合同審批流程與權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)化管理工具一、適用業(yè)務(wù)場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理場景，可解決以下核心痛點：多級審批低效：傳統(tǒng)紙質(zhì)或口頭審批易出現(xiàn)流程卡頓、責(zé)任不清，影響合同簽訂時效；跨部門協(xié)作混亂：業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等部門審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致反復(fù)修改；權(quán)限管控缺失：存在越權(quán)審批、敏感信息泄露風(fēng)險，合規(guī)性難以保障；流程追溯困難：歷史審批記錄分散，無法快速查詢合同狀態(tài)及決策依據(jù)。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與權(quán)限配置，可實現(xiàn)“流程清晰、權(quán)責(zé)明確、風(fēng)險可控、效率提升”的管理目標(biāo)，適用于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等各類業(yè)務(wù)合同的審批管理。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售專員、采購專員）操作內(nèi)容：確認合同類型及審批路徑：根據(jù)合同金額、類型（如采購類、服務(wù)類）、合作方風(fēng)險等級，對照《合同審批權(quán)限表》（見“核心模板清單”）確定初步審批流程；準(zhǔn)備合同草案及相關(guān)材料：合同文本（需包含核心條款：標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；合作方資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、過往合作業(yè)績等，首次合作必須提供）；業(yè)務(wù)背景說明（如立項審批單、需求說明函，涉及預(yù)算的需附預(yù)算審批表）；其他特殊材料（如技術(shù)協(xié)議、安全承諾書等，根據(jù)業(yè)務(wù)需求補充）。登錄合同管理系統(tǒng)（或使用標(biāo)準(zhǔn)化審批表單），填寫《合同審批申請表》，合同草案及附件，選擇對應(yīng)審批流程，提交至部門負責(zé)人。輸出成果：完整的合同審批申請材料（含電子/紙質(zhì)版合同草案及附件）。（二）部門初審操作主體：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（如銷售總監(jiān)、采購經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核業(yè)務(wù)合理性：確認合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)規(guī)劃、市場需求，合作方選擇是否符合公司采購/銷售政策；審核材料完整性：檢查合同草案是否包含核心條款，附件是否齊全（如資質(zhì)證明是否在有效期內(nèi)）；審核條款合規(guī)性（初步）：重點關(guān)注金額、履約期限、違約責(zé)任等業(yè)務(wù)條款是否存在明顯風(fēng)險；審批意見：通過系統(tǒng)填寫“部門初審意見”，如“同意提交法務(wù)審核”“需補充合作方業(yè)績證明后重新提交”等，確認后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)部門或財務(wù)部門，根據(jù)權(quán)限表確定）。注意事項：部門負責(zé)人需在1個工作日內(nèi)完成初審，避免流程延誤；若駁回需明確修改意見，并反饋至經(jīng)辦人。（三）法務(wù)審核操作主體：法務(wù)專員/法務(wù)部門負責(zé)人操作內(nèi)容：合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效、可撤銷風(fēng)險；完整性審核：確認合同文本是否完整（如前文、附件、簽署頁是否齊全），關(guān)鍵條款（如知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)、爭議解決方式）是否明確；風(fēng)險提示：識別潛在法律風(fēng)險（如對方違約責(zé)任過輕、管轄約定不明），提出修改建議（如“建議增加‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’條款”“將爭議解決方式由仲裁改為訴訟，約定由公司所在地法院管轄”）；審批意見：通過系統(tǒng)填寫“法務(wù)審核意見”，標(biāo)注“審核通過”“修改后重審”“不通過（終止流程）”，并說明理由。注意事項：法務(wù)審核需在2個工作日內(nèi)完成；重大或復(fù)雜合同（如金額超1000萬元、涉及知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓）需提交法務(wù)負責(zé)人復(fù)核。（四）財務(wù)審核（如涉及付款條款）操作主體：財務(wù)部門專員/財務(wù)經(jīng)理操作內(nèi)容：付款條款審核：確認付款方式、進度、金額是否符合公司財務(wù)制度，是否存在資金支付風(fēng)險（如預(yù)付款比例過高、質(zhì)保金比例不足）；稅務(wù)條款審核：檢查發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、稅率、開票時間等約定是否符合稅務(wù)規(guī)定；預(yù)算匹配性審核：確認合同支出是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算合同需附《預(yù)算調(diào)整審批表》；審批意見：填寫“財務(wù)審核意見”，如“同意付款條款”“建議將預(yù)付款比例從30%降至20%”“超預(yù)算，需補充審批”等。注意事項：財務(wù)審核需在1個工作日內(nèi)完成；若涉及大額資金支付，需財務(wù)負責(zé)人簽字確認。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批（按權(quán)限分級）操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事長（根據(jù)合同金額、類型及《合同審批權(quán)限表》確定）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)必要性審批：確認合同是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標(biāo)，合作方是否為公司核心伙伴；金額與風(fēng)險審批：評估合同金額對公司財務(wù)狀況的影響，綜合法務(wù)、財務(wù)審核意見，判斷整體風(fēng)險可控性；最終決策：簽署“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”，標(biāo)注“同意簽署”“暫緩簽署（需補充材料）”“不同意簽署”，并明確決策依據(jù)。注意事項：領(lǐng)導(dǎo)審批需在2個工作日內(nèi)完成；緊急合同可通過“綠色通道”加急處理，但需事后補簽審批記錄。（六）用印管理與合同簽署操作主體：行政部用印專員/合同簽署人操作內(nèi)容：用印申請：審批通過后，經(jīng)辦人登錄系統(tǒng)提交《合同用印申請表》，最終版合同（經(jīng)各方審核確認的版本），注明用印份數(shù)、用途（如“正本1份，副本2份”）；用印審核：行政部核對合同文本與審批記錄是否一致，檢查用印申請表填寫是否規(guī)范，確認無誤后安排用??；合同簽署：用印完成后，由授權(quán)代表（如銷售經(jīng)理、采購經(jīng)理）與合作方正式簽署合同，保證雙方簽字/蓋章清晰、完整；簽署后掃描系統(tǒng)，原件交行政部歸檔。注意事項：用印時需核對“審批鏈”完整性，嚴(yán)禁在未審批或?qū)徟煌暾暮贤嫌糜?；簽署合同需保證對方授權(quán)代表身份有效（需核對授權(quán)委托書原件）。（七）歸檔與流程追溯操作主體：行政部檔案管理員/業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：合同分類歸檔：按合同類型、年份、合作方等維度對合同原件進行編號、登記，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)；流程記錄歸檔：將《合同審批申請表》、各環(huán)節(jié)審核意見、用印申請表、簽署頁等審批材料與合同原件一并歸檔；狀態(tài)更新：在合同管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽署/歸檔”，記錄歸檔日期、檔案編號，便于后續(xù)查詢。注意事項：電子檔案需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全；合同保管期限一般為5-10年（具體按公司檔案管理制度執(zhí)行）。三、核心模板清單（一）合同審批申請表字段名稱填寫說明合同編號按規(guī)則編制（如“HT-年份-部門-序號”，例：HT-2024-SC-001）合同名稱簡明扼要反映合同內(nèi)容（如“產(chǎn)品采購合同”“項目服務(wù)合同”）合作方全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的名稱，避免簡稱合同金額大小寫均需填寫（大寫：人民幣壹萬元整）合同類型采購/銷售/服務(wù)/勞動合同/其他（單選）履行期限起始日期至截止日期（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）申請人業(yè)務(wù)經(jīng)辦人姓名（*）所屬部門申請人所在部門（如銷售部、采購部）業(yè)務(wù)背景說明簡述簽訂合同的目的、必要性（如“為滿足Q1季度生產(chǎn)需求，采購原材料”）附件清單列出的材料名稱（如“合同草案、合作方營業(yè)執(zhí)照、立項審批單”）審批流程系統(tǒng)自動根據(jù)權(quán)限表（如“部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→銷售總監(jiān)”）（二）合同審批權(quán)限表合同類型金額區(qū)間（萬元）審批流程最終審批人采購合同＜50部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→采購經(jīng)理采購經(jīng)理采購合同50-200部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→分管副總分管副總采購合同≥200部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→總經(jīng)理總經(jīng)理銷售合同＜100部門負責(zé)人→法務(wù)→銷售經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售合同100-500部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→銷售總監(jiān)銷售總監(jiān)服務(wù)合同任意金額部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→分管副總分管副總勞動合同任意金額人力資源部→法務(wù)→總經(jīng)理總經(jīng)理（三）審批進度跟蹤表合同編號合同名稱當(dāng)前節(jié)點處理人狀態(tài)（待審核/審核通過/駁回）預(yù)計完成時間實際完成時間備注HT-2024-SC-001產(chǎn)品銷售合同法務(wù)審核法務(wù)專員*審核通過2024-03-152024-03-14已修改付款條款HT-2024-CG-002設(shè)備采購合同財務(wù)審核財務(wù)經(jīng)理*待審核2024-03-16-需補充預(yù)算表（四）合同用印申請表字段名稱填寫說明合同編號與《合同審批申請表》編號一致用印合同名稱最終版合同全稱用印份數(shù)正本X份，副本X份，共X份用印部位如“合同首頁、簽署頁、附件頁”（需具體到頁碼）用印申請人業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（*）審批人最終審批領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理*）用印日期計劃用印的日期用印事由簡要說明用印用途（如“與公司簽署合同，用于業(yè)務(wù)履行”）四、使用關(guān)鍵提示（一）審批時限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（詳見“操作流程詳解”），超時未處理系統(tǒng)自動提醒；緊急合同可通過“加急標(biāo)識”跳過常規(guī)流程，但需最終審批人書面確認“緊急處理”原因。（二）材料完整性要求合同草案必須包含核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決），否則法務(wù)部門可直接退回；首次合作方需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（若非法定代表人簽署），否則財務(wù)部門可拒絕付款條款審核。（三）權(quán)限設(shè)置原則嚴(yán)格按《合同審批權(quán)限表》執(zhí)行，不得越權(quán)審批或簡化流程；臨時調(diào)整權(quán)限需經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，并報行政部備案；離職人員權(quán)限需在員工離職流程中即時凍結(jié)，避免冒用風(fēng)險。（四）異常處理機制駁回處理：任一環(huán)節(jié)駁回后，系統(tǒng)自動將流程退回至上一環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人需根據(jù)修改意見完善材料后重新提交；流程終止：若最終審批人“不同意簽署”或法務(wù)審核認定“合同無效”，需終止流程，并通知合作方（如需）；爭議解決：對審批結(jié)果存在爭議的，可向公司管理層提交《審批爭議申訴表》，3個工作日內(nèi)給予反饋