行政工作流程標準化指導手冊一、總說明本手冊旨在規(guī)范公司行政工作核心流程，提升工作效率，保證各項行政事務有序開展。手冊內容涵蓋辦公用品管理、會議室使用、文件流轉等高頻場景，適用于公司全體員工及行政管理人員，可根據(jù)實際工作需求靈活調整執(zhí)行細節(jié)。二、辦公用品申領與管理（一）適用工作范圍適用于員工日常辦公所需物品（如文具、耗材、設備配件等）的申領、領用、庫存盤點及報廢處理，保證辦公用品資源合理配置與高效利用。（二）操作流程詳解提交申領申請員工根據(jù)工作需求，登錄OA系統(tǒng)“辦公用品申領”模塊，填寫《辦公用品申領單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、申領數(shù)量、用途及預計使用時間。申領數(shù)量需遵循“按需申領、避免浪費”原則，單次申領數(shù)量一般不超過1個月用量（大宗耗材除外）。部門審核部門負責人登錄OA系統(tǒng)對申領申請進行審核，重點核實物品必要性及數(shù)量合理性。審核通過后提交至行政部；審核未通過的需注明原因并退回申請人。行政部采購與核驗行政部匯總各部門申領需求，每周三集中采購（緊急需求需提前1個工作日說明）。物品到貨后，行政專員對照《辦公用品申領單》核對品名、規(guī)格、數(shù)量，確認無誤后更新庫存臺賬。領用登記申請人憑OA審批通過的《辦公用品申領單》至行政部領用，現(xiàn)場核對物品信息并簽字確認。行政專員在“辦公用品領用登記表”中記錄領用人、領用時間、物品明細及數(shù)量，保證賬實一致。定期盤點與報廢行政部每月25日組織庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，差異率超過5%需核查原因并調整臺賬。對于損壞、過期或無法使用的物品，由部門提交《辦公用品報廢申請表》，行政部鑒定后統(tǒng)一處理，報廢物品需拍照存檔。（三）標準化表單示例表1：辦公用品申領單申領日期申請人*所屬部門聯(lián)系方式*物品名稱規(guī)格型號申領數(shù)量用途說明審核意見部門負責人*：日期：采購狀態(tài)□已采購□待采購□部分到貨領用簽字領用人*：日期：（四）關鍵執(zhí)行要點申領需提前1-3個工作日提交，緊急需求需電話同步行政專員，避免影響工作進度。行政部每月5日前公示上月辦公用品庫存及領用情況，接受各部門監(jiān)督。嚴禁私自外借或挪用辦公用品，違規(guī)者需按公司規(guī)定承擔相應責任。三、會議室使用與管理（一）適用工作范圍適用于公司內部各類會議室（含大會議室、小會議室、視頻會議室）的預約、使用、設備及環(huán)境維護，保證會議資源高效利用及會議環(huán)境規(guī)范有序。（二）操作流程詳解會議室預約預約人登錄OA系統(tǒng)“會議室預約”模塊，選擇會議室、使用日期、時間段（以30分鐘為最小單位）、參會人數(shù)及會議主題。需使用視頻會議設備的，需在預約時勾選“需視頻設備”選項，提前測試設備功能。預約審核與沖突處理系統(tǒng)自動校驗會議室可用性，若遇沖突，行政專員優(yōu)先調整低優(yōu)先級會議（如部門內部會議）或協(xié)調其他會議室。重要會議（如客戶接待、董事會）需提前2個工作日提交《重要會議申請表》，經分管領導審批后優(yōu)先安排。會前準備行政專員根據(jù)預約信息，提前15分鐘開啟會議室，調試設備（投影儀、麥克風、空調等），保證白板、馬克筆、紙筆等物品齊全。預約人需提前10分鐘到場，確認會議準備事項。會中管理會議期間，保持會議室安靜，禁止吸煙或飲食（特殊會議除外）。如需延長使用時間，需提前10分鐘聯(lián)系行政專員，確認后續(xù)無會議安排后方可續(xù)用。會后整理會議結束后，預約人負責清理會場垃圾，關閉設備及燈光，填寫《會議室使用登記表》。行政專員每日檢查會議室設備及環(huán)境，發(fā)覺問題及時維修并記錄。（三）標準化表單示例表2：會議室預約申請表預約人*所屬部門會議主題參會人數(shù)預約日期使用時間□上午□下午會議室名稱設備需求□投影儀□麥克風□視頻會議□白板□其他：審核意見行政專員*：日期：使用確認預約人簽字*：日期：（四）關鍵執(zhí)行要點會議室預約遵循“先到先得、重要優(yōu)先”原則，禁止虛占會議室。會議結束后30分鐘內需清理完畢，超時未清理將暫停該部門一周預約權限。設備故障需立即聯(lián)系行政專員，嚴禁非專業(yè)人員拆卸維修。四、文件流轉與歸檔（一）適用工作范圍適用于公司內部正式文件（如通知、報告、合同、制度等）的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)及歸檔管理，保證文件內容規(guī)范、流程清晰、可追溯。（二）操作流程詳解文件起草起草人根據(jù)工作需求擬定文件內容，格式需符合公司《公文寫作規(guī)范》（標題、字體、字號、行距等要求）。文件需包含發(fā)文事由、具體內容、執(zhí)行要求及聯(lián)系人信息，內容需準確、簡潔、無歧義。部門審核起草人將文件提交至部門負責人，部門負責人重點審核內容合理性、部門職責銜接及數(shù)據(jù)準確性，審核通過后簽字確認。涉及跨部門協(xié)作的文件，需提前征求相關部門意見并附書面反饋。領導簽發(fā)根據(jù)文件重要性，提交至對應層級領導簽發(fā)：一般文件由部門負責人簽發(fā)，重要文件（如制度、合同）由分管領導或總經理簽發(fā)。簽發(fā)人需核對文件內容與審核意見，確認無誤后簽字標注“同意印發(fā)”及日期。編號與分發(fā)行政部對簽發(fā)文件進行統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如“2024-行-001”），制作正式文件（加蓋公章）。根據(jù)分發(fā)范圍，通過OA系統(tǒng)或紙質形式分發(fā)至各部門，同步在《文件分發(fā)登記表》中記錄接收部門、接收人及分發(fā)時間。歸檔管理文件辦理完畢后，由行政部收集正本及相關材料，按“年度-類別-文號”順序整理歸檔，電子文件同步至公司檔案管理系統(tǒng)。歸檔文件保存期限：一般文件3年，重要文件（如合同、制度）10年以上，到期需銷毀的需經分管領導審批并記錄。（三）標準化表單示例表3：文件審批單文件名稱起草人*所屬部門起草日期文件編號□擬稿□審核□簽發(fā)密級□普通□秘密主要內容部門審核意見：負責人*：日期：領導簽發(fā)意見：簽發(fā)人*：日期：分發(fā)范圍（四）關鍵執(zhí)行要點文件需在簽發(fā)后2個工作日內完成分發(fā)，緊急文件需標注“特急”并優(yōu)先處理