn)管理員*紅與需求部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，保證無(wú)破損、無(wú)缺失。（2）驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《物品入庫(kù)單》（見(jiàn)模板二），一式三聯(lián)，采購(gòu)部、行政部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一聯(lián)，作為入庫(kù)憑證。（3）資產(chǎn)管理員將物品信息錄入臺(tái)賬（電子+紙質(zhì)），貼好資產(chǎn)標(biāo)簽（固定資產(chǎn)需標(biāo)注“資產(chǎn)編號(hào)+名稱(chēng)+使用部門(mén)”），存放至指定庫(kù)位。（4）驗(yàn)收不合格的物品，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至合格入庫(kù)。（二）領(lǐng)用與歸還管理領(lǐng)用申請(qǐng)（1）辦公物品領(lǐng)用：?jiǎn)T工填寫(xiě)《辦公物品領(lǐng)用登記表》（見(jiàn)模板三），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*華簽字后，至行政部庫(kù)房領(lǐng)取。低值易耗品（如筆、本等）實(shí)行按需領(lǐng)用，每人每月限領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)；消耗品（如打印紙、墨盒等）需注明使用項(xiàng)目，避免浪費(fèi)。（2）固定資產(chǎn)領(lǐng)用：?jiǎn)T工填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板四），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人華、行政部負(fù)責(zé)人明審批后，由資產(chǎn)管理員發(fā)放。領(lǐng)用人需簽字確認(rèn)，并妥善保管，離職時(shí)必須歸還。歸還流程（1）辦公物品：剩余或不再使用的物品，需退回行政部庫(kù)房，由管理員清點(diǎn)入庫(kù)。（2）固定資產(chǎn)：?jiǎn)T工離職、調(diào)動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，需將固定資產(chǎn)交回行政部，管理員檢查設(shè)備完好情況（如電腦是否開(kāi)機(jī)、配件是否齊全），填寫(xiě)《固定資產(chǎn)歸還單》（見(jiàn)模板五），確認(rèn)無(wú)誤后，更新臺(tái)賬狀態(tài)。如有損壞，按《資產(chǎn)損壞賠償標(biāo)準(zhǔn)》（見(jiàn)第六部分）處理。（三）維護(hù)與保養(yǎng)管理日常維護(hù)（1）辦公物品：使用人需規(guī)范使用，保持物品整潔，避免人為損壞。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備定期清理粉塵，墨盒、硒鼓等按說(shuō)明書(shū)更換。（2）固定資產(chǎn)：使用人負(fù)責(zé)日常保養(yǎng)，如電腦定期殺毒、文件整理；大型設(shè)備（如空調(diào)、投影儀）每季度由專(zhuān)業(yè)工程師維護(hù)一次，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系并記錄維護(hù)情況。故障報(bào)修設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人填寫(xiě)《設(shè)備故障報(bào)修單》（見(jiàn)模板六），提交至行政部。管理員接到報(bào)修后，2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)：小故障（如卡紙、軟件問(wèn)題）自行處理；大故障（如硬件損壞）聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修單位，維修后由使用人簽字確認(rèn)，費(fèi)用計(jì)入行政部維修預(yù)算。（四）盤(pán)點(diǎn)與清查管理定期盤(pán)點(diǎn)行政部每季度末組織一次全面盤(pán)點(diǎn)，各部門(mén)配合核對(duì)資產(chǎn)實(shí)物與臺(tái)賬是否一致。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，需逐一點(diǎn)清數(shù)量、檢查狀態(tài)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》（見(jiàn)模板七），盤(pán)點(diǎn)人、監(jiān)盤(pán)人（財(cái)務(wù)部人員*麗）、部門(mén)負(fù)責(zé)人三方簽字確認(rèn)。差異處理（1）盤(pán)盈：賬外資產(chǎn)需查明原因，如為漏登資產(chǎn)，由行政部補(bǔ)辦入庫(kù)手續(xù)，更新臺(tái)賬；如為供應(yīng)商贈(zèng)送，需登記備案。（2）盤(pán)虧：資產(chǎn)缺失需分析原因，屬于人為丟失的，由責(zé)任人按凈值賠償；屬于管理疏漏的，追究資產(chǎn)管理員責(zé)任，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后核銷(xiāo)。（3）盤(pán)虧、盤(pán)盈結(jié)果需形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）報(bào)廢與處置管理報(bào)廢申請(qǐng)資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無(wú)法修復(fù)或技術(shù)淘汰時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板八），注明資產(chǎn)信息、報(bào)廢原因、殘值預(yù)估，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人華、行政部負(fù)責(zé)人明審核后，提交技術(shù)鑒定小組（由行政部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部組成*工）鑒定。審批與處置（1）技術(shù)鑒定確認(rèn)無(wú)法修復(fù)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)、總經(jīng)理總審批。（2）審批通過(guò)后，行政部聯(lián)系有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)處置殘值，回收款項(xiàng)交至財(cái)務(wù)部。（3）資產(chǎn)管理員在臺(tái)賬中標(biāo)注“已報(bào)廢”，注銷(xiāo)資產(chǎn)標(biāo)簽，相關(guān)單據(jù)（報(bào)廢申請(qǐng)表、回收證明、審批文件）存檔備查。三、制度模板表格模板一：物品采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明預(yù)算歸屬部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字申請(qǐng)人日期1A4打印紙80g箱525125行政部日常打印行政部*華2024-03-01模板二：物品入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)入庫(kù)日期物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）資產(chǎn)編號(hào)（固定資產(chǎn)填）驗(yàn)收人經(jīng)手人RK202403001CG202403001辦公用品公司2024-03-02黑色簽字筆0.5mm支1001.5150-*紅模板三：辦公物品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門(mén)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途領(lǐng)用人簽字管理員簽字2024-03-03市場(chǎng)部訂書(shū)機(jī)標(biāo)準(zhǔn)型個(gè)1部門(mén)文件整理*紅模板四：固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期原值（元）領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門(mén)用途部門(mén)負(fù)責(zé)人審批行政部審批領(lǐng)用人簽字GD2024001筆記本電腦ThinkPadT142023-06-1565002024-03-04趙六技術(shù)部開(kāi)發(fā)測(cè)試*華*明趙六模板五：固定資產(chǎn)歸還單資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)歸還日期歸還人部門(mén)設(shè)備狀態(tài)（完好/損壞/缺少配件）損壞說(shuō)明管理員驗(yàn)收簽字GD2024001筆記本電腦ThinkPadT142024-03-05趙六技術(shù)部完好-*紅模板六：設(shè)備故障報(bào)修單報(bào)修日期設(shè)備名稱(chēng)資產(chǎn)編號(hào)使用部門(mén)報(bào)修人聯(lián)系方式故障描述維修優(yōu)先級(jí)（緊急/一般）接單人處理結(jié)果維修完成時(shí)間驗(yàn)收人簽字2024-03-06復(fù)印機(jī)GD2024005行政部*紅138xxxx卡紙嚴(yán)重，無(wú)法復(fù)印緊急*紅更換搓紙輪2024-03-0614:00模板七：固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期盤(pán)點(diǎn)部門(mén)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量差異數(shù)量差異原因盤(pán)點(diǎn)人監(jiān)盤(pán)人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字2024-03-30市場(chǎng)部GD2024003打印機(jī)110無(wú)*麗*華模板八：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期已使用年限原值（元）凈值（元）報(bào)廢原因技術(shù)鑒定意見(jiàn)部門(mén)審批行政部審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批GD2020002辦公桌1.2m*0.6m2018-05-106年8000木質(zhì)腐朽，無(wú)法修復(fù)經(jīng)鑒定，已達(dá)報(bào)廢年限*華*明*強(qiáng)*總四、執(zhí)行要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）責(zé)任分工明確行政部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等全流程管理，維護(hù)臺(tái)賬更新，組織日常維護(hù)與維修。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)賬務(wù)核算，參與盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢審批，監(jiān)督資產(chǎn)價(jià)值管理。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核本部門(mén)采購(gòu)與領(lǐng)用需求，監(jiān)督員工規(guī)范使用資產(chǎn)，保證離職時(shí)資產(chǎn)歸還。使用人：妥善保管所領(lǐng)用資產(chǎn)，規(guī)范操作，及時(shí)報(bào)修，承擔(dān)因人為損壞或丟失的賠償責(zé)任。（二）臺(tái)賬管理規(guī)范行政部建立電子臺(tái)賬（推薦使用Excel或資產(chǎn)管理系統(tǒng)）與紙質(zhì)臺(tái)賬同步管理，保證信息準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)更新。資產(chǎn)編號(hào)唯一，格式為“GD（固定資產(chǎn)）+年份+流水號(hào)”（如GD2024001），不得重復(fù)或變更。臺(tái)賬需包含資產(chǎn)基本信息、購(gòu)置成本、使用部門(mén)、責(zé)任人、存放位置、維修記錄、報(bào)廢狀態(tài)等關(guān)鍵信息，便于追溯。（三）報(bào)廢處置合規(guī)固定資產(chǎn)報(bào)廢需經(jīng)技術(shù)鑒定小組確認(rèn)，嚴(yán)禁私自處置或變賣(mài)，避免國(guó)有資產(chǎn)流失。涉及信息安全的資產(chǎn)（如電腦、服務(wù)器），報(bào)廢前需由技術(shù)部清除數(shù)據(jù)，保證信息不外泄。殘值收入需全額上交財(cái)務(wù)部，計(jì)入“其他業(yè)務(wù)收入”，不得截留或挪用。（四）監(jiān)督與獎(jiǎng)懲行政部每半年對(duì)資產(chǎn)使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)保管良好、無(wú)損壞的部門(mén)或個(gè)人給予通報(bào)表?yè)P(yáng)；對(duì)違規(guī)使用、造成資產(chǎn)損壞或丟失的，按凈值50%-100%賠償，并納入績(jī)效考核。員工離職時(shí)，未辦理資產(chǎn)歸還手續(xù)