企業(yè)行政日常操作手冊與記錄模板一、引言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政日常操作流程，明確各環(huán)節(jié)責任分工，提高行政工作效率，保證辦公資源有序管理。手冊適用于企業(yè)行政人員、各部門對接人員及相關(guān)崗位員工，涵蓋辦公用品管理、會議室預(yù)訂、訪客接待、固定資產(chǎn)管理、快遞收發(fā)等高頻行政場景，可根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整使用。二、辦公用品管理規(guī)范（一）適用場景說明適用于企業(yè)日常辦公所需的文具（筆、本、文件夾）、耗材（打印紙、墨盒、清潔用品）等物品的采購申請、入庫登記、領(lǐng)用發(fā)放及庫存盤點全流程管理。（二）操作流程指引需求提報各部門員工根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途及需求日期。部門負責人對需求合理性進行審核后，提交至行政部*。采購審批行政部*匯總各部門需求，核對庫存情況（避免重復(fù)采購），制定采購計劃。采購計劃需注明供應(yīng)商名稱、物品清單、預(yù)算金額，報行政負責人*審批。審批通過后，由行政專員*聯(lián)系合格供應(yīng)商進行采購（優(yōu)先選擇企業(yè)合作供應(yīng)商，保證質(zhì)量與性價比）。入庫登記物品送達后，行政專員*與采購人共同核對實物與采購清單是否一致（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量）。核對無誤后，填寫《辦公用品入庫登記表》，錄入入庫日期、物品名稱、數(shù)量、單價、供應(yīng)商、經(jīng)手人等信息，并更新《辦公用品庫存臺賬》。領(lǐng)用發(fā)放員工領(lǐng)用物品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人、用途。行政專員*核對領(lǐng)用數(shù)量是否合理（如非消耗品需注明預(yù)計歸還時間），簽字確認后發(fā)放物品，同步更新庫存臺賬。庫存盤點行政部*每月末進行一次全面庫存盤點，每季度末進行抽盤，保證賬實相符。盤點后填寫《辦公用品庫存盤點表》，記錄實際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量及原因分析，報行政負責人*審核。對盤虧物品需查明責任，如屬人為損耗需由責任人說明情況；對庫存不足物品及時補充采購。（三）記錄模板示例1.辦公用品需求申請表需求部門需求人聯(lián)系方式需求日期物品名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量用途說明是否可替代部門負責人審核意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：2.辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）供應(yīng)商經(jīng)手人備注3.辦公用品領(lǐng)用表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人用途庫存余量經(jīng)手人4.辦公用品庫存盤點表盤點日期物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實際數(shù)量盤盈/盤虧數(shù)量差異原因盤點人審核人（四）關(guān)鍵要點提醒需求提報應(yīng)遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費”原則，禁止私自外借或挪用辦公用品。采購需選擇正規(guī)供應(yīng)商，保留采購憑證（如合同、收據(jù)），保證可追溯。入庫時需嚴格核對物品質(zhì)量，避免不合格產(chǎn)品流入辦公區(qū)。領(lǐng)用消耗品時需登記明細，非消耗品（如訂書機、計算器）需明保證管人，離職時需辦理交接。庫存預(yù)警：當常用物品庫存低于安全庫存量時（如A4紙剩余2包），應(yīng)及時啟動采購流程。三、會議室預(yù)訂管理規(guī)范（一）適用場景說明適用于企業(yè)內(nèi)部會議（部門例會、項目討論會）、外部對接（客戶洽談、供應(yīng)商溝通）等場景的會議室資源預(yù)訂、使用安排及后續(xù)管理。（二）操作流程指引預(yù)訂申請申請人需提前1個工作日通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下填寫《會議室預(yù)訂申請表》，注明會議名稱、時間（開始/結(jié)束）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、麥克風、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅）。如需預(yù)訂多個會議室或特殊時段（如周末、節(jié)假日），需提前3個工作日申請。審核確認行政部*收到申請后，1個工作日內(nèi)反饋結(jié)果：若會議室可用，確認預(yù)訂并回復(fù)申請人；若會議室沖突，與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室。重要會議（如客戶接待、高層會議）需同步報行政負責人*備案。使用準備會議前30分鐘，行政專員*根據(jù)預(yù)訂需求布置會議室：開啟設(shè)備（投影儀、空調(diào)），調(diào)試設(shè)備正常運行；擺放座椅（按參會人數(shù)調(diào)整），準備會議用品（白板筆、便簽紙、礦泉水）；如有特殊需求（如橫幅、鮮花），提前準備到位。使用監(jiān)督會議期間，行政人員定期巡查，保證會議室整潔、設(shè)備正常使用。申請人需遵守會議室使用規(guī)定，禁止吸煙、亂扔垃圾，愛護設(shè)備。使用后清理會議結(jié)束后，申請人或指定人員負責：關(guān)閉設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)），整理座椅；清理垃圾，保持桌面整潔；如有物品損壞，需及時向行政部*報備并說明原因。行政專員*檢查會議室狀態(tài)無誤后，在《會議室使用登記表》中記錄使用情況。（三）記錄模板示例會議室預(yù)訂申請表申請人部門聯(lián)系方式申請日期會議名稱會議時間開始結(jié)束參會人數(shù)所需會議室所需設(shè)備特殊需求（茶水/橫幅等）部門負責人審批：簽字：日期：行政部審核：簽字：日期：會議室使用登記表使用日期使用部門使用人開始時間結(jié)束時間會議名稱設(shè)備使用情況清理情況檢查人（四）關(guān)鍵要點提醒會議室遵循“先到先得”原則，已預(yù)訂的會議室如需取消，需提前2小時通知行政部，避免資源浪費。設(shè)備使用前需確認功能，如遇故障及時聯(lián)系行政人員處理，不得擅自拆卸。會議期間保持安靜，避免影響其他辦公區(qū)域；如需播放聲音，需調(diào)至適當音量。禁止在會議室內(nèi)用餐（特殊情況需提前申請），避免留下異味或污漬。四、訪客接待管理規(guī)范（一）適用場景說明適用于外部訪客（客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、機構(gòu)人員等）到訪的預(yù)約登記、接待引導(dǎo)、信息記錄及后續(xù)跟進管理。（二）操作流程指引訪客預(yù)約被訪人提前與訪客確認到訪時間、事由、人數(shù)及聯(lián)系方式，并告知行政部*。如需提供車輛接送、餐食安排等服務(wù)，需在預(yù)約時同步說明。到訪登記訪客到達前臺后，前臺人員主動問候，要求其出示有效證件號碼件（證件號碼、駕駛證等）。填寫《訪客到訪登記表》，記錄訪客姓名、單位、事由、被訪人、到訪時間、預(yù)計離開時間、聯(lián)系方式及證件號碼號。發(fā)放《訪客證》（佩戴于左胸顯眼位置），告知訪客注意事項（如禁止進入非辦公區(qū)域、保持安靜等）。引導(dǎo)接待前臺人員通知被訪人，確認后引導(dǎo)訪客至指定會議室或辦公區(qū)域。如訪客需等待，引導(dǎo)其至訪客休息區(qū)，提供飲用水、雜志等。離店登記訪客離開時，前臺人員收回《訪客證》，核對離店時間，在《訪客到訪登記表》中記錄離店時間。如有物品遺留，協(xié)助聯(lián)系訪客或被訪人妥善處理。信息歸檔行政部*每日整理《訪客到訪登記表》，按月歸檔保存，便于后續(xù)查詢（如安全追溯、客戶回訪）。（三）記錄模板示例訪客預(yù)約登記表被訪人部門聯(lián)系方式預(yù)約日期訪客姓名單位職務(wù)聯(lián)系方式到訪時間離店時間事由特殊需求訪客到訪登記表到訪日期訪客姓名單位事由被訪人到訪時間離店時間證件號碼號訪客證號接待人（四）關(guān)鍵要點提醒重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需提前通知行政部，準備接待方案（如迎接、會議室布置、禮品等）。核對訪客身份時需禮貌得體，避免讓訪客產(chǎn)生不適；證件號碼信息僅用于登記，嚴格保密。禁止無關(guān)人員隨意進入辦公區(qū)域，如訪客需臨時進入非指定區(qū)域，需經(jīng)被訪人同意并由專人陪同。訪客信息歸檔保存期限為1年，到期后統(tǒng)一銷毀，保證信息安全。五、固定資產(chǎn)管理規(guī)范（一）適用場景說明適用于企業(yè)辦公設(shè)備（電腦、打印機、復(fù)印機）、辦公家具（辦公桌、椅子、文件柜）、電子設(shè)備（投影儀、空調(diào)）等固定資產(chǎn)的采購入庫、領(lǐng)用調(diào)撥、維修保養(yǎng)及報廢處置管理。（二）操作流程指引資產(chǎn)入庫固定資產(chǎn)采購到位后，行政專員*與采購人、財務(wù)人員共同核對資產(chǎn)信息（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、采購金額）。粘貼《資產(chǎn)標簽》（注明資產(chǎn)編號、名稱、入庫日期），填寫《固定資產(chǎn)入庫登記表》，錄入資產(chǎn)編號、名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、使用部門、保管人等信息，同步錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。領(lǐng)用登記領(lǐng)用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，注明資產(chǎn)編號、名稱、領(lǐng)用部門、用途、保管人。部門負責人審核后，行政專員*發(fā)放資產(chǎn)，領(lǐng)用人簽字確認，更新系統(tǒng)中的“保管人”信息。調(diào)撥管理因部門調(diào)整或工作需要，資產(chǎn)需跨部門調(diào)撥時，由調(diào)出部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，注明資產(chǎn)編號、名稱、調(diào)出/調(diào)入部門、調(diào)撥原因、調(diào)撥日期。調(diào)出部門負責人、調(diào)入部門負責人簽字確認后，行政專員*更新系統(tǒng)信息，并通知雙方保管人辦理交接。維修保養(yǎng)資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，保管人填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》，說明故障現(xiàn)象、原因（如屬人為損壞需注明責任人）。行政專員*審核后，聯(lián)系維修服務(wù)商進行維修，記錄維修時間、費用、更換部件等信息。重大維修（費用超過500元）需報行政負責人*審批。報廢處置資產(chǎn)達到使用年限（如電腦5年、打印機6年）或損壞無法修復(fù)時，由保管人填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)信息、報廢原因、處置意見。行政部組織專業(yè)技術(shù)人員鑒定，確認符合報廢條件后，報行政負責人、財務(wù)負責人*審批。審批通過后，由行政專員*聯(lián)系合規(guī)回收機構(gòu)進行處置，保留處置證明，更新系統(tǒng)信息（標注“已報廢”）。（三）記錄模板示例固定資產(chǎn)入庫登記表入庫日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號規(guī)格數(shù)量采購金額（元）供應(yīng)商使用部門保管人標簽號固定資產(chǎn)領(lǐng)用表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號規(guī)格領(lǐng)用部門用途保管人領(lǐng)用人審核人固定資產(chǎn)調(diào)撥單調(diào)撥日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號規(guī)格調(diào)出部門調(diào)入部門調(diào)撥原因調(diào)撥人接收人審批人固定資產(chǎn)報廢申請表申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號規(guī)格使用年限報廢原因鑒定意見處置方式申請人審批人（四）關(guān)鍵要點提醒資產(chǎn)標簽需粘貼在顯眼位置，不得私自撕毀或更換；如標簽損壞，需及時聯(lián)系行政部更換。領(lǐng)用人對資產(chǎn)負有保管責任，離職時需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，經(jīng)行政部確認后方可離職。調(diào)撥資產(chǎn)需保證資產(chǎn)完好，交接雙方需核對資產(chǎn)信息并簽字確認，避免后續(xù)糾紛。報廢資產(chǎn)需經(jīng)專業(yè)鑒定，嚴禁私自丟棄或出售，保證企業(yè)資產(chǎn)不流失。六、快遞收發(fā)管理規(guī)范（一）適用場景說明適用于企業(yè)員工及部門工作相關(guān)的快遞（信件、文件、樣品等）的寄件登記、收件通知、領(lǐng)取簽發(fā)及異常處理管理。（二）操作流程指引寄件登記員工寄件時，填寫《快遞寄件登記表》，注明寄件人、部門、聯(lián)系方式、收件人、地址、電話、物品名稱、數(shù)量、快遞公司、運單號。行政專員*核對信息無誤后，聯(lián)系快遞員上門取件或協(xié)助送件，保留寄件憑證（如底單）。收件登記快遞到貨后，行政專員*核對快遞單信息（收件人、公司名稱），確認無誤后拆除外包裝（如需），填寫《快遞收件登記表》，記錄到件日期、快遞公司、運單號、收件人、部門、物品名稱、領(lǐng)取狀態(tài)。領(lǐng)取簽發(fā)收件人收到通知后，憑工牌到前臺領(lǐng)取快遞，在《快遞收件登記表》中簽字確認。如需代領(lǐng)，需提供寄件人及代領(lǐng)人雙方工牌，并由寄件人提前告知行政部*。異常處理快遞丟失或破損時，收件人需及時向行政部反饋，行政專員聯(lián)系快遞公司查詢原因，要求賠償（需提供寄件憑證、物品價值證明）。地址不詳或收件人不明時，行政部*需及時聯(lián)系寄件人確認，無法確認的快遞暫存1個月，逾期未領(lǐng)退回快遞公司。費用結(jié)算行政部每月匯總快遞寄件費用，區(qū)分“個人寄件”（由寄件人承擔）和“部門寄件”（由部門預(yù)算承擔），提交財務(wù)部審核后結(jié)算。（三）記錄模板示例快遞寄件登記表寄件日期寄件人部門聯(lián)系方式收件人收件地址收件電話物品名稱數(shù)量快遞公司運單號費用（元）快遞收件登記表到件日期快遞公司運單號收件人部門物品名稱數(shù)量領(lǐng)取狀態(tài)（未領(lǐng)/已領(lǐng)）領(lǐng)取人領(lǐng)取日期備注（四）關(guān)鍵要點提醒禁止使用企業(yè)快遞郵寄私人物品，一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責任。貴