合同索賠范文及寫作指南在商業(yè)活動中，合同是維系交易雙方權(quán)利義務(wù)的基石。然而，由于各種主客觀因素，合同一方未能完全履行其合同義務(wù)的情況時有發(fā)生，此時，受損方依據(jù)合同約定及法律規(guī)定，向違約方提出索賠要求，是維護(hù)自身合法權(quán)益的重要手段。一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)且富有說服力的索賠函，是成功實(shí)現(xiàn)索賠目標(biāo)的關(guān)鍵第一步。本文將詳細(xì)闡述合同索賠函的寫作要點(diǎn)與注意事項(xiàng)，并提供實(shí)用范文參考。一、合同索賠的前期準(zhǔn)備在提筆撰寫索賠函之前，充分的前期準(zhǔn)備工作至關(guān)重要，這直接關(guān)系到索賠的成功率。1.全面審視合同條款：索賠的根本依據(jù)在于合同本身。需仔細(xì)研讀合同中關(guān)于雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式、索賠程序及期限等相關(guān)條款。明確對方的違約行為具體違反了合同的哪一條款，這是索賠的法律基礎(chǔ)。2.收集與固定證據(jù)：“打官司就是打證據(jù)”，索賠亦然。應(yīng)系統(tǒng)收集所有能夠證明對方違約行為、己方損失以及兩者之間因果關(guān)系的證據(jù)材料。常見的證據(jù)包括：*合同文本（及附件、補(bǔ)充協(xié)議等）；*雙方往來函件、郵件、會議紀(jì)要、電話錄音（需注意合法性）等溝通記錄；*送貨單、簽收單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等履行合同的憑證；*證明對方違約行為的照片、視頻、鑒定報(bào)告等；*證明己方實(shí)際損失的票據(jù)、單據(jù)、計(jì)算依據(jù)等。證據(jù)應(yīng)盡可能原始、客觀、完整，并注意保存好原件。3.明確索賠金額與計(jì)算依據(jù)：索賠金額的確定應(yīng)基于合同約定或法律規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際損失情況。需清晰列出損失的構(gòu)成，如直接損失（如已支付的費(fèi)用、為補(bǔ)救違約行為支出的額外費(fèi)用等）、間接損失（如預(yù)期利潤損失，需合同明確約定或法律有規(guī)定方可主張）。計(jì)算過程應(yīng)清晰、合理，避免漫天要價。4.評估對方履約能力與態(tài)度：在正式提出索賠前，可對違約方的實(shí)際履約能力、過往信用記錄以及對違約行為的態(tài)度進(jìn)行初步評估，這有助于制定更具策略性的索賠方案。二、索賠函的撰寫要點(diǎn)索賠函是一種法律意義上的正式書面文件，其內(nèi)容和形式均需嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。1.標(biāo)題：標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，直接點(diǎn)明文件性質(zhì)和核心內(nèi)容。例如：“關(guān)于XX合同項(xiàng)下XX事宜的索賠函”或“就XX（合同號）合同XX方違約的索賠函”。2.稱謂：寫明致送單位或個人的全稱/姓名，確保準(zhǔn)確無誤。3.正文：正文是索賠函的核心部分，應(yīng)邏輯清晰、條理分明、論據(jù)充分、語氣堅(jiān)定但不失專業(yè)。*引言/背景：簡要說明合同簽訂的基本情況，包括合同名稱、編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等，以及合同約定的主要內(nèi)容（與本次索賠相關(guān)的部分）。明確指出對方的履約義務(wù)。*事實(shí)與經(jīng)過：客觀、準(zhǔn)確、詳細(xì)地陳述對方發(fā)生違約行為的具體事實(shí)。包括違約行為發(fā)生的時間、地點(diǎn)、具體表現(xiàn)、過程等。避免使用情緒化或主觀臆斷的詞語，以事實(shí)為依據(jù)。例如，對方未按約定時間交付貨物、交付的貨物質(zhì)量不符合約定標(biāo)準(zhǔn)、未按進(jìn)度支付款項(xiàng)等。*合同依據(jù)：明確指出對方的違約行為違反了合同的哪一條款（引用具體條款編號及內(nèi)容）。將違約事實(shí)與合同條款對應(yīng)起來，證明對方行為的違約性質(zhì)。*違約后果與損失：闡述對方的違約行為給己方造成的實(shí)際損失和不利影響。損失應(yīng)具體明確，如有可能，附上相關(guān)證據(jù)支持。例如，因延遲交貨導(dǎo)致己方生產(chǎn)線停工的損失、為購買替代產(chǎn)品支付的額外費(fèi)用、因質(zhì)量問題導(dǎo)致的返工成本等。*索賠要求：基于上述事實(shí)、合同依據(jù)和損失情況，清晰、具體地提出己方的索賠要求。這是索賠函的核心目的。索賠要求可以是：*要求對方支付違約金（明確金額及計(jì)算方式）；*要求對方賠償經(jīng)濟(jì)損失（明確金額及構(gòu)成）；*要求對方采取補(bǔ)救措施（如返工、更換、繼續(xù)履行等）；*要求解除合同并賠償損失等。如索賠金額較大或復(fù)雜，可另附詳細(xì)的索賠清單及計(jì)算說明作為附件。*后續(xù)措施聲明：為促使對方重視并盡快解決問題，可在函件中表明，如果在指定期限內(nèi)未能收到滿意答復(fù)或解決方案，己方將保留采取進(jìn)一步法律措施（如提起訴訟、申請仲裁等）的權(quán)利。措辭應(yīng)堅(jiān)定，但避免使用威脅性語言。*回復(fù)期限：明確要求對方在收到本函后一定期限內(nèi)（如7個工作日、15個工作日）給予書面答復(fù)或提出解決方案。4.附件：如有支撐索賠主張的證據(jù)材料（如合同復(fù)印件、相關(guān)單據(jù)、照片、溝通記錄等），應(yīng)列出附件清單，并隨函附上。5.落款：包括發(fā)函單位全稱（并蓋章）、法定代表人或授權(quán)代表人簽字（可選）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵箱、發(fā)函日期。如為個人，則寫明個人姓名及聯(lián)系方式。三、撰寫索賠函的注意事項(xiàng)1.語氣專業(yè)、客觀、理性：索賠函的目的是解決問題，而非發(fā)泄情緒。應(yīng)保持專業(yè)、冷靜的態(tài)度，以理服人。避免使用攻擊性、侮辱性或情緒化的言辭，以免激化矛盾，不利于問題的解決。2.內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整：確保函中所陳述的事實(shí)準(zhǔn)確無誤，引用的合同條款清晰，提出的索賠要求明確具體，相關(guān)信息完整無遺漏。3.邏輯嚴(yán)密、論證充分：從事實(shí)陳述到合同依據(jù)，再到損失計(jì)算和索賠要求，應(yīng)形成一個完整的邏輯鏈條，論證過程要充分有力，讓對方難以辯駁。4.依據(jù)充分、證據(jù)確鑿：“空口無憑”，所有的索賠主張都應(yīng)有合同依據(jù)或法律依據(jù)，并輔以確鑿的證據(jù)材料支持。5.法律合規(guī)、風(fēng)險可控：索賠要求應(yīng)在法律允許的范圍內(nèi)提出，避免提出不合理或不合法的過高要求，以免陷入被動。必要時，可咨詢法律顧問的意見。6.形式規(guī)范、送達(dá)有效：函件應(yīng)采用正式的書面形式，打印并加蓋單位公章（如為單位）。送達(dá)方式建議采用可追溯的方式，如快遞簽收（保留快遞底單和簽收記錄）、公證送達(dá)或雙方認(rèn)可的電子郵箱（發(fā)送后要求回執(zhí)或保留發(fā)送成功憑證）。四、合同索賠函范文標(biāo)題：關(guān)于[合同名稱]（合同編號：[XXXX]）項(xiàng)下貴司逾期交貨的索賠函致：[違約方公司全稱/負(fù)責(zé)人姓名]發(fā)函方：[你方公司全稱]日期：[年月日]聯(lián)系人：[你的姓名]聯(lián)系方式：[你的電話/郵箱]尊敬的[違約方公司全稱/負(fù)責(zé)人姓名]：就貴我雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（以下簡稱“合同”，合同編號：[XXXX]）事宜，我司特致本函。根據(jù)合同第[X]條第[X]款約定：“[引用合同中關(guān)于交貨時間的具體條款內(nèi)容，例如：乙方應(yīng)于[YYYY年MM月DD日]前向甲方交付符合合同約定規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的[貨物名稱]?！焙贤炗喓螅宜疽褔?yán)格按照合同約定履行了己方義務(wù)，包括[簡述己方履行情況，例如：按時支付了預(yù)付款/提供了必要的技術(shù)資料等]。然而，截至本函發(fā)出之日，貴司未能按照合同約定的交貨時間[YYYY年MM月DD日]交付上述合同項(xiàng)下的[貨物名稱]。經(jīng)我司多次催告（相關(guān)溝通記錄詳見附件一），貴司至今仍未完成交付，目前已逾期[具體天數(shù)]天。貴司的上述行為已嚴(yán)重違反了合同第[X]條第[X]款關(guān)于交貨期限的約定，構(gòu)成嚴(yán)重違約。由于貴司的逾期交貨，直接導(dǎo)致我司[具體闡述造成的影響和損失，例如：項(xiàng)目工期延誤、現(xiàn)場人員窩工、為維持現(xiàn)場等待產(chǎn)生的額外費(fèi)用，以及我司為避免損失擴(kuò)大而采取應(yīng)急措施所支出的費(fèi)用等]。為彌補(bǔ)我司因此遭受的經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)合同第[X]條第[X]款關(guān)于違約責(zé)任的約定：“[引用合同中關(guān)于逾期交貨違約金的計(jì)算方式或賠償損失的約定，例如：若乙方逾期交貨，每逾期一日，應(yīng)向甲方支付合同總金額[千分之X]的違約金，逾期超過[X]日的，甲方有權(quán)解除合同并要求乙方賠償由此造成的全部損失。]”基于以上事實(shí)和合同約定，我司現(xiàn)正式向貴司提出如下索賠要求：1.要求貴司支付逾期交貨違約金，暫計(jì)算至[年月日]為人民幣[具體金額]元（計(jì)算方式詳見附件二《違約金計(jì)算清單》）。2.要求貴司賠償我司因貴司違約行為所遭受的直接經(jīng)濟(jì)損失人民幣[具體金額]元（損失明細(xì)及相關(guān)憑證詳見附件三《損失清單及證據(jù)材料》）。以上兩項(xiàng)合計(jì)索賠金額為人民幣[總金額]元。請貴司在收到本函后[例如：7個工作日]內(nèi)就上述索賠事宜給予書面答復(fù)，并提出明確的解決方案及履行時間表。我司保留根據(jù)合同及相關(guān)法律法規(guī)采取進(jìn)一步法律措施的權(quán)利，包括但不限于解除合同、追索更大額度的賠償?shù)?，由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用和責(zé)任將由貴司承擔(dān)。感謝貴司的理解與配合。附件：附件一：相關(guān)溝通記錄（催告函、郵件往來等）附件二：違約金計(jì)算清單附件三：損失清單及證據(jù)材料（如費(fèi)用單據(jù)、合同等）順祝商祺！[你方公司全稱]（公章）[授權(quán)代表人簽字，可選]（以下無正文）---使用說明：1.請將上述范文中所有“[]”標(biāo)記的內(nèi)容替換為您的實(shí)際信息。2.合同條款的引用務(wù)必準(zhǔn)確無誤，建議復(fù)印相關(guān)合同頁作為附件。3