通用銷售合同管理工具（合同審核與執(zhí)行跟蹤版）一、適用場景與核心價值本工具適用于各類企業(yè)銷售部門的合同全生命周期管理，尤其適合需要規(guī)范合同審核流程、實時跟蹤執(zhí)行進度的場景。具體包括：中小企業(yè)銷售團隊：解決合同審核流程不清晰、執(zhí)行進度分散、跨部門協(xié)同效率低的問題；大型集團銷售部門：統(tǒng)一多區(qū)域/多產(chǎn)品線的合同管理標準，避免因流程差異導(dǎo)致的風險；法務(wù)與財務(wù)協(xié)同場景：通過標準化審核節(jié)點與執(zhí)行數(shù)據(jù)同步，減少合同糾紛，加速回款。核心價值：實現(xiàn)合同從“發(fā)起-審核-簽署-執(zhí)行-歸檔”的可視化管控，降低合規(guī)風險，提升合同履約率與資金周轉(zhuǎn)效率。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與信息錄入操作目標：規(guī)范合同基礎(chǔ)信息，保證關(guān)鍵要素完整，為后續(xù)審核與跟蹤奠定基礎(chǔ)。操作步驟：創(chuàng)建合同：登錄銷售管理系統(tǒng)，選擇“合同管理-新建合同”，填寫基礎(chǔ)信息表（詳見“三、核心工具模板清單”中表1），包括：合同編號（按規(guī)則自動，如“QX-2024-X”，其中X為年度序號）；合同名稱（需體現(xiàn)核心標的，如“產(chǎn)品銷售合同-客戶名稱*”）；簽約主體信息（甲方：公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼；乙方：客戶名稱、地址、聯(lián)系人及電話）；合同標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額，含稅價需注明稅率）；履約條款（交付時間、地點、驗收標準、付款方式（如“簽約后30日內(nèi)支付30%預(yù)付款，交付后付60%，驗收后付10%尾款”））；附件清單（技術(shù)參數(shù)表、報價單、雙方資質(zhì)文件等，需掃描件并命名）。發(fā)起審批：確認信息無誤后，“提交審批”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)流程自動推送至審核人（默認順序：銷售負責人→法務(wù)專員→財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理）。（二）合同審核流程操作目標：通過多節(jié)點審核，保證合同條款合法合規(guī)、財務(wù)數(shù)據(jù)準確、業(yè)務(wù)條款可行。操作步驟：初審（銷售負責人*）：審核重點：客戶資質(zhì)是否齊全（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）、合同金額是否符合銷售政策、交付周期是否與產(chǎn)能匹配、回款條件是否合理；操作：通過/駁回（需填寫駁回理由，如“客戶資質(zhì)過期，請補充最新營業(yè)執(zhí)照”）。復(fù)審（法務(wù)專員*）：審核重點：合同條款是否符合《民法典》等法律法規(guī)、違約責任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰、爭議解決方式是否約定管轄法院；操作：通過/駁回（如“爭議解決方式建議修改為‘甲方所在地人民法院管轄’”）。終審（財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理）：財務(wù)審核重點：付款節(jié)點是否影響現(xiàn)金流、發(fā)票開具時間與金額是否匹配、質(zhì)保金比例是否合理；總經(jīng)理審核重點：合同金額是否超出審批權(quán)限、是否符合公司戰(zhàn)略（如新客戶開發(fā)、重點產(chǎn)品推廣）；操作：通過/駁回（駁回需明確審批層級，如“總經(jīng)理駁回需提交書面說明”）。審核確認：所有節(jié)點通過后，系統(tǒng)“合同審批完成通知”，自動同步至銷售負責人與客戶對接人*。（三）合同簽署與歸檔操作目標：完成合同法律效力確認，實現(xiàn)電子化歸檔，便于后續(xù)查閱。操作步驟：簽署方式：電子簽署：通過系統(tǒng)對接的第三方電子簽章平臺（如e簽寶、法大大），雙方在線簽署，簽署完成后自動帶電子簽章的PDF合同；紙質(zhì)簽署：打印合同一式兩份（或一式三份，財務(wù)留存一份），雙方簽字蓋章后，由銷售助理*在3個工作日內(nèi)回收原件。歸檔管理：電子合同：簽署后自動至“合同管理-歸檔庫”，按“合同編號-客戶名稱-簽署日期”分類存儲；紙質(zhì)合同：掃描后至系統(tǒng)，同時將原件移交檔案管理員統(tǒng)一存入檔案柜，建立《合同歸檔登記表》（記錄合同編號、歸檔日期、存放位置、經(jīng)手人）。（四）執(zhí)行跟蹤管理操作目標：實時監(jiān)控合同履約進度，及時發(fā)覺并解決執(zhí)行異常，保證按期交付與回款。操作步驟：設(shè)置執(zhí)行節(jié)點：合同生效后，銷售負責人根據(jù)履約條款在系統(tǒng)中創(chuàng)建“執(zhí)行任務(wù)”，關(guān)鍵節(jié)點包括：預(yù)付款到賬提醒（財務(wù)在收到款項后更新系統(tǒng)狀態(tài)，觸發(fā)“預(yù)付款到賬”通知）；生產(chǎn)/備貨啟動（生產(chǎn)部*確認后更新“備貨中”狀態(tài)，預(yù)計完成時間需錄入）；交付驗收（物流部提供物流單號，客戶驗收后由客戶對接人在系統(tǒng)中確認“驗收合格”，驗收單）；開票申請（財務(wù)根據(jù)驗收節(jié)點開具發(fā)票，更新“發(fā)票已開”狀態(tài)）；尾款到賬（財務(wù)確認收款后，標記“合同完成”）。進度更新與異常預(yù)警：各節(jié)點負責人需在“每日工作臺”更新任務(wù)進度，逾期未完成的系統(tǒng)自動發(fā)送“異常提醒”至部門負責人*；銷售負責人每周通過“執(zhí)行進度報表”（詳見模板表3）跟蹤合同狀態(tài)，對延遲交付或回款超30天的合同，組織跨部門會議（生產(chǎn)、財務(wù)、法務(wù)參與）制定解決方案。（五）變更與終止管理操作目標：規(guī)范合同變更與終止流程，避免因操作不當引發(fā)法律風險。操作步驟：合同變更：變更發(fā)起：因客戶需求變化或不可抗力需修改條款時，由銷售負責人填寫《合同變更申請表》（模板表4），說明變更原因、變更內(nèi)容及影響（如金額、交付時間調(diào)整）；變更審核：按原合同審核流程審批（金額變更需重新觸發(fā)財務(wù)與總經(jīng)理審核）；變更生效：審批通過后，簽署《合同補充協(xié)議》，同步更新系統(tǒng)中的合同信息，原合同條款自動作廢。合同終止：終止條件：明確約定終止情形（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致無法履約）；終止流程：由發(fā)起方提交《合同終止申請》，說明終止原因、已履約情況及后續(xù)處理方案（如退款、賠償）；終止確認：雙方簽署《合同終止協(xié)議》，系統(tǒng)將合同狀態(tài)更新為“已終止”，歸檔時需附終止協(xié)議。三、核心工具模板清單表1：銷售合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號系統(tǒng)自動，格式：QX-年份-序號（如QX-2024-001）QX-2024-001合同名稱需包含客戶名稱、產(chǎn)品/服務(wù)類型，如“公司辦公設(shè)備銷售合同”公司辦公設(shè)備銷售合同甲方信息公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話科技有限公司；9111X；北京市海淀區(qū)路1號；張*；138乙方信息客戶全稱、地址、聯(lián)系人、電話集團有限公司；上海市浦東新區(qū)路2號；李*；1395678合同標的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額（含稅/不含稅，稅率）臺式電腦；型號；10臺；5000元/臺；50000元（含稅，13%）履約期限交付時間、驗收期限2024年6月30日前交付，7月15日前驗收付款方式分期付款需注明各期比例、時間節(jié)點簽約后30日內(nèi)付30%（15000元），交付后付60%（30000元），驗收后付10%（5000元）違約責任違約金比例、損失賠償范圍逾期交貨每日按合同總額0.5%支付違約金爭議解決方式訴訟/仲裁，明確管轄機構(gòu)提交甲方所在地人民法院訴訟附件清單列出附件名稱，如“技術(shù)參數(shù)表”“報價單”，并注明“詳見附件”附件1：產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表；附件2：報價單表2：合同審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核時間審核結(jié)果（通過/駁回）初審銷售負責人*客戶資質(zhì)齊全，合同金額未超銷售政策，交付周期匹配產(chǎn)能，同意通過。2024-03-1509:30通過復(fù)審法務(wù)專員*第5條違約責任建議明確“不可抗力免責條款”，修改后通過。2024-03-1514:20駁回（需修改）終審財務(wù)經(jīng)理*付款節(jié)點合理，質(zhì)保金10%符合公司規(guī)定；總經(jīng)理審批：同意通過。2024-03-1610:00通過表3：合同執(zhí)行進度跟蹤表合同編號客戶名稱關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間負責人*狀態(tài)異常說明（如有）QX-2024-001集團預(yù)付款到賬2024-03-202024-03-18王財務(wù)*已完成-QX-2024-001集團備貨完成2024-06-252024-06-28劉生產(chǎn)*延期3天原材料供應(yīng)延遲QX-2024-001集團客戶驗收2024-07-10-趙銷售*進行中待客戶確認驗收QX-2024-001集團尾款到賬2024-07-25-王財務(wù)*未開始依賴驗收完成后開票表4：合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更原因變更內(nèi)容影響說明申請人*申請日期QX-2024-001集團設(shè)備銷售合同客戶需求調(diào)整，增加5臺同型號打印機合同總金額變更為75000元（原50000元），數(shù)量變更為15臺（原10臺）需延長交付時間至2024年7月10日，預(yù)付款比例不變趙銷售*2024-05-20四、使用風險提示與管理建議（一）合規(guī)性風險防范法律法規(guī)更新：法務(wù)部門需每季度梳理合同條款與最新《民法典》《民法典合同編司法解釋》等法規(guī)的匹配度，及時更新合同模板；客戶資質(zhì)審核：新客戶簽約前，必須通過“信用中國”“天眼查”等平臺核查企業(yè)信用，避免與失信企業(yè)合作；印章管理：紙質(zhì)合同需加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁使用部門章），電子簽章需通過合法第三方平臺，保證簽署主體真實有效。（二）數(shù)據(jù)準確性保障信息核對：合同發(fā)起人需保證客戶名稱、身份證號/統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等信息與證件一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致付款失敗或糾紛；系統(tǒng)權(quán)限：嚴格執(zhí)行“最小權(quán)限原則”，銷售、法務(wù)、財務(wù)僅可查看和編輯職責范圍內(nèi)的合同信息，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改；定期備份：系統(tǒng)數(shù)據(jù)需每日異地備份，避免因系統(tǒng)故障導(dǎo)致合同數(shù)據(jù)丟失。（三）責任分工明確角色職責：制定《合同管理崗位職責表》，明確銷售、法務(wù)、財務(wù)、生產(chǎn)等部門在合同審核、執(zhí)行、跟蹤中的具體職責（如銷售負責客戶溝通，財務(wù)負責回款監(jiān)控）；責任追溯：系統(tǒng)記錄所有操作日志（如誰修改了合同條款、誰延遲了進度），出現(xiàn)問題時可通過日志快速定位責任人。（四）風險預(yù)警機制設(shè)置預(yù)警閾值：對關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置預(yù)警時間（如交付前7天提醒回款，逾期3天觸發(fā)部門負