采購申請(qǐng)與審批流程模板：供應(yīng)商比價(jià)與采購決策工具指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本模板適用于企業(yè)各類采購需求的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等場(chǎng)景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購申請(qǐng)、審批、供應(yīng)商比價(jià)及決策的閉環(huán)管理，可有效避免采購過程中的隨意性，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)通過多維度比價(jià)優(yōu)化采購成本，提升采購效率與透明度。特別適用于中小企業(yè)或大型集團(tuán)內(nèi)部需統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)的部門，為采購活動(dòng)提供清晰的操作指引和決策依據(jù)。二、采購申請(qǐng)與審批全流程操作指南（一）采購需求發(fā)起與初審需求提報(bào)：由申請(qǐng)部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）填寫《采購申請(qǐng)審批表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、需求日期及技術(shù)參數(shù)（如適用），并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、需求說明、市場(chǎng)調(diào)研初稿等）。示例：生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購A型號(hào)設(shè)備10臺(tái)，需提供設(shè)備技術(shù)規(guī)格書、產(chǎn)能需求計(jì)算說明及市場(chǎng)初步詢價(jià)單（如有）。部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）對(duì)采購需求的必要性、預(yù)算合理性及規(guī)格參數(shù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽署意見后提交至采購部門。審核要點(diǎn)：是否為部門必需品？預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)？規(guī)格是否滿足工作需求？（二）采購任務(wù)審批與權(quán)限劃分根據(jù)采購金額及物資類別，實(shí)行分級(jí)審批制度（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：低值采購（≤5000元）：采購部經(jīng)理審核后，報(bào)分管副總（如副總*）審批。中等價(jià)值采購（5000元-5萬元）：采購部經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算后，報(bào)分管副總審批，總經(jīng)理（如總經(jīng)理*）終審。高值采購（＞5萬元）：采購部組織初步比價(jià)，財(cái)務(wù)部審核預(yù)算，提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策，董事長（如董事長*）審批。特殊采購（如獨(dú)家代理、戰(zhàn)略物資）：需額外附專項(xiàng)說明，經(jīng)更高層級(jí)審批。審批流程需在《采購申請(qǐng)審批表》中逐級(jí)簽署意見，保證審批鏈條完整。（三）供應(yīng)商信息收集與資質(zhì)審核供應(yīng)商來源：采購部通過以下渠道收集至少3家合格供應(yīng)商信息：公司《合格供應(yīng)商名錄》（優(yōu)先選擇）；行業(yè)展會(huì)、專業(yè)招標(biāo)平臺(tái)；市場(chǎng)公開詢價(jià)（如巴巴1688、行業(yè)垂直平臺(tái)）；合作方推薦（需補(bǔ)充資質(zhì)審核）。資質(zhì)審核：對(duì)收集的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，重點(diǎn)核查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否含采購品類）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)品類確定）；供貨能力（產(chǎn)能、庫存、過往合作案例）；信用記錄（通過“信用中國”等平臺(tái)查詢，無重大失信記錄）。審核通過后，納入《比價(jià)供應(yīng)商名單》，未通過者需書面說明原因并反饋申請(qǐng)部門。（四）多維度供應(yīng)商比價(jià)與評(píng)估采購部組織《供應(yīng)商信息及比價(jià)表》，對(duì)入圍供應(yīng)商從以下維度進(jìn)行綜合對(duì)比（可根據(jù)采購品類調(diào)整權(quán)重）：對(duì)比維度說明示例（設(shè)備采購）價(jià)格（權(quán)重40%）綜合單價(jià)、總價(jià)、批量折扣、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等A供應(yīng)商：?jiǎn)蝺r(jià)1.2萬元，總價(jià)12萬元（含運(yùn)費(fèi)）；B供應(yīng)商：?jiǎn)蝺r(jià)1.15萬元，總價(jià)11.8萬元（不含運(yùn)費(fèi)，需另付0.5萬元運(yùn)費(fèi)）質(zhì)量保障（權(quán)重30%）產(chǎn)品認(rèn)證、合格率、質(zhì)保期、售后響應(yīng)時(shí)間、技術(shù)支持能力A供應(yīng)商：3年質(zhì)保，48小時(shí)上門服務(wù)；B供應(yīng)商：2年質(zhì)保，72小時(shí)響應(yīng)交期與交付能力（權(quán)重20%）約定交貨期、生產(chǎn)周期、庫存情況、運(yùn)輸方式A供應(yīng)商：15天；B供應(yīng)商：10天（現(xiàn)貨）服務(wù)與信譽(yù)（權(quán)重10%）合作案例、客戶評(píng)價(jià)、付款條件、合作穩(wěn)定性A供應(yīng)商：合作5年，回款及時(shí)；B供應(yīng)商：新合作，需預(yù)付30%比價(jià)過程需留存供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、溝通記錄（郵件、函件等），保證可追溯。若某供應(yīng)商某維度明顯優(yōu)于其他（如價(jià)格低20%且質(zhì)量達(dá)標(biāo)），可簡(jiǎn)化評(píng)估，但需說明理由。（五）采購決策與結(jié)果反饋決策依據(jù)：采購部匯總比價(jià)結(jié)果，編制《采購決策報(bào)告》，明確推薦供應(yīng)商及理由，附《供應(yīng)商信息及比價(jià)表》《采購申請(qǐng)審批表》等材料，提交最終審批人。決策原則：在滿足質(zhì)量、交期需求的前提下，優(yōu)先選擇綜合性價(jià)比最高的供應(yīng)商，而非單純低價(jià)。審批決策：審批人根據(jù)《采購決策報(bào)告》及公司采購政策，最終確定供應(yīng)商。若需調(diào)整推薦結(jié)果，需書面說明原因。結(jié)果反饋：采購部在審批通過后2個(gè)工作日內(nèi)，將最終結(jié)果反饋至申請(qǐng)部門，同步通知供應(yīng)商簽訂采購合同（如適用）。特殊情況處理：若僅1家供應(yīng)商合格或緊急采購（如生產(chǎn)急需），需提交《緊急采購/單一來源申請(qǐng)說明》，經(jīng)更高層級(jí)審批后方可執(zhí)行。（六）采購執(zhí)行與文檔歸檔合同簽訂：采購部與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，明確標(biāo)的物、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，法務(wù)部（如設(shè)置）審核合同文本。交付驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付貨物/服務(wù)，申請(qǐng)部門聯(lián)合采購部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求后簽字確認(rèn)。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部憑《采購申請(qǐng)審批表》《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)，按合同約定支付款項(xiàng)。文檔歸檔：采購部將采購全流程文檔（申請(qǐng)表、審批表、比價(jià)表、決策報(bào)告、合同、驗(yàn)收單等）整理歸檔，保存期限不少于3年（重要設(shè)備、長期服務(wù)類建議保存5年以上）。三、核心流程模板表格表1：采購申請(qǐng)審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途說明需求日期附件清單（可附頁）部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見（復(fù)核預(yù)算）：簽字：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：總經(jīng)理/董事長審批意見：簽字：日期：表2：供應(yīng)商信息及比價(jià)表采購項(xiàng)目名稱：采購編號(hào)：申請(qǐng)部門：對(duì)比維度供應(yīng)商A名稱供應(yīng)商B名稱基本信息聯(lián)系人：電話：地址：聯(lián)系人：電話：地址：資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照編號(hào)：有效期：資質(zhì)證書：營業(yè)執(zhí)照編號(hào)：有效期：資質(zhì)證書：報(bào)價(jià)信息物品名稱規(guī)格：數(shù)量：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：運(yùn)費(fèi)：稅費(fèi)：物品名稱規(guī)格：數(shù)量：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：運(yùn)費(fèi)：稅費(fèi)：交期與交付約定交貨期：運(yùn)輸方式：交付地點(diǎn)：約定交貨期：運(yùn)輸方式：交付地點(diǎn)：質(zhì)量與售后質(zhì)保期：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：售后承諾：質(zhì)保期：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：售后承諾：合作案例過往合作項(xiàng)目：客戶評(píng)價(jià)：過往合作項(xiàng)目：客戶評(píng)價(jià)：綜合評(píng)分（100分）價(jià)格（40分）：質(zhì)量（30分）：交期（20分）：服務(wù)（10分）：總分：價(jià)格（40分）：質(zhì)量（30分）：交期（20分）：服務(wù)（10分）：總分：推薦意見□推薦□不推薦理由：采購員：日期：□推薦□不推薦理由：采購員：日期：表3：采購決策報(bào)告采購項(xiàng)目名稱采購編號(hào)：申請(qǐng)部門：項(xiàng)目概述（簡(jiǎn)述采購背景、目的、主要需求）比價(jià)過程概述（說明供應(yīng)商來源、數(shù)量、比價(jià)時(shí)間、參與人員）候選供應(yīng)商對(duì)比表（附《供應(yīng)商信息及比價(jià)表》核心數(shù)據(jù)摘要）最終選定供應(yīng)商名稱：聯(lián)系人：電話：選定理由（綜合價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等維度說明）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（如供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等及應(yīng)對(duì)措施）審批意見采購部負(fù)責(zé)人：簽字：日期：分管副總：簽字：日期：總經(jīng)理/董事長：簽字：日期：四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示（一）審批權(quán)限需剛性執(zhí)行嚴(yán)格按照公司制度劃分審批層級(jí)，禁止越權(quán)審批或“先采購后補(bǔ)批”。緊急采購需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)，并在《采購申請(qǐng)審批表》中注明“緊急”原因及聯(lián)系人。（二）供應(yīng)商選擇合規(guī)優(yōu)先優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審核（如現(xiàn)場(chǎng)考察、樣品測(cè)試等）。涉及招標(biāo)、國企采購的，必須遵守《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法規(guī)。（三）比價(jià)過程需真實(shí)透明禁止與供應(yīng)商串通虛高報(bào)價(jià)或設(shè)置排他性條款。比價(jià)記錄需完整保存，包括報(bào)價(jià)單截圖、郵件往來、通話記錄（關(guān)鍵內(nèi)容書面確認(rèn)）等，以備審計(jì)核查。若市場(chǎng)供應(yīng)商不足3家，需提供《市場(chǎng)情況說明》，由采購部負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部聯(lián)合簽字確認(rèn)。（四）文檔管理需規(guī)范完整采購全流程文檔需統(tǒng)一由采購部歸檔，電子檔與紙質(zhì)檔同步保存（建議使用電子檔案管理系統(tǒng)）。文檔丟失可能導(dǎo)致采購行為無法追溯，需指定專人負(fù)責(zé)管理并定期備份。（五）成本控制與質(zhì)量平衡避免“